新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案管理办法

铝厂文件新嘉润铝发[2015]07号关于下发《新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案管理办法》等的通知厂属各单位：档案建设是企业全面建设和长远发展最基础的、不容缺失的重要内容，是基础管理的重要环节之一，为加强铝厂档案资料管理工作，特制定下发《新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案管理办法》等四项管理制度，请各单位认真学习，并遵照执行。

希望全体工作人员要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设工作。

附件1：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案管理办法附件2：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案分类大纲附件3：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案利用制度附件4：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案室安全管理制度二〇一五年一月二十日附件1：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案管理办法第一章总则第一条为加强对铝厂档案的收集、整理、归档和管理工作，有效地保护和利用档案，制定本管理办法。

第二条本管理办法依据《中华人民共和国档案法》、国家及地方政府有关规定而制定，适用于铝厂所属各单位。

第三条新疆嘉润资源控股有限公司铝厂（以下简称铝厂）档案是铝厂在建设、生产、经营和发展过程中形成的历史记录。

它既是铝厂管理决策的重要依据，又是组织、指挥、协调、控制以及各管理层之间联络、沟通的重要工具。

铝厂档案分为行政管理、安全管理、生产管理、设备管理、技术管理、基建管理、声像、荣誉等七类；其内容包括收文、批文、发文、电传、电话记录、内部资料、图书、计划统计报表、会议纪要、会议文件、科技文件、劳动人事文件、管理规章制度、法律事务文件、工程建设资料、图纸、图表、合同及其附件、物资进出单据、各类电子声像（影片、录音带、录像带、光盘、磁盘）、荣誉证书等。

第二章组织机构及其职责第四条组织机构：（一）铝厂档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

铝厂厂长为铝厂档案管理负责人，厂属各单位负责人为本单位档案管理负责人。

（二）铝厂设立专门的档案资料室，并配备兼职档案管理人员。

档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

（三）铝厂所属各处室、车间必须设立资料柜并配备兼职资料员（资料员由专工以上人员兼任，并报铝厂档案管理员备案，资料员原则上不允许随意变换）。

第五条铝厂档案管理员职责（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定铝厂档案的归档、保管、利用、借阅等有关规章制度。

（二）做好铝厂档案的各项管理工作。

（三）采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

（四）积极做好档案的提供利用工作，开发档案信息资源，为铝厂各项工作提供及时、有效的服务。

（五）做好档案统计工作。

对档案收集、移出、保管、利用等进行统计。

（六）监督、指导铝厂所属各单位档案的形成、积累、整理和归档工作。

（七）档案管理员在接收铝厂所属各单位文件材料时，应全面检查归档文件材料的质量。

（八）档案管理员负责离职人员或调离铝厂人员所借和留存档案的清还工作。

所有离开铝厂人员必须还清所借和留存档案，并由档案管理员签字后，方可由人事部门办理离职手续。

第六条铝厂所属各单位职责（一）各单位档案人员按档案管理要求将文件资料收集、整理、装订完毕并编制移交清册，由单位或部门负责人签字核准后，定期向铝厂档案资料室移交，要求文字版原件和电子版各交一份。

任何人不得私自保存、滞留。

重要项目的文件材料应编写归档说明。

（二）各单位行政领导要对本单位档案资料齐全、完整、准确、系统、安全负第一责任。

（三）各单位档案工作必须做到“三同步”、“三参加”、“三纳入”。

1、“三同步”：下达计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、签定成果与验收档案同步。

2、“三参加”：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作。

3、“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

（四）安全生产技术部负责全厂行政管理、安全管理、生产管理、设备管理、技术管理档案资料的日常管理、归档、移交工作；基建办负责全厂基建管理档案资料的日常管理、归档、移交工作；各单位负责本单位行政管理、安全管理、生产管理、设备管理、技术管理、基建管理档案资料的日常管理、归档、移交工作。

第三章归档范围第七条档案资料的归档范围（一）行政管理形成的文件材料；（二）安全管理工作形成的文件材料；（三）生产管理工作形成的文件材料；（四）设备管理工作形成的文件材料；（五）技术管理工作形成的文件材料；（六）基建管理工作形成的文件材料；（七）各类电子声像、荣誉实物、证书等；（八）其它对企业、社会和国家有保存价值的文件材料。

第四章归档要求第八条整理归档的档案资料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并保证文件材料的完整、准确和系统。

第九条归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

第十条外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

第十一条具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件与电子文档一并归档。

第十二条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹，如遇此情况应将复制件与原件一并归档，并有复制人签字。

第十三条归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第十四条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

第十五条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第十六条归档时间要求（一）铝厂各单位形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

（二）企业产品、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（三）外购设备仪器或引出项目文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

（四）企业员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

（五）照片、光盘、实物等形成的文件材料应在工作结束后及时归档。

（六）下列文件材料应随时归档：1、变更、修改、补充的文件材料；2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3、其他临时活动中形成的文件材料。

第五章借阅利用第十七条借阅档案必须办理档案借阅手续。

第十八条借阅涉及密级的档案应由借阅部门分管厂长签字批准，绝密档案的借阅应由铝厂厂长签字批准，所有档案借阅均需经过铝厂档案管理员签字同意后，方可借阅。

第十九条借阅一般档案时，借阅人必须办理档案借阅单，并经本单位领导签字，档案管理员审查签字后，才能借阅。

第二十条外单位人员借阅铝厂档案、资料时，需办理如下手续：（一）借阅一般档案，需持本单位介绍信，填写档案借阅单，经介绍部门领导签字，铝厂业务负责单位领导签字，档案管理员审查签字后，方可借阅。

（二）涉及密级的档案，在办理上述手续的同时，还需铝厂厂长签字批准。

（三）借阅资料原则上不允许带出阅览室，不允许复印、拍照。

如确需复印拍照的，必须经铝厂厂长签字批准。

第二十一条档案、资料一般不得出差（出国）时携带，如因工作需要必须携出时，经档案管理员审查登记，铝厂厂长批准，并指定专人负责携带，以确保档案的绝对安全。

第二十二条借阅档案、资料最多不超过一周，如确实需要继续使用，可办理续借手续，续借时间不能超过3天。

第二十三条档案、资料借出后应按期归还，借出或归还时必须当面查对，核实清楚再进行登记和注销，以确保档案的齐全、完整和安全。

第二十四条档案借阅利用工作的具体操作，按照《新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案利用制度》执行。

第六章销毁鉴定第二十五条档案的销毁鉴定是指对超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。

第二十六条鉴定销毁档案必须在铝厂厂长的主持下，由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

鉴定结束后，应提出存、毁意见，写出鉴定报告，对确定已失去保存价值的档案进行登记造册，经铝厂档案管理员监督并集中销毁。

第二十七条铝厂销毁档案应指定两人或两人以上负责销毁，防止档案遗失和泄密。

监销人和销毁人要在销毁清册上签字。

第七章检查考核第二十八条各单位行政领导负责进行本单位档案管理工作，以档案的完整性和有序性为标准对档案管理人员进行不定期考核，如发现有档案遗失或因管理混乱等造成不良后果，或不能按归档要求向铝厂档案资料室进行移交者，铝厂档案管理员视其情节严重程度对其单位进行考核。

第二十九条档案借阅应在借阅期限之内及时归还，无故延期或将档案遗失者，在其单位当月绩效中予以考核。

第三十条对泄露铝厂秘密，未经相关领导批准将档案转借、复印及携带档案外出的，视具体情况进行考核。

对铝厂带密级档案保管不善，造成泄密的，要严肃处分。

第三十一条对不按规定归档而造成档案损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，除进行考核外，再进行严厉处分。

第八章附则第三十二条本办法自发布之日起实施。

如有与国家及地方法律法规和新疆嘉润资源控股有限公司、集团总部有关规定相抵触的，一律按国家及地方法律法规和新疆嘉润资源控股有限公司、集团总部有关规定执行。

第三十三条本管理办法由铝厂负责解释。

附件2：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案分类大纲一、本大纲规定了新疆嘉润资源控股有限公司铝厂实体档案分类原则、分类方法、类目设置、标识符号、编号等，并适用于铝厂档案的分类整理、组织案卷和排架管理。

二、引用标准（一）国档发[1991]10号《工业企业档案分类试行规则》；（二）新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则。

三、术语（一）企业档案企业档案是企业各项活动中形成的全部信息的总和。

其构成有行政管理、安全管理、生产管理、设备管理、技术管理、基建管理、声像、荣誉等方面的档案。

（二）类目类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。

（三）类号类号是类目的标识符号，以表示类目在分类体系中的排列位置和排列顺序。

四、分类原则铝厂档案实体分类原则是以铝厂全部档案为对象，依据铝厂管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案文件材料之间的有机联系，便于科学管理及开发利用。

五、标识符号（一）档案分类号码统一采用阿拉伯数字。

（二）不同级位的类号之间用间隔符号“〃”分开，类号与案卷顺序号之间用“—”隔开。

六、各类档案分类、编号方式（一）铝厂档案采用年度——问题分类。

在一级类目下，先按年度设二级类目，然后在年度下按问题分三级类目。

（二）一级类目设置一级类目设置表（三） 三级及以下类目设置 1、行政管理类编号形式：例：2、安全管理类第1卷年02 .××××.××－×× 例：02 . 2015 .02 － 013、生产管理类编号形式：例：4、设备管理类案卷顺序号 问题代号（上表） 年度代号安全管理档案代号第1卷工作总结与计划 2015年 安全管理类第1卷年例：5、技术管理类编号形式：例：6、基建管理类第1卷年第1卷年编号形式：例：7、声像档案编号形式：07 . ××.××××－×× 例：07 . 01 . 2015 － 01声像档案载体形式代号表8、荣誉实物档案编号形式：08 . ××－×× 例：08 . 03 － 01案卷顺序号 年度 载体形式代号 声像档案代号第1卷 2015年 照片 声像档案第1卷年案卷顺序号载体形式代号 荣誉实物档案类号第1卷 锦旗荣誉实物档案附件3：新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案利用制度为了做好档案利用工作，维护档案的完整安全，使库藏档案更好地为公司的生产经营及发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《新疆嘉润资源控股有限公司铝厂档案管理办法》及其它相关规定，制定如下档案利用制度。