人事档案管理程序
人事档案管理工作流程
2.1人事档案管理工作流程一、查阅人事档案1.学校组织、人事部门的工作人员，经部门领导批准，可直接到档案室查阅有关人事档案。
2.政法、安全、保卫等部门因侦查、审理、取证，必须持有关部门的介绍信和本人身份证件，并填写《查阅人事档案审批表》，经人事处领导审批后，档案管理人员可提供相应的档案材料查阅。
3.本校各单位因工作需要查阅本单位人员的人事档案，应填写《查阅人事档案审批表》，经所在单位领导和人事处领导审批后，可到人事档案室查阅。
4.个人因出国、考研等需复印成绩单，需持相关业务部门的书面证明或审批材料，由档案管理人员提供相应材料的复印件；个人因办理各类公证需复印履历表证明亲属关系的，须持本人有效证件，填写《复印人事档案审批表》，经人事处领导审批后，由档案管理人员提供相应材料的复印件。
5.档案管理人员验明阅档人的证件及领导批示，请阅档人在相应登记薄进行登记后，才能查阅档案。
二、借阅人事档案人事档案一般限在人事档案阅档室查阅，原则上不得借出。
确因特殊情况必须借出使用的，如：组织审查、审批退休、落实工龄、办理医保等需要借出档案或档案材料原件的，应填写《借阅人事档案审批表》，经人事处领导批准，并严格履行借阅登记手续后方可借出，借出人事档案，要限期归还，不得擅自转借他人。
三、接收人事档案工作流程1.对接收材料进行登记。
2.归档材料必须是正式材料，材料应该完整、齐全、真实、文字清楚。
查实档案材料是否齐全：(1)材料齐全：按规定对档案进行整理；(2)缺少材料：向相关科室索要，材料齐全后整理；(3)编号入库并修改相应数据库。
三、转递人事档案工作流程1.因工作调动、职务变动和干部调配，任免部门应及时将干部调动函和任免通知及时告知档案管理部门，及时转递，避免人档分离。
2.档案必须通过机要转递或指定专人送取，不允许本人携带自己的档案或普通邮寄。
3.转递人事档案必须认真履行手续，档案管理部门没有接到调动通知函，不得擅自转出档案。
人事档案管理流程
人事档案管理流程整理的人事档案管理流程如下，希望你能从中得到感悟。
一、受理条件：接收档案的对象1、国有、集体企事业单位，混合所有制企业，私营企业，外商投资企业，民办科研机构、社会公益事业组织以及其他无主管部门单位的在职(法定退休年龄之内)人员；2、律师、会计、审计、公证等社会中介机构，各社会团体的在职人员；3、自主创业和暂未落实工作单位的大中专毕业生；4、出国(境)留学人员；5、辞职或者被辞退的机关工作人员；与用人单位终止或者解除劳动关系的人员以及企事业单位改革中的分流人员。
6、成教、自考、远程教育毕业生(必须有教育部学历认证电子注册备案表)。
二、申请材料：人事档案及人事档案材料原件三、办理流程：1、接收档案的程序(1)、人事档案在学校里的应历届大中专毕业生由所在院校直接将人事档案寄到人才市场管理办管理；(2)、人事档案在各地市人才交流机构管理的流动人员凭本人身份证原件及毕业证书复印件、金华市本级单位录聘用证明(原籍为金华的毕业生可不提供)到人才市场管理办开具调档函将人事档案转入；(3)、本地户籍的成教、自考、远程教育毕业生(必须有教育部学历认证电子注册备案表)，直接将高中档案及大专或本科的学籍档案送到人才市场管理办归档。
2、档案材料归档要求：从中学开始至当事人最高学历，每一阶段的学籍材料、每一阶段工作经历材料都要归档(材料必须完整齐全)，包括下列材料：(1)、整套学籍档案；(2)、干部履历表现或职工登记表；(3)、历年年度考核表；(4)、历年工资审批表；(5)、毕业生报到及调动介绍信、工作调动的审批表等；(6)、解除聘用关系的审批表或批复、退工证明等；(7)、劳动合同；(8)、加入党团组织材料；(9)、职称初定、评聘或资格考试材料；(10)、其他如奖惩材料、职务任免材料等按规定应归入档案的材料3、档案转出:人事档案转出须交清档案管理费用。
其中有集体户口和党组织关系挂靠的，必须把集体户口和党组织关系先行转出。
人事档案管理流程
人事档案管理流程人事档案管理流程人事档案管理是人力资源管理中非常重要的一环，它涉及到员工的个人信息、合同、培训记录、绩效评估等重要文件的管理和保存。
一个有效的人事档案管理流程可以确保员工档案的完整性、保密性和可访问性，为企业提供必要的信息支持和法律依据。
下面是一种典型的人事档案管理流程。
1. 档案创建和收集当一名新员工加入公司时，人力资源部门会为其创建一个个人档案。
个人档案中包括员工的基本信息、合同、身份证明、学历证书等。
这些文件可以通过员工提供、面试记录、背景调查等途径进行收集。
2. 档案归档和分类收集到的员工档案需要进行归档和分类，以便于后续的管理和检索。
常见的分类方式包括按员工姓名、部门、入职时间等进行分类。
归档时需要确保文件的完整性和准确性，避免遗漏或错误。
3. 档案存储和保管归档完成后，档案需要进行存储和保管。
传统的方式是将纸质档案存放在专门的档案室中，按照分类进行整理和标记。
随着数字化时代的到来，越来越多的企业开始采用电子档案管理系统，将档案进行扫描和存储在电子设备中，提高了档案的可访问性和安全性。
4. 档案检索和使用当需要查阅员工档案时，人力资源部门可以根据需要进行检索和提取。
在传统的纸质档案管理中，需要在档案室中找到相应的文件；而在电子档案管理中，可以通过关键词搜索或者索引进行快速定位。
档案的使用需要遵守相关的法律法规和公司规定，确保信息的保密性和合规性。
5. 档案更新和维护员工的个人信息、合同、培训记录等会随着时间的推移而发生变化，需要及时进行更新和维护。
人力资源部门需要建立起一套档案更新的机制，确保档案的准确性和实时性。
6. 档案保密和销毁员工档案中包含了大量的个人敏感信息，需要严格遵守相关的隐私保护法律法规和公司规定。
在档案管理过程中，需要采取一系列的安全措施，确保档案的保密性。
当员工离职或者档案过期时，需要按照公司规定进行销毁或者归档处理。
以上是一个典型的人事档案管理流程，不同的企业可能会根据自身的实际情况进行调整和优化。
人事档案管理作业标准及流程
1 目的为加强公司人事档案管理工作，提高和完善人事档案管理水平；同时更好地为人力资源工作及其它各项工作服务，为公司选贤举能、知人善任，全面考察了解和正确使用、考评员工提供重要依据，特制定本作业标准及流程。
2 适用范围公司各中心/事业部总经理及以上人员、人力资源中心员工的人事档案由人力资源中心统一管理、保存。
除以上人员外，公司其他员工的人事档案管理均适用于本作业标准及流程。
3 术语和定义员工人事档案属于公司的机要文件，人力资源中心应该依据公司有关保密规定予以管理，确保档案的完整与安全。
4 职责4.1 人力资源中心的职责：负责接受、鉴别、整理、保管、转移及提供公司员工的人事档案。
4.2 各中心/事业部的职责：负责及时向人力资源中心提交日常需归档的人事档案材料；负责监督本中心/部门员工按公司要求向人力资源中心提交相关的人事档案材料。
5 工作程序5.1 人事档案的内容5.1.1 人事档案管理人员必须做到：忠诚、坚持原则；责任心强，努力做好本职工作；严格按规定管理人事档案，不得擅自转移、分散和销毁档案，不得擅自向他人泄露档案内容。
5.1.2 人事档案由全面真实反映个人历史情况的材料构成，建立人事档案时需要建立《人事档案目录》。
5.1.3 按照归档材料的类别，人事档案分为必备档案和备选档案。
必备档案指所有员工原则上须具备并归档的人事档案（特殊情况除外）；备选档案指部分员工须具备并归档的人事档案。
5.1.4 按照归档材料的时限，人事档案分为试用期间员工档案、转正时员工档案、在职期员工档案（指转正后）。
5.1.5 人事档案具体内容如下：5.1.6 员工及员工所在中心/事业部应配合人力资源中心，及时提交相关人事档案材料。
试用期员工在办理转正手续时，按规定必须具备转正员工相关人事档案材料，否则，人力资源中心将延期办理转正手续。
5.1.7 各中心/事业部应主动将平时形成的须归档的人事档案材料在五个工作日内送交人力资源中心归档。
人事档案管理制度及流程
一、制度目的为确保公司人事档案的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的有效利用和管理，特制定本制度。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
三、档案管理职责1. 人事部门负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人负责对本部门员工的人事档案进行监督和管理。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）新员工入职时，由人力资源部负责收集其个人简历、身份证、学历证书、资格证书等相关资料。
（2）员工离职时，由人力资源部负责收集其离职申请、离职证明等相关资料。
2. 档案整理（1）按照档案类别对收集到的资料进行分类整理。
（2）对档案资料进行编号、登记，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 档案归档（1）将整理好的档案资料按照规定时间、规定顺序归档。
（2）归档过程中，对档案资料进行再次检查，确保档案的准确性。
4. 档案保管（1）档案库房应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变。
（2）档案资料应按照类别、编号进行存放，便于查阅。
（3）档案资料应定期进行清理、消毒，确保档案的清洁卫生。
5. 档案利用（1）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。
（2）非员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。
6. 档案销毁（1）档案资料达到销毁期限或无保存价值的，由人力资源部提出销毁申请，经部门负责人审批后，进行销毁。
（2）销毁档案资料时，应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案信息不被泄露。
五、档案管理要求1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理水平。
3. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案资料的真实、准确、完整。
4. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的整洁、有序。
六、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
人事档案管理流程
人事档案管理流程人事档案管理是组织对员工的基本信息、工作经历、绩效评估、培训记录等进行存储、管理和维护的一项重要工作。
它对于组织的人力资源管理起到了至关重要的作用。
本文将详细介绍人事档案管理的流程，包括档案的采集、整理、存储、使用和归档等环节。
一、档案采集档案采集是人事档案管理工作的第一步。
它包括以下几个环节：2.入职手续：组织需要为新员工办理入职手续，包括签订劳动合同、办理社保和公积金等。
这些手续需要记录并存入员工的档案中。
3.健康检查：为了保证员工的健康和安全，组织应当进行员工的健康检查，包括体检、职业病检查等。
相关检查结果也需要存入员工档案中。
二、档案整理档案整理是将采集到的信息按照一定的规则和标准进行整理和分类的过程。
它包括以下几个环节：1.档案编号：为了方便管理和查询，组织需要给每个员工的档案编号。
一般采用数字或字母的组合形式，确保档案的唯一性。
2.档案分类：按照档案内容和用途的不同，将档案进行分类，如个人基本信息、考核评价、培训记录等。
3.档案装订：将整理好的档案进行装订，可以使用文件夹、箱子等，以确保档案的完整性和安全性。
三、档案存储档案存储是将整理好的档案按照一定的规则和标准进行妥善保存和管理的过程。
它包括以下几个环节：1.存放位置：组织应当设置专门的档案室或档案柜，将档案放置在其中。
档案室应当干燥、通风和安全，以确保档案的质量和安全。
2.存储方式：根据档案的特点和用途，采取合适的存储方式，如按时间顺序存储、按分类存储等。
3.存储期限：不同类型的档案有不同的存储期限，例如，个人基本信息一般需要长期保存，而已离职员工的档案可以进行归档或销毁。
4.访问权限：对于档案的查阅和使用，应当设定相应的权限管理措施，确保档案的安全和保密。
四、档案使用档案使用是指根据需要对档案进行查询、调阅和使用的过程。
它包括以下几个环节：1.档案查询：职工本人或相关管理人员需要查找档案信息时，可以向人事部门提出申请，按照规定的流程进行查询。
人事档案管理流程
人事档案管理流程概述人事档案是组织中管理员工信息的重要手段，对于企业的人力资源管理起到了关键性的作用。
本文将介绍人事档案管理流程，包括建立档案、存档、更新和保密等环节，以帮助企业进行有效的人事档案管理。
一、建立档案1.信息收集在员工入职时，需要收集以下核心信息：- 员工个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码等。
- 职业资质和相关证件：学历、专业技能、职称等。
- 联系方式：手机号码、电子邮箱等。
- 健康状况：体检报告和健康证明等。
- 紧急联系人：紧急联系人姓名和电话号码。
2.档案建立根据收集到的员工信息，建立电子或纸质档案。
档案应按员工姓名或工号进行分类归档，以方便查找和管理。
同时，每个档案都应有唯一的标识码，确保档案的准确性和完整性。
3.入职手续在员工入职时，将员工的相关资料录入人事档案系统，并发放员工手册和相关政策文件。
同时，安排新员工参加入职培训，并签订劳动合同和保密协议。
二、存档1.档案归档将员工档案按照归档规则进行整理和存放。
纸质档案应放置于标有员工姓名或工号的文件袋内，并分别存放在封存的档案柜中。
电子档案应妥善保存在受密码保护且有备份的服务器或数据库中。
2.档案检查定期对已存档案进行检查，确保档案的准确性和完整性。
对于发现的问题，及时进行调整和更新。
三、更新1.信息变更当员工的个人信息发生变更时，及时更新档案。
如员工更名、更换电话号码、职位调整等。
确保档案中的信息与员工实际情况保持一致。
2.培训记录记录员工的培训历史和证书信息。
及时更新员工的学习和发展情况，为组织提供有力的人才发展支持。
3.考勤记录记录员工的考勤情况和请假记录。
及时更新员工的请假、加班等信息，帮助管理者进行工时统计与薪资结算。
四、保密1.权限管理设置档案系统的权限，确保只有授权人员可查看和修改档案。
限制员工档案信息的查阅范围，保护员工的隐私。
2.备份和防火定期对电子档案进行备份，并将备份资料存放在防火、防水的安全场所。
员工人事档案管理流程
员工人事档案管理流程一、档案建立。
新员工入职的时候，就像迎接一个新朋友加入大家庭一样，我们得开始给他建档案啦。
要收集好多东西呢，身份证复印件肯定不能少呀，这就像确认新朋友的身份标识一样重要。
还有学历证书复印件，这可是他们知识水平的一个小证明呢。
另外，应聘登记表也得放进去，这上面有他们最初来应聘时的各种小细节，比如对自己的小介绍，对这份工作的期待之类的。
当然啦，还有劳动合同，这可是把员工和公司紧紧联系在一起的重要文件呢。
把这些东西都整理好，放在一个档案袋或者电子文件夹里，就像给这个新朋友在公司里安了个小窝一样。
二、档案更新。
员工在公司里可不是一成不变的哦。
他们会成长，会有新的经历。
比如说员工参加了培训，不管是专业技能培训还是其他有趣的培训，培训结业证书或者培训记录就得放进档案里。
这就像是在他们的小窝里放上新的小装饰，记录着他们不断进步的脚步。
要是员工得到了奖励，什么优秀员工奖啦，特殊贡献奖之类的，奖状或者表彰文件也要放进去，这可是他们的小骄傲呢。
还有，如果员工的职位有了变动，从普通员工变成小主管啦，或者调到其他部门啦，相关的任免文件也要及时更新到档案里，就像给他们的小窝重新布局一样，以适应他们新的身份和角色。
三、档案保管。
档案保管可是要很小心的呢。
要是纸质档案，得找个安全又干燥的地方存放，可不能让它们受潮或者被老鼠咬了呀，那就像把朋友的宝贝弄丢了一样糟糕。
电子档案呢，要定期备份，可不能因为电脑出故障就把员工的档案弄丢了。
而且，档案的查阅也要有规定，不能谁想查就查，就像不能随便闯进别人的房间一样。
只有经过授权的人，比如说人力资源部门的相关工作人员或者领导，在有正当理由的时候才能查阅。
而且查阅的时候要做好记录，就像在朋友家做客要留下记录一样，看看谁来了，什么时候来的，来做什么。
四、档案销毁。
这个环节虽然有点伤感，就像和老朋友分别一样。
但是如果员工离职了，而且过了法律规定的保存期限，那些档案可能就需要销毁了。
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1目的
对人事档案的建立、保管、利用、归档等进行规范化管理，确保人事档案为公司在用人、选人等方面提供依据。
2适用范围
适用于公司人事档案的建立、编目、保管、处置等过程的控制、适用于公司各级人员的人事档案管理。
3人事档案的建立
3．1人力资源部负责对公司新进员工建立员工人事档案工作，用专用的档案盒装员工档案材料。
3．2员工人事档案应包括的人事材料为：
A．个人履历材料
B．录用任免材料
C．进修培训材料
D．考核奖惩材料
E．职称评定资格材料或证书
3．3人事档案的分类、编目和标识
3．3．1人力资源部负责档案管理人员将员工档案按下列类别及顺序进行分类：
A．按部门分类：将同一部门的员工档案归在一起
B．按职务分类：按管理人员、普通员工归在一起；
C．按编号分类：按员工编号排序。
4人事档案的保管
4.1保管原则：安全、保密、清晰、完整。
4.2人力资源部设有专用的档案柜,档案应每年核对一次，发现问题，及时处理
4.3人事档案属保密文件,任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
4.4转递制度:因工作调动而引起的档案转递应按发文要求包装、密封。
档案转走后，同时在人事档案目录一览表上表明“注销”
5人事档案的利用
5．1人事档案的利用主要指档案的借阅、查阅、及出具证明等用途。
5．2查阅/借阅前须填写申请表，借出的档案不得转借或让别人翻阅。
5．3查阅/借阅人必须遵守规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。
5．4查阅/借阅过程中，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自复制、拍摄档案内容，也不得擅自将其他材料装入档案。
5．5借阅档案最长时间不能超过7天，若需延长使用时间，应办理续借手续。
6人事档案的处置
6．1对离职人员及时办理档案转移，企业内部档案2年后销毁，对死亡人员的档案半年后销毁。
6．2对员工人事档案的处置做好记录，填写人事档案处置记录表。