基建档案的整理

基建档案的整理

一、基建档案是指校园内的所有建设项目在立项、审批、招投标、设计、

施工、监理及竣工验收全过程中形成的经过鉴定，整理并归档的文件材料。

实行代建制或由上级有关部门建设好移交本校使用的项目，本校要接收一套该项目的竣工图归档。

二、基建档案以组卷的方式整理归档，其档案号结构为：

大类代字+项目代号+案卷号；

如某校第一个基建项目的第一个案卷的档案可表示为：JJ01-1

三、整理步骤及要求

（一）分建设项目

以有关部门批准立项文件为准

（二）分建设阶段及单项工程

先将整个建设项目文件按准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段分开，再将施工阶段的文件安单项工程分开

注：单项工程是指建设项目中独立设计、独立施工、独立发挥效益的工程。如新建一所中学（建设项目）一般有教学楼、体育馆、运动场及附属工程（门卫室、道路、绿化等）等单项工程。

（三）组卷

项目管理类文件材料（包括立项与审批、可研、征地拆迁、报建、招投标、竣工验收文件等）按问题结合时间组卷。

施工文件一般按单项工程、单位工程结合专业组卷。如某新建学校（建设项目）的施工图、竣工图先分教学楼、体育馆等（单项工程），各单项项目按主体建筑和管道设施、强电系统和弱电系统、空调系统等（单位工程）结合建筑或结构、水电、消防等（专业）组卷。

监理文件按文种（如监理日志、监理月报及工程款支付通知等）结合时间组卷。

组卷时，卷内文件保管期限基本一致，由于文件数量少需要将不同保管期限的文件归入同一案卷时，以卷内最长的保管期限确定该卷的保管期限。案卷厚度不超过５ＣＭ．

（四）案卷与卷内的文件排列

１.案卷排到先按建筑阶段排列，施工阶段的案卷分单项工程和单位工程排列。

２.管理性文件按问题结合时间和重要程度排到。

３.施工文件按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。４.设备文件按依据性、开箱验收、随机抽样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。

５.竣工图按专业、图号进行排列。

６.卷内文件排列时，一般情况下遵循以下规则：图文混和的，文字材料在前，图样材料排列在后；翻译文字排列在前、原文在后；正件在前，附件在后；

印件在前、定稿在后。

（五）案卷编目

１、盖档号章：卷内文件逐件盖档号章。档号章式样

注：档号章盖于文件首页右上方空白处，图纸盖于图标上方空白处。

２、编页码：只对文件材料的有效页码编页码，空白页码不编码。编号位置：正面编于右下角、反面编于左下角。本身有正确页码或单页文件材料不需再编码。３、编制卷内目录

４、编制案卷封面、脊背、备考表。

５、编制案卷目录

６、编制档案目录：将案卷目录、卷内目录汇编成档案目录，档案目录入档案目录柜存放。

（六）案卷封装、排放

１、封装：将卷内目录、文件材料依次装入档案盒内。文字材料装盒前应去除金属物并按单件进行重新装订（装订方法与文书档案相同，如是施工，监理单位装订成册移交的，保留原装订，把一册当一个案卷来处理，册内文件不用盖档号章）；图纸不装订，按Ａ４纸幅面折叠后依次装入档案盒内。

２、排架：按工程项目和案卷号，依次将整理好的案卷装入档案柜存放。