会议服务与管理
会议会务服务管理办法
五、会议室维护与更新
1.行政管理部门定期对会议室进行维护保养，确保设施设备完好。
2.根据实际需要行政管理部门提出会议室设备更新计划，报公司领导审批后实施。
本章规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本章解释权归公司董事会。
2.各部门负责人负责落实会议决策，确保工作有序推进。
本章规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本章解释权归公司董事会。
第三章会议纪要的跟踪落实
会议纪要是确保会议决策和任务得到有效执行的重要文件，以下为会议纪要的跟踪落实规定：
一、会议纪要的编制与分发
1.会议结束后24小时内，会议记录人应根据会议内容完成会议纪要的编制。
2.归档的会议纪要应保存至少一年，特殊重要会议纪要可根据需要延长保存期限。
本章规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本章解释权归公司董事会。
第四章会议室管理规定
为确保会议室资源得到合理使用，提高会议效率，以下为会议室管理规定的具体内容：
一、会议室预订
1.需使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请。
3.发送通知：会议组织者至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。
4.准备材料：会议组织者负责准备与会议议题相关的背景资料、报告等，并于会议前1个工作日分发给参会人员。
二、会议召开
1.会议签到：会议开始前10分钟，由会务人员负责参会人员的签到工作。
2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程、目的、参会人员等。
会议会务服务管理办法
第一章总则
会议会务服务管理办法旨在规范公司会议的组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高会议质量，强化决策执行力。
会议服务管理制度范本
会议服务管理制度范本第一章总则第一条为规范会议服务管理工作，提高会议服务质量，确保会议服务的顺利进行，制定本制度。
第二条会议服务管理制度适用于本单位内部所有会议的组织和服务工作。
第三条会议服务管理应遵循公开、公正、合理、高效的原则，做到服务规范、服务周到。
第四条会议服务管理部门负责会议服务的组织和实施工作，必须做到服务满意、服务便捷。
第五条会议服务管理应注重团队协作，各部门之间要加强沟通合作，切实落实会议服务的各项措施。
第六条会议服务管理部门要建立健全会议服务档案管理制度，存档资料要完整、清晰，以备查阅。
第七条会议服务管理部门要对会议服务进行评估分析，及时总结经验，不断提升服务水平。
第八条会议服务管理部门要定期进行培训、学习，提升服务意识和业务水平，保证高质量会议服务的提供。
第二章会议服务的组织第九条会议服务的组织应当事先做好充分的准备工作。
第十条会议服务的组织必须按照会议主办方的要求进行布置。
第十一条会议服务的组织包括场地布置、会议设备准备、会议秩序维护等。
第十二条会议服务的组织需要进行现场检查和调整，确保会议进行顺利。
第十三条会议服务的组织需要具备一定的灵活性，根据实际情况调整服务方案。
第三章会议服务的流程第十四条会议服务的流程包括会前、会中、会后三个环节。
第十五条会议服务的流程要求各环节之间紧密衔接，充分协调。
第十六条会议服务的流程要求各部门之间密切协作，共同完成服务任务。
第十七条会议服务的流程要求服务人员做到及时、准确、细致、周到。
第十八条会议服务的流程要求服务人员做好服务记录，以备日后查阅。
第四章会议服务的质量保障第十九条会议服务的质量保障要求服务人员具备较强的执行力和责任心。
第二十条会议服务的质量保障要求服务人员具备良好的服务态度和沟通技巧。
第二十一条会议服务的质量保障要求服务场所环境整洁、设施完备。
第二十二条会议服务的质量保障要求服务人员熟悉会议流程和程序，做到专业服务。
第五章会议服务的改进措施第二十三条会议服务的改进措施要求根据会议反馈意见及时调整服务方案。
会务服务管理制度模版（三篇）
会务服务管理制度模版第一章总则第一条为了规范会务服务管理工作，提高会务服务水平，制定本制度。
第二条本制度适用范围包括组织会议、会务服务提供方以及会务服务受益方。
第三条会务服务是指为会议或活动提供组织、计划、执行、协调等相关服务的活动。
第四条会务服务的目标是高效、专业、贴心的满足会议或活动的需求，提供全方位的支持和服务。
第二章组织会议第五条组织会议工作由会务服务提供方负责，并按照相关程序和要求进行组织与协调。
第六条组织会议的具体流程包括：确定会议主题，制定会议议程，确定会议时间和地点，邀请参会人员，安排住宿和交通，准备会议资料等。
第七条会议主题的确定需要根据会议目的、参会人员的需求以及主办方的要求进行综合考虑。
第八条会议议程的制定需要根据会议主题和参会人员的需求进行细致的安排，确保会议的内容和时间安排合理。
第九条会议时间和地点的确定需要根据参会人员的时间安排以及会议场地的可用情况进行协商与预订。
第十条邀请参会人员需要根据会议主题和参会人员的需求确定邀请对象，并及时发送邀请函。
第十一条住宿和交通的安排需要根据参会人员的需要进行预订和安排，并提供必要的接送服务。
第十二条会议资料准备需要根据会议要求进行相关文件和材料的收集、整理和制作。
第三章会务服务提供方第十三条会务服务提供方是指专业机构或个人提供会务服务的单位或人员。
第十四条会务服务提供方应具备以下条件：具备会议组织与协调能力，具备一定的会议行业知识，具备较强的沟通和协调能力。
第十五条会务服务提供方应按照会议要求提供全方位的服务，负责会议的组织、计划、执行、协调等工作。
第十六条会务服务提供方应按照双方签订的合同和协议履行相关义务，保证会务服务的质量与效果。
第四章会务服务受益方第十七条会务服务受益方是指组织会议的单位或个人，以及参会人员。
第十八条会务服务受益方应按照会议要求提供相关信息和支持，配合会务服务提供方的工作。
第十九条会务服务受益方享有按时、按质和安全的会务服务，有权提出反馈和意见。
会务服务的管理制度
第一章总则第一条为规范会务服务管理工作，提高会务服务质量，确保会议顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类会议，包括但不限于内部会议、外部交流会议、培训会议、研讨会等。
第三条会务服务管理工作应遵循以下原则：1. 严谨细致：确保会议各项准备工作周密、细致，提高工作效率。
2. 优质高效：提供高水平的会务服务，满足会议需求，提高会议效果。
3. 协调统一：各部门密切配合，确保会议顺利进行。
4. 安全保障：确保会议安全、有序，防止意外事故发生。
第二章会务组织与分工第四条会务组织：1. 成立会务领导小组，负责会议的总体策划、组织与协调工作。
2. 设立会务办公室，负责会议的具体实施与管理工作。
第五条会务分工：1. 会务领导小组：a. 负责会议的筹备、组织、实施和总结工作；b. 制定会议工作方案，明确各部门职责；c. 协调各部门之间的工作，确保会议顺利进行。
2. 会务办公室：a. 负责会议筹备、会务接待、会议组织、资料整理等工作；b. 协助会务领导小组完成会议相关工作；c. 负责会议的后勤保障工作。
3. 各部门：a. 根据会务领导小组的要求，配合完成会议相关工作；b. 负责本部门职责范围内的会议服务保障工作。
第三章会议筹备第六条会议筹备时间：1. 会议筹备工作应提前一个月开始；2. 会议筹备时间可根据会议规模和性质进行调整。
第七条会议筹备内容：1. 会议主题、时间、地点、参会人员；2. 会议议程、日程安排；3. 会议所需物资、设备；4. 会议宣传、邀请函、签到表等；5. 会议预算及经费使用；6. 会议安全保障措施。
第八条会议筹备流程：1. 会务领导小组召开筹备会议，明确会议主题、时间、地点、参会人员等；2. 会务办公室根据会议筹备内容，制定详细的工作方案；3. 各部门根据工作方案，落实相关工作；4. 会务办公室对筹备工作进行督促、检查，确保筹备工作按计划进行。
第四章会议组织第九条会议组织：1. 会务办公室负责会议现场的组织、协调工作；2. 各部门负责本部门职责范围内的会议服务保障工作。
单位会议服务管理制度
（二）提前谋划，做好会议准备工作，确保会议顺利召开；
（三）严格保密，确保会议内容、资料及决策的安全；
（四）及时反馈，对会议决策及议定事项进行跟踪落实。
第四条会议服务管理工作由单位办公室负责，其主要职责如下：
（一）组织、协调、指导会议服务工作；
（二）制定、完善会议管理制度；
三、跟踪督促与进度反馈
1.跟踪督促：会议组织者或指定专人定期对会议决策事项的落实情况进行跟踪督促，确保工作按计划推进。
2.进度反馈：责任部门及个人按照规定时间向会议组织者反馈工作进展情况，包括已完成任务、正在进行中的任务及存在的问题。
四、协调解决问题
1.发现问题：在跟踪落实过程中，如发现问题，应及时上报会议组织者或相关负责人。
3.报批程序：将会议方案提交给相关负责人审批，审批通过后方可执行。
4.发送会议通知：通过适当方式，如电子邮件、电话、短信等，将会议时间、地点、议程等内容通知与会人员。
5.准备会议资料：收集、整理与会议议题相关的资料，提前分发给与会人员，以便于会前阅读和讨论。
二、会议召开
1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。
3.表决决策：主持人组织与会人员进行表决，形成会议决策。
4.决策记录：将会议决策结果详细记录，并由会议主持人签字确认。
四、会议总结
1.会议总结发言：会议主持人对本次会议的讨论和决策情况进行总结。
2.部署工作任务：根据会议决策，明确各部门和人员的责任，部署相关工作任务。
3.收集会议反馈：鼓励与会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议。
第五章附则
1.本制度的解释权归单位所有。
2.本制度自发布之日起执行，如有变更，以最新公告为准。
会议服务制度管理制度
第一章总则第一条为确保会议顺利进行，提高会议服务质量，规范会议服务行为，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于工作会议、培训会议、庆典会议等。
第三条会议服务制度应遵循以下原则：1. 高效原则：提高会议效率，确保会议内容完整、准确传达。
2. 节约原则：合理利用资源，减少浪费，降低会议成本。
3. 严谨原则：严格会议纪律，维护会议秩序。
4. 个性化原则：根据不同会议类型，提供定制化服务。
第二章组织机构与职责第四条成立会议服务工作领导小组，负责会议服务工作的整体规划、协调和监督。
第五条会议服务工作领导小组下设办公室，负责具体实施会议服务工作。
第六条会议服务工作领导小组职责：1. 制定会议服务管理制度和操作流程。
2. 负责会议服务的组织、协调和监督。
3. 对会议服务人员进行培训和考核。
4. 收集会议服务反馈，持续改进服务质量。
第七条会议服务办公室职责：1. 根据会议需求，制定详细的会议服务方案。
2. 负责会议场地、设备、物资的预订和调配。
3. 负责会议资料的准备和分发。
4. 负责会议期间的接待、引导和保障工作。
5. 负责会议结束后的场地清理和物资回收。
第三章会议服务内容第八条会议场地服务：1. 根据会议规模和类型，选择合适的场地。
2. 确保场地设施齐全，满足会议需求。
3. 提供舒适的会议环境，包括空调、照明、音响等。
第九条会议设备服务：1. 提供投影仪、音响、电脑等会议设备。
2. 确保设备性能良好，运行稳定。
3. 提供技术支持，协助参会人员使用设备。
第十条会议资料服务：1. 提前准备会议资料，包括会议议程、参会人员名单、发言稿等。
2. 按照会议要求，及时分发资料。
3. 确保资料内容准确无误。
第十一条会议接待服务：1. 提前了解参会人员信息，做好接待准备。
2. 按时引导参会人员进入会场。
3. 提供茶水、点心等餐饮服务。
第十二条会议安全保障服务：1. 确保会场安全，排除安全隐患。
2. 配备安保人员，维护会场秩序。
会议场馆服务规范与管理制度
会议场馆服务规范与管理制度一、引言会议场馆作为举办各类会议、活动的重要场所，其服务质量和管理水平直接影响到活动的顺利进行和参与者的体验。
为了提供优质、高效、安全的会议场馆服务，特制定本服务规范与管理制度。
二、服务规范（一）接待服务1、设立专门的接待区域，配备舒适的座椅和清晰的引导标识。
2、接待人员应保持微笑，主动热情，使用礼貌用语，及时回应客户咨询和需求。
3、快速准确地办理入场手续，提供必要的信息和资料。
（二）设施设备服务1、定期对场馆内的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。
2、对音响、灯光、空调等关键设备，安排专人负责，做到会前调试、会中保障、会后检查。
3、及时处理设施设备故障，对于无法立即修复的，应提供替代方案，并向客户说明情况。
（三）餐饮服务1、提供多样化的餐饮选择，满足不同客户的口味和饮食需求。
2、保证餐饮的卫生和质量，严格遵守食品安全相关法规。
3、根据会议安排，按时提供餐饮服务，确保用餐环境整洁、舒适。
（四）环境卫生服务1、保持场馆内公共区域的清洁卫生，定期进行清扫和消毒。
2、卫生间配备必要的清洁用品，及时清理垃圾和污渍。
3、加强对场馆周边环境的管理，保持整洁美观。
（五）安全保障服务1、制定完善的安全管理制度，配备专业的安保人员。
2、对进入场馆的人员和物品进行严格检查，确保场馆安全。
3、设立紧急疏散通道和指示标识，定期组织安全演练。
三、管理制度（一）人员管理制度1、对场馆服务人员进行定期培训，提高业务水平和服务意识。
2、制定明确的岗位职责和工作流程，加强考核和监督。
3、建立员工激励机制，奖励优秀员工，激励员工积极工作。
（二）预订管理制度1、建立规范的预订流程，明确预订的方式、时间和要求。
2、及时处理预订申请，确保预订信息准确无误。
3、对于预订变更和取消，按照规定流程办理，并及时通知相关部门和人员。
（三）财务管理制度1、明确收费标准，做到公开透明，杜绝乱收费现象。
2、规范财务收支流程，加强财务审计和监督。
会议服务管理措施
会议服务管理措施会议服务管理是一项重要的任务，需要采取一系列措施来确保会议的顺利进行。
以下是一些有效的会议服务管理措施：1.制定计划和流程：在会议开始前，制定详细的计划和流程，包括会议的主题、议程、时间安排、参与人员等。
这有助于确保所有相关人员都清楚自己的责任，也有助于避免在会议中出现混乱。
2.确定会议目标和目的：在制定计划时，明确会议的目标和目的，以确保会议的讨论和决策都是为了实现这些目标和目的。
3.提前准备会议材料：在会议开始前，提前将会议材料准备好，并分发给与会人员。
这可以确保所有人都有足够的时间来准备和了解会议内容，也有助于提高会议的效率和效果。
4.安排适当的会议室和设备：选择适当的会议室和设备，以满足会议的需要。
确保会议室足够大，可以容纳所有与会人员，并且有良好的通风和照明。
此外，还要确保设备齐全且功能正常，例如投影仪、麦克风、白板等。
5.确定主持人：选择一个经验丰富的主持人来引导会议，以确保会议的顺利进行。
主持人应该具备良好的组织能力、协调能力和沟通能力。
6.确定与会人员：根据会议的目的和议程，确定适当的与会人员，以确保讨论的范围和专业性。
7.遵守时间安排：在会议期间，要遵守时间安排，避免会议时间过长或过短。
如果需要延长或缩短会议时间，应该提前通知与会人员。
8.做好记录和总结：在会议结束时，做好记录和总结，以确保所有决策和行动计划都被记录下来。
此外，还要确保所有与会人员都对会议结果有清晰的了解。
9.跟进和落实：在会议结束后，及时跟进和落实会议中做出的决策和行动计划，以确保实施效果。
通过采取这些措施，可以有效地提高会议服务的管理水平，确保会议的顺利进行，并且有助于提高会议的效率和效果。
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一
二
筹备期 会议期 间服务 间服务
三
其他服务
四
会议结束的服务
学习目标
掌握：会议筹备期间服务的主要内容；会议接待应具备的基本素质与 礼仪，会议信息通报的概念与方式 理解：会议的基本概念与会议主题特征；会议附设展览会与商业性展 览会的区别。
2
任务一 会议筹备期间的服务
1.会议的基本概念 2.确定会议主题的重要意义
（四）会议现场引导咨询服务 （五）会议现场秩序维持服务
项目二 任务二 会议期间的服务
五、会议现场服务
（一）住宿安排 1. 会议代表的住宿安排 2. VIP客户的住宿安排 3. 特殊人士的住宿安排 4. 要求与会者预付押金 5. 与会者住房表的制作
项目二 任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（四）注册人员安排
熟悉会议及注册工作的相关事宜 热情、乐于助人 了解会议日程及相关场所位置 财务人员，缴费与发票 联络与协调人员
（五）注册服务的主要内容
发放资料、纪念品；收集整理与会人员信息；安排房间；费用及发票；咨询服务；向 秘书处通报信息；与相关部门联络或沟通
一、会议主 3.会议主题的特征
题的确定
4.如何确定会议的主题
5.会议主题的目标
（一）
会议 定义
会议是一种目的性很 强的社交活动，它是 在特定的时间地点， 围绕某一特定主题和 议题展开讨论，最终 与会者达成共识，并 遵循一定的规则而展 开的活动。
项目二任务一
一、会议主题的 确定
4
补充：达成共识
点明困 难所在
检查监督指导
秘书长/司库 秘书处/PCO
汇报：工作 进度文件制
作
学会公接财筹附交旅安 术务宣待务资展通游保 组组组组组组组组组组
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （一）会议筹备阶段
1 成立策划工作小组
• 会议主办机构/主办+承办，经验+专业知识
2 策划会议工作方案
• 会议名称、宗旨、主题、与会人员范围、规 模层次、时间、地点、日程、宣传推广计划 经费预算、工作进程
一
注册服 务
二
嘉宾、 特约报 告人服 务
三ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
接待礼 仪
四
现场服 务
五
食宿服 务
项目二 任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（一）注册台的搭建
地点：一般大堂
搭建：标准展位、特装展位 引导标志醒目
（二）注册材料的准备
胸卡、通讯录、会议资料等
（三）注册时间安排
1000人以内 1000人以上
会前安排1天 2天或更多时间
6
项目二 任务一
一、会议主题的确定 （二）确定会议主题的重要意义
会议的核心 讨论的主要内容 会议商议或解决的问题
项目二 任务一
一、会议主题的确定
（三）会议主题的特征
• 创意；反映走向趋势；前瞻性、概括性、时代性
（四）如何确立会议主题
• 专家意见；行业调查
（五）会议主题的目标
• 商议并解决问题（主持人）
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
（二）参加者的位置 （三）会议现场布置
1. 会场整体布置 2. 主席台的布置 3. 宾客姓名标签的摆放 4. 投影、扩音设备的安装与调试 5. 会场花饰的布置
1. 热忱的服务态度 2. 要具备良好的服务能力 3. 要有敬业精神 4. 具有正确使用自己服务权力的能力
（二）会议接待礼仪的基本规范 （三）做好会议服务的细节
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
项目二 任务二 会议期间的服务
二、对会议嘉宾和特约报告人的服务
（一）对会议嘉宾服务
提升会议的影响力 一对一 专人接待服务 安保及管理服务
（二）对特约报告人的服务
国外，提前6个月邀请；国内， 提前3个月邀请 劳务费 满意度，会议成功的重要因素
项目二 任务二 会议期间的服务
三、会议接待礼仪
（一）会议接待人员应具备的基本素质
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
补充：《罗伯特议事规则 （美国国会开会规则） 》
同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前 唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它 先搁置了，然后才能提下一个提议。
意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言， 主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言 人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。
会议 议题
会议 议题
会议 主题
会议 议题
会议 议题
项目二 任务一
二、会议筹备机构的组织形式
（一）会议筹备机构的组织架构（国际学术会议为例）
专业活动：主题；
大会主席
会议申办最高 组织形式；定
内容；日程等
计划、编预算、
筹资、汇报
学术委员会
组织委员会
筹备专业具体活 动：内容；日程； 论文集；参观等
发布公告及收集反馈； 会场及设备准备；与会 人员资料准备；注册
主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不 可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为 没有必要再请反对方表决。
反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或 讥讽的语言。
辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题无关， 而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声）
报告人
统计与会人 数、购置礼
品，礼仪
检查、验收、 确认酒店预
定等
07
08
09
10
11
12
召开筹备会 议，督促
重要与会人 员接待安排
网页设计
项目二 任务一
四、会议礼品的准备与发放
（一）礼品的选择 1.高档型 2.特产型 3.实用型
（二）选择礼品的禁忌 （三）注重包装 （四）礼品的发放
项目二 任务二 会议期间的服务
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段
场所日期， 考察现场，
策划布置
会议相关材 料
订饭店；考 察，价格洽
谈，签约
01
02
03
04
05
06
成立会议筹 备工作组
预算；筹资； 财务管理
收集与会名 单，发放材
料
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段
邀嘉宾、主 持人、特约