外来文件和资料控制程序
外来文件控制程序2024
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
外来文件控制程序
外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
外来文件管理流程完整版
外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
文件和资料控制程序-FH24-01
文件编号1.0目的和范围此程序描述了对质量体系的各阶文件和受控外来文件及工程图面的控制方法，以确保各有关部门都能及时得到最新的和最新修订的版本。
本公司所有与质量体系有关的各阶文件和受控文件均属之。
2.0职责2.1 各部门主管负责相关二阶文件的编制，ISO主任审核，经理批准发布。
2.2 ISO主任负责质量手册的编制，管理者代表审核,总经理批准发布。
2.3 生产工场负责各操作作业指导书的制定，品管技术科负责检验指导书、QC工程表的制定，ISO主任审定，经理批准发布。
2.4资料管理员负责所有质量文件的分发、更改和回收，并负责及时更新已修改的文件和外来文件，确保使用最新修改的文件。
2.5 品管技术科负责图纸的管理。
3.0程序3.1文件的控制3.1.1 文件的编写ISO主任负责质量手册的编制, 经理批准发布, 各相关部门主管负责编制程序文件，ISO主任审核，经理批准。
生产工场负责制定操作作业指导书,品管技术科负责编制检验指导书、QC工程表,ISO主任审定, 经理批准发布。
3.1.2 文件的修改、作废、补发文件有需要进行修改、作废、补发时，由相关部门主管填写《文件修改作废补发申请表》，并送ISO主任批准后，由资料管理员负责实施回收和补发。
每份质量手册程序和指导书都是由独立的文件组成。
每份文件都有相应的编号及版次。
当每份独立文件修改，版次就升一版，顺序号为：A、B、C、D….Z,旧版同时作废.3.1.3 文件编号：a)第一阶的文件完整编号为：FH 10-01FH表示丰华公司, 1表示1阶文件, 0表示涵盖所有质量体系。
01表示第一份文件。
文件编号b)第二阶文件的完整编号为：FH25-03FH表示丰华公司，2表示二阶文件，5表示ISO9001的第五大部分，03表示第五大部分的第三份文件。
C)第三阶文件的完整编号为：FH301FH表示丰华公司，3表示三阶文件，01表示三阶文件中的第一份文件。
d) 四阶文件的完整编号为： FH25-03-01A，FH表示丰华公司，2表示二阶文件，5 表示ISO9001的第五大部分，03 表示第五大部分的第三份文件，01 表示第三份文件中的第一份表单，A表示A版。
外来技术文件控制程序
外来技术文件控制程序在当今全球化的商业环境中，企业经常需要获取和使用来自外部的技术文件，以支持其产品研发、生产流程优化、质量控制等各个方面的工作。
然而，这些外来技术文件如果没有得到有效的控制和管理，可能会给企业带来一系列的问题，如信息不准确、版本混乱、安全风险等。
因此，建立一套完善的外来技术文件控制程序是至关重要的。
一、目的外来技术文件控制程序的首要目的是确保企业所获取和使用的外来技术文件的准确性、完整性和适用性。
通过有效的控制，保证这些文件能够在企业内部得到正确的传递、使用和更新，从而为企业的运营和发展提供可靠的技术支持。
二、适用范围该程序适用于企业从外部获取的所有与技术相关的文件，包括但不限于技术规范、标准、图纸、工艺文件、测试报告等。
无论是通过采购、合作、技术交流还是其他途径获得的外来技术文件，都应纳入此控制程序的管理范围。
三、职责分工1、技术部门负责对外来技术文件的技术内容进行评估和审核，确定其对企业技术工作的适用性和价值。
同时，技术部门还应负责与外部供应商或合作伙伴进行技术沟通，解决文件中可能存在的技术疑问。
2、质量部门对接收的外来技术文件进行质量检查，确保文件的格式、清晰度等符合要求。
在文件使用过程中，质量部门还需监督其执行情况，确保企业的产品或服务符合文件中的质量标准。
3、文档管理部门承担外来技术文件的登记、编号、存档和发放等工作。
要建立完善的文件管理系统，保证文件的可追溯性和易于查找。
4、使用部门在使用外来技术文件时，应严格按照规定的流程和要求进行操作。
如果发现文件存在问题或不适用的情况，应及时反馈给相关部门进行处理。
四、外来技术文件的获取1、需求提出企业内部各部门根据工作需要，提出获取外来技术文件的需求，并说明所需文件的具体类型、用途和要求。
2、渠道确定根据需求，确定获取外来技术文件的渠道。
这可能包括与供应商签订合同获取、从行业标准组织购买、参加技术研讨会获取等。
3、获取与接收通过选定的渠道获取外来技术文件，并由指定的接收人员进行接收。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
外来技术文件控制程序
外来技术文献控制程序GL-GL-0101、目的对外来的设计、技术文献和资料的形成进行有效的接受、保护、分发控制，明确管理职责，确保有关场合使用的技术文献和技术资料是有效版本。
2、合用范畴合用于我司全部外来的技术文献、设计图纸、工艺文献、以及其它技术性资料等控制过程。
（下列简称技术文献）3职责管理3.1经营部负责外来设计、技术文献的接受、验证和偿还；技术部负责对外来技术文献的校对、会审（特别重要的技术文献）、控制发放、转换、回收、保护的日常管理。
4、工作程序4.1、技术文献接受和发放4.1.1、文献由经营部负责接受，验证其提供的类别和数量，办理有关交接手续，并及时转交给技术部。
用于设计和指导生产的技术文献的有效性和完整性，由技术部进行审查确认。
必要时，重要的设计文献还应通过会审，做好书面的交接手续。
技术部保存有关统计；4.1.2、技术部指定一名技术文献管理员负责技术文献管理工作。
4.1.3、技术文献管理员负责把全部的有效技术文献与交接人员以书面型式双方在《技术文献接受清单》上签收后按规定的类型、名称和编号登记分类存档，并做好存档日期统计。
4.1.4、技术文献管理员凭技术部拟定的分发范畴，向使用单位发放复印件，在技术文献的图面上盖有受控章后。
领用人在《技术文献发放/回收统计》上签收，并做好发放日期统计。
4.1.5、设计和技术文献，涉及到有关方的知识产权保护，未经许可，任何人不得随意复印或拷贝。
4.2、技术文献的变更4.2.1、技术文献若因甲方因素发生变更，接受部门应及时将变更的信息，及时地告知有关部门，并及时将变更后的文献审核、确认后签发《文献更改告知单》交文献管理员，按照规定下发有关部门。
4.2.2、技术文献如因由于加工过程和加工条件限制、原材料采购因素等因素发生修改、变更设计文献时，应由技术部向原发出单位提出更改建议，填写《文献更改申请单》，得到原发出单位书面同意后，方可按照新的文献执行。
在没有得到书面回复前，不得私自进行改动。
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外来文件和资料控制程序
1.0 目的
本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。
2.0 适用范围
本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。
3.0 职责
3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。
4.0 程序
4.1评审与批准
对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。
4.2标识
经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文
件进行编码,编码方式按
“发文单位- 日期-序号码”
发文单位- 文件发出的单位
序号- 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行
日期- 取文件的年月的四位。