外来文件管理程序
外来文件控制程序2024
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
外来文件控制程序
外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
外来文件管理流程完整版
外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、引言随着信息化时代的进展，外来文件在组织的日常工作中起侧紧要的作用。
外来文件管理制度在企业中的实施对于保障信息安全、提高工作效率具有紧要意义。
本文档将介绍外来文件管理制度的背景和目的，并认真阐述其中的实在内容和管理流程。
二、背景外来文件是指由外部机构或个人向组织供给的文件，包括但不限于合同、报告、建议书、调研报告等。
外来文件的管理对于组织的日常运作至关紧要，合理、规范的管理能够削减信息流失风险，提高工作效率。
三、目的外来文件管理制度的目的是规范和管理组织接收、使用和保管外来文件的过程，确保文件的安全性、完整性和牢靠性，提高外来文件管理的效率和精准性。
四、实在内容1.文件接收–组织内设专门接收外来文件的接收部门，接收部门负责接收、记录和签收外来文件。
–外来文件必需通过正式渠道（如邮件、特快专递等）发送给接收部门，未经许可，不得私自将外来文件发送至其他部门。
–接收部门应适时记录外来文件的相关信息，包括文件名称、发送方、接收日期等，并将文件存档。
2.文件审核–接收部门应对接收到的外来文件进行审核，确保文件的真实性和完整性。
如发觉问题，应适时沟通并解决。
–审核通过的外来文件应进行盖章，标示审核通过的日期，并依照文件分类进行归档。
3.文件分发–外来文件经过审核后，依据其内容和涉及部门的需要进行适当的分发。
–分发时应注意文件的保密性，确保文件只被有权限的人员所访问。
4.文件使用–外来文件的使用必需符合组织规定的范围和目的，严禁超范围使用或私自修改文件内容。
–外来文件仅供组织内部使用，不得外泄或传递给未经授权的外部人员或机构。
5.文件保管–组织应对外来文件进行规范的保管，确保文件的安全性和可用性。
–外来文件应依照文件的保密性和紧要性进行分类存档，并设立相应的访问权限。
6.文件销毁–对于已经过期或不再需要的外来文件，应依照组织的相关规定进行销毁。
–销毁操作需由经过授权的人员进行，并进行相应的记录和备份。
iso外来文件管理制度
iso外来文件管理制度1 .目的与范围目的：本制度的目的是确保对所有外来文件的有效管理，以维护组织的质量、环境或其他管理体系的要求。
1.2范围：适用于所有在组织内部使用的外来文件，包括但不限于合同、法规、规范、标准和客户要求。
2 .文档控制2.1文档标识：所有外来文件应进行明确的标识，包括文档类型、版本号和生效日期。
2.2文档批准与发布：2.2.1所有外来文件必须经过适当的批准程序，并确保只有授权人员可以发布。
2.2.2批准后，文档应按照指定的分发程序发布。
2.3文档修订：2.3.1确立文档修订程序，以确保对文档的任何修订都经过适当的评审、批准和记录。
2.3.2记录文档的修订历史，包括修改的内容、日期和负责人。
3.文件访问权限3.1确保只有授权的人员可以访问、查看和使用外来文件。
3 .2定期审查和更新文件的访问权限。
4 .文件保管4.1指定安全、适宜的存储位置，以确保文件的完整性和可用性。
4.2制定文件保管程序，包括防火、防水和防盗等安全措施。
5 .文件修订5.1提供文档修订的标准程序，包括修改的流程和责任人。
5 .2确保修订后的文档及时得到替代，并废弃旧版本。
6 .培训与意识6.培训：7. 1.1提供员工关于文档管理制度的培训，包括使用文档的正确方式。
7.1.2在员工培训中强调对文档的保密性和安全性的认识。
6.1意识提升：通过内部沟通、培训和宣传提高员工对文档重要性的认识。
7 .文档审查7.1制定定期审查文档的程序，确保文档的适用性和有效性。
7 .2根据审查结果，及时更新和改进文档。
8 .文件相关记录8.1建立文档管理记录,包括文档的使用记录、审查记录和修订记录。
8.2确保记录的准确性、完整性和保密性。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。
第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。
第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。
2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。
3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。
第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。
2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。
3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。
第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。
2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。
3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。
第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。
2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。
3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。
第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。
2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。
3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。
第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。
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5.9.1除政府批文或通知类的其它外来文件的编号由工作指引简称、外来文件简称、文件类型代码、文件序号、版本号五部分组成。示例：某产品第二版图纸编号为YG-WL-0001-V0，含义如下：
YG - WL–0001-VO
5.9.2各类外来文件代码如下：
文件类型
代码
文件类型
代码
图纸
5.4.4 文件使用部门应对适用的外来文件条款及因条款进行修订的内部文件，组织内部人员进行培训并对培训的效果进行评估，以确保所有人员对适用性条款的准确理解。
5.5 外来文件的标识、保管和保存
5.5.1文控中心应建立《外来文件管理清单》，对外来文件的原版进行标识、管理和保存；使用部门需对外来文件的纸质发行版进行标识、管理和保存；
5.5.2 各部门应建立《外来文件清单》，并按《文件管理控制程序》
相关规定对本部门使用的外来文件进行管理；
5.5.3 各类外来文件的保存期限均应按照法律法规或顾客要求执行，如无上述要求时，则按下表执行：
外来文件分类
保存年限
图纸、技术规范、试验标准及品质要求
产品停产后+15个日历年或客户要求年限
质量协议、客户对供应商管理的通用要求
5.4 外来文件的评审、转化、培训
5.4.1 文件使用部门接收到文控中心发行的外来文件后，应组织适当的评审；
5.4.2 对供应商提交的MSDS，相关部门应对化学品特性、危害程度及防范、处理措施进行评审，
作成操作指引或反映到相关的作业文件中；
5.4.3 对国家的法律法规，由行政部应对条款进行转化吸收；对于行业标准（如质量管理体系标准等）应由标准的使用部门进行适用性评价，必要时对公司内部文件进行修订，确保公司程序文件的符合性。
文件履历表
序号
版本
号
内容
制定、修改
确认、废止
日期
制定
1
V0
首版发行
制定
2020-10-19
杨帆
1．目的
为规范公司外来文件的接收、评审、受控、发放、培训、更改、保存、回收及废弃过程，确保外来文件控制符合公司管理体系要求。
2．适用范围
本程序适用于公司的所有外来文件的管理。
3．术语及定义
序号
术语
定义
1
外来文件
由公司外制作并提供的与产品相关的法律法规、规格性能、或与本公司其他环境/质量管理活动相关的各类格式（打印、复印、电子等）文件，如产品图纸、实验标准、政府批文等。
2
政府批文或通知
上级或有关部门批复的文字或文件，各职能行政部门颁发的文件或通知。
本程序使用以下公司内部术语，定义如下：
4．职责
4.1 文控中心负责对除政府批文或通知类文件之外的外来文件的受控、发放、回收、标识及报废管理；
5.1.2 工程部负责接收量产及售后件阶段顾客发放的图纸、技术规范，试验标准及品质要求等，识别产品标准及相关要求的最新版本和状态，组织进行评审并保存评审的记录；
5.1.3 品管部接收质量协议、客户对供应商管理的通用要求等。品管部应密切关注客户各类标准及要求更新的信息，维护和保持有效的客户官网登陆信息或联络窗口等信息，当客户标准或要求有更新而客户又未通知时，品管部应登陆客户网站或联络对应的窗口确认或收集；
2
质量协议、客户对供应商管理的通用要求
品管部
品管部
3
法律法规及行业标准
行政部
行政部、标准使用部门
4
供应商提交MSDS
采购部
项目部/工程部
5
政府批文或通知
行政部
行政部、批文或通知执行部门
5．程序内容
外来文件（除政府批文或通知外）管理流程
5.1接收/收集
5.1.1 项目部负责接收新产品开发过程中顾客发放的图纸、技术规范，试验标准及品质要求等，识别产品标准及相关要求的最新版本和状态，组织进行评审并保存评审的记录；
4.2行政部负责对政府批文或通知类外来文件的受控、发放、传阅、回收、标识及报废管理；
4.3 公司各部门负责相关外来文件的接收、评审、培训等工作，并执行文件要求；
4.4各类外来文件的接收、评审和审批权限如下：
序号
外来文件分类
收集/接收部门
评审部门
1
图纸、技术规范、试验标准及品质要求
项目部/工程部
项目部/工程部
5.2.2 文控中心按照章节7 外来文件的编号规则要求对外来文件进行编号管理；
5.2.3 文控中心在文件空白处盖【外来文件章】、【受控文件章】【受控日期】印章，盖章不应遮盖文件主题内容，以免影响文件正常使用；
5.3 外来文件的发放与回收
签批完成的文件由文控中心统一发行，并在《外来文件分发回收记录表》中登记，发行新文件的同时，文控中心负责回收旧版文件，并在上述表单中记录回收详细信息。
永久保存
法律法规及行业标准
按政府规定或客户要求年限
供应商提交MSDS
至少每3年要求供应商重新更新一次或客户要求年限
5.6 外来文件的更改
5.6.1 外来文消/补发申请表》，明确更改原因及更改内容后，申请受控；
5.6.2 更改后的文件应由责任部门按照章节6.4外来文件的评审、转化要求重新进行评审。
5.1.4采购部负责要求供应商提交最新的有效的化学品安全技术说明等报告；
5.1.5行政部通过与相关部门接洽、网上搜索等方式收集最新的法律法规信息及行业标准。
5.2 外来文件的受控
5.2.1接收部门对外来文件进行初步的适用性、妥当性和有效性确认后，来文件的空白处填写接收时间、产品名称、产品编号、提交部门、分发部门等基本信息后交部门主管签批，并提交文控中心；
WL
技术规范、试验标准
WL
顾客质量要求
WL
法律法规、行业标准
E
化学品安全技术说明
MSDS
5.10政府批文或通知类外来文件管理流程
5.10.1行政部通过与政府行政机关接洽，收集上级颁发的批文、通知或要求。
5.10.2行政部对收集到的政府批文或通知进行识别，不需要填写申请表向文控中心申请受控，但应填写《外来文件清单》登记保存，并按文件重要程度及关联性呈报给总经理或管理者代表。
5.7 外来文件的失效处置
外来文件失效后由文控中心统一按照《文件管理控制程序》相关规定执行，并在《外来文件销毁记录表》中登记，产品图档类外来文件回收后不得作为回收纸使用以防发生不可预期的泄密。
5.8外来文件的信息内容在内部传达的时效
自接收到外来标准日期算起，外来文件接收、评审、受控、发放、培训、回收旧版本、旧版本保存等全过程需在一个工作周内完成。