外来文件管理规定
1. 目的
对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围
本标准规范了公司外来文件的管理办法
3．工作职责
技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义
外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、外来文件管理规则
5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；
5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；
5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）
B、转换引用（如产品标准，接收准则等）
C、参考(如工具书，体系标准)
6、外来文件的管理流程
6.1 文件接收、评审：
技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人
员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否
为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件转化：
如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视
紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签
字。
6.3文件发放：
技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记
在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关
人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放
电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相
关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知
相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
6.4外来文件更新：
职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版
外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。
7、相关文件：
QSP01《文件控制程序》
QSR4.2-01 《文件接收，发放，回收记录》
附件一：《外来文件管理》流程图
外来文件管理规定
外来文件管理规定 1 目的 为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。 2 使用范围 适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等； 3 外来文件分类 3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等； 3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等； 3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件 4 职责 4.1 销售部负责客户资料的接收与更新； 4.2 质量部负责识别、更新质量类文件； 4.3 装备部负责识别与安全有关的文件； 4.4 办公室负责识别更新管理性文件； 4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准； 4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。 5 工作内容 5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件； a）国家、省、市、政府及各相关职能部门； b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社； c）互联网、电话传真； d）客户； 5.2 外来文件的识别 5.2.1 技术性文件 a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部； b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中； c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。 5.2.2 质量文件 a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中； b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。 5.2.3 管理性文件 a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性； b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性； 5.3 外来文件审批
车间现场管理规定
车间现场管理规定 Prepared on 22 November 2020
车间现场管理制度 1.目的 规范员工对生产现场的整理，实现均衡、安全、文明生产、提高业务素质，提高经济效益、达到优质、高效、低耗具有重要意义。 2.范围 公司生产车间 3.内容 质量管理 3.1.1 各车间应严格执行《程序文件》的规定，履行自己的职责、协调工作。 对需确认过程按《程序文件》的规定严格控制，对出现的异常情况，要查明原因，及时排除，使质量始终处于稳定的受控状态。 认真执行“四检”制度(自检、互检、巡检、专检)，操作人员对自己生产的产品要做到自检，检查合格后，方能转入下工序，下工序对上工序的产品进行检查，不合格产品有权拒绝接收。如发现质量事故时做到责任者查不清不放过、事故原因不排除不放过，预防措施不制定不放过。 车间要对所生产的产品质量负责，做到不合格的材料不投产、不合格的半成品不转序。严格划分“三区”（合格品区、不合格区、废品区），做到标识明显、数量准确、处理及时。
工艺管理 3.2.1 严格贯彻执行工艺规程。 对新工人和工种变动人员进行岗位技能培训 , 经考试合格并有师傅指导方可上岗操作 , 生产技术员不定期检查工艺纪律执行情况 . 严格贯彻执行按标准、按工艺、按图纸生产，对图纸和工艺文件规定的工艺参数、技术要求应严格遵守、认真执行，按规定进行检查，做好记录。 对原材料、半成品、零配件、进入车间后要进行自检，符合标准或有让步接收手续方可投产，否则不得投入生产。 严格执行标准、图纸、工艺配方，如需修改或变更，应提出申请，并经试验鉴定，报请生产技术审批后主可用于生产。 合理化建议、技术改进、新材料应用必须进行试验、鉴定、审批后纳入有关技术、工艺文件方可用于生产。 新制作的工装应进行检查和试验，判定无异常且首件产品合格方可投入生 产。 3.2.8 在用工装应保持完好。 生产部门应建立库存工装台帐，按规定办理领出、维修、报废手续，做好各项记录。设备、量具、工位器具，保持精度和良好的技术状态。 定置管理 3.3.1 定置摆放、工件按区域按类放置，合理使用工位器具。
办公室文件传阅管理办法
办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法： 一、收文 （一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 （二）文件时效 办理文件：一周内退回办公室 传阅文件：两天内退回办公室 （三）电子文件 及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 （一）本单位发文
发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。 （二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日
技术文件及外来文件管理规定—样文
XXXXXXXXXXXXXXXX公司 XXXXXXXXXX 技术文件及外来文件管理规定 发放编号：编制： 受控状态：审核： 版本：批准： XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司发布
文件编号：XXXXXXXX 1.目的 为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。 2.适用范围 本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。 3.职责和权限 3.1技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。 3.2技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。 3.3只有与项目相关人员才可以查阅图纸和标准。 4.定义 4.1本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、APQP文件、PPAP文件等文件资料。 4.2外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供应商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。 5.内容 5.1产品开发及试制阶段图纸文件的管理 5.1.1产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随
文件编号：XXXXXXXX 时修改和指导试制工作。 5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。 5.2生产阶段图纸文件的管理 5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写《文件增发/复制申请单》连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。 5.2.2如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写《文件增发/复制申请单》，写明原因，到技术部申请复印。 5.3技术类文件的编制、审批和发放 5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。 5.3.2技术文件应做到正确、齐全、完整、统一，技术部应对技术文件APQP的编号进行统一规范：“XX”+零件号/项目编号+APQP阶段号（1、2、3、4）+流水号，例如：XX-123456789-X-XX
现场管理各项管理规定
现场管理各项管理规定文件编码（TTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-0089）
金地春城住宅小区 施工组织设计审批制度 一、施工组织设计由项目部技术负责人组织编制，项目经理，项目副经理参加，报分公司技术负责人审批。 二、施工组织设计必须在工程开工前10天，报建设单位及监理单位审批。 三、施工组织设计必须经各级审批，并按审批意见进行修改完善，经上报同意后方可进行施工。 四、监理部总监理工程师组织各专业监理工程师进行审定，审查重点为： （1)承包单位的审批手续是否齐全； （2)施工总平面是否合理； （3)施工总进度是否符合合同工期要求，施工程序和顺序安排是否合理，施工方法是否得当； （4)施工技术措施是否先进、合理，针对性强； （5)劳动力投入、施工机械配置是否满足进度计划需要；
（6)施工单位安全质量保证体系是否健全； （7)安全、环保、消防和文明施工是否符合地方政府有关规定； （8)监理工程师认为应该审核的其他内容。 五、各专业监理工程师应对本专业提出审查意见，总监理工程师进行汇总形成意见后签认同意，批准实施，返回施工单位一份，报送建设单位一份，监理部自留一份。需要施工单位修改时，监理工程师签署书面意见退回施工单位修改，修改后再报，重新审定。 六、施工组织设计一经批准，承包单位必须严格按照执行。如须有较大变动，须按上述程序经监理部审定同意方能改动。 七、主要分部（分项）以及技术复杂或采用新技术、新工艺的分部（分项）工程，应编制专项施工方案，按上述程序报审。专项施工方案应包括施工工艺、原材料使用、劳动力和施工机具配置、质量保证措施等内容。
文件收发传阅和管理制度
文件收发传阅和管理制度 马合中学 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文规定 （一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。 （二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。 二、收文处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。
外来文件管理规范
外来文件管理规范 （ISO9001：2015） 1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围 本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责 技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义 外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程
6.1 文件接收、评审： 技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件转化： 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。 6.3文件发放： 技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
公司外来文件公文管理办法
公司外来文件公文管理办法 第一章总则 第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。 第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。 第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。 本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。 本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第二章外发公文管理 第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。 第六条外发文件格式要求：
（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 （二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。 (三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 （五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 第七条公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。草拟公文应做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。 （三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 第八条发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。
现场工作文件资料管理规定
1.目的 为规范施工现场文件和资料的管理，确保施工现场的各类技术文件和资料的完整、系统和可追溯，特制定本规定． 2.范围 适用于总承包项目施工现场所形成的各类工程文件和资料的收集和管理。 3.引用文件 3.1建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001) 3.2记录控制程序 3.3竣工资料归档管理办法 4.职责 施工／开车部是本程序的归口管理部门； 施工经理 —组织检查、审签施工现场工程文件和资料； 现场资料员 —负责日常的工程文件和资料的接收、编目、分类、登记、传递、发放等； —负责收集、整理和项目施工阶段现场工程文件和资料的保管工作； —项目结束后负责立卷、移交归档。 5.程序 5.1现场工程技术文件和资料的分类 现场工程文件和资料的分类: 政府部门的审批文件和资料、合同文件和资料、设计文件和资料、施工过程中形成的工程文件资料及现场来往文件资料等; 5.1.1政府部门的审批文件和资料,包括：项目批文、用地许可证、规划许可证、施工许可证等文件; 5.1.2合同文件和资料,包括：与业主签订的合同及与分包商签订的合同； 5.1.3项目设计图纸文件和资料，包括：施工图纸、施工说明、设计修改通知单等； 5.1.4施工过程中产生的工程文件和资料，包括：施工过程中与监理、施工分包商发生的各类工程文件和资料及项目管理过程中的文件资料，如技术核定单、各类报审表、施工例会纪要、施工日记等； 5.1.5现场来往文件和资料,包括：通知、联络函、联系单、变更报价单等； 5．2现场工程技术文件和资料管理 5.2.1政府部门审批文件和资料的管理 5.2.1.1所有的文件正本和副本均应在收到第一时间在“来文记录”上予以登录。
工程施工现场管理办法
工程施工现场管理制度（办法） 一、目的 为了使本工程各项管理工作满足公司管理要求，确保施工管理的各项工作有序、按标准在受控状态下进行，实现本项目的管理目标，特制定本管理制度（办法）。 二、管理目标 1、质量管理目标：主体结构确保达到合格标准。 2、安全管理目标：无轻伤以上安全事故及责任事故。 3、文明工地建设标准：确保本工程达到省级安全文明工地。 4、工期目标：按合同工期。 三、管理依据 1、《招投标文件》。 2、《施工合同》、《监理合同》。 3、《施工组织设计》。 4、施工图纸等设计文件。 5、国家、项目所在地的地方现行施工规范、验收规范、法律法规行政性文件等。 四、质量管理 1、施工单位应按照既定质量目标，按照国家法律、法规、国家现行规范、强制性条文、设计文件、招投标文件要求认真组织施工。 2、施工单位应制定且实可行的质量保证体系和质量控制措施，并报监理、工程部确认后执行。
3、施工单位必须加强员工的质量教育，牢固树立创优意识；并定期组织技术及质量人员、工人进行规范、标准、操作的培训学习，监理单位督促执行。 4、施工单位必须保证所制定的质量保证体系运转正常，所制定的保证措施能够执行具有可操作性。 5、任何分项工程施工之前，施工单位必须对作业人员作书面的技术及质量标准的交底，监理单位检查后备案。 6、监理单位应经常检查施工单位操作工人对质量验收规范、操作工艺流程情况的掌握情况，对达不到要求敦促整改，视情节扣除施工单位质量处罚金500～1000元，整改后仍不能满足要求的清退出场。 7、施工单位的质检员要认真做好质量检查验收工作，做好分部分项工程的质量评定工作，真正做到现场实测实量，避免因自检不合格就报验收的现象。 8、监理单位应严格按照监理人员要求，恪守监理职业道德，杜绝向施工单位“吃、拿、卡、要”的现象发生。一经发现，扣除监理费用200～1000元，仍不改正的予以清退出场。 9、监理单位应加强平行检查、巡视检查，认真做好抽检、验收和旁站工作。在验收以前对施工单位所存在的问题及时告知、敦促改正，争取做到施工单位报验时一次通过。监理单位应配合施工单位做到现场24小时施工的报验工作。 10、上道工序未经监理验收签字认可，不得进行下道工序施工。对于隐蔽部位（包括混凝土局部缺陷处理）的分项、分部工程，报于监理的同时，必须报业主项目部工程人员参加验收。未经报验通过，私自进行隐蔽的，扣除施工单位1000～5000元的质量处罚金，并进行返修，通报批评。 11、在需要监理旁站的关键部位、关键工序、关键工艺，监理单位应书面提交监理
文件管理制度红头文件
居尚·中国软装配饰机构文件 居尚·中国［2012］第001号签发人： 关于文件管理制度（试行）布告 第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2.文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项 1.内容要符合公司制度。 2.反映情况要客观，实事求是。 3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。 第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2.公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3.财务部发文，用财字(××年)××号； 4.工程部发文，用工字(××年)××号； 5.技术部发文，用技字(××年)××号； 6.营运部发文，用营字(××年)××号； 7.人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定 第十三条公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司
外来文件管理规定
1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围 本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责 技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义 外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程 6.1 文件接收、评审： 技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人 员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否 为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件转化： 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视 紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签 字。 6.3文件发放： 技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记 在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关 人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放 电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相 关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知
项目部文件管理制度
项目部文件管理制度 为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。 一、项目文件分类及收集归档分工 二、项目文件分类说明 1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类
文件。 2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。 3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。 4、计划进展类文件。包括： （1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。 （2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。 （3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。 （4）、项目施工（月）进展报告。 5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。 6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。 业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。 7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 （1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。 9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。 10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、
外来文件管理流程完整版
外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
外来文件管理程序 1 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2 适用范围 适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。 技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准； 法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章； 政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知； 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等； 适用的质量管理体系标准，工具书。 4、外来文件管理规则 、保存期限：外来文件永久保存，随时更新； 、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 5 工作程序 外来文件的获取 a.国家、省、市政府及各相关职能部门； b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社； c.互联网、电话传真。 外来文件的识别 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别； b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本； c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别； b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围； 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室； b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批； c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。 外来文件的分发 涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。 外来文件的查询 各部门可根据需要，到各归口部门查阅。 外来文件的检查 质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。
建设工程项目现场监理文件 归档与组卷管理规定
成都衡泰工程管理有限责任公司 衡泰字[2014]016号 建设工程项目现场监理文件资料 归档与组卷管理规定 为发挥监理文件资料在工程建设中的管理作用，提高建设工程水平，保证工程质量安全，规范建设工程监理文件资料的管理，根据《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《四川省建设工程文件归档技术管理规定》[2006]158号、《四川省建设工程项目现场监理文件资料组卷指南》，结合公司实际情况，制定建设工程项目现场监理文件资料归档与组卷管理规定。 一、监理资料归档管理要求 1、监理文件资料是实施监理过程的真实反映，是监理工作成效的具体体现，也是工程质量、安全事故责任划分的重要依据。项目监理机构应建立完善的监理文件资料管理制度，明确岗位责任，监理人员应如实记录自己职责范围内的文件资料，及时分类整理，并移交专人进行管理。 2、监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并由总监理工程师指定专人进行监理资料的日常管理及归档工作。 3、工程监理文件资料形成应与随工程建设过程同步，并真实反映建设工程的实体质量、现场安全以及监理工作情况。 4、各项目监理机构应对监理文件资料内容的真实性、完整性、有效性负责。
5、在工程监理过程中，监理资料应按单位工程、分部、分项、专业、阶段等进行组卷，存放保管并编目。 6、各项目监理机构资料应按照归档资料的内容组卷，应做到“及时整理、真实完整、分类有序”，并采用信息化技术进行监理文件资料辅助管理。 7、监理文件资料不得随意修改，当需修改时，应实行划改，并由划改人签署。 8、监理文件资料的文字、图表、印章应清晰，内容完整、结论明确、签认手续齐全。 9、监理文件资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期，提供单位应对资料的真实性负责。 10、工程表格除特殊情况外一律采用《四川省工程建设统一用表》及《建设工程施工质量验收规范实施指南》第二版及增修部分的要求填写。 11、专业监理工程师应根据要求认真审核资料，给出详细审查意见并签字；不得接收盖章、签字不全的资料。存档资料表格中不应留未填写空格，否则应写明未能填写的原因，审核整理后应及时交资料管理人员整理、存放。 12、对项目经济资料的签认须有2人及以上的具有签字资格的人员签字；监理过程中未完善签字手续的经济资料，监理人员签认后应暂时留存复印件，待资料签字手续完善，经核对确认无误后再置换复印件，存档原件。 13、对于施工单位因特殊原因未能按时提交的资料，监理项目机构应及时下发监理通知单、工作联系单或备忘录催交并存档。 14、执行保密制度，公司下发文件和转发的文件项目总监应在一月内组织项目部人员进行培训学习，并存档于《内部管理资料》第六卷。 15、项目监理机构归档资料盒脊背处统一粘贴公司卷标，应注明工程名称、卷号、卷名，统一采用打印形式。盒内应附卷内目录，详细记录文
外来文件管理规定
外来文件管理规定 -标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
1. 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2. 范围 本标准规范了公司外来文件的管理办法 3．工作职责 技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。 4. 术语及定义 外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。 5、外来文件管理规则 5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 6、外来文件的管理流程 6.1 文件接收、评审： 技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责 人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认 是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否 可执行。 6.2 文件转化： 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时 视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审 批、签字。 6.3文件发放： 技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登 记在相应的内部管理清单中。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相 关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需 发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话 通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行 发放。 2
作业指导书制定管理规定(升级版-含文件全部附表)
XXXXXXXX有限公司 作业指导书制定管理规定 文件编号： 版本： 编制： 审核： 批准： XXXXX有限公司发布
作业指导书编制管理规定 1.目的 确保生产按操作规范作业，辅料、工具、物料的合理使用，保证产品质量及生产过程顺畅，和作业指导书的制作和管理。 2.范围 管理办法规定了制造生产现场作业指导书的编制原则、依据、结构内容、格式、文本要求及应用管理的基本内容。 本管理办法适用于制造中心现场管理的作业指导书的编制和管理，其它二级企业可参照执行。 3.规范性引用文件(无) 4.定义 4.1现场标准化作业 以企业现场安全生产、技术活动的全过程及其要素为主要内容，按照企业安全生产的客观规律与要求，制定作业程序标准和贯彻标准的一种有组织活动。 4.2全过程控制 针对现场作业过程中每一项具体的操作，按照技术标准、工艺标准、规程规定的要求，对制造现场作业活动的全过程进行细化、量化、标准化，保证作业过程处于“可控、在控”状态，不出现偏差和错误，以获得最佳秩序与效果。 4.3现场作业指导书 对每一项作业按照全过程控制的要求，对作业计划、准备、实施、总结等各个环节，明确具体操作的方法、步骤、措施、标准和人员责任，依据工作流程组合成的执行文件 5.作业指导书的编制原则 5.1体现对设备的全过程管理，包括设备验收、运行检修、缺陷管理、技术监督和反 措要求等内容；体现对现场作业的全过程控制。 5.2现场作业指导书的编制应依据工程部提供的流程图、控制计划、PFMEA、特殊特
性清单，防错计划书等工艺文件内容和技术标准内容，应施行刚性管理，变更应严格履行审批手续。 5.3应在作业前编制，注重策划和设计，量化、细化、标准化每项作业内容。做到作 业程序有要求，安全有措施，质量有标准，考核有依据。 5.4针对现场实际，进行危险点分析，制定相应的防范措施。 5.5应体现分工明确，责任到人，编写、审核、批准和执行应签字齐全。 5.6围绕安全、质量两条主线，实现安全与质量的综合控制。优化作业方案，提高效 率、降低成本。 5.7每工序的作业任务编制一份作业指导书。 5.8应规定保证本项作业安全和质量的技术措施、组织措施、工序及验收内容。 5.9以人为本，贯彻安全生产健康环境质量管理体系（XXXEQ）的要求。 5.10概念清楚、表达准确、文字简练、格式统一。 5.11每工序的作业任务应体现工程操作所需时间，应含宽放时间的设定体现。 5.12应结合现场实际由专业技术人员编写（IE），由相应的主管部门审批。 6.作业指导书的编制依据 6.1、流程图、控制计划、PFMEA、特殊特性清单，防错计划书、BOM清单、包装要求等工艺文件和技术指标，总成图等技术标准编制现场的作业指导书。 6.2.在流程图、控制计划、PFMEA、特殊特性清单，防错计划书、BOM清单、包装要求等工艺文件和技术指标，总成图等冻结后，开始编制作业指导书，编制作业指导书按照产品复杂程度不同所需时间也不同，时间范围一般在3-7天内完成。 7．现场作业指导书的应用与管理 7.1应用 7.1.1 各单位按照本导则，参照范本，结合现场实际，具体编写现场作业指导书。 7.1.2 作业指导书须进行专题学习，作业人员应熟练掌握工作程序和要求。 7.1.3 现场作业应严格执行指导书，逐项打勾或签字,并做好记录，不得漏项。 7.1.4指导书在执行过程中，如发现不符合实际、图纸及有关规定等情况，应立即停止
公文收发管理办法
唐山湾生态城国泰热力有限公司公文收发管理办法 第一章发文管理 第一条各部门需要对外发送的文件，首先应由发文部门主办人员拟稿，经部门负责人审核签字、综合办公室文秘工作人员从文体格式上审核修改后、综合办公室主任签字，报送公司主管领导或总经理签字，再由拟文部门主办人员持审签单印发，加盖公司公章（附：发文审签单）。 第二条公文的制发程序包括：拟稿、审核、签发、复核、打印、分发。 （一）拟稿 拟稿通常原则是“谁主管、谁拟稿”，重要文件应由部门负责人或分管领导亲自撰写。 （二）审核 综合办公室对业务职能部门拟写的，以公司名义发文的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿部门同意并请示公司分管领导后，重新修改后再审。 （三）签发 业务职能部门拟写的文稿，统一归综合办公室审核后，再送（提）交公司领导签发。文件经过公司领导签发即成定稿，产生效力。 （四）复核 公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否符合要求等。 （五）印制 文件经公司领导签发，办公室复核后即印制。文稿印制前应确定印制份数，编好发文字号，以便一并缮印。 （六）分发 公司发出的文件，均需进行严格登记，建立发文登记表，登记后方可由主办部门分发至受文单位。 第二章收文管理 第三条收文办理是指收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、回收等程序。
第四条签收和登记。凡上下级往来的公文由综合办公室统一签收，编号登记，并进行文件传阅。 第五条审核 收到需要办理的公文，由办公室文秘人员在登记后进行文件传阅，并在传阅单上并提出拟办意见，必要时可根据来文要求限定办结时限。交综合办公室主任签审。 第六条拟办 办公室主任阅签后，呈总经理对公文提出意见。根据总经理阅签意见，送达公司相关领导阅示。 第七条批办 公司相关领导收到需要阅示的公文时，对有具体请示事项的，传阅人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第八条承办 文秘人员接到公司领导签批的公文后，应按领导批示意见转至承办部门阅办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本单位职责范围的，应及时向主批人汇报，并协调修改批办意见，后交文秘人员，由文秘人员转新承办部门办理。 第九条催办 对送领导审批和交承办部门承办的文件，办公室文秘人员应负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办部门接到文件、函、电等应立即指定专人在规定的期限内办理完毕，不得拖延，紧急公文应随到随处理，提出办理时限，阅文人员应签字并注明阅文时间。 第十条回收 公文办结后，由综合办公室文件收发人员及时回收并归卷保管。 第十一条其他规定 （一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件传送无关人员阅览；对尚未传达的密级文件不得向外泄露内容。 （二）公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，对涉及两个部门以上的事项，应由主办部门会同协作部门协商处理和答复。 （三）公文密级由综合办公室依照上级规定和公司实际合理设置，禁止个人、部门随意扩大阅读范围，防止泄露公司经营机密。
外来文件管理制度
1、目的 对外来文件进行识别、明确外来文件流转程序，规范外来文件管理。 2、适用范围 适用于本厂对所有的外来文件进行控制和管理 3、外来文件分类 3.1从企业外部任何部门、单位获得的各种公文。 3.2企业以公款购买的各种资料（含书籍、下同）。 3.3企业从外部任何渠道获得的产品标准或与产品质量有关的各种技术文件资料或者图样等。 4、相关职责 4.1工程部负责对外来文件的产品标准进行识别。 4.2品质部负责对外来文件与质量相关的标准进行识别。 4.3企管办负责外来文件归口管理工作。 5、相关规定 5.1外来文件的识别 5.1.1凡是与产品标准有关的外来文件，收到后移交工程部进行识别。识别内容主要包括：标准的有效性、发布实施年份、是否为最新标准；标准中的条款是否都是适宜的等5.1.2凡是与产品质量有关的外来文件，收到后移交品质部进行识别。 5.2外来文件的管理 5.2.1公文的管理 5.2.1.1资料员收到公文后，应立即进行登记。并在半个工作日内按公文的内容送分管领导传阅，传阅过程必须履行签字手续。
521.2相关领导阅读公文后必须签署意见交办公室资料员。 521.3资料员按相关领导签署的意见处理公文并作好登记、存档工作。 5.2.2购买的资料管理 5.2.2.1任何部门购买的资料必须先送办公室资料员处进行登记，办公室主任审核发票并签字。 5.2.2.2资料采用借阅方式，任何人借阅资料必须履行签字手续。属长期借阅的资料 必须在每半年归还一次后再借。其他资料必须在一周内归还。 5.2.3技术文件管理 5.2.3.1不论任何人从任何渠道获得的技术资料文件（图纸，下同），必须交工程部资料员。由工程部对文件资料进行识别登记后，按规定程序进行传递。 5.2.3.2工程部资料员和文控员对已登记的文件资料进行分类保管。 5.2.3.3新产品资料或新产品图先送常务副总进行审阅，常务副总审阅后应指示资料员如何处理，资料员按指示进入下一程序。 5.2.3.4新产品或新图纸的传递程序：资料员 '原件文控中心存档复印件传常务副总（研究决定后）*资料员按指示传工程部经理—工程部进行试制 形成正式文件资料后------ 料员—存档。 5.2.3.5老产品资料或图纸更改的传递程序：资料员一原件文控中心存档—复印件传工程部（更改后或处理后）—> 资料员。 5.3外来文件的分发 5.3.1凡属于技术类的外来文件，由工程部按文件管理相关规定进行分发和控制。 5.3.2凡属于管理类及其他的外来文件，由企管办按文件管理相关规定进行分发和控制。 5.4外来文件的控制