公司外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义3.1 技术标准涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。
4 职责4.1办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对外来文件的保管、分发等。
5 工作程序5.1 外来文件的获取5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。
5.2 外来文件的识别5.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
5.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；5.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。
5.3 外来文件的分发5.3.1对外来文件识别后，将外来文件及时存档管理；5.3.2对需分发的外来文件，由确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；5.4 外来文件的更新5.4.1涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。
5.5 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。
5.6 外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
外来文件管理规定
外来文件管理规定1 目的为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 适用范围适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。
3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等。
3.2 质量类文件：与本公司产品品质的查验、量测有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件等。
3.3 管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。
4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新。
4.2 技术部负责识别、更新技术性文件。
4.3 质量部负责识别、更新质量类文件。
4.4 安保科负责识别、更新与安全相关的管理性文件，综合管理部负责识别、更新与管理、卫生等相关的管理性文件。
4.5 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准。
4.6 综合管理部文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保留、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各类会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、；d.客户5.2 外来文件的识别5.2.1技术性文件a.客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部应在两天内移交给技术部；b.技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。
c.技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性及适宜性。
5.2.2 质量类文件a.质量部对与本公司产品品质的查验、量测有关的标准进行识别，以确保所采用的查验、量测方式正确或更优，并考虑加入内部查验规程中。
b.质量部对与质量环境管理体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及适用本公司的条款，并作为质量环境手册及程序文件更新的依据。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
公司对外来文件的管理制度
第一章总则第一条为加强公司对外来文件的管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各子公司对外来文件的管理。
第三条公司对外来文件的管理应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保外来文件在传递、存储、使用过程中的安全，防止丢失、损坏、泄露；2. 准确性原则：确保外来文件内容准确无误，避免因文件内容错误导致工作失误；3. 及时性原则：确保外来文件在规定时间内传递到相关部门，提高工作效率；4. 规范性原则：严格按照国家法律法规和公司相关规定对外来文件进行管理。
第二章文件接收第四条各部门、各子公司应指定专人负责接收外来文件。
第五条接收外来文件时，应仔细核对文件名称、发送单位、日期等信息，确保准确无误。
第六条接收外来文件后，应在文件上注明接收日期、接收人，并登记在文件登记簿上。
第七条对不符合接收要求的文件，应及时退回发送单位。
第三章文件传递第八条文件传递应严格按照文件登记簿上的记录进行。
第九条文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、复制。
第十条传递文件时，应使用公司内部传递系统，确保文件安全、快速传递。
第十一条文件传递过程中，如遇特殊情况，应及时报告上级领导，寻求解决方案。
第四章文件存储第十二条公司应设立专门的文件存储室，用于存放外来文件。
第十三条文件存储室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保文件安全。
第十四条文件存储应按照文件类型、日期等进行分类，便于查找和使用。
第十五条文件存储室应定期清理，及时销毁过期、失效的文件。
第五章文件使用第十六条文件使用前，应仔细阅读文件内容，确保准确无误。
第十七条使用文件时，应妥善保管，不得擅自涂改、销毁。
第十八条文件使用后，应及时归还，不得擅自带走。
第六章文件销毁第十九条文件销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。
第二十条文件销毁前，应登记在文件销毁清单上，并由专人监督。
第二十一条文件销毁后，应及时上报上级领导，并做好销毁记录。
公司外来文件保密管理制度
一、总则为加强公司对外来文件的保密管理，确保公司商业秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司接收、处理、传递、存储和销毁所有外来文件，包括但不限于合同、协议、技术文件、市场调研报告、财务报表等。
三、保密责任1. 公司各部门负责人对本部门接收的外来文件保密工作负总责。
2. 各部门员工应严格遵守保密制度，对所接触到的外来文件保密。
3. 保密责任人应定期对部门员工的保密工作进行监督检查。
四、保密措施1. 文件接收（1）接收外来文件时，应核实文件来源，确认文件性质。
（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应在文件封面或附言中注明“保密”字样。
（3）对涉及国家秘密的外来文件，应严格按照国家保密规定进行接收和处理。
2. 文件传递（1）传递外来文件时，应选择安全可靠的途径，确保文件在传递过程中的安全。
（2）传递涉及公司商业秘密的外来文件，应指定专人负责，并采取加密、密封等保护措施。
3. 文件存储（1）存储外来文件时，应选择安全可靠的场所，确保文件在存储过程中的安全。
（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应分类存放，并设置密码或密码锁。
4. 文件销毁（1）外来文件不再使用时，应按照公司规定进行销毁。
（2）销毁涉及公司商业秘密的外来文件，应采用碎纸机、焚烧等方式，确保文件内容无法恢复。
五、违规处理1. 对违反本制度，泄露公司商业秘密的员工，公司将视情节轻重，给予警告、记过、降职、辞退等处分。
2. 对泄露公司商业秘密，给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任。
六、附则1. 本制度由公司保密委员会负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
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1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：
3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：
4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：
6.内容:
6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:
6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确
认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部
门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、
TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等
客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来
文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其
有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文
件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:
6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：
顾客转来部门及客户代号公元年度流水号
之文件后二码
6.3.2有关法律、法规方面之外来文件
代表法律部门代号公元年度流水号
法规后二码
6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程
T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外
来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
6.4外来文件的分发
外来文件如须分发时，品保部须将文件名称、编号、分发日期登记在[文件发放与回收记录表]内，以便追踪。
6.5外来文件管理:
6.5.1.品保部负责有编号的外来文件的管理。
6.5.2.外来文件须依类别存放在文件夹中并标识。
6.6借阅与归还：
6.6.1须借阅外来文件者，应向品保部办理借出，借阅人须在[文件资料借阅
登记表]上登记，并签名。
6.6.2.借阅人在借阅期满时，应主动归还所借出的文件，品保部须在[文件资
料借阅登记表]上注明归还日期。
6.6.3.借阅期满时，品保部若查觉未归还，应向借阅人收回文件。
6.7外来文件的变更或作废
6.7.1 外来文件及资料如有变更或修订，新的外来文件发行时其旧版之文件将
自动作废。
作废之文件由文管中心统一收回处理。
6.7.2 品保部销毁文件或资料时，须记录于[文件销毁记录表]上。
6.7.3 无效的外来文件及资料有保存的必要时，需加盖[作废]予以识别。
6.8 控制特性的文件识别:各项过程控制指导文件及类似的文件（如控制计
划、作业标准、检查标准）均必须注明客户的控制特性符号，以指明那
些过程会影响到质量特性。
6.9 工程规格文件
6.9.1客户提供的图纸依《文件和资料控制程序》管理。
6.9.2除图纸外所有客户的工程规格、标准及其变更，须在五个工作日内，
适时的审核、分发及执行，同时须建立一份记载每项变更生效日期
的记录，且实施该作业时所
有相关文件都须是最新版本，如FMEA分析表、控制计划、PPAP记录…
等。
6.9.3为避免无效外来文件及资料的误用，品保部须在每年上半年填写[外
来文件最新版次确认表] 传真给客户确认，如有变动条款则更新版
次状况及修订[外来文件总览表]，并分发各部门核对，以鉴别其版
次是否为最新的版本。
6.9.4有关PPAP核准/设计/过程/降级使用并记载每项客户核准变更的生效
日期的记录录，由品保部负责按客户别分别建立在[PPAP/设计变更/
过程变更/特采核准生效记录表]。
7.相关文件：
7.1《文件和资料控制程序》
8.相关记录：
8.1文件发放与回收记录表
8.2文件资料借阅登记表
8.3 PPAP/设计变更/过程变更/特采核准生效记录表
8.4外来文件管制一览表
8.5外来文件收文登记表
8.6文件销毁记录表
文件发放、回收记录编号：DXC－4.1－01
文件销毁申请
外来文件(图样)登记表。