外来文件管理规定
外来文件管理规定
外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；4.4 办公室负责识别更新管理性文件；4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c）互联网、电话传真；d）客户；5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。
5.2.2 质量文件a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。
5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
外来文件管理制度模板
外来文件管理制度模板1. 文件管理概述本制度旨在规范企业对外来文件的管理，确保文件的准确性、完整性、及时性和安全性，提高工作效率。
外来文件包括但不限于合同、协议、报告、信函等书面文件。
2. 文件管理责任1.企业职能部门负责制定和执行外来文件管理制度，定期检查部门文件管理情况，并提供相关培训和指导。
2.各部门负责本部门外来文件的接收、分发、存储、归档和销毁等工作。
3. 外来文件接收1.接收外来文件的人员应在文件到达后24小时内确认接收，并进行登记，包括文件来源、日期、文件标题等信息。
2.在接收文件时，应仔细检查文件的完整性和准确性，如发现问题应及时向发送方反馈并协商解决。
3.接收人员应将已接收的文件及时传递给相关部门或人员，并记录相应传递信息。
4. 外来文件分发1.对于需要分发的外来文件，接收人员应按照规定的流程和权限将文件传递给相应的部门或人员。
2.分发人员应及时将文件送达，并在文件上进行签收确认，同时记录相应的分发信息，包括日期、接收人员等。
3.文件发送方应随时查询文件的分发情况，如发现问题应及时跟进解决。
5. 外来文件存储1.外来文件存储应有专门的文件柜或档案室，设置相应的分类和编号系统，方便文件的归档和检索。
2.文件柜或档案室的管理人员应负责对文件进行分类、编号、整理和保管，并定期检查文件的完整性和安全性。
3.文件的存储应按照一定的时间要求进行归档，即根据文件的保管期限和重要性确定文件的保存时间，并编制相应的销毁计划。
6. 外来文件归档1.归档人员应按照文件编号和分类将文件进行整理和归档，并制作相应的档案目录。
2.针对重要文件，应进行复制备份并存放于安全的地方，以防意外事件导致文件丢失。
3.归档人员应定期检查已归档的文件，并确保文件的完整性和安全性。
7. 外来文件销毁1.外来文件的销毁应严格按照销毁计划进行，以确保文件的保密性和安全性。
2.销毁人员应对待销毁的文件进行核对，确保文件的完整性和准确性。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
外来文件管理规定
外来文件管理规定1.目的：Purpose:对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2.适用范围：Scope:适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3.定义：Definition:3.1 技术标准:涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范:与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件:国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。
3.4 体系文件：ISO/TS16949条款，ISO14001条款，AS9100条款，ISO9001条款ISO9004条款，OHSAS18001（如适用时）。
4.权责区分：Responsibilities:4.1 文管中心统筹管理和保存公司除图纸以外的外来文件。
4.1.1 技术标准类外来文件由工程部搜集，统一存储在文管中心，图纸由工程部负责接收和管理其分发；4.1.2 人事行政部负责获取和管理法律法规及政策文件类外来文件，统一存储在文管中心，；5.修订记录：Revision Content:Rev Revise Reason Made By Audit By Approved By Date6.工作流程：Working Flow:无7.工作说明：Working description7.1外来文件的获取7.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
7.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。
7.2 外来文件的识别7.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
7.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到文管中心进行识别和保存；7.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。
三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。
2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。
3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。
4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。
5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。
四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。
1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。
1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。
2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。
2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。
3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。
3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。
4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。
4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。
4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。
五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。
2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。
医院外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强医院外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档等环节的规范性和高效性，提高医院行政工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于医院接收的所有外来文件，包括但不限于政府文件、行业规范、合作协议、通知公告、咨询函件等。
第三条医院外来文件管理应遵循“及时、准确、安全、保密”的原则。
第二章文件接收第四条医院设立专门的文件接收岗位，负责接收外来文件。
第五条文件接收时，应详细记录文件名称、发送单位、发送日期、文件编号等信息，并核对文件完整性。
第六条对于需要保密的文件，接收人员应严格保密，不得泄露。
第三章文件登记第七条接收文件后，应在当天完成登记工作，登记内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件编号、文件密级等。
第八条登记完毕后，将文件按照文件类型、密级等分类存放，并建立电子档案。
第四章文件传递第九条文件传递应按照文件密级和紧急程度进行，确保文件及时送达相关部门。
第十条传递文件时，应使用专用文件袋，确保文件安全。
第十一条对于需要送达院领导或相关部门的文件，传递人员应及时报告，并确保文件按时送达。
第五章文件处理第十二条文件处理应按照文件性质和职责分工，由相关部门或人员负责。
第十三条对于需要归档的文件，相关部门应按照归档要求整理、归档。
第十四条对于需要回复的文件，相关部门应在规定时间内予以回复。
第六章文件归档第十五条文件归档应按照档案管理要求，对文件进行分类、编号、装订。
第十六条归档文件应确保完整、清晰、便于查阅。
第十七条归档文件应定期进行整理、检查，确保档案安全。
第七章文件保密第十八条医院对外来文件保密工作高度重视，严格遵循国家保密法律法规。
第十九条对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等内容的文件，应严格按照保密规定处理。
第二十条严禁泄露、复制、篡改、销毁外来文件。
第八章附则第二十一条本制度由医院办公室负责解释。
第二十二条本制度自发布之日起施行。
通过以上制度，医院将更好地对外来文件进行管理，确保文件传递、处理、归档等环节的规范性和高效性，为医院各项工作的顺利开展提供有力保障。
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外来文件管理规定
-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
1. 目的
对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围
本标准规范了公司外来文件的管理办法
3．工作职责
技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义
外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、外来文件管理规则
5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；
5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；
5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）
B、转换引用（如产品标准，接收准则等）
C、参考(如工具书，体系标准)
6、外来文件的管理流程
6.1 文件接收、评审：
技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责
人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认
是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否
可执行。
6.2 文件转化：
如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时
视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审
批、签字。
6.3文件发放：
技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登
记在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相
关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需
发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话
通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行
发放。
2
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通
知相关人员。
必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查
阅。
6.4外来文件更新：
职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新
版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。
回收与报废按照《文件控制
程序》执行。
7、相关文件：
QSP01《文件控制程序》
QSR4.2-01 《文件接收，发放，回收记录》
3
附件一：《外来文件管理》流程图
4。