秘书案例分析(新)

３．要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、 成熟老练的涉外秘书。五则招聘广告不约而同的要求应征者要具 备二、三年工作经验或从事过某种工作，至少也具有独立处事 的能力，安排会议，处理文件，接待来访等等，都能应付自如。 ４．要有良好的人际关系。秘书部门是人际关系密集的地方，上 下沟通，左右联系，迎来送往，都得与人打交道，都要处理好彼 此间的关系。秘书工作辐射性很强，许多工作需要几个部门合作 才能完成，秘书不善于与同事合作，不能与他人融洽共处，也就 无法做好工作。在三资企业当秘书，人际关系更加复杂。中外双 方领导人由于思维方式、思想方法、管理方法等不同，常常产生 这样或那样的矛盾。 涉外秘书要熟悉中外双方领导人的工作作风和管理方法，了 解外方的风土人情，协调好中外双方领导人之间的矛盾。中外双 方职工由于生活方式、工资待遇不同也会发生矛盾，消除人际间 彼此不和产生的内耗。这就要求涉外秘书必须有很高的协调艺术 能够处理好方方面面的人际关系。
区长在C镇H镇的引导下，先后考察了五家合资企业。每到一 处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的汇报，深 入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企业发展提出 一些指导性意见。这些，我都尽快、尽详地记了下来。 下午五点十分左右，已过下班时间了，L副区长才从会场出 来，回到办公室。我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理， 便交给文印室付印，并组织几名同事装订。待讲话稿装订完毕， 中央电视台的《新闻联播》节目已结束了。我草草了顿工作餐， 仍旧回办公室，准备起草那份汇报材料。我泡了一杯有些发苦的 浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心致 志地起草那个“大块头”文稿，累了喝上一大口浓茶，困了抽上 一支香烟，饿了便冲一碗方便面。到初稿结束时，已近次日凌晨 三点。那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好长时间以 后，我都难以忘怀。
【分析】
从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质： 1. 秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到 早上班，晚下班，节假日常加班。只有这样，才能适应紧张而繁 忙的工作需要。轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书 的。 2. 秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料， 包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等。 3. 秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成 章。只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求。 4. 秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的 意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力。
6. 他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些 新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的 工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？ 他的工作有条理吗？ 7. 他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不 麻烦你？他害怕困难吗？ 8. 他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上 搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领 导处取来你正需要的文件？ 9. 他所具备的秘书基本技能(例如文件归档、速记、和听电 话的态度）是否无可指责？ 10. 他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你 承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样 继续工作？
小玉求职
秘书素养
小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落 榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿 伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张 报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便 津津有味地阅读起来： 某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下； 中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英 语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。 某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相 关工作经验，具有较强的英语听、说、写作能力以及一定的财 务经验。 某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文 字表达能力，熟练资料分类存档。有专业知识及合资企业工作 经验者优先考虑。
11. 他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密 信息资料委托给他吗？ 12. 他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你 自己注意单位及与个人事务有关的出版物？ 13. 他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信 息靠你自己是很难获得、不便获得或不能获得的？ 14. 他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或 讨论，参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、 你的工作、你的顾客，或者你的行业？ 15. 他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向 你汇报情况？
目
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
录
17. 网络入侵者……………………..102
18. 贯彻谁的要求………………….105 19. 办理一封来信，保护桂林风景
8.
9. 10.
11.
12. 13.
14.
小玉求职………………….........3 领导测评秘书二十题………….9 一位政府机关秘书的自述….14 苏珊一日…………………………21 饭店经理秘书的一天………..36 华盛顿与秘书的对话………..46 历经四代的辅政元老………..50 “总统的化身 ”…………………..56 诸葛亮《隆中对》的启示….61 陈毅市长换秘书………………67 收集档案不及时 损失土地五十亩……………….72 一张纸条………………………..76 一字之差 误人前途………….79 秘书须有“过滤术 ”……………..84
有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低， 是不能适应需要的，即使是在三资企业工作，使用母语说话、 写作、工作的机会仍然是最多的。一个合格的涉外秘书，应该 是“中文要好，外语过关”，哪一个方面不好是蹩脚的。另外， 值得注意的是，有一家招聘的是“办公室秘书兼总务”，要求 应征者有“一定的财务经验”，另一家要求“曾从事人事管理 工作”。应征者既能当秘书又能兼做财务、人事工作。一身兼 数职，这是某些企业追求办事效率所采取的措施。这说明社会 需要一专多能的新型秘书。
领导测评秘书二十题
秘书素养
在领导的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K•亚 历克 •麦肯齐在其所著《时间管理》一书中，提出20道测评题目： 1. 秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了 解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标结合？ 2. 假如你离开机关3~4周，你是否深信你的秘书仍能认真负 责地处理你的公事和私事？ 3. 他是帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一 切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的 人？ 4. 如果别人不提醒他，他能否主动执行和坚决完成人交给他 的工作？ 5. 他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、 肯帮助人、把别人的事放在心上吗？
16.他是否不计时间地将每天ห้องสมุดไป่ตู้工作做完？他是否根据需要 自愿在夜间或周末加班？ 17.他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托 给别人，并督促他人完成？ 18. 在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行 公事？ 19. 他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统 节日、假期等），代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？ 20. 在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件 事情的经过，并写出有关事实、有分析、有建议的调查报告等？
令来如山倒，我赶紧着手修改。到八点半前后，Z主任找到我， 说刚刚接到市里的电话，市委督查组本周内要来我区开展小康区 建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个关于小康区 建设的综合性汇报材料。我区小康建设起步较早，从1991年开始 部署到1997年基本建设小康区，前后历时六年多。而我在1996 年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，必须查阅大量 资料，并争取有关部门的支持。于是我遵照Z主任的意见，打电 话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有关负责同志，落实 好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己平时搜集的区内外相 关资料。等我心里有一点谱、准备着手拟稿时，已近十点钟了。 我把提纲交Z主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放下话筒， 对我说：“小石，我们一道到C镇看看合资企业的情况，现在就 走。”
一位政府机关秘书的自述
屈指算来，我的秘书生涯 有近三年时间了。三年来，从 一名秘书专业毕业生成长为一 名文字秘书业务骨干，其中的 甘苦，决不是只言片语可以表 白的。现在追忆起来，给我磨 砺机会最多的是1998年上半 年。那时，区政府刚换届不 久，新一届区政府领导班子成 员大部分来自基层，对他们来 说还有一个“适应”的过程， 区 政府办公室的文字工作任务也 异常繁重。
【分析】
1.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛 增长，日本女性秘书占绝对优势，美国的秘书大军，低层次的女 性秘书竟占90%以上，法国女性秘书也占了半边天。于是有人 预言，将来的秘书是女性的世界。其实，日本的中、高级秘书， 男性占90%以上。这五则招聘秘书的广告，也有60%是男女不 限的。男女秘书各有优势：女秘书性格温和，举止文雅，富有人 情味，善于交际，工作耐心、细致、办事谨慎；而男性秘书精明 干练，办事能力强，思想活跃，处事果断，能吃苦耐劳。企业需 要男性或女性秘书，完全可以按工作需要而定。 2.要有较强的文化和专业素质。五则招聘广告都毫不例外地要求 应征秘书工作者要有大专以上学历。要求应征者懂一门外语，有 较强的文字表达能力，谙熟资料分类存档，懂得电脑操作，等等。
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………….109 跑题………………………………115 主持人为何“罢工”……….118 中共中央一支笔——胡乔木 ……………………………………..121 香格里拉案例………………….127 硅谷的秘书……………………..136 杨修之死…………………………140
当时，政府办公室Z主任刚从基层调任过来，原秘书科W科长 晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另一位 几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业务便 “历史”地落在我的肩上。这对一年半以来以前还是某大学秘书 学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的挑战。 其中有一天，对我来说，挑战实在 太大了。 那是1998年3月中旬的一个星期一。上周因W副主任要赶在 星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交L副区长审阅。 星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办公室领导 都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将L副区长的讲话稿交 文印室印发，我就逍遥无事了。可是，当我到L副区长办公室取讲 话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两部分要作些修改，另 外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下班之前再交他审阅一遍。