构建病案归档管理系统的实践与思考

病案是医务人 员记录病人疾病诊疗全过程的文件 ，而病
案及时 归档工作则是实现医院统计信息服务的前提。作为 医 院管理 评价 指标之一 的病案及时归档率，一直是 病案 管理中
的一个重点和难点。当前 ，病案延期归档存在的主要 问题有 ：
时间是 ： ９月 ２ ７ 、２ ８ 、２ ９日，１ ０月 ８ 、９ 、１ ０日，一共是 ６天 ，
（ ３ ）归档 登记 。为了使病案归档登记变 得简单 、迅速 ， 可 以应用 ｅ ｘ ｃ ｅ ｌ 当 中的多关 键字排序功 能，先将第 一排序确 定为归档 日期 ，第二排序确 定为出院科别，第三排序确定为 出院时 间，再将 原始 资料表分 为 ３ 个层 次 应用第一排序，
就可 以完成全部档案 的排 列 ； 应用第 二排序 ，则可以把没有
用ｅ ｘ ｃ ｅ ｌ 办公软件，内设 出院科别、病人 Ｉ Ｄ号、病人姓名 、 出院时 间、归档时间、归档时差 、主管 医生及科 室提交签名、
个顺序号作为归档号，减少手 写错误和上架错误 ，提高工
作效率，降低 人力成本 。在使用条形码之前 ，接收病案时都
是利用手工录入住院号的方法进 行病案签 收。这种工作方法 虽然也可 以完成跟踪和分析报表的作用，但在 实际录入 中会 经常 出现人为性错误，使指标结果和评价 效果出现偏差 ，评 价结果遭到质疑。 由于使用条形码，有效提 高了签收效率和
月报信息反馈就是指应用书面形式或院内网站刊登形式把分析产生的月报信息上传到医院的管理层和不同科室使医院管理层能够全面了解各科室病案归档情况可以及时采取一定的措施进行督促使各科室明确其在医院此项工作中的顺序可以促进病案归档工作的顺利开展
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构建病案 归档 管理 系统 的实践与思考
文 ／张 玉 霞
档率。
、
系统设计的主要关键点
１ ． 条形码功能的实现，是系统功能完善和提高工作效率 的重要保证。条形码 自动识别技术在病案 回收 、登记、归档 中具有很好的应用 ，病案管理人员通过扫描病案首页上的病 案号条形码 ，实现病案 归档信息 的著录 。同时，分配给病案
一
１ ． 信 息干预的数据处理方法 。应用信息干预手段管理病 以及时采
取一定 的措施进行 督促 ，使各科室 明确其在医 院此项工作 中
的顺序 ，可 以促进病案 归档工作 的顺利开展 。此项干预信息
还有极大 的公开 、透 明作用 ，可 以在一定程度上激励上榜主 管医生和 警示排名落后 的科室。
完成归档的病案依据不 同科室进行排 列，将相 同科室的病案 组 织在一起 ； 应用第三排序可 以把相 同科室 的病案依据 出院
将所需信 息导入，实现出院病人的逐 日添加 ： 而归档时差则
可 以应用办公软件 ｅ ｘ ｃ ｅ ｌ的计算公式 （ 归档时差 ＝归档时间 一 出院时间） 自动计算完成。
月报信 息反馈 ，就 是指应用 书面形式 或院内网站刊 登形 式， 把分 析产 生的月报 信息上传 到医院的管理层和 不同科室 ，使
一
参数设置计算 ７ 、３ 、２日 归档率等指标 。
二、信息干预的实施方法
病案归档率一直得不到有效提高，是病案管理的一大难
点，也是医 院管理层颇为头痛 的事情 。为 了解决这一难题 ，
我们采用 了信 息干预手段 ，并取得 了显著效果 。信息干预其
实就是对从形成 出院病历到病历归档过程 中所产生的各项数 据 资料，进 行全程 的处理 与分析 ，将筛选 出的有价值信 息反 馈 给主管医师和 相关科室，以达到指导 临床 医生在病案 归档 过程中行为的作用，可有效缩 短病案 归档 时间，提 高病案 归
这６ 天都可以作为归档 的病历时间。在这 ６天当中的 １ Ｏ月 １ 、 ２ 、３ 、４ 、５ 、６ 、７目属 于国庆节假期 ，不应该计算在内。
（ ２ ） 在基本设置 中设置节假 日参数 。可 以在参数中设置 假期的时间和天数，计算机在计算归档 率指标时，则会依 据
医院管理层 重治疗过程 、轻归档管理 ； 临床 医生不了解病 历 归档的时限和重要性，不 能及时完成病历书写 ，临床医生科 主任疏于管理 ； 病案回收工作 杂乱 无章、方式多样 ，依然运 用传统病案回收方法等。随着 医院的不 断发展 ，近几年医院 收治病人数量呈逐年递增态势，而病案延期 归档现象也越来 越严重 。对此，仅仅 依靠 简单的管 理手段 ，对延期归档病案 使用被动的电话催缴 的方式进行回收， 没有收到应有的效果 。 针对 目前病案 归档过程 中所存在的 问题，在 现有 的医院信 息 系统 （ Ｈ Ｉ Ｓ ）和 电子病历系 统 （ Ｅ 恹）的基础 上，建立病历 归 档管理系统具有非常重要的现实意义。
准确性。
２ ． 合理设置时间点规则 。在制定病案归档 率指标计算规
则时，一定要根据临床实际情况进行，保证其具有一定 的合 理性和实用性 。因此 ，要制定好设计的工作 日和节 假 日的时
间规则 。
（ １ ） 我们以 ７ 个工作 日为指标计算基础。在 ７ 个工作 日 期间不管放多长时间的假，病历 归档时 间都要保证有 ７个工 作 曰。笔者 以 ２ ０ １ ３ 年 国庆节为例，某病人 ２ ０ １ ３年 ９月 ２ ６日
案 归档过程 ，一定要采取病案归档过程信息资料的收集、整
理和分析应用与实际相符的数据处理方法 。 （ １ ） 建立病案索引库 。建立 电子病 案索 引库是病案归档 不可缺少 的一部 分，其 目的就是便于存储 、检索 、统计、利 用和分析 。系统在充分分析病案首页中的诊断 内容及治疗效 果等病案信 息的基础上 ，建立 以病案关键字为基础的 电子病 案索 引库。 （ ２ ）建立原始 资料。在建 立出院病 人登记表时 ，可 以应
出院 ，接着就是国庆节放 ７天假 。那么 ，这一病人 的病历就
可以 １ ０月 １ ０日前归档，就是 ７ 个 工作 日内。依据 规则归档
２ Ｏ
兰台内外 ２ ０ １ ４６
Ｉ 档 苑论 坛
病案室签收签名等 ９ 个项 目。通过医院信 息系统 （ Ｈ Ｉ Ｓ ）直接
有一定提醒作用， 有利于加快所有临床科室的平均归档时间。 这一干预信息的公开部分是临床科室， 具有一定的预警作用。