项目文件编码及文档管理手册
管理体系文件编码规则
管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
文件编号与标识规定
1 目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用。
本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。
2 本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“XX物业”以“WDWY”表示。
b) 文件类型代号管理手册 MM(Management Menu)工作指引 WI(Work Instruction)标准表格 FR(Form Record)2.2 管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式0～9）0～9）如：。
2.2.2工作指引的编号方式(01～99)10～99）管理手册代号工作指引代号XX物业代号如：WDWY-WI-MM5101 表示源自XX物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。
2.2.3表格的编号方式(01～99)0～9）如：即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。
3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。
a)公司名称代号：在WDWY的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“WDWY/DL”表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“WDWY/JL”表示，等等。
b)文件代号质量手册——QM程序文件——OP工作手册代号按业务模块分类约定如下：✧内部管理类：XZ—行政 RS—人力资源 PX—培训 ZN—职能。
项目档案分类编号规则
项目档案分类编号规则一、目的为规范统一中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程(以下简称500万项目)文件的管理与控制，统一项目的文件编号系统，特制定本规定。
二、适用范围本规定适用于500万项目中包括呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目部(以下简称项目部)，工程总承包、设计、施工、监理等承建单位以及供货商需要正式发布及受控文件，均应按照本程序的规定进行编码。
三、项目文件内容项目文件包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。
其中项目竣工文件又包括项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件。
四、项目文件编号名词定义(一)项目号中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目号定为“P5311”。
(二)部门及专业代码部门/专业代码为3 位代码，见附件1，技术类文件专业代码见附件2。
(三)文件类型码文件类型码为 3 位代码，文件的类型分类及编码定义见附件3。
1(四)装置号装置号为4位代码。
(五)工段号工段号应由设计单位在相关设计文件中明确，工段号应设置为2位数字代码。
(六)单位码项目部应对项目的相关单位进行编码，单位编码为4位代码。
单位码规定见附件5。
五、项目文件编号规定(一)项目前期文件1、可行性研究、任务书。
项目可行性性研究报告批复前的文件编号规定按照计划与控制部相关规定执行。
2、项目基础资料。
项目基础资料可不编号。
3、项目准许类文件。
项目准许类文件可不编号。
(二) 项目管理文件1、项目管理制度文件。
包括项目部针对综合管理、财务、项目管理、质量安全、技术与设计、物资采购、施工管理和项目控制，发布的规定、程序、计划及招投标、各类报告相关文件等，均采用如下编号方式:P5311 , VVVV , XXXX , WWW ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)部门/专业代码(4位)装置号(4位)项目号(5位)22、项目沟通文件项目部发布/接受的非技术类文件，主要指项目沟通文件，包括项目部与最终用户、承包商、供货商及第三方之间的信函、传真、文件传送单、备忘录等，编号规则如下:P5311 , VVVV , WWWW/XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)接受单位码(4位)发送单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)3、会议纪要P5311 ,WWWW ,XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)4、项目合同文件项目合同编号，由项目部计划控制部统一编号。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册安全手册环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
项目管理中软件项目文档的分类管理
项目管理中软件项目文档的分类管理软件文档可以分为产品文档和开发文档两大类。
产品文档包括：《产品简介》、《产品演示》、《疑问解答》、《功能介绍》、《技术白皮书》、《评测报告》、《安装手册》、《使用手册》、《维护手册》、《用户报告》、《销售培训》等。
项目管理者联盟，项目管理问题。
开发文档包括：《功能要求》、《投标方案》、《需求分析》、《技术分析》、《系统分析》、《数据库文档》、《功能函数文档》、《界面文档》、《编译手册》、《QA文档》、《项目总结》等。
项目管理一、产品文档项目管理1. 《产品简介》--包括公司背景、产品概念、适用范围、产品功能、功能特点、运行要求和公司联系地址。
2. 《产品演示》--包括公司简介、产品背景、产品描述、产品特点、产品作用、适用范围、使用分析、功能模块、解决问题、合作伙伴、成功案例等。
一般用Power point或者VCD录制软件实现。
3. 《疑问解答》--列出用户关心的问题和处理方法。
用于解答软件的操作功能和解决用户的疑难问题。
4. 《功能介绍》--以《需求分析》为书写基础，包括软件介绍、软件结构、功能列表、功能描述和公司联系地址。
5. 《技术白皮书》--以《技术分析》为书写基础，包括功能实现、技术选型、关键技术问题的解决、技术方案特点、技术升级方向等。
6. 《评测报告》--第三方权威评测报告。
包括评测目的、评测范围、评测环境、评测内容、实测数据、性能表现、结果分析和评测总结等。
7. 《安装手册》--包括系统环境、运行平台、产品安装过程、初始环境设置、安装记录等。
8. 《使用手册》--包括产品简介、功能列表、功能描述和解释、功能操作、客户服务和联系方式等。
9. 《维护手册》--包括产品简介、系统须知、初始环境设置、系统配置、数据管理和备份、技术问题解答和联系方式等。
10. 《用户报告》--包括产品简介、购买时间、使用目的、使用时间、使用地点、实施过程、出现问题和解决、产品总结和建议等。
文件编号原则
部门代码：
总经理室：GM 品管部：PG工程部：PM
人力资源部：HR 业务部\销售部：M S 生产部:PC
工业工程部：IE 研发项目部：RD 采购部：PD 财务部：FD 厂务：FA 资材部：ZC 管理部：G L
文件代码：
质量手册：QM 程序文件：QP 检验指导书：SP 操作规范书:OE 工作指引：IC
资产代码
检测、检验设备：JC 生产设备：ZJ
办公设备：BG
一阶文件编码原则：
一阶文件泛指：质量手册（QM）；
编码原则：XXX---XX—XXXX
公司代码----管理编码-- ---流水号
DSD—QM—0001
二阶文件编码原则：
二阶文件泛指：程序文件（QP）；
编码原则：XXX—XX---XXX--XX
公司代码—程序文件---序号---版本
DSD---QP---001---A0
三阶文件编码原则：
三阶文件泛指：各部门作业指导书（SOP\SIP）
编码原则：XXX---XX---XX---XXX
公司代码—部门代码---文件代码---流水号
DSD—QC—CI—001
四阶文件编码原则：
四阶文件泛指：各部门表单
编码原则：DSD---XX--流水号
公司代码—部门代码---流水号
DSD-QA-001
各部门设备仪器编码原则：
公司代码-部门代码-设备代码-流水号
DSD-QA-JC-001
丁是丁-品质部-检具-001。
文件编号与标识规定
文件编号与标识规定1目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。
2本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“xx物业”以“ WDV”Y表示。
b) 文件类型代号管理手册MM(Ma nageme nt Menu)工作指引WI(Work In structio n)标准表格FR(Form Record)2.2管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式WDWY-MM O某一节的自然序号(0〜9) 所在章的自然序号(0〜9) 管理手册代号物业代号如：WDWY-MM41表示xx物业管理手册中的第四章第一节，即《方案管理》222工作指引的编号方式WDWY-WI-MOV O99）（10 〜99XX物业代号如：WDWY-WI-MM5101表示源自xx物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。
2.2.3表格的编号方式WDWY-FR-MMD表格代号------------------------------------------------ x x物业代号如：WDWY-FR-MM7601表示源自xx物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。
3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。
a）公司名称代号：在WDW的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/DL表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/JL表示，等等。
文档编码说明
浙江陶氏软件科技有限公司文档编码说明2012年1、目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2、适用范围适用于营销部文件的编号管理和控制：2.1项目类文件：是指营销部对用户ERP实施前、实施中及实施验收这一过程产生的各类文件。
2.2其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；2.3编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3.1．公司名称公司全称：浙江陶氏软件科技有限公司公司简称：陶氏软件公司简称编码：TSRJ3.2日期格式为：yyyy-mm-dd 或yyyymmddyyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。
mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。
dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。
例如：2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）3.3文件版本下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
3.43.5项目文件命名格式：TSRJ/….-vnn-(AA-)BB-X-yyTSRJ/….：项目缩写，模具管家（MJ）、塑胶管家（SJ）Nn：版本号，分为简易版（JY）、标准版（BZ）、高级版（GJ）AA：客户简称。
X：代表密级，参见三（4）节。
BB：工作过程名称：相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，例如：TSRJ/MJ-BZ-华龙实业-SRS-3-1.0解释：陶氏科技/模具管家-标准版-华龙实业-软件需求分析报告-一般保密-1.0版本3.6营销部制度和管理文件营销部规章制度和管理文件的编号格式为：TSRJ/YX-AB-X-ddYX：陶氏科技营销部。
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中粮置业投资有限公司
项目文件编码及文档管理手册
（试行版）
（第二版/2010-3-04）
1.引言
2.文件归档
电子文件归档
书面文件归档
3.文件编码系统
文件编号（编码）系统
项目参与单位编号（编码）表
4.文件收发程序
地址和邮件
来件受理过程
发函过程
承包商文件提交
5.图纸管理
图纸分类
图纸接收
图纸发放
旧图存档
6.借阅管理
7.标准格式和表格
附录1预算合约部文件归档系统结构图
附录2招标阶段文件存档目录
附录3经济文件存档内容
附录4项目文件编号（编码）表
附录5项目参与单位编号（编码）表
附录6文件收进流程
附录7文件发放流程
1.引言
健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。
建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。
本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。
在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。
本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。
2.文件归档程序
电子文件归档
全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。
这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。
这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。
在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：
每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。
备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。
书面文件归档
书面文件的归档原则：
文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。
与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。
内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。
收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。
收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。
发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；
收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。
其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。
下面是预算合约部文件归档系统目录。
1.合同
设计类
咨询类
工程类
合同
设计变更
工程洽商
现场签证
图纸会审
经济审批文件
设计变更
工程洽商
现场签证
工程款支付
主材调价文件
材料、设备审批单
材料设备品牌变更审批单
合同
采购类
前期类
2.会议纪要
咨询例会
监理会议纪要
其他例会
3.其他
询价文件
内部传阅文件
招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。
）。
招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。
书面文件检索
项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。
3.文件编码系统
缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。
文件编号（编码）系统
文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。
部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YS-QS--09-001
“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001
“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
其他文件编码详见附录4
项目参与单位编号（编码）
详见附录5
4.文件收发程序
任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有权要求其修改后重新提交。
地址和邮件
预算合约项目办公室地址
预算合约项目办公室传真号
来件受理过程
“执行”、“传阅”或“抄送”。
通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。
负责跟进的人进行以下操作：
(a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收；
(b)将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。
发函过程
发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。
资料员在对方签收后将文件副件归档，并进行发文电子目录登记。
承包商文件提交
5. 图纸管理
图纸接收。
图纸发放
指定单位签字接收后方可取走。
旧图存档
6.借阅管理
外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。
借阅人应妥善保管借阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时归还。
7.标准格式和表格
工作联系单
内部传阅单
公司文件传阅表
借阅登记簿
发文登记簿
收文登记簿
资料销毁记录
档案标签
附录1预算合约部文件归档系统结构图
预算合约部文件归档系统结构图
说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。
发文：按发文编号顺序存档。
业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。
顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。
附录2招标阶段文件存档内容
经济文件存档内容
1经济文件审批表1经济文件审批表
2变更工程报价汇总表及变更工程报价清单2材料/设备价格审批单
3组价明细3业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效确认文件
4变更指令
5业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效文件
6用于计量的有效图纸
7获批准的材料价格审批单（如果有）
8其他相关文件
2工程款支付申请表2资金请款单
3工程形象进度表3经济文件审批表（已签批的）4工程款支付评估报告（造价咨询公司出具）4合同中关于付款条款复印件
5工程进度款报审表（采购货物的供应商不
适用）
5
其它资料（如有，预付款保函、置业内部请
示等）
6工程部确认函（如有）7监理审核意见
2材料、设备品牌变更审批单2分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定调整价格的材料价格调整明细表
3经监理、设计单位或业主工程部签署的有
效确认文件
3工程形象进度表
4其他合法有效的证明文件
1材料、设备审批单
2经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件
附录6文件收进流程
附录7文件发放流程。