高职院校公文发文字号编制中有关问题的探讨
高校公文中常见问题分析
6.不懂行文关系与行文规则 不懂行文关系与行文规则
发文主体的资格 党政行文不分：一个学院的“通知”发 文者为“某某学院 某某学院党办” 向平行关系的单位发上行文 授权行文问题 公文公开问题
7。公文格式其他项目与稿本欠规范 。
规范性文件的格式（成文日期与生效日 期） 文件盖章 公文复印件效力问题
2.随意请报 “请报”指以单位名义向上级报送“请 意见”“报告” ”“报告 பைடு நூலகம்”、“意见”“报告”。 随意请报主要有三种情况： 随意请报主要有三种情况： 主送个人， 书记” 校长” 主送个人，如“x书记”、“x校长”。 教务处、 多头主送 ， 如 “ 教务处 、 科技处并实 验室管理处” 验室管理处” 越级上报
c.规范性用语不同 .
报告用“ 以上报告如有不妥，请指示”， 特此报告” “特此报告”等； 请示用“当否，请批复” 特此请示， 请示用“当否 ，请批复 ”，“ 特此请示 ， 请批 复” 。 目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。 目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面 。 请示、 请示、报告混用 关于请校领导出席毕业典礼的报告》 如《关于请校领导出席毕业典礼的报告》 请示、 请示、报告并用 关于召开新一届学代会的请示报告》 如《关于召开新一届学代会的请示报告》
4.公文标题病误 公文标题病误
标题缺少行文单位 公文标题通式为：发文机关+关于+事由+ 公文标题通式为：发文机关+关于+事由+的+文种 标题无文种 将一般公文误作为法定公文 χχ关于 关于……的规划》《 χχ 关于 的规划》《 关于……的 如《χχ关于 的规划 的 总结》 总结》。 转发、印发性通知文种被放弃， 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文 χχ关于转发 关于转发……的方案》。 的方案》 种。如《 χχ关于转发 的方案
公文发文字号编制中常见问题的探讨
公文发文字号编制中常见问题的探讨目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类：一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；二是外交、军事等领域使用的专用公文。
本文探讨的是第一类。
规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。
发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称条例）、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）和《国家行政机关公文格式》（以下简称格式）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定，但在实际应用中仍然存在着不少病误，值得探讨。
一、发文字号的规范要求（一）发文字号的构成要素《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。
联合行文，一般只标明主办机关的发文字号”；《办法》规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办机关发文字号”。
以上两个公文法规阐明了党政机关、企事业单位、群众团体正式公文发文字号由三个要素构成：机关代字+年度（份）号+发文顺序号。
比如：闽政文…2009‟28号这个发文字号，三个要【】素齐全。
其中机关代字为“闽政文”，说明公文的制发机关是福建省人民政府；年度（份）号为“2009”，指的是福建省人民政府2009年制发的公文；顺序号为“28”，指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件。
（二）各构成要素的格式要求1、机关代字。
同一单位、同一类公文的机关代字应当统一，如何确定机关代字，虽没有统一规定，但必须注意与名称相近的其他机关相区别，一般不超过6个字。
主要有以下几种格式：一是仅有机关名称代字，没有其他附加成份。
如：闽委办…2009‟54号、闽政办…2009‟3号等。
其中闽委办、闽政办就是中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅的代称。
二是机关名称代字+行文方向代字。
如：国发…2000‟23号，“国”为国务院的代字，“发”表示行文方向为下行文。
公文格式中常出现的不规范现象
公文格式中常出现的不规范现象公文格式中常出现的不规范现象一、发文字号不规范有单位发文字号的年份用圆括号“（）”或者用中括号“[]”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”括入。
一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×字[×××]0×号”、“×字[×××]第×号”等不规范格式。
正确的发文字号应为“×字〔×××〕×号”。
二、公文字体不规范规范的公文，标题用2号小标宋体；“主题词”用3号黑体；批语、签发人姓名用3号楷体；主题词词目用3号小标宋体；正文、抄送（报送）机关以及印发机关、日期、份数均用3号仿宋体（仿宋_GB2312）。
三、公文标题不规范常见错误是在公文标题中使用了标点符号，如逗号、顿号和书名号等。
某单位某文件标题为：关于印发《××单位公务员普通话培训三年规划》的通知，应改为：关于印发××单位公务员普通话培训三年规划的通知。
四、引用公文不规范引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整；三是注意排列顺序，先引标题，后引发文字号。
常见错误有：先引文号后引标题、只引文号不引标题、只引标题不引文号。
应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。
错例：据××办发〔2005〕l2号文《关于×××的通知》，应改为：据《关于×××通知》(××办发〔2005〕12号)。
五、结构层次序数使用不规范规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃；三是“(一)”“1．”“(1)”后标点混淆，出现“(一)、”“1、”“(1)、”的错误现象。
2018高校公文格式常见错误及正确做法
高校公文格式常见错误及正确做法行政公文中，经常出现以下几种格式错误：一、没有公文标题或标题不准确公文标题是对公文内容及文种的简要概括，能让阅读者知道该公文的大致内容及类型，因而是一份公文中不可缺少的重要部分。
但在实践中，我校有的单位上报学校的公文有时存在缺少公文标题或标题不准确的情况。
正确做法：在每一份公文中均应有标题，标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
如：资产管理处关于报废三辆汽车的请示、法学院关于召开XX学术会议的报告。
二、没有主送机关或主送机关标注不规范主送机关即通常所说的“抬头”，指公文的主要受理机关。
除会议纪要、决定等少数文种外，其余文种的公文中均应准确标注主送机关。
实践中，我校有些公文没有主送机关，或者主送机关标注不规范。
正确做法：标题下空1行，用3号仿宋体字左侧顶格。
主送机关不止一个时，每个或每类机关间用标点分隔。
最后一个主送机关名称后标全角冒号。
上报学校的请示、报告等，一般使用“校党委”、“校行政”、“校党政办公室”等作为主送机关；给其它部门的平行文或给本单位内部的下行文，用全称或者规范化简称。
除非是领导指定报送的公文，否则主送机关不能是领导个人。
三、字体、字号不正确行政公文中经常出现字号过大或过小、乱用字体等格式错误。
正确做法：公文标题一律使用二号标宋字体，正文一律使用三号仿宋字体。
四、无发文单位印章在行政公文中，印章是判断公文真伪、生效与否的一个重要依据，不可缺少。
但有些单位上报学校的公文却未加盖印章，显得非常随意。
正确做法：在每一份公文的成文日期处均应加盖公章。
通过办公系统报送电子公文的，也须加盖电子印章。
公文写作常见问题解析
公文写作常见问题解析一、公文格式方面的问题1. 字体字号不规范有些同学写公文的时候根本不注意字体字号。
比如说，正式公文要求标题一般是二号小标宋体字，正文是三号仿宋字。
可是很多人就随便选个字体，字号也是忽大忽小的。
就像写作文一样随心所欲，这可不行啊。
公文是很严肃的东西，字体字号不规范，看起来就特别不专业。
2. 行距问题行距也是个容易被忽视的点。
正常的公文行距是固定值28磅或者30磅之类的，但是有些人的公文行距乱得很。
行距太窄的话，字挤在一起，看起来密密麻麻的，让人看了头疼。
行距太宽呢，又显得很松散，没有公文那种紧凑、严谨的感觉。
二、公文内容方面的问题1. 语言过于口语化公文语言要求准确、简洁、庄重。
可是好多人在写公文的时候，就像平时聊天一样。
比如说“这个事儿啊，我们觉得应该这么办”，这在公文中就不合适。
应该写成“经研究，拟采取如下措施”之类的话。
2. 逻辑不清晰有些公文内容东一榔头西一棒槌的。
比如说，先说项目的预算，然后又突然跳到项目的背景，接着又说人员安排。
完全没有逻辑顺序，应该按照一定的逻辑，比如先背景，再目标，接着计划、预算、人员安排等顺序来写。
三、公文写作中的用词问题1. 生僻词滥用有些人觉得在公文中用一些生僻词就显得自己很有文化。
但是呢，这往往适得其反。
比如说“谫陋”这个词，大多数人都不知道啥意思，如果在公文中用了，可能看公文的人还得去查字典，这就影响了公文的阅读效率。
2. 近义词混淆像“必需”和“必须”，好多人都分不清。
“必需”强调的是不可缺少，是一种客观需求，比如“水是人类必需的资源”；“必须”强调事理上和情理上的必要，比如“我们必须遵守纪律”。
在公文中用错了，就会改变句子的意思。
高职应用文写作教材中行政公文编排的科学性探析
高职 应 用 文 写作 教 材 中行 政 公 文 编 排 的科 学 性 探 析
李 珊 ，彭春焰
（ ．广州华南商贸职业学 院 基础部 ，广东 广州 ５ ０ ５ ；２ １ １ ６ ０ ．中国对外贸易 中心 中心办公室，广东 广 州 ５ ０ ３ ） １ ３ ５
摘
要 ：现行 的 高职 应 用文 写作教 材 中行政 公 文 的编排 大 多结构 雷 同， 学案例 缺乏 教
次 印刷 ；吴 晓芳 《 用文 写作 》 （ 向２世 纪 高等 院校 应用 型精 品规 划教 材 ） 应 面 １ ，天 津科 学技 术 出版社 ， ２ ０年 ２ 第 １ 第 １ 印刷 ；张耀 辉 《 秘写 作 》（ 等职 业教 育实 用系 列教 材 ） ０８ 月 版 次 文 高 ，高 等教 育 出版社 ，
轻重的作用 。高等职业院校 的学生也应该了解和掌握公文写作知识 。行政公文写作是各专业人才必 备 的写 作技 巧之 一 ，它应 该 作 为各专 业应 用写 作 教学 的主 要 内容之 一 。
一
、
应用文写作教材 中行政公文编排存在的问题
现 行 的应用 文 写作 教材 在 行政 公文 的编 排 上 比较粗 糙 ，存 在很 多 问题 。从 出版 日期 、出版 社 、 适 用范 围大 小等 方面 综合 考虑 ， 文选 取 了５ 较新 的具有代 表 性 的教材 来分 析 目前应 用文 写作 教材 本 部 中行政 公文 编排 的现 状 。这 ５ 教材 作 为高职 应用 文 写作 教材 的代 表 ，能 比较全 面 地反 映 高职应 用文 部
结构 体 系使 教材 特色 不突 出，缺 乏针对 性 、指 导性 和可 操 作性 ， 导致教 学 过程 中教 师只 能蜻 蜓 点水 地讲 解 理论 内容 ，学 生虽然 一看 就懂 、一听 就会 ，但 遇到 实 际 问题 还是 无从下 手 。 另外 ，在 章 节 的安排 上 ， 《 学 实用 文写 作 》、 《 编应用 文 写作 实用 教程 》 、 《 用 文 写作 大 新 应 教程 》基 本上 都 是按 一节 一个 文种 进行 编 写 ，节与 节之 间没有任 何 衔接 ； 《 文秘 写 作》按 党 政公 文 和行 政 公文进 行 分类 编排 ，不 同文 种 之 间的衔 接做 得不 够 。只 有 《 应用 文 写作 》在 文种 的编 排上 考
发文字号常见错误析
发文字号”常见错误析《国家行政机关公文处理办法》（XX年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（gb/t9704 —1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。
但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。
一、搭配虚字。
口：“X政字〔XX第2号”、“X发字〔XX第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。
规范化的用法是：“皖政〔XX〕2 号”（即安徽某某人民政府XX年度发的第2号文件）、“皖发〔XX 35号”（即中共安徽某某委XX年度发的第35号文件）。
二、要素颠倒。
《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。
但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。
如：“ （76）榕银农字第85 号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。
规范化的用法应是“榕银农〔1976〕85号” 。
三、年号不全。
如“X政发〔97〕8号”、“ X政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986 年度。
虽然，在廿、廿一世纪里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997 年、1986 年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697 年、2097 年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。
所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986《国家行政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。
四、错用括号。
口“X政办（XX）8号”、“X政办〈XX 8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。
规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“X政办〔XX〕8 号”。
对高职应用写作教材例文中存在问题的探讨
二 、编 著者应 提高 自身 的知 识水 平和 业务 素 质 。首先 ，教 材 编写者 应具 备相 当 的应 用 写作 教
学 经验 ，了解 高 职 学生 的语 文基 础 、写作 能 力 、
阅读 水平 ，拥有 深厚 的应 用 写作 理论 知识 ，这 样
才 能发现 内容 新颖 、表 达流 畅 、笔法 老到 的好 例
此 问题 进行粗浅探讨并找 寻对策 。
一
一
标题靠边排列 ，没 有红色反线 、签发人 等。２ 文 成
日期 书写不 规范 。行政公 文 的成 文 日期应用 小 写
汉 字完 整地 写 出年 月 日，然 而许 多例 文 中使 用 的 是阿拉伯 数字 ，如 “０ ８年 ｌ 月 ３Ｅ” ． 文格 ２０ １ ｔ 。３ 例 式 与基 础知 识部分 陈述 不一 致 。不管 例文安 排在 基 础知识 前 面还是 后 面 ，一些 教 材 中或多或 少都 出现 了基础 知识部 分所述 文 种格 式与 例文格 式不
ＳＥ ＣＲＥ ＡＲＹ Ｓ ＣＯＭ Ｐ ＡＮ Ｉ ＯＮ
Ｔ 蟑 图 ‘ ■ — ● ●
口杨 芸芸
应 用写 作是各 高 职 院校普 遍开 设 的一 门公共
材 中 的公 文 例 文 常 出 现格 式 错 误 ，如 “ 级 ” 密 、 “ 密期 限 ”位 置不对 ，发 文字 号 中的括 号写 错 ， 保
（ 三） 滥用 … Ｘ’符 号 。在 列举 例 文时 ，许多 教材 为避 免不必 要 的麻烦 ，保 护相关 人 员和 组织 的隐私及 商业秘 密 ，常常用 “ ”符号代替组 织名 Ｘ 称 、人名 或者 时间等 要素 。在不 影 响 阅读 效果 且
必需 的情 况下 ，少 量使用 … 符 号无可厚非 ，但 Ｘ’
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误 ， 得探讨 。 值
一
单位 、 同一 类 公 文 的机 关 代 字 应 当 统一 ， 何 确 如
定机关 代字 ， 没有统 一规 定 ， 必 须注 意与名 称相 虽 但 近 的其 他 院校相 区别 ， 般不 超 过 ６个 字 。主要 有 一
以下几种 格式 ： 一是 仅有 院校名 称代 字， 其它 附 没有 加 成份 。如 ： 闽北 职 院［ ０ ］２号 。二是 院校名称 代 ２ ９２ ０
术学院 ； 年度 （ ） 份 号为 “０９ ， ２０ ” 指的是福建生物 工 程职业 技术 学 院 ２０ ０ ９年制 发 的公 文 ；顺序 号 为
“０ ”，指 的是 福 建 生 物工 程 职业 技术 学 院 ２０ １５ ０９
号 中的 “２０］ （ 发 文顺 序号 。顺 序号 用 阿拉 ［０９”。 ３）
阐明 了党 政 机关 、 事 业 单 位 、 众 团 体正 式 公 文 企 群
发文字号由三个要素构成 ： 机关代字 ＋年度ｆ 号 ＋ 份） 发 文顺 序号 。 比如 ： 闽生 工 院［０９１５号这个 发 文 ２０ １ ０ 字号 ，三个要素齐全 。其 中机关代字为 “ 闽生工
院 ”，说 明公文 的 制发机 关是福 建生 物工程 职业 技
字号 由发文 机关代字 、发文年度和发文顺序号组 成 ， 注于 版头下 方居 中或者左 下方 。联合 行文 ， 标 一
般 只标 明 主 办机 关 的发 文 字 号 ”； 办 法 》 规 定 ： 《
“ 发文字号应当包括机关代字 、 年份、 序号。联合行
文， 只标 明主 办机关发 文字 号”。以上 两个公 文法规
议 。
关 键词 ： 文 ； 文 字号 ； 范要 求 ； 公 发 规 病误 分析
文字 号 是公 文格 式 中不 可缺 少 的组 成 部
年 制发 的第 １５ 文件 。 ０号 ２ 各构成要 素 的格式要 求 。 （ ） 、 １ 机关 代字 。同
一
分 ， 中国共产党 机关公 文处理条例 》 《 （ 以下 简称 条例 ） 《国家 行政 机关 公 文处 理 办法 》 、
的代字 ， 发 ” “ 表示 行文 方 向为 下行文 。三是 院校名 称 代字 ＋内容 特征 代字 。如 ： 关 于表彰 ２０ 《 ０ ５年度 参加 全 国 、省 、市职业 技 能大赛 获 奖学生 的通 知 》 （ 温职 院学 ［ ０ ］３ ２ ５１８号 ）其 中 “ ０ ， 温职 院 ” 温州 职 是 业 技术 学 院的代 字， “ ” 是 文 件 的 内容 特 征 ， 而 学 则 即学生 管理 方 面 的文 件 。 四是 院校 名称代 字 ＋字 。 如 ： 南 宁职 业 技术 学 院 国家 示 范性 高等 职业 院校 《
、
发 文字号 的规范 要求
字 ＋行文 方 向代字 。 ： 关 于印发遵 义职 业技术 学 如 《
１发文字号的构成要素。《 、 条例 》 规定 ： 发文 “
院 ２０ 年稳定安全工作要点 的通知 》 遵职院发 ０９ （
［ ０］ 号 ） 其 中 “ ２ ９ ０ ５ ， 遵职院” 为遵义 职业技术 学院
・
４６ ・
伯数码标识 ， 顺序号不编虚位 （ １ 即 不编为 ０ １ ０ 或 ０ ）不加 “ 字。 １， 第” 但政府机关令 、 政府机关负责人
令， ： 如 国务 院令 、 国家 主 席 令 、 国务 院总 理 令 等 ， 其 发 文 字 号 的结 构 无 机 关 代 字 无 年 号 ， 式 为 “ ＋ 格 第 发 文顺 序 号 ”。而且 ，发 文顺 序 号不 是按 年 度编 排 的 ， 是 在 发 布 命 令 （ ） 政 府 机 关 或 政 府 机关 而 令 的
《 搞建 高教研 究 ） ｏ ｓ年 第 Ｆ期 ２ ｕ ： ｉ
高敦 管理
高职院校公文发文字号编制 中 有关 问题 的探 讨
林 显 云
（ 建 生物 工程 职业技 术 学 院 办公 室 福 建 福 州 ３ ０ ０ 福 ５ ０ ２）
摘 要 ： 文 字号是 公 文格 式 中不可缺 少的组成部 分 ， 文 以《 发 本 条例 》 《 、 办法》 《 式》 、格 等公 文 法规 为依 据 ， 阐述 公 文发 文字 号的 结构 、 式要 求 ， 格 分析 、 正 常见 的病误 ， 纠 并提 出了若干 建
建设项 目绩效考评管理办法 》（ 南职院字［ ０１１ ２ ７ ５ ０ ２ 号 ）其机 关代字 为 南 宁职 业技术 学 院 的代 字 ＋字 。 ，
（） ２ 年度 （ ） 。年 代应 标 全 称 ， 阿拉 伯 数 码 标 份 号 用
识， 括人 六 角括 号 “ 】 。如 ： ［ ”内 闽生 工 院［０ ９８ ２ ０ ］８
字 ［０ ８３ ０ ］６号 ， 这里 的 年份所 用 的括 号 “ ”、 （） “ 均是 错 误 的 。规范 的用 法 应 是六 角 括 号 “ ”， ： ［］ 如
桂 工 职 院党 『０ ８４号 。六 角括 号 不是 数 学 的 中括 ２ ０１
号。
５ 乱设 虚位 。 ： 、 如 闽艺 职院［０ ７０６号 ， 文字 ２ ０］９ 发 号 中除 了括号 用错 外 ， ０ ６号 ” 改为 “６号 ”。 “９ 应 ９
负责人 的任职届 内依次编排流水号的。此外 ， 党政 机关 、 会 团体 、 社 企事 业 单位 编 发 的通 报 ， 发 文字 其
号也 通 常采用 “ 十× ”的格式 编制 。 第 期 ３ 发文 字号 的标 识位 置 。发文 字号 属于 公文 的 、 眉首 部 分 ， 识 位 置一 般在 发 文 机关 标 识 下 空 ２行 标 处 ， ３号 仿宋 体 字 ， 中排布 。 文字 号之下 ４ ｍ 用 居 发 ａ ｒ