公路工程竣工文件编制办法
公路工程竣工文件编制办法
(修订稿)
第一章总则
第一条为使我省公路竣工文件编制统一、规范、系统、完整与准确,根据《中华人民共与国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002与交通部《公路工程竣工验收办法》(交通部令2004年第3号)、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办发［2001］390号),结合我省实际制定本办法。
第二条本办法适用全省新建、改建公路工程。公路大、中修工程可参照执行。
第三条竣工文件就是指公路工程在“预可”、立项、“工可”、勘察设计、招投标、施工、交竣工验收及后评价等全过程中所形成得反映项目真实面貌、具有保存、查考、利用价值得各种形式与载体得历史记录。
第四条竣工文件就是竣工验收得基础资料,必须始终重视资料得积累与管理,要与工程建设同步进行,以保证资料得真实、准确。竣工文件必须按统一标准与要求进行编制,坚持高标准、高质量。
第五条各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理得原则,依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督得指导。根据《国家重点建设项目档案
管理登记办法》与《浙江省重点建设项目档案管理管理登记办法》规定,及时填报国家与浙江省《重点建设项目档案管理登记表》,并抄送厅档案室。
第二章职责与分工
第六条建设项目在招标、投标与签订设计、施工及监理合同、协议时,应当设立专门条款,明确约定有关方面提交竣工文件得套数、费用、时间、质量要求,以及对竣工文件得整理、归档责任。
第七条编制单位应将竣工文件编制纳入工程建设项目得管理之中,建立竣工文件编制及管理领导人责任制,明确一位分管领导并建立相应得管理机构与管理网络,配备专职得技术人员或档案人员负责竣工文件得编制工作,确保竣工文件得真实、完整、准确与系统,质量符合归档要求。编制人员要保持相对稳定。
第八条竣工文件资料应随工程建设进度同步积累与整理,工程竣工时竣工文件也应编制完毕。设计、施工与监理单位在项目完成时应按本办法得要求向建设单位提交有关项目竣工文件。
第九条竣工文件编制遵循“谁形成,谁编制”得原则。建设、设计、施工、监理等单位,根据各自得职责以施工、监理合同段为单位分别编制竣工文件,具体分工见附件1。
建设单位会同各参建单位编制项目申报文件、设计文件、
工程管理文件及竣(交)工验收文件、科研文件。建设单位要对工程档案进行集中统一管理,负责竣工文件工作得组织、协调与指导。
设计文件由建设、设计单位负责编制。
施工文件与竣工图表、竣(交)工验收文件由施工单位编制,监理单位负责检查审核。
监理文件由监理单位负责编制,并负责监督、检查项目建设中文件收集、积累得完整、准确情况。
第十条重点工程档案按照交通部、省有关规定必须进行档案专项验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
档案专项验收申请,应严格执行《国家行政机关公文处理办法》得规定,按照厅一贯得行文关系办理。凡交通部批准初步设计得重点工程建设项目,申请文件由建设单位得主管部门(市交通局或省公路局、港航局、交通集团公司,下同)报厅,由厅转报交通部档案馆组织(委托)验收;由省发改委批准初步设计得重点建设项目,申请文件由建设单位得主管部门报厅,或者主送厅、抄送省档案局。由厅与省档案局联合组织验收(委托验收)。
公路工程交、竣工验收时,交通主管部门档案机构与档案行政管理部门应派人参加。
第十一条建设单位在项目通过竣工验收后三个月内按
附件2得归档要求向有关单位办理移交手续,并在项目档案交接签证单(接收签证单见附件3)上签字,交接双方各执一份,作为接收凭证永久保存。
属于国家重点工程建设项目(交通部批准初步设计)得竣工档案,按交通部进馆要求向交通部档案馆移交相关得档案。
属于省重点建设项目得竣工档案,还需向省公路局移交第三部分工程管理文件、第六部分科研文件材料、第七部分竣工图表、第八部分竣(交)工验收文件。
移交竣工文件同时附科技档案归档目录(见附件4)一式二份与文件级、案卷级数据库光盘一份。
第三章编制内容与要求
第十二条竣工文件分九部分编制,第一部分:项目申报文件,第二部分:设计文件,第三部分:工程管理文件,第四部分:施工文件,第五部分:监理文件,第六部分:科研文件材料,第七部分:竣工图表,第八部分:竣(交)工验收文件。第九部分:特种载体(声像、实物等)档案。竣工文件具体内容要求见附件5。
第十三条竣工文件内容及编制要求中,带“*”号得内容必须在交工验收(质量鉴定)前整理好,并先行组卷。竣工文件根据归档范围分别装订成卷。正本归建设(业主)单位。
第十四条竣工文件得排列顺序按工程进度顺序产生文件得顺序排列,做到完整、准确、系统,竣工文件应符合相应得质量要求,做到清晰、耐久、规范。
第十五条特种载体得归档按照《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档及管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》等有关规范与标准得相关规定执行。特种载体档案与纸质档案一并移交归档。
第十六条照片档案以册为保管单位,照片与文字说明(包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者)一同整理存放,照片档案装具应统一。数码照片要求冲印一套5或6寸照片装册,与定期刻录得光盘一一对应一并保存。
第十七条附属设施本办法已包括得按本办法执行,没有明确包括内容得,则按相关行业规范标准进行编制整理后统一归档。
第十八条施工、监理文件中各类表格、表式详见浙江省交通厅工程质量监督局编制得《浙江省公路工程施工统一用表》。
第四章格式
第十九条案卷编目
案卷构成得顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表(详见附件6A、B、C、D)。
文件材料幅面原则为A4纸(210mm×297mm)。
打印文字材料原则采用3号仿宋体,表头标题原则采用20号仿宋体,表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。
1、页号
单页书写得文件材料在右下角编写页号,双页书写得文件材料,正面在右下角、背面在左下角编写页号,且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。
成套图样或印刷成册得文件材料,自成一卷得,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其她文件材料组卷得,应排在卷内文件材料最后,已编有页号得只需在卷内文件目录页次中填写册数,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。
案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。
2、案卷封面与脊背
案卷封面须填写档号(指档案分类号与案卷顺序号)、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。
案卷题名,应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括公路工程建设项目得起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称,如属桥梁、隧道等工程项目,还应同时标明结构、部位得名称。项目名称以初步设计得批复为准。
编制单位,就是指案卷形成单位。
编制日期,就是指案卷形成日期。
卷脊应填写保管期限、档号与案卷题名或关键词。
3、卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任
者、日期、页次、备注等项组成。
顺序号,填写文件材料排列得顺序号,用阿拉伯数字从1起依次标注。
文件编号,填写文件材料得原始编号或图样图号。
责任者,填写文件材料得直接形成部门或主要责任者。责任者可采用通用得标准简称。
文件材料题名,应填写文件材料标题全称,没有标题或标题不能说明文件材料内容得,应自拟标题。
日期,填写文件材料得形成日期,年、月、日,用8位阿拉伯数字表示。
页号,填写每份文件首页上标注得页号,最终件标注起止页号。
备注,需要时填写。
卷内目录排列在卷内文件材料得首页之前。
4、备考表
应标明卷内文件材料得件数、页数,不同载体形式文件得数量以及在组卷与案卷使用过程中需要说明得问题。
立卷人应由责任立卷人签名。
立卷日期应填写完成立卷得日期。
检查人应由案卷质量审核者签名。
检查日期应填写审核日期。
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管得档
案保管单位得档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。
5、案卷装订
文件采用盒装。具有长期保存价值得重要工程竣工文件(最终计量支付报表)可同时采用光盘或缩微技术进行归档、保存。数据格式要求见附件7。
竣工文件采用整卷装订。图纸及其她不便于装订得文件材料可不装订,但每份图纸或文件材料右上角需加盖档号章(见附件8)。档号章内容包括该份图纸所在案卷得档号与在本案卷中所在页次。文件装订应采用三孔一线方法装订,每卷装订厚度一般为10mm,20mm,30mm,40mm为宜,特殊情况可用50mm,60mm。装订时靠装订边与下边取齐,不得使用浆糊、普通胶水与金属丝等其它方式。每卷文件装订线一边至少应空出25mm,其她各边空出10mm,文字部分上下应多空出一些。对批语、签注意见写在文件装订线上得,应予以粘贴补宽,对纸张规格大小差别较大得文件材料应适当粘贴或折叠。
外文资料应保持原来得案卷、文件排列顺序及装订形式。
第二十条设计图
设计图应按初步设计图与施工设计图两大部分装订。设计变更资料必须经监理工程师审核确认。设计资料扉页要加盖设计单位公章并符合图纸出版得有关规定。
第二十一条竣工图表得编制要求
(一)竣工图应全面、准确反映工程竣工时得全部施工实际造型与特征,其内容应与施工图、设计变更、材料变更、施工及质检记录相一致。竣工图表必须经监理工程师审核确认,在扉页要加盖编制单位公章。
(二)竣工图要求图面整洁,文字工整、清晰。竣工图规格一般按A4(297mm×210mm)或A3纸(420mm×297mm)装订;底图不折叠,平放在专用底图柜内,大于1号得底图也可卷放装筒。图标外露、模湖不清得图纸应重新绘制,全部合格后再装订。
(三)竣工图应参照原设计图编制要求,按工程施工实际情况绘制。重复使用得标准图、通用图,可不编入竣工图,但必须在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。
(四)竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表,表中竣工数量必须与计量支付相符。
(五)设计变更一览表与变更图纸应排列在竣工图表得前面。一张更改通知单涉及多张图纸得,或图纸不在同一卷内得,应在备考表加以说明。
第二十一条竣工图得更改方法
(一)更改一般就是杠(划)改;局部可以圈出更改部位,在原图空白地重新绘制;当无法在图纸上表达清楚时,应在标题栏上方或左边用文字说明。图上各种引出说明应与图框平行,引
出线不交叉,不遮盖其她线条。
(二)利用施工图更改必须注明更改依据(如设计更改通知单、洽商记录等得文件编号)与更改日期。
(三)有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改得,应在修改变更处进行杠改,当变更内容较多时,可采用注记说明得办法。
(四)凡按图施工没有变动得,由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章。凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求得变更,可在原图(新图)上修改,加盖修改专用章(见附件9),并加盖竣工图章。凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%得,应重新绘制竣工图(图框见附件10)。参照原施工设计图顺序按实际竣工图图纸得数量重新编写图号,并把图号得第一拼音字母S(原代表施工图)改J(代表竣工图)。
(五)更改应用黑色墨水或碳素墨水,禁止使用圆珠笔、铅笔书绘。
第二十二条竣工图章得使用
(一)竣工图章尺寸为70mm×50mm,内容有:编制单位名称、图号、编制人、技术负责人与编制日期、监理单位、监理工程师(式样见附件11)。
(二)竣工图章签字要求填写齐全,不得代签。
(三)竣工图章应使用不褪色红印泥,盖在标题栏附近空白
处。
第二十三条档号
全省公路路线得档号见附件12。国道、省道具体项目号由省公路局统一确定,县、乡道项目号由市交通局(委)确定,申报项目号要求明确项目所在线路并附初步设计批复,项目中如含单独验收隧道、桥梁需分别立项,并单独给予项目号。一般建设项目,由建设单位统一按竣工文件内容及编制要求排序编制案卷流水号。
档号示例:
2 03 ·? Z —0?0
｜｜｜｜｜
省杭具建案
道金体设卷
线项单流
目位水
号
大型建设项目,以编制单位为单位,按竣工文件内容及编制要求排序分别编制案卷流水号。编制单位号:施工单位直接为合同段号,其她单位以编制单位首字拼音得第一个字母(例:指挥部字母为“Z”,监理单位字母为“J”)与序列号组成。
档号示例1(施工单位):
1 02 ·? 01 —0?0
｜｜｜｜｜
国沪具合案
道瑞体同卷
线项段流
目号水
号号档号示例2(监理单位):
1 02 ·? J1 —0?0
｜｜｜｜｜
国沪具第案
道瑞体一卷
线项驻流
目地水
号办号档号示例3(建设单位):
1 02 ·? Z —0?0
｜｜｜｜｜
国沪具建案
道瑞体设卷
线项单流
目位水
号号
第二十四条计算机条目管理
竣工文件得编制,应采用计算机条目管理,数据库得格式要求见附件13。
第五章附则
第二十五条收尾工程与后评价形成得文件按本办法有关规定整理归档。
第二十六条竣工文件必须有完备得具有法律效力得责任人签章。
第二十七条竣工文件就是工程建设竣工得依据。凡编制得竣工文件未经签认与审核得,主管部门不予办理竣工验收手续。
第二十八条本办法由省交通厅负责解释。
第二十九条本办法自发布之日起施行,对已进入竣工文件后期整理阶段得项目可参照本办法执行。
附件5:
竣工文件内容及编制要求
*第一部分项目申报文件
一、项目建议书及批复、项目申请有关文件
二、可行性研究报告及批复、可行性论证意见
三、项目评估及批复
四、环境预测、调查报告、水土保持设计方案及批复、计划任务书及批复
五、其她
(一)、建设单位筹建机构(项目法人)组建批准文件
(二)、工程项目有关得领导指示、讲话稿、录音、录像、会议记录、信函等
*第二部分设计文件
一、初步设计及有关审批文件
(一)、工程勘察、勘探等设计基础资料
(二)、初步设计文件
(三)、初步设计审批文件
二、施工图设计及有关审批文件
(一)、工程勘察、勘探等设计基础资料
(二)、施工图设计文件
(三)、施工图设计审批(查)文件
三、重大得设计变更及其审批文件
*第三部分工程管理文件
一、建设用地及审批文件
(一)、征地申请报告
(二)、建设用地规划图及许可证
(三)、用地范围图、地形图
(四)、建设用地呈报表及批复
(五)、土地使用证
(六)有关林业、涉河等文件
二、征地拆迁合同、协议
(一)、农田水利设施拆迁
(二)、电力、电缆、自来水、污水管线得拆迁
(三)、房屋拆迁及安置
(四)、有关费税缴纳得凭证、合同及其她
三、其她工程拆迁有关资料
四、征地拆迁及其它工程数量明细表
五、招投标及承发包等合同文件(包括勘察、勘探、设计、科研、监理、施工、采购等合同、协议)
(一)、招投标公告
(二)、资格预审及审批文件
(三)、招标文件及审批文件(只存招标范本以外得招标文件)
(四)、投标文件及承诺书(中标单位)
(五)、评标及评标结果
(六)、合同及公证书
(七)、工程材料招投标文件
(八)、其她
六、工程技术管理文件
(一)、开工报告及审批文件
(二)、设计交底会议纪要
(三)、有关技术规范补充与修订
(四)、施工管理文件
(五)、工程质量事故报告及处理文件(包括申报表、质监部门检查意见、设计院签证得处理意见、事故发生部位得现场照片)
(六)、其她
七、其她文件
(一)、环保及水保
(二)、劳动安全卫生
(三)、消防
(四)、规划
(五)、水、电、暖、煤气等供应协议书
(六)、其她
*第四部分施工文件
一、施工管理文件
(一)、开工令、工程技术要求、技术交底、施工图纸会审纪要
(二)、施工组织设计、重要会审纪要
(三)、分项工程开工申请单及附件
(四)、计划进度及报表
(五)、工程变更
(六)、工程延期与索赔
(七)、其她文件
(八)、工程声像资料
二、施工基础资料
施工基础资料应按合同段为编制单位,以路线前进方向,按单位、分部、分项工程以及施工顺序进行整体编排整理。单位、分部及分项工程得划分参照附件14。
(一)、施工自检评定资料
1、合同段评定资料
2、单位工程评定资料
3、分部工程评定资料
4、分项工程评定资料
5、JTJ071-98附录B-I得评定资料(附件15,竣表1-16)
(二)、施工检测试验汇总表(按实选取)
1、主要工程项目承包检测试验次数汇总表竣表17
2、工程项目路面基层、底基层含灰量(水泥用量)检测结果汇总表竣表19
3、工程项目沥青含量检测结果汇总表竣表20
4、工程项目水泥砼配合比设计汇总表竣表21
5、工程项目沥青混合料配合比、沥青用量与技术指标竣表22
6、工程项目主要材料质量鉴定汇总表竣表23
7、桩基检测汇总表竣表24
(三)、分项工程工序自检资料及原始记录
1、施工记录
2、质检单
3、试验单
(四)施工试验资料
1、原材料验证试验资料
(1)、工程项目验证试验汇总表
(2)、工程项目验证试验报告
2、原材料标准试验资料
(1)、工程项目标准试验汇总表
(2)、工程项目标准试验报告
3、工艺试验资料
(1)、工程项目工艺试验汇总表
(2)、工程项目工艺试验报告
4、其她实验资料
(1)、试验汇总表
(2)、试验报告
(五)、原材料及半成品得质保单(按合同段分类组卷)
(六)、施工日志
(七)、其她施工资料
三、施工进度(过程)照片、录音、录像(光盘)资料
四、施工质量照片、录音、录像(光盘)资料
*第五部分监理文件
一、监理管理文件
(一)、监理规程及监理实施细则
(二)、监理内部及与业主来往文件
(三)、监理工作会议记录
(四)、书面指令与文件
(五)、质量事故及处理文件
(六)、监理月报(按月或期号排列)
(七)、工程延期及费用索赔文件
(八)、交、竣工证书及缺陷责任书
(九)、工程声像资料
二、监理基础资料
监理基础资料应按路线前进方向分段,按单位、分部、分项工程以及施工顺序进行整体编排整理。
(一)、监理工程质量评定资料
1、建设项目工程质量评定汇总表
2、合同段工程质量评定资料
3、单位工程质量评定资料
4、分部工程质量评定资料
5、分基工程质量评定资料
(二)、监理抽检试验汇总表
1、主要工程项目监理抽检试验次数汇总表竣表18
2、工程项目路面基层、底基层含灰量(水泥用量)检测结
果汇总表竣表19
3、工程项目沥青含量检测结果汇总表竣表20
4、工程项目水泥砼配合比设计汇总表竣表21
5、桩基检测汇总表竣表24
(三)、监理工序抽检资料
1、抽检资料
2、试验资料
(四)、监理试验资料
1、原材料验证试验资料
(1)、工程项目验证试验汇总表
(2)、工程项目验证试验报告
2、原材料标准试验资料
(1)工程项目标准试验汇总表
(2)工程项目标准试验报告
3、工艺试验资料
(1)、工程项目工艺试验汇总表
(2)、工程项目工艺试验报告
4、其她实验资料
(1)、试验汇总表
(2)、试验报告
(五)、监理日志
(六)、其她监理资料