暨南大学合同管理办法试行-暨南大学珠海校区总务后勤管理

暨通〔2017〕11号暨南大学关于印发《暨南大学合同管理办法（试行）》的通知校机关各部、处、院、室、中心，各直属单位，各学院，各校区管理委员会：《暨南大学合同管理办法（试行）》已经2017年第6次校长办公会议审议通过，现予以公布，请遵照执行。

执行过程中遇到问题，请及时反映报告。

特此通知暨南大学2017年4月13日暨南大学合同管理办法（试行）第一章总则第一条为推进依法治校，规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规规章，依据《暨南大学章程》，制定本办法。

第二条本办法所称合同，是指以学校或学校授权单位作为一方当事人，与其他自然人、法人、其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

合同形式包括合同书、协议书、意向书、备忘录、补充协议以及其他约定双方权利义务内容的文件。

第三条本办法所称合同管理，是指学校制定和修改有关合同管理制度,并对合同的签订、履行、变更、终止、纠纷处理等环节进行组织、指导、协调及监督等系列活动。

第四条学校对外所签合同包括：（一）合作办学合同；（二）科研项目合同；（三）技术转让合同；（四）物资采购合同；（五）基建修缮工程合同；（六）融资借贷合同；（七）捐赠合同；（八）法律、法规、规章规定的其他合同。

第五条学校不得对外签订担保合同。

第六条合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为重大合同和一般合同。

重大合同是指法律关系复杂、标的额较大，对学校权利义务有重大影响的合同。

第七条本办法适用于学校及其所属各职能部门、学院、直属单位、校区的合同管理。

学校附属医院、校办产业、学校教育基金会等具有独立法人资格单位的合同管理，可以参照适用本办法。

第八条学校实行“统一领导、归口管理、分工负责”的合同管理体制。

第九条合同的订立、履行，应当遵守国家法律、法规、规章和学校有关规定。

学校各单位和相关人员应当积极预防和消除风险，保证合同有效履行，维护学校的合法权益。

第十条学校各单位应重视合同管理工作，建立健全涉及财务、印章、台账等相关合同管理制度，明确合同管理人员，加强协调配合，不断提升学校合同管理水平。

第十一条学校各单位和个人应当做好合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密。

第二章管理机构与职责第十二条学校党政办公室法律事务部（以下简称“法律事务部”）是学校合同业务指导部门，负责全校各类合同的规范、审核、监督、协调工作，其主要职责包括：（一）拟订和完善学校合同管理的基本规章制度，审核学校业务主管部门制定的合同管理实施细则及合同范本；（二）审查学校签订的重大合同，提出合法性审查及风险防范等法律意见；（三）参与学校重大合同的谈判、论证和风险评估；（四）负责合同签订的授权；（五）督促、协调学校涉及的合同法律纠纷；（六）办理学校的其他合同法律事务。

第十三条学校各职能部门是学校合同业务主管部门。

财务、人事、科研、基建、总务、采购等职能部门根据其职责分工负责审批其业务主管范围内的合同。

其主要职责包括：（一）负责业务主管范围内的合同审批、监督、备案；（二）结合部门职责，依据本办法制定合同管理实施细则；（三）根据需要，制定相关合同的示范文本；（四）协调处理业务主管范围的合同法律纠纷；（五）学校授权的其他合同管理事务。

第十四条学校所属各单位为合同承办单位。

主要职责包括：（一）牵头或组织进行合同的谈判，对合同项目进行可行性论证；（二）负责合同的起草，并对合同基本条款完备情况进行审查；（三）根据学校授权，办理合同签订、登记或备案手续；（四）定期、不定期汇报合同执行情况；（五）负责合同纠纷处理；（六）妥善保存相关合同文件和材料，建立和管理合同档案。

第十五条合同业务主管部门制定的合同管理实施细则、合同示范文本，经法律事务部审核通过后方生效使用。

第十六条合同内容涉及两个或两个以上业务主管部门职能或工作内容的，根据合同性质或主要条款确定业务主管部门；不能确定的，根据合同业务相关度来确定主管部门。

第十七条各合同业务主管部门的负责人、合同承办单位负责人为合同管理责任人。

第十八条学校财务、审计、监察部门根据学校内部控制等管理制度，对学校合同管理履行相应的审计、监督等职责。

第三章合同审批程序第十九条法律事务部负责学校合同的合法性审查，必要时对合同的合理性提出建议。

合同业务主管部门依照各自职责范围，综合考虑合法性、必要性、合理性、可行性等因素，对合同条款进行全面审查。

第二十条合同送审时，合同承办单位应当报送以下相关材料：（一）经合同承办单位负责人签字、盖章，同意报送的《暨南大学合同审批表》（见附件）；（二）订立合同的依据，如有关公文、批示、中标通知书、会议纪要、商谈记录等，没有前述文件的，应做书面说明；（三）合同对方为企业或其他营利性组织的，应出具对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；（四）其他证明材料。

第二十一条合同涉及多个合同承办单位的，须经各相关单位会签后再报合同业务主管部门审查。

合同条款内容涉及两个以上部门职责的，应当同时报送相关部门审查。

第二十二条合同业务主管部门或法律事务部审查合同，应当在收到送审合同之日起5个工作日内出具书面审核意见，并根据相应审批权限作出通过审查、建议修改和不予通过的结论。

如送审材料不完备，则应在3个工作日内告知送审单位补交材料。

合同业务主管部门或法律事务部建议修改合同文本的，起草单位应根据有关修改建议，及时对合同进行修改，并送相关部门复查通过。

第二十三条对于重大合同，法律事务部应当会同学校法律顾问对合同进行审查，再提出书面审查意见。

第二十四条合同文本通过审批后，在实际签订之前对合同条款有实质性变更的，应重新履行报批手续。

第四章合同的签订与履行第二十五条校长为学校法定代表人，除学校法定代表人直接签署合同外，学校对外签订合同，应当取得校长授权委托。

校内各单位对外签订合同，需要校长授权委托的，应当申请学校出具校长授权委托书。

校长授权委托书由校长签发。

学校可授权分管校领导、合同业务主管部门负责人以及合同承办单位负责人对外签订合同。

第二十六条未经学校审批和授权，任何单位或个人不得以学校或单位名义对外签订合同。

被授权人不得超越授权范围签订合同。

第二十七条重大合同应当单独授权。

常规性、经常性业务，每次授权的有效期为一年。

学校党政办公室负责制定相应的授权管理办法。

第二十八条授权委托书应当根据所办理事项的具体情况，写明下列内容：（一）被授权人姓名、职务、所在部门或单位；（二）委托事由；（三）委托权限；（四）委托起止时间；（五）需要明确的其他事项。

第二十九条各单位订立合同，应当优先选用国家或行业的合同示范文本，但需要认真审查，并根据实际情况适当填写。

国家或行业没有合同示范文本的，应使用该合同业务主管部门制定的合同范本。

第三十条合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，违约责任具体，文字表达清楚、规范。

第三十一条学校可以根据合同分类审批的实际需要，刻制合同专用章，在学校授权范围内使用。

合同专用章由合同业务主管部门负责管理。

第三十二条加盖“暨南大学”校章或合同专用章时，必须有学校法定代表人或者被授权人签名（或签名章）。

合同中没有签名和签约时间的，不得盖章。

第三十三条经学校审批和授权，合同由业务主管部门负责人、合同承办单位负责人以本单位名义签订并成立的，可直接加盖该单位公章或合同专用章。

第三十四条签署合同应当加盖骑缝章。

有附件的合同，附件应当与主合同一起加盖骑缝章。

严禁在空白合同或空白纸张上加盖印章。

凡未经编号、审批，没有法定代表人或被授权人签署的合同文本，一律不得盖章。

排版格式出现合同末页无合同正文条款的，应当在合同结束处明显位置打印标注“此页无正文”字样。

第三十五条合同业务主管部门应根据国家法律法规和学校规定制定专门的印章管理制度，明确使用范围、登记、审批、会签、存档等相关规定。

第三十六条合同依法签订并生效后，合同承办单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况。

合同业务主管部门应对合同执行情况进行动态监督，督促合同承办单位依法履行合同。

第三十七条合同履行过程中，确需变更或终止合同的，应在法定或约定的期限内，与对方签订变更或终止合同文本。

变更或终止合同，应当采用书面形式并说明变更或终止的理由、变更或终止的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按本办法规定的合同审查权限和程序再行报批。

第三十八条合同履行过程中，若对方没有按合同约定履行，合同承办单位应及时以书面函件形式通知对方，并保存通知证据，必要时听取学校法律顾问的意见或建议。

同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向合同业务主管部门和分管校领导汇报，积极采取措施以防止损失扩大。

第三十九条合同承办单位如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为，应立即向分管校领导汇报，同时通知学校财务部门中止付款。

第四十条学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关条款及业务部门提供的验收、入账等凭据，按照合同规定付款。

未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向法律事务部通报。

第四十一条合同履行过程中发生纠纷，合同承办单位和业务主管部门应当及时处理。

处理时应先协商解决，双方经协商达成一致的，应当订立书面协议。

不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

对需要选择仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷，业务主管部门应书面向分管校领导汇报并及时向法律事务部通报，经分管校领导同意后，由业务主管部门、法律事务部、法律顾问以及其他相关部门组成处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第五章合同备案管理第四十二条合同承办单位应当建立合同档案，妥善保管合同谈判、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部原始文件资料，并将合同档案及时移交业务主管部门。

合同档案包括合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、相关审查文件、交付凭证、验收文件、数据电文等与合同有关的材料。

第四十三条合同签订后，合同业务主管部门应当将合同文本进行连续编号，记录合同签订时间、合同名称、合同标的、合同履行期限、合同相对方单位、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息，及时登记备案。

第四十四条合同履行完毕后，合同业务主管部门应根据合同承办单位提交的合同档案建立合同台账，指派专人负责管理，并定期将年度合同目录报法律事务部备案。

合同台账应如实记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况及违约、变更、转让、终止、仲裁、诉讼等事项。

第四十五条合同履行完毕后，合同业务主管部门应当根据学校档案归档范围和保管期限的相关规定，将合同档案移交学校档案馆保管。