浅议档案的属性、作用与价值

浅议档案的属性、作用与价值
衡水水文局周振昉
档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶。

作为产生于不同主体所从事的不同的社会活动的第一手资料，档案反过来又对人们的社会活动发挥着广泛的非常重要的作用。

正确认识档案这一事物的属性、作用和价值，对于人们理解档案事业的重要性，增强档案意识，利用好档案，管理好档案，充分发挥档案在社会发展中的作用，具有重大的意义。

一、档案的属性
档案的属性，是指档案的特征、特点、性质以及档案这一事物与其他事物的关系。

档案的本质属性是它的原始记录性。

另外，档案还有其它一般属性如知识属性、信息属性和文化属性等。

（一）档案的本质属性
档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，具有很强的记录性和原始性的特点。

原始记录性是档案的本质属性。

当今社会上的信息、载体、文献资料和历史文物相当多，具有原始性的或具有记录性的材料也不乏其物，而档案则以兼具原始性和记录性于一体的突出特点，区别于其他资料。

档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成者特定活动的历史记录物，具有很强的记录性；档案不同于一般的信息、文献资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。

所以档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本，这也是档案更为宝贵的原因之一。

社会上的信息资料种类繁多，具有原始性或记录性的材料也不乏其物。

而档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料。

（二）档案的一般属性
档案有与其他文献资料不同的本质属性，又有与其他文献共同的一般属性。

档案的知识属性、信息属性和文化属性，就是档案一般属性的重要表现。

1.知识属性
档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中
大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。

这些饱含古今政治、经济、科学、文化等各种知识的材料，是由个人、机关、单位乃至整个国家逐步积累起来的，所以档案是贮存知识的一种载体和重要手段，它记录着人类在各项社会实践活动中所获得的知识，堪称历史知识的宝库。

在人类文明和社会的发展史中，如果没有档案，便失去了连续地全面地直接记录和积累知识的原载体。

档案的来源相当广泛，各行各业均能形成档案。

整个国家档案，一般地说，反映了从古到今社会经济、政治、法律、军事、外交、科学技术、文化艺术、教育、卫生等各方面的情况。

而且档案载有的知识，直接来源于社会实践，比较接近于客观实际。

档案不仅有贮存知识的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。

它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。

从古及今，档案中积累的知识的广泛传播，以及在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。

2.信息属性
档案不仅贮存了大量的知识，而且载有大量的信息，是一种重要的信息资源。

档案记录的情况、数据、经验、知识就是信息，这种信息是固定在各种载体上（纸张、胶片、磁带等）的信息，具有稳定性，可重复利用。

档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如可扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可共享性等。

同时档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。

3.文化属性
档案是人类文化财富的重要组成部分，与人类文化有着密不可分的联系。

从档案内容上看，档案不仅忠实地记录并再现了人类文明的全貌和过程，而且它还具有延续人类历史、人类科学技术和文化发展的作用。

所以说，档案是一种宝贵的文化财富，是一种丰富的文化资源，具有具有贮存人类文化的重要功能。

档案不仅具有贮存人类文化的功能，又有传播人类文化的功能，是文化传播的重要媒介。

二、档案的作用与价值
档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的而又相当广泛的作用与价值。

（一）档案的一般作用
一般说来，档案的作用主要表现在以下几个方面:
1.机关、单位工作的查考凭据。

档案是机关、单位过去工作的活动记录。

它可以为党、政、军、企业事业等各种机关、单位继续开展工作提供凭据和咨询资料。

机关、单位领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题等，常常需要从档案中查考过去的记载。

如果没有档案，只凭记忆处理工作，往往有失准确，使本来很容易解决的问题也不好解决，有的甚至会给党和国家带来严重损失。

一个机关、一个单位的工作往往是有连续性的，不了解过去，就很难规划未来。

无数事实证明，“无案可查”会给工作造成许多困难。

只有充分发挥档案的作用，及时地为领导和各项工作服务，才能提高工作效率，促进事业的发展。

2.维护国家、集体和个人权益的法律书证。

档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。

档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。

档案最有能力说明权益的归属，成为权威性的法律书证，并有一定的物征作用。

长期以来，为了证实国家、机关、单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。

3.生产建设的参考依据。

档案是生产活动的记录。

档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。

从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为生产和管理的科学依据及参考材料。

尤其是科技档案，更是进行现代化生产管理和技术管理的重要条件。

充分利用有关档案，对促进生产力的发展和保障中国特色社会主义事业具有直接的作用。

4.科学研究的可靠资料。

无论是自然科学，还是社会科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心研究，探索事物发展的规律。

档案记录了前人的研究成果和历史史实，
可以为科学研究提供丰富的历史资料。

一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。

所以，档案是科学研究的必要条件，是从事科学研究不可缺少的“食粮”。

5.政治斗争的必要工具。

档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。

我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为同国内外敌对势力进行斗争的可靠根据和锐利武器。

在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。

6.宣传教育的生动素材。

档案以历史性、直观性和原始性等特点而见长，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋战的足迹。

它既反映了同大自然和社会邪恶势力搏斗的胜利，也反映了国家和民族、党和人民危难的遭遇。

其中不仅记有各个历史阶段反动势力的罪恶阴谋，也有各种进步力量可歌可泣的卓绝业绩。

利用档案写回忆录、写演讲报告、著书立说、进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动，都富有强烈的说服力和感染力。

（二）档案的基本价值
档案的作用是多方面的，而就其诸多作用的性质来说，概括起来有两个基本方面：一是凭证作用，二是参考作用或称情报作用。

因为这是档案作用的主要特点和档案价值的基本结构，所以也称为档案的基本价值。

1.档案的凭证作用
人们从日常生活中就体会到了档案的凭证作用。

俗话说“空口无凭，立字为证”。

这里所说的“字”，往往指的是文书，是档案。

档案的凭证作用，是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点。

档案之所以有凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。

首先，从档案的形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。

其次，从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记。

如当事人的亲笔手书或亲笔签字，机关或个人的印信，有的还是原来形象的照片、
录像和原声的录音。

所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据，可以作为对敌斗争和教育人民的工具。

总之，档案是历史的真凭实证。

它的这种凭证作用，构成了档案的基本价值之一——凭证价值。

2.档案的参考作用
档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺术中的创作成果，可为人们今后处理社会与自然界的关系、处理社会内部人与人的关系以及与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。

因此，它对于人们查考以往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产，具有广泛的参考作用。

档案作为第一手资料对各方面都具有的这种可靠的、广泛的参考作用，构成了档案的又一基本价值——参考价值或称情报价值。