系统文件编写培训课程
质量体系文件培训
b：物料所属部门应填写《申请让步单》至工程，由 工程及品管对该原材料进行鉴定，鉴定是否能使 用或延期使用旳决定，由该部门执行。
c：使用过程中旳不合格原材料ห้องสมุดไป่ตู้理：应告知IQC确认， 如确以为不合格原材料，应立即冻结该比次全部 不合格原材料，并提交MRB评审。
二、文件控制职责：文控中心 三、文件和资料控制范围：
1、企业形成旳质量体系文件（即QS系统文件） 2、工程技术及其他文件：
——技术图纸、材料清单； ——技术规格、验收规范； ——外来文件（外来原则、外来技术资料）
四、文件旳编号及版本控制：
例如：SUCCESS - QM/RS - 01 编号
质量手册缩写/体系要素缩写 企业代号
二、此次培 训内容纲要
第一章：质量体系文件旳作用 第二章：质量体系文件旳基本要求 第三章：质量体系文件旳结构 第四章：质量体系文件旳学习方法 第五章：本企业部份通用体系文件
第一章：质量体系文件旳作用
一、什么是质量体系？
——实施质量管理所必需旳
组织构造、程序、过程和资源。
1、进行质量管理旳实质——过程旳管理 2、对质量管理旳要求（过程管理、管理旳人
2、内容：质量手册应涉及
A、质量管理体系旳范围，涉及任何删减旳细 节与合理性
B、企业总旳质量方针及目旳 C、对质量体系有影响旳管理人员旳职责和权限
二、QP —— 质量程序
1、含义：针对质量手册中所提出旳管 理与控制要求，要求怎样到达这些 要求旳详细旳实施措施。
2、内容： A、完毕质量体系活动旳措施； B、分配详细旳职责和权限； C、涵盖管理、执行和验证活动。
八、外来文件旳控制：
系统性培训模式的实施步骤
系统性培训模式的实施步骤引言系统性培训模式是一种结构化的培训方法，通过有计划的培训过程，提高员工的技能水平和工作效率。
在实施系统性培训模式之前，需要明确其具体的步骤和流程。
本文将介绍系统性培训模式的实施步骤，并提供详细的操作指南。
步骤一：需求分析在实施系统性培训模式之前，首先需要进行需求分析。
需要明确以下几个问题：•培训的目标是什么？•培训的对象是谁？•培训内容包括哪些方面？•培训的时间和地点安排如何？需求分析的目的是明确培训的具体要求和目标，为后续的培训计划制定提供基础。
步骤二：培训计划制定基于需求分析的结果，制定详细的培训计划。
在培训计划中需要包含以下内容：1.培训目标和预期结果：明确培训的最终目标和预期结果。
2.培训内容和课程设置：列出培训所涉及的各个方面的内容，并将其划分为不同的课程。
3.培训时间和地点：确定培训的时间和地点，以确保培训的顺利进行。
4.培训方法和工具：确定用于培训的具体方法和工具，例如讲座、小组讨论、案例分析等。
5.培训资源和材料：确定培训所需的资源和材料，例如培训师、教材、PPT等。
培训计划制定的目的是为了确保培训的有序进行，并达到预期的培训效果。
步骤三：培训资源准备在实施系统性培训模式之前，需要准备好培训所需的资源。
主要包括：•培训师的选拔和培训：培训师应具备相关的专业知识和教授经验，同时还需要接受培训以提高培训能力。
•培训材料的编写和整理：准备培训所需的教材、PPT等材料，并对其进行整理和编写，以便于培训过程中的使用。
•培训场地和设备的准备：根据培训计划确定培训的时间和地点，并确保培训场地和设备的可用性。
培训资源准备的目的是为了提供良好的培训环境和条件，以保证培训的顺利进行和有效性。
步骤四：培训实施培训实施是系统性培训模式的核心环节。
在培训实施过程中，需要注意以下几个方面：1.培训的开场和介绍：培训开始前，培训师应进行开场白和对培训内容进行简要介绍，以激发学员的学习兴趣。
文件管理培训课程PPT课件
实现文件的规范化管理：通过制定统一的文件命名、存储等规范，使文件管理更加 有序。
提高文件使用效率：优化文件查找、访问等操作，提高文件使用效率。
文件管理的目标与原则
• 保障文件安全：通过加密、备份等措施，确保文件的安全 性和完整性。
文件管理的目标与原则
原则 简洁明了：文件命名应简洁明了，易于理解和记忆。
防止数据泄露措施推荐
数据分类与标识
对数据进行分类和标识，明确 数据的敏感度和重要性，以便
采取相应的保护措施。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定相 应的数据恢复计划，确保在数 据泄露等意外情况下能够及时 恢复数据。
数据传输安全
在数据传输过程中采用加密技 术，如SSL/TLS等，确保数据传 输过程中的安全性。
员工培训与意识提升
加强员工的数据安全意识培训 ，提高员工对数据安全的重视
程度和防范能力。
06
现代化文件管理技术应用
云计算在文件管理中的应用
云存储服务
通过云计算技术，文件 可以存储在远程服务器 上，用户可以随时随地 访问和管理文件，实现 文件共享和协作。
云计算安全性
云计算服务提供商通常 具有强大的安全防护措 施，包括数据加密、备 份和恢复等，确保用户 文件的安全。
文件标识规则
统一标识
采用统一的文件标识符号 或代码，以便于识别和管 理。
标识清晰
标识应清晰、醒目，方便 快速找到所需文件。
标识与内容一致
确保标识与文件内容相符 ，避免出现误导或混淆的 情况。
文件命名规范
简明扼要
文件名应简短明了，准确反映文件主 题或内容。
避免使用特殊字符
统一格式
采用统一的文件名格式，包括日期、 文件类型、主题等要素，方便管理和 查找。
程序文件品质培训计划
程序文件品质培训计划一、培训目标本次程序文件品质培训旨在通过系统的学习和实践，让参与者掌握程序文件编写规范，提高程序文件的品质和可维护性，从而提高软件开发的效率和质量。
具体包括以下目标：1. 熟悉程序文件编写规范和标准2. 掌握程序文件的组织结构和命名规范3. 学习如何编写清晰、简洁、可读性高的程序文件4. 掌握程序文件的注释规范和编写技巧5. 提高程序文件的可维护性和可扩展性6. 更好地理解和遵守公司的程序文件品质标准二、培训内容1. 程序文件编写规范和标准的介绍- 什么是程序文件品质- 程序文件编写规范的重要性- 公司的程序文件编写标准和要求2. 程序文件的组织结构和命名规范- 程序文件包括哪些部分，各部分的作用- 程序文件命名规范和约定- 如何编写清晰、简洁的程序文件目录结构3. 编写清晰、简洁、可读性高的程序文件- 代码缩进和对齐规范- 代码行长度和换行规范- 如何避免程序文件中的冗余代码- 如何简化复杂的程序逻辑4. 程序文件的注释规范和编写技巧- 注释的作用和重要性- 注释的分类和使用场景- 注释的书写规范和常见格式- 如何编写清晰、简洁、易读的注释5. 程序文件的可维护性和可扩展性- 如何避免硬编码和魔数- 如何设计可复用的代码- 如何应对变化和需求的变更- 如何优化程序文件的结构和性能6. 公司的程序文件品质标准和实践- 公司的程序文件品质标准和指南- 公司的程序文件检查和评审流程- 公司的程序文件品质改进实践和经验分享三、培训方法1. 理论讲解通过课堂教学，讲解程序文件编写规范和标准，介绍程序文件的组织结构和命名规范，讲解编写清晰、简洁、可读性高的程序文件的方法和技巧，以及程序文件的注释规范和编写技巧等内容。
2. 实例演练通过案例分析和实例演练，让参与者亲自动手编写、修改和优化程序文件，加深理解和掌握程序文件编写规范和实践技巧。
3. 组内讨论小组内讨论，分享个人经验和技巧，培养团队合作意识和沟通能力。
体系文件全套培训计划
体系文件全套培训计划第一部分：培训需求分析一、培训需求分析的目的1. 了解员工的实际工作情况和需求2. 查找员工的业绩差距和不足3. 帮助企业制订合理的培训目标二、培训需求分析的方法1. 问卷调查：通过设计问卷调查员工的培训需求和意愿2. 实地调研：直接观察员工的工作状态和业绩表现3. 职业能力评估：对员工进行职业能力评估，确定培训需求三、培训需求分析的内容1. 员工的工作技能2. 员工的专业知识3. 员工的沟通能力4. 员工的团队合作能力第二部分：培训目标设定一、培训目标设定的原则1. 可量化：明确培训目标，易于衡量和评估2. 可行性：培训目标符合员工的实际情况和能力3. 反馈性：培训目标需要能够及时反馈调整二、培训目标设定的方法1. SMART原则：具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Attainable）、相关（Relevant）、时间限制（Time-bound）2. 培训需求分析结果：根据需求分析结果制定培训目标三、培训目标设定的内容1. 提升员工的工作技能水平2. 加强员工的专业知识储备3. 提高员工的沟通和团队合作能力4. 提高员工的综合素质水平第三部分：培训内容设计一、培训内容设计的原则1. 针对性：根据员工的实际需求定制培训内容2. 系统性：培训内容之间相互联系、相互依存3. 实效性：培训内容要具有实际应用价值二、培训内容设计的方法1. 根据培训需求分析和目标设定，制定培训大纲2. 根据培训大纲，确定具体的培训内容和方式3. 设计培训内容的教学方法和手段三、培训内容设计的内容1. 岗位技能培训：根据员工的具体岗位，进行相关技能培训2. 专业知识培训：对员工的专业知识进行系统性的培训3. 沟通技巧培训：提升员工的沟通能力4. 团队合作培训：加强员工的团队合作能力第四部分：培训方法选择一、培训方法选择的原则1. 多元化：选择多种培训方法，适应员工的不同学习风格2. 实用性：培训方法要具有实际应用价值3. 反馈性：员工能够及时了解自己的学习效果二、培训方法选择的方法1. 面对面培训：组织课堂教学、讲座等形式的培训活动2. 远程培训：通过网络平台进行线上培训3. 实践培训：组织员工参与实际项目，在实践中学习三、培训方法选择的内容1. 理论课程培训：包括知识传授、案例分析等形式2. 实践操作培训：通过模拟操作、实际操作等形式进行培训3. 自主学习培训：提供学习材料和资源，鼓励员工自主学习第五部分：培训实施计划一、培训实施计划的内容1. 培训时间表：明确培训的时间节点和周期2. 培训场所：确定培训地点和场所3. 培训方式：确定培训的具体方式4. 培训资源：准备培训所需的教材、设备等资源二、培训实施计划的任务1. 制定培训时间表2. 确定培训场所和方式3. 确保培训资源的充足和准备充分三、培训实施计划的流程1. 排期计划：明确培训时间节点和周期2. 实施计划：确定具体的培训方式和场所3. 资源准备：准备培训所需的教材、设备等资源第六部分：培训效果评估一、培训效果评估的原则1. 反馈性：培训效果评估要具有及时性2. 客观性：评估结果要客观准确3. 针对性：评估结果要能够指导下一阶段的培训计划二、培训效果评估方法1. 考核测试：对员工进行考核测试，评估其培训效果2. 问卷调查：对员工进行问卷调查，了解其对培训效果的主观感受3. 实际表现：观察员工在实际工作中的表现，评估其培训效果三、培训效果评估内容1. 员工的工作技能提升情况2. 员工的专业知识储备情况3. 员工的沟通和团队合作能力提高情况4. 员工的综合素质水平提高情况结语以上是一套完整的培训计划，通过对培训需求分析、目标设定、内容设计、方法选择、实施计划和效果评估的全面考量，能够有效提高员工的综合素质水平，为企业的发展注入强大动力。
质量体系文件编写PPT49页
❖ 流程图加说明式 ——主体活动或过程用流程图描述； ——需要时在流程旁加注文字说明； ——这种形式实际上是综合了前两种形式的优势，现两种状态
——表格，记录产生前的原始状态，可认为是对 记录的填写指导；
——记录，记载了内容的表格。
❖层次图说明 ——质量管理体系文件主要由质量手册、程序 文件、作业程序、表格、报告等文件构成； ——文件层次的划分方式没有明确的规定，可 根据需要确定； ——各层次文件可以分开，也可以合并；
二、质量管理体系文件结构
2、文件结构
——当各层次文件分开时，可相互引用； ——各层次文件的内容不应相互矛盾； ——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件的特点 ——阐明如何一致地完成活动和过程的文件； ——与程序文件只是针对的对象（活动和过程）之 区别； ——在编写要点及格式上无本质区别。
六、作业文件的编写要点
2、作业文件的编写要点
❖ 作业文件编写要点 ——程序文件的编写要点同样适用于作业文件； ——作业文件一般针对逻辑上较为独立的活动或主 题事项； ——作业文件涉及的范围一般较程序文件窄。
五、程序文件的编写要点
4、程序文件的结构
❖ 修改控制页 ——修改单编号； ——修改标识； ——修改人/日期； ——审批人/日期； ——修改内容简述等。
五、程序文件的编写要点
5、程序文件的正文内容
❖ 程序的目的（Why） —— 说明程序所控制的活动及控制目的。
❖ 适用范围 —— 程序所涉及的有关部门和活动； —— 程序所涉及的相关人员、产品等。
六、作业文件的编写要点
1、作业文件的类别
❖ 分类标准 ——作业文件习惯上也称为作业程序或作业规范； ——没有规定的分类标准； ——按组织的习惯分类； ——各类文件的称呼也无统一标准。
2024年程序文件流程培训
程序文件流程培训一、引言随着信息技术的飞速发展，程序文件已成为企业和个人工作中不可或缺的一部分。
为了提高工作效率，规范工作流程，确保工作质量，对程序文件流程进行培训显得尤为重要。
本文将针对程序文件流程培训的目的、内容、方法及效果评估等方面进行详细阐述。
二、培训目的1.提高员工对程序文件的认识和重视程度，明确程序文件在日常工作中的重要性。
2.使员工熟练掌握程序文件的操作流程，提高工作效率。
3.规范员工对程序文件的管理，确保文件的安全性和完整性。
4.培养员工良好的工作习惯，提高工作质量。
三、培训内容1.程序文件基础知识：介绍程序文件的概念、分类、特点及作用，使员工对程序文件有一个全面的认识。
2.程序文件操作流程：详细讲解程序文件的创建、编辑、保存、传输、打印、删除等操作流程，使员工熟练掌握各项操作。
3.程序文件管理规范：介绍程序文件命名规则、文件存储、文件备份、文件保密等方面的管理规范，提高员工对程序文件的管理水平。
4.程序文件应用实例：结合实际工作场景，讲解程序文件在不同业务中的应用，使员工能够学以致用。
5.程序文件安全与防护：介绍病毒防护、数据加密、网络安全等方面的知识，提高员工对程序文件安全的重视程度。
四、培训方法1.理论讲解：通过PPT、教材等方式，对程序文件相关知识进行系统讲解。
2.案例分析：选取具有代表性的案例，进行深入剖析，使员工更好地理解程序文件的应用。
3.实操演练：组织员工进行实际操作，现场解答疑问，提高员工的操作能力。
4.互动讨论：鼓励员工提问、分享经验，促进员工之间的交流与学习。
5.在线学习：利用网络平台，提供丰富的学习资源，方便员工随时学习。
五、效果评估1.考试考核：通过笔试、实操考试等方式，检验员工对程序文件知识的掌握程度。
2.工作表现：观察员工在日常工作中对程序文件的应用情况，评估培训效果。
3.满意度调查：收集员工对培训内容、方法、效果等方面的意见和建议，不断优化培训方案。
系统培训计划方案
系统培训计划方案导语：人生短短几十年，不要给自己留下了什么遗憾，想笑就笑，想哭就哭，该爱的时候就去爱，无谓压抑自己。
以下本人为大家介绍系统培训计划方案文章，欢迎大家阅读参考!系统培训计划方案1 为提高公司员工队伍的素质及专业技能，促进公司的软件推广,增加企业在市场中的竞争能力，公司决定对员工进行有效培训，特制定公司培训部的培训计划如下：(1)会前5分钟励志歌曲---《相信自己》,全体员工跟着音乐齐唱.(2)歌曲完毕,主持人跟大家问好,员工回应好,振作士气.进入会议的主题.(3) 广州总部内部员工在会议室先开晨会，让每个部门总结一下前一天的工作，谈谈工作的收获与存在的问题，还有计划新一天的工作目标，让大家对自己的工作有一个清晰的目标，同事之间良性竞争，相互激励;(4)使用我们公司的远程软件，跟全国其他的部门一起来开个视频会议，大家每个人报到问侯，汇报工作的情况与存在的问题，大家互相鼓励，在新的一天展开我们工作的热情(1)公关礼仪：包括接待礼仪、业务礼仪、电话礼仪、公司礼仪。
(2)部门沟通和协作的技巧：各部门的衔接、合作、分工、问题处理，增强企业凝聚力。
(3)公司管理制度：考勤制度、人事制度、办公文明制度、办公用品管理制度、设备管理制度等各项规律制度.(4)公司的企业文化与简介,主推的远程软件使用,市场定位等.(5) 员工对企业的忠诚度训练、员工的人生目标、职业生涯规划。
(6)如何打造高绩效、学习型团队1.招商部(1)公司业务制度：包括工作流程、,薪金、提成等.(2)基础知识：目标与使命感、入门须知、基本动作训练、实行计划与决心宣言、销售骨干的重用(3)客户心理把握：了解掌握客户心理测试、提高工作效率.(4)市场分析：比较分析同行企业收费、特点,着重了解本公司的的软件件(5)市场推广的销售技巧(6)客人问题：收集、整理客户提问率最高的若干问题，由主管总结出最合理的答案，为员工的作答统一口径。
(7)素养培训：综合素质、职业道德教育。
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2. 开机：打开仪器电源开关。 3. 短路归零：将测试端短路，按“ＰＲＥＳＥＴ”
键两次，将会进入零值状态，即代表归零ＯＫ。来自八、工作指导书范例（续）
4. 将“ＲＡＮＧＥ”键按下，即可选择所需测试之 阻抗档位。
5. 利用标准件量测其阻抗值，同标准值作比对自检， 其误差须在±５％方可使用。
工作指导书：
－－是针对上述流程/过程中的个别环节或小流 程进行规定，如：废气排放标准、灭火器管理 规定、设备操作指导书等。
有的文件既可以作为二阶也可作为三阶文件，可视 乎此项工作的复杂程度/重要程度而定。
二、 体系文件的架构（续－6）
④ 表单
格式化的记录清晰明了，易于保管。所以在编 撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格。
简言之，手册即是要求我们应该要做哪些工作。 通常每个体系（ISO9001/ISO14001）只需 编写一份手册。
二、 体系文件的架构（续－3）
② 程序文件
程序即是明确规定工作进行的流程。即，针对 手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述 此工作如何进行。
文件化的程序通常包括：
活动的目的和范围； 做什么事情； 何时、何地和由谁来做； 应使用什么材料、设备和文件； 如何对活动进行控制和记录等。
1. 忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体 系；
2. 忌过于弹性化，失去可操作性； 3. 忌理想主义，导致无法实施； 4. 忌部门主义化，导致其它部门无法配合； 5. 忌咬文嚼字，理解困难。
六、文件的审查、批准
一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部 门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模 较大的公司，这种做法欠妥当。
总结：以上8项构成一份文件的完整结构，但是并
非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的 内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是
为了整齐亦可要求文件结构统一。
四、流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理 解文件内容和加深印象，流程图的制作不拘形式，最主要的 是能做到清楚明了即可。流程图经常将用的符号：
文件类别
审查
核准
•手册
各部门主管
董事长
•程序
相关部门主管
总经理
•工作指导书
部门主管
总经理
一般来说，结合相关部门主管审查文件最主要
的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补
充，以使文件的内容更完善和具操作性。
七、 手册范例
01 封面
08 总要求
02 目录
09 环境方针
03 手册说明
10 规划
04 手册控制要求
二、 体系文件的架构（续－4）
③ 工作指导书
工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述 某一具体的工作如何来执行和操作。其具体形 式多种多样，常见的有：
工作指引 手顺书 图纸 操作说明 标准 办法等。
二、 体系文件的架构（续－5）
程序文件与工作指导书的区分：
程序文件：
－－通常是针对公司层面上的流程/过程进行规 定，如：环境因素识别与评估、废弃物管理、 消防安全管理等。
三、体系文件内容的结构（续－3）
2>作业内容：
编写作业内容时，一定需注意5W1H 的结合，即
由谁
WHO
在何时机
WHEN
在何地
WHERE
做何事
WHAT
为什么
WHY
怎样做
HOW
缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易 理解。
三、体系文件内容的结构（续－4）
(6) 相关程序/资料
用以索引文件中所提到或引用的二级文件及其 它资料，在索引文件时，最好将文件的编号同 时附在文件名之后会容易查找。但是不可将文 件版本附上。
6. 将待测物接在测试端即可测得所需之阻抗(DCR)。 四．注意事项：
1. 注意仪器输入电压选择扭所处位置与所接电压相 稳合。
2. 每次开机测试及更换新机种时都需重新做一次自 我检测及归零处理。
¬THE END¬
课程结束
感谢各位今天参加本次课程.
三、体系文件内容的结构（续－2）
(4) 定义
亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语。英文缩写 的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。
(5) 作业内容
工作执行的方法。过程和要求，一般将作业内容的编写 分为两部分：
1>流程图： 以流程图的形式描述工作进行的程序，会更容易了解文 件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件 的类型。
一、体系文件的重要性（续）
(4)防止经验的流失
书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成运作上的困难。
(5)改善人际关系
用于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间摩擦 的机会。
(6)增加员工的责任心和荣誉感
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
例一：收货流程
供应商
送 货
本公司仓库
核对送货 单与实物
此范例将单位以
表示，而将执行的工作以
这是一个最简单的流程图。
收货
来区分，
四、 流程图绘制 （续）
例2 生产流程
工作流程
负责人
记录
备料
备料员
材料日用表
参考文件 BOM
加温烘干
烤箱操员
材料温度控制表
WI-MF-012
投料
备料员
无
无
设定技朮参数
技术员
(2)工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有 所依循，保持一致和稳定的工作方式，避免：
不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方 式和标准； 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和 清楚。
(3)提升管理技术水平的基础
当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此 基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的 要求。
因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批使 用可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工 作内容的由制作部门核准使用，掩盖其它部门的要求 和意见，在使用中难免会对其它部门造成困扰，甚至 引起摩擦。
所以对于文件的审查核准，许多公司规定了不同 审查和核准方式。
六、文件的审查、批准（范例）
阳光企业有限公司文件审查、核准权限：
二、体系文件的架构
1. 一般企业均将文件架构分为四个层次， 即：
一阶文件： 手册 二阶文件： 程序 三阶文件： 工作指导书
（含：图纸/标准/外来文件等）
四阶文件： 表单或表格
二、体系文件的架构（续－1）
但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体 系文件，许多规模较小，制程简单的公司往往将文件 的结构划分为三个层次，即：
成型参数记录表
WI-PE-085
正常生产
技术员
产品生产日报表
WI-MF-201
例2流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程 图的常用方法之一。
总之，使用流程图的目的就要一目了然。 如果有些工 作太过繁杂和繁琐，不制成流程图或许不容易看明白， 所以应注意流程图使用的时机。
五、编写文件的注意事项
一阶文件： 手册 二阶文件： 程序/工作指导书 三阶文件： 表单
文件结构的划分完全取决于一间公司的规模， 人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和 发展等。
二、 体系文件的架构（续－2）
2. 文件架构的说明
① 手册
?
对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任 何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制。而 对于一家公司来说，手册即是公司在管理制度 上的根本大法。它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求。
系统文件编写培训课程
ISO14001系列培训之四
一 、体系文件的重要性
体系文件在ISO9000，ISO14000体系建 立和去运行中扮演着相当重要的角色：
(1)符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组 织建立并保持书面的体系，以全面满足此标准 的要求。
一、体系文件的重要性（续）
11 实施与运行
05 公司简介
12 检查和纠正
06 公司组织结构图 13 管理评审
07 要素与章节对应表 14 程序与部门对 应表
八、工作指导书范例
A Chen Hwa ３０１仪器操作规范 一．范围：全厂生产之所有产品之直流阻抗（DCR）测
试。 二．权责：此仪器只限品管部员工使用。 三．操作程序：
三、体系文件内容的结构（续－1）
现将文件结构应叙述的内容做详细叙述： (1) 目的
应叙述编制此文件的作用和目的，即做这件事是为了什么?
(2) 范围
规定此份文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文 件的功能，所以编写时应注意它的涵盖性。
(3) 权责
即在文件运行中相关单位及人员所担当的权责，一般在文 件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述，但是亦有公 司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门。
值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工 作复杂化，降低效率。所以设计表格应力求共 享；在表达明白的前提下精简填写的项目和内 容。
三、体系文件内容的结构
一份文件的结构往往视乎内容的需要，一般一份 文件完整的结构有：
1. 目的 2. 范围 3. 权责 4. 定义 5. 作业内容/文件内容 6. 相关程序/资料 7. 三级文件 8. 表单/记录
(7) 三级文件
用以索引文件中所提到或引用的三级文件，在 索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件 名之后会容易查找。但是不可将文件版本附上。
三、体系文件内容的结构（续－5）