体系文件编写培训
体系文件相关培训计划
体系文件相关培训计划一、培训目的体系文件是组织内部的一种重要文件，它记录了组织的制度、规范、流程等内容，对员工的工作起着指导、规范和约束的作用。
为了使员工能够正确理解、正确运用体系文件，提高工作效率，规范工作行为，本培训计划旨在加强员工对体系文件的认识和运用能力，从而提高组织的整体运作效率和质量。
二、培训对象本培训计划主要面向公司内部的所有员工，包括管理人员、技术人员、生产人员等。
三、培训内容1. 体系文件概念及分类1.1 体系文件的定义和作用1.2 体系文件的分类及特点1.3 体系文件在组织中的地位和作用2. 体系文件的编制原则与方法2.1 体系文件的编制原则2.2 体系文件的编制方法2.3 体系文件的修订与更新3. 体系文件的具体内容和要求3.1 质量管理体系文件3.2 环境管理体系文件3.3 安全管理体系文件3.4 其他相关体系文件4. 体系文件的运用与落实4.1 体系文件在工作中的具体运用4.2 体系文件的执行与监督4.3 体系文件的落实效果评估四、培训方式本培训计划采用多种培训方式相结合的形式，包括理论讲授、案例分析、互动讨论、实地考察等，旨在通过不同的培训方式使员工更加深入地理解和掌握体系文件相关知识和技能。
五、培训时间和地点本培训计划将从每年年初开始，每季度进行一次培训，每次培训时间不少于2天。
培训地点将在公司内部或外部租赁场所。
六、培训成果评估1. 培训结束后，组织培训考试，考核员工对体系文件相关知识的掌握程度。
2. 通过实地观察和日常工作表现，评估员工对体系文件相关知识和技能的运用情况。
七、培训资料1. 培训课件：培训内容的PPT讲义2. 培训手册：包括培训内容和相关案例分析3. 其他相关资料八、培训效果跟踪1. 培训后定期进行效果跟踪，了解员工对体系文件相关知识的掌握情况和运用情况。
2. 针对培训效果进行改进和完善，提高员工对体系文件的理解和运用能力。
九、总结体系文件相关培训计划的实施，可以加强员工对体系文件的理解和运用能力，提高工作效率，规范工作行为，对于企业提升整体运作效率和质量具有重要意义。
体系文件全套培训计划
体系文件全套培训计划第一部分：培训需求分析一、培训需求分析的目的1. 了解员工的实际工作情况和需求2. 查找员工的业绩差距和不足3. 帮助企业制订合理的培训目标二、培训需求分析的方法1. 问卷调查：通过设计问卷调查员工的培训需求和意愿2. 实地调研：直接观察员工的工作状态和业绩表现3. 职业能力评估：对员工进行职业能力评估，确定培训需求三、培训需求分析的内容1. 员工的工作技能2. 员工的专业知识3. 员工的沟通能力4. 员工的团队合作能力第二部分：培训目标设定一、培训目标设定的原则1. 可量化：明确培训目标，易于衡量和评估2. 可行性：培训目标符合员工的实际情况和能力3. 反馈性：培训目标需要能够及时反馈调整二、培训目标设定的方法1. SMART原则：具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Attainable）、相关（Relevant）、时间限制（Time-bound）2. 培训需求分析结果：根据需求分析结果制定培训目标三、培训目标设定的内容1. 提升员工的工作技能水平2. 加强员工的专业知识储备3. 提高员工的沟通和团队合作能力4. 提高员工的综合素质水平第三部分：培训内容设计一、培训内容设计的原则1. 针对性：根据员工的实际需求定制培训内容2. 系统性：培训内容之间相互联系、相互依存3. 实效性：培训内容要具有实际应用价值二、培训内容设计的方法1. 根据培训需求分析和目标设定，制定培训大纲2. 根据培训大纲，确定具体的培训内容和方式3. 设计培训内容的教学方法和手段三、培训内容设计的内容1. 岗位技能培训：根据员工的具体岗位，进行相关技能培训2. 专业知识培训：对员工的专业知识进行系统性的培训3. 沟通技巧培训：提升员工的沟通能力4. 团队合作培训：加强员工的团队合作能力第四部分：培训方法选择一、培训方法选择的原则1. 多元化：选择多种培训方法，适应员工的不同学习风格2. 实用性：培训方法要具有实际应用价值3. 反馈性：员工能够及时了解自己的学习效果二、培训方法选择的方法1. 面对面培训：组织课堂教学、讲座等形式的培训活动2. 远程培训：通过网络平台进行线上培训3. 实践培训：组织员工参与实际项目，在实践中学习三、培训方法选择的内容1. 理论课程培训：包括知识传授、案例分析等形式2. 实践操作培训：通过模拟操作、实际操作等形式进行培训3. 自主学习培训：提供学习材料和资源，鼓励员工自主学习第五部分：培训实施计划一、培训实施计划的内容1. 培训时间表：明确培训的时间节点和周期2. 培训场所：确定培训地点和场所3. 培训方式：确定培训的具体方式4. 培训资源：准备培训所需的教材、设备等资源二、培训实施计划的任务1. 制定培训时间表2. 确定培训场所和方式3. 确保培训资源的充足和准备充分三、培训实施计划的流程1. 排期计划：明确培训时间节点和周期2. 实施计划：确定具体的培训方式和场所3. 资源准备：准备培训所需的教材、设备等资源第六部分：培训效果评估一、培训效果评估的原则1. 反馈性：培训效果评估要具有及时性2. 客观性：评估结果要客观准确3. 针对性：评估结果要能够指导下一阶段的培训计划二、培训效果评估方法1. 考核测试：对员工进行考核测试，评估其培训效果2. 问卷调查：对员工进行问卷调查，了解其对培训效果的主观感受3. 实际表现：观察员工在实际工作中的表现，评估其培训效果三、培训效果评估内容1. 员工的工作技能提升情况2. 员工的专业知识储备情况3. 员工的沟通和团队合作能力提高情况4. 员工的综合素质水平提高情况结语以上是一套完整的培训计划，通过对培训需求分析、目标设定、内容设计、方法选择、实施计划和效果评估的全面考量，能够有效提高员工的综合素质水平，为企业的发展注入强大动力。
体系文件培训方案
体系文件培训方案根据您的需求，以下是一个体系文件培训方案的示例：一、培训目标：1. 理解体系文件的概念和作用。
2. 学习编写、审查和更新体系文件的方法和技巧。
3. 掌握体系文件的管理和维护流程。
二、培训内容：1. 体系文件的定义和分类：a. 了解体系文件的定义和重要性。
b. 掌握体系文件的分类和层次结构。
2. 体系文件的编写与审查：a. 学习编写体系文件的基本要求和标准。
b. 掌握体系文件编写的步骤和方法。
c. 理解体系文件的审查流程和注意事项。
3. 体系文件的更新与版本控制：a. 学习体系文件的更新和修订流程。
b. 掌握体系文件版本控制的方法和工具。
4. 体系文件的管理与维护：a. 了解体系文件管理的原则和方法。
b. 学习体系文件的维护和归档策略。
c. 理解体系文件的保密与安全管理。
三、培训方法：1. 理论授课：通过讲解理论知识，介绍体系文件的基本概念、编写方法和管理流程。
2. 实践演练：组织学员进行实际的体系文件编写和审查，加强理论与实际应用的结合。
3. 案例分析：通过分析实际案例，帮助学员理解体系文件的应用场景和问题解决方法。
四、培训评估：1. 培训前评估：了解学员的基础知识和培训需求，为培训内容的设计和调整提供依据。
2. 培训过程评估：培训期间进行小测验、讨论和反馈，检验学员对培训内容的理解和掌握情况。
3. 培训后评估：培训结束后进行总结和评估，收集学员对培训效果和改进建议的反馈意见。
五、培训资料与资源：1. 电子教材：提供相关的电子教材，包括培训课件、参考资料等。
2. 实例模板：提供体系文件编写和审查的实例模板，帮助学员进行实际操作。
3. 网络资源：提供相关的网络资源链接，供学员进一步学习和研究。
六、培训师资：1. 培训讲师：具有丰富的体系文件编写和管理经验，熟悉相关标准和规范。
2. 助教团队：提供培训过程中的辅助指导和答疑服务，保证培训效果。
以上是一个体系文件培训方案的基本框架，您可以根据实际情况进行调整和补充。
体系文件培训计划方案
体系文件培训计划方案一、培训目标1.1 借助体系文件培训，提高员工对体系文件的理解和应用能力，使其能够正确遵守公司的规章制度，提高工作效率和质量。
1.2 帮助员工了解公司的体系文件的重要性和作用，增强员工对体系文件的重视和依从意识，进一步落实公司的各项管理制度，促进公司的可持续发展。
二、培训对象全公司员工三、培训内容3.1体系文件的概念和作用1）体系文件的定义和范围2）体系文件与公司的管理体系3）体系文件的重要性和作用3.2体系文件的种类和编制原则1）体系文件的分类和特点2）体系文件的编制原则和程序3.3体系文件的更新和变更1）体系文件的更新和修订机制2）体系文件的变更程序和规定3.4体系文件的使用和管理1）体系文件的传达和应用2）体系文件的管理责任和流程四、培训方式4.1 线上培训：采用网络直播、视频教学等方式，通过网络平台进行培训。
4.2 线下培训：在公司内部举办面对面的培训会议，由专业的讲师进行讲解。
五、培训时间本次体系文件培训计划将持续4周，每周安排2次培训，每次培训时间为2小时。
六、培训措施6.1 确定培训计划：明确培训的内容、范围和培训的方式和时间。
6.2 确定培训讲师：选择专业的讲师进行培训，讲师应具备丰富的实际工作经验和较高的教学水平。
6.3 确定培训材料：准备完善的培训教材，以便员工深入学习和理解。
6.4 落实培训资金：确保培训经费的落实，确保培训计划的顺利进行。
6.5 实施培训评估：在培训结束后，对员工的学习效果进行评估，及时发现问题并加以纠正。
七、培训评估7.1 定期测评：在每次培训结束后，开展学员学习情况的测评，以了解学员对培训内容的掌握程度。
7.2 培训反馈：收集学员对培训的反馈意见和建议，为后续培训提供参考。
7.3 培训总结：对培训效果进行总结和评估，为今后的培训提供经验借鉴。
八、培训效果通过本次培训，希望能够使员工更加深入地了解公司的体系文件，增强对体系文件的重视和依从意识。
公司体系文件的培训计划
公司体系文件的培训计划一、培训目的通过公司体系文件培训，使员工了解并掌握公司的各项规章制度、政策流程等，提高员工的质量管理水平，促进公司管理水平的提升，进一步提高公司整体运营效率和竞争力。
二、培训对象全体员工三、培训内容1. 公司基本概况：包括公司的发展历程、企业文化、愿景使命等；2. 公司体系文件：包括公司的各项规章制度、流程政策等；3. 质量管理体系：法律法规、标准规范、质量目标、质量方针、职责权限体系等；4. 安全生产体系：安全管理制度、安全生产标准、应急预案等；5. 环境保护体系：环境管理制度、环境保护要求等；6. 信息安全体系：信息安全管理制度、信息安全政策等；7. 培训评估：培训过程中的考核评估要求。
四、培训方式1. 线上培训：公司内部专业人员利用网络资源进行培训；2. 线下培训：邀请相关专业人员进行针对性的线下培训；3. 自学培训：通过电子学习平台完成相应的培训课程。
五、培训计划1. 制定公司体系文件培训计划表，明确培训内容、培训人员等；2. 将培训计划表通知全体员工，让员工了解培训的内容、形式和要求；3. 培训前，相关部门制定培训教材，并分发给员工；4. 培训进行时，制定相关的考核评估标准，进行培训成果的评估；5. 培训后，及时总结培训效果，进行培训成果的反馈和整改。
六、培训资料1. 培训教材：依据培训内容准备的相关资料、笔记等；2. 电子学习平台：相关的电子学习平台或资源；3. 录音、录像资料：培训过程中的重要内容的录音、录像资料；4. 培训考核与评估标准：制定培训考核与评估标准，进行培训成果的评估。
七、培训效果评估1. 培训结束后，对员工进行考核，了解员工对培训内容的掌握程度；2. 收集员工对培训过程的反馈，总结并进行培训效果的分析和评估；3. 结合员工的反馈和培训结果，调整和完善培训计划和培训内容。
八、培训管理1. 成立培训小组，明确培训负责人和培训成员，进行培训相关事宜的协调和管理；2. 建立完善的培训档案，保留培训过程中的重要资料和记录；3. 定期对员工进行培训需求调查，结合公司发展情况进行培训内容和形式的调整和完善。
质量管理体系文件培训计划
培训将帮助员工深入理解质量管理体系文件的要 求和标准，确保在实际工作中正确执行。
3
掌握质量管理体系文件实施方法
通过培训，员工将掌握实施质量管理体系文件的 方法和工具，提高工作效率和质量。
确保企业质量管理体系有效运行
确保体系文件得到贯彻执行
01
通过培训，使员工熟悉和掌握质量管理体系文件的内容和要求
培训效果持续改进
分析评估结果
对收集到的评估数据进行深入分 析，找出培训中存在的问题和不
足。
制定改进措施
针对问题制定具体的改进措施， 如优化课程结构、改进教学方法
、更新教材内容等。
跟踪改进效果
实施改进措施后，再次进行培训 效果评估，确保改进措施有效，
并持续跟训师资力量介绍
专业背景
拥有多年质量管理领域从业经验，具备丰富的实践经验和理论知 识。
教学经验
曾多次参与质量管理体系文件培训，熟悉培训流程和教学方法。
表达能力
具备良好的语言表达和沟通能力，能够清晰、准确地传授知识和 经验。
培训教学资料准备
培训教材
根据培训目标和内容，准备相应的质量管理体系文件培训教材，包 括PPT、讲义、案例等。
角色扮演
模拟实际工作场景，让学 员扮演不同角色，检验其 在实际操作中运用质量管 理体系文件的能力。
学员反馈收集与处理
问卷调查
设计问卷，收集学员对培 训课程、讲师、教材等方 面的意见和建议。
面谈或小组讨论
与学员进行面对面交流， 深入了解其对培训的感受 和需求，以及在实际工作 中遇到的问题。
在线反馈
通过在线平台或社交媒体 收集学员的实时反馈，及 时了解培训效果。
补充培训
关于体系文件培训的计划
关于体系文件培训的计划一、培训目的体系文件是企业运作的重要依据，是组织和管理各项工作的基本准则和规定。
培训员工对体系文件的理解和应用，能够有效地规范员工的行为，提高工作效率，确保产品质量，降低风险，提升企业竞争力。
因此，制定体系文件培训计划，是企业质量管理工作的一项重要举措。
二、培训对象本次培训对象为全体员工，特别针对新员工进行培训指导，使其尽快熟悉公司体系文件内容，提高遵守和执行能力。
三、培训内容1. 公司质量管理体系文件和流程：包括公司质量手册、程序文件、工作指导文件，让员工了解公司的管理制度和流程，如质量控制流程、文件变更流程等。
2. 质量管理要求的理解和应用：介绍ISO9001质量管理体系标准和其要求，以及各部门在工作中如何应用和执行这些要求。
3. 数据使用与保护：培训员工如何正确合理地使用、存储、备份公司数据，并注意保护公司数据的安全性和保密性。
4. 文件管理与归档：介绍公司的文件管理规定、要求文件的编制、审批和归档的注意事项。
5. 内审员技能培训：培训员工进行内部审核的技能和方法，以检查公司的质量管理体系是否符合要求。
6. 外审员接待和应对技能：培训员工如何应对外部审核员的到访，如何协助外审员进行审核。
四、培训安排1. 培训时间：计划于每季度安排一次，具体时间根据公司规定而定。
2. 培训方式：采用线上和线下相结合的方式，由公司内部培训师和外部专业人员授课。
3. 培训形式：课堂培训和实践操作相结合，通过理论教学和现场操作相结合的方式，使员工对培训内容更加深刻理解。
4. 培训考核：培训结束后，进行笔试、实操和考试，合格者方可参与内外审工作。
五、培训效果评估1. 培训后的成果评估：培训结束后，进行培训效果的调查和评估，了解员工对培训内容的掌握程度和培训效果。
2. 培训效果的跟踪评估：定期对员工进行质量管理知识的考核，以持续跟踪并评估培训效果。
3. 不足之处的改进：根据培训效果评估的情况，及时调整和改进培训方案，提高培训的针对性和实效性。
体系文件怎么培训计划
体系文件怎么培训计划一、课程介绍1. 课程名称：体系文件培训计划2. 培训对象：公司各部门负责人及相关从业人员3. 培训目的：通过本次培训，使学员了解体系文件的重要性，掌握体系文件的编写和管理技巧，提高公司内部管理和运营水平。
二、培训内容1. 体系文件的概念及作用a. 体系文件的定义和范围b. 体系文件的作用和意义2. 体系文件的类型和编写规范a. 体系文件的分类和应用范围b. 体系文件的编写规范和要求3. 体系文件的审批和发布流程a. 体系文件的审批程序和要求b. 体系文件的发布流程和管理办法4. 体系文件的更新和修订方法a. 体系文件的更新和修订要求b. 体系文件的确权和变更流程5. 体系文件的培训和宣贯a. 体系文件的培训计划和内容b. 体系文件的宣贯策略和方法三、培训形式1. 线上视频培训a. 采用视频直播形式，由专业讲师进行讲解，学员可以通过电脑或手机进行观看。
b. 培训时间：每周二晚上 19:00-21:002. 线下面对面培训a. 在公司会议室举办，讲师进行现场讲解，学员可以进行互动提问。
b. 培训时间：每月最后一个周五整天四、培训师资1. 主讲人：公司质量管理部负责人2. 嘉宾演讲：行业专家及公司内部管理人员五、培训安排1. 第一阶段：了解体系文件（学习时间：2周）a. 通过线上视频培训，了解体系文件的基本概念和作用b. 完成作业：撰写一份体系文件的分析报告2. 第二阶段：掌握体系文件的编写技巧（学习时间：4周）a. 通过线上视频培训，学习体系文件的类型和编写规范b. 完成作业：编写一份体系文件样本3. 第三阶段：体系文件的审批和发布流程（学习时间：4周）a. 通过线上视频培训，学习体系文件的审批和发布流程b. 完成作业：模拟一次体系文件的审批流程4. 第四阶段：体系文件的更新和修订方法（学习时间：4周）a. 通过线下面对面培训，学习体系文件的更新和修订方法b. 完成作业：根据公司实际情况，进行一次体系文件的更新和修订5. 第五阶段：体系文件的培训和宣贯（学习时间：2周）a. 通过线上视频培训，了解体系文件的培训和宣贯策略b. 完成作业：提出一份公司内部体系文件的培训和宣贯计划六、培训评估1. 课程结束后，进行考试评估，通过题目检验学员对体系文件培训的掌握程度。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
七．质量手册范例
9．对质量手册制定、批准、发放、使用、更改和换版的规定 10．引用程序文件清单 A 质量手册范例一.文件资料管理 1．0 目的
使质量管理系统中所使用之文件有一个明确的处理流程，以 确保文件之适合性、有效性及各相关部门能适时获得正确之最 新文件。 2．0 范例
八．程序文件范例
3．0 职责和权限 3．1 经理 负责监察文件控制中心的工作。 3．2 文件控制中心 a. 负责保管文件和资料的原稿； b. 安排文件的编号； c. 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。
4．0 定义：无
八．程序文件范例
5．0 程序 5．1 文件和资料的格式 文件名称 文件编号（具唯一性即可） 文件核定 文件版本（以A、B、C或……发行日期均可） 文件页数 其它项目可视需要增加
六、文件的审查、批准
一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部门主管或总经理审核后即 可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当，因为部门专 业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题，但是非部门专业化涉 及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用，掩盖了其它部门的要求的 意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，甚至引起磨擦，所以对于 文件的审查和核准，许多公司规定了不同审查和核准方式，例：
二．体系文件的架构
3．工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准 书。
4．表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就 应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。
5．0 相关文件 文件资料管理程序（DL-011）
七．质量手册范例
B 质量手册范例二.紧急事件准备及应变 1．0 目的 建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或人为的灾害所造 成的环境冲击 2．0 范围 各制程活动之紧急情况处理均属之 3．0 权责 应变措施之拟定与管理：环境工作小组
七．质量手册范例
ISO9001:2000 编写
体系文件
一．体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和运行的过程中扮演着 相当重要的角色： （1）符合标准要求
在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中，均要求组织 “建立并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。
八．程序文件范例
5. 2 文件的批准核定 公司文件由授权的人士核定：
文件种类
核定人
品质方针 品质手册 ISO9002程序 部门运作程序 工作指导 产品检验标准 规程管制标准/工艺 规程文件/有关图纸 外部文件
4．0 内容 a. 各种可能重大环境影响之意外均应订立紧急应变计划 b. 紧急应变计划系针对紧急情况规模、性质及对环境冲击程度 c. 紧急应变计划应拟事故发生时应变方式及处理紧急状况之权 责 d. 紧急应变计划应明订通报及各项联络作业，例消防、医务— 等等 e. 紧急应变计划应定期测试其效果
5．0 相关文件 紧急应变措施管理程序（DL-014）
三、文件的结构
5．作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两 个部份。 （1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解 文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。 （ 2 ） 文 件 内 容 ： 在 编 写 文 件 内 容 时 ， 一 定 需 注 意 5W1H （ WHO ， WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）结合，即由谁（WHO）， 在何时（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），为什么 做（WHY），怎样做（HOW），缺少任何一个W或 H，都有可能使文 件的内容不易理解。
现以ISO9001&ISO14001标准要求为例，例举质量手册的结构和部份内容要求。 质量手册目录
0． 质量手册实施令 1． 前言 2． 组织机构 3． 管理层职责（包括最高管理层） 4． 质量管理体系
4．1 总要求（包括质量管理体系的范围，任何剪裁的细节与合理性， 以及识别过程、确定过程顺序和相互作用）
8．以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的 需要，可适当的去除一些不适用的项目。
四．流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内 容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。
1． 流程图常用的符号
二．体系文件的架构
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序， 例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的 作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书 产品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导 书类文件。
三、文件的结构
二．体系文件的架构
（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多
规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时
亦需考虑公司未来的扩充和发展等。
二．体系文件的架构
（二）文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公 司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2．程序书 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控 制和记录等。
三、文件的结构
6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。
7．附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。
一．体系文件编写的重要性
（3） 提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。
（4） 防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。
一．体系文件编写的重要性
（5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨 擦的机会。 （6）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
八．程序文件范例
A 程序文件范例一、文件资料控制程序 1．0 目的 此程序文件规范了公司文件和资料的制作、核定、发放、修 改的程序，确保公司文件的使用受到严密的控制。 2．0 适用范围 此程序文件适用于控制手册、程序文件、工作指导、有关图 纸、公司用国际或国家的标准、有关部门指定的设备说明书及 本公司制定、客户/供应商提供的相关标准。
一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有： 1．目的 2．范围 3．权责 4．定义 5．作业内容/文件内容 6．附件
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
三、文件的结构
2．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动 的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范 围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。 3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相 关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有 关的主导部门和相关部门的权责。 4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说 明，会令文件内容更清楚明白。
八．程序文件范例
5．1．2 文件编号方式 全厂性的手册文件以NDS（公司英文简写）001始编 二层程序文件以NP001始编 三层文件以NIA（A是部门代号）001始编 A代表品管部 B------具体产品的工艺文件以产品编号作为文件编号，外部文件以 原有的编号为准，没有编号的以本公司三阶文件的编号方式 编。
四．流程图绘制
例一：收货流程
供应商
送货 本公司仓库核对送Fra bibliotek 单与实物收货
四．流程图绘制
此范例将工作单位以
表示而将执行的工作以
是一个最简单的流程图，您可以任意发挥。
来区分，这
例二：生产流程
执行项目 备料 加温烘干 投料 设定技术参数 正常生产
负责人 备料员 烤箱操作员 备料员
技术员 技术员
记录 材料日用表 材料温度控制表
八．程序文件范例
5．1．3 文件的编制可参考以下模式
文件模式
说明
目的 适用范围 定义 职责和权限 内容 附件
文件编制的目的 文件适用的场合 文件中的专业用语和限定范围的用词 文件中有关人员的职责 （文件简述的规则内容） 文件运用中用到的表格或其它资料