国际档案理事会颁布的有关著录的四个标准
档案著录规则比较
档案著录规则比较国际档案理事会中关于档案的著录规则一共有四个标准，分别为ISAD、ISAAR、ISDF和ISDIAH即《档案著录国际常规标准》（2000）、《国际（法人团体、个人和家族）档案的规范记录的标准》（2004）、《（文件制作者）职能著录的国际标准》（2007）和《（对）档案保存机构（进行）著录的国际标准》（2008）。
ISAD标准为档案著录的准备和为著录全宗及全宗的组成部分提供指南；ISAAR为有关档案制作者的规范记录信息的创建提供指导即提供了著录档案生成者信息的标准；ISDF为著录文件制作者的职能和为与档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录提供指南。
对于一个一致的档案信息系统来说，对诸如档案生成者或保管者这样相同实体的著录需要用不同的方法和不同的著录元素，这即是制订ISIAH 的初衷。
ISDIAH是促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。
ISAD所包含的著录元素分别为身份、背景、内容和结构、利用条件、相关材料、注释和著录控制；ISAAR所包含的著录元素分为四个著录大项：身份项；著录项；关联项；控制项。
在规则所包含的所有要素中以下四项最为重要：实体类型；名称的标准化形式；存在时间；规范记录标识符。
ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标识职能和定义标准化检索点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和描述与其他职能的关系）；4 .控制区（其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以及由哪个档案机构来形成和维护著录）。
ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和适当的用以说明规则使用的例子。
档案馆藏机构著录的元素可分为六部分：一、身份（确定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（著录档案机构提供的技术服务）；六、控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。
档案著录规则与标准
档案著录规则与标准档案是一种重要的信息载体，它记录了人类社会各个方面的历史和现实。
为了便于管理和利用档案，制定了一系列的档案著录规则与标准。
本文将探讨档案著录规则与标准的重要性以及其在档案管理中的应用。
首先，档案著录规则与标准的重要性不言而喻。
它们是档案管理的基础，可以确保档案的准确性和完整性。
在档案著录过程中，按照规则与标准进行著录可以使档案信息的存储和检索更加方便和高效。
同时，规则与标准的制定也有利于保护档案的安全性和可信度，防止档案信息被篡改或滥用。
其次，档案著录规则与标准在档案管理中起到了重要的作用。
通过统一的著录规则，可以使不同档案馆或机构之间的档案信息具有一致性和可比性。
这样，不同机构之间可以更加方便地共享和交流档案信息，促进了档案资源的共享和利用。
同时，规则与标准的制定也有助于提高档案管理的效率和质量，减少档案管理中的错误和疏漏。
在实际应用中，档案著录规则与标准通常包括以下几个方面的内容。
首先是档案的标识与描述。
这包括档案的名称、编号、日期、产生单位等信息。
通过这些标识与描述，可以方便地确定档案的身份和归属，确保档案的准确性和可信度。
其次是档案的分类与归档。
这包括将档案按照一定的分类体系进行整理和归档，以便于档案的存储和检索。
同时，还包括对档案的保管和维护，确保档案的安全性和完整性。
最后是档案的利用与传播。
这包括对档案信息的提供和传播，以便于各种利用需求的满足。
然而，档案著录规则与标准的制定也面临一些挑战和问题。
首先是档案形式的多样性。
随着信息技术的发展，电子档案和数字档案的出现使档案的形式更加多样化。
这就对档案著录规则与标准提出了新的要求。
其次是档案的跨机构管理。
在现实中，档案往往涉及多个机构和部门，这就需要制定统一的著录规则与标准，以便于档案信息的共享和交流。
最后是档案的长期保存和利用。
档案的保存和利用是一个长期的过程，需要制定长期有效的著录规则与标准，以确保档案信息的可持续利用。
国际档案著录标准中的后保管思想
国际档案著录标准中的后保管思想赵芳2012-11-23 16:05:00 来源：《档案学通讯》(京)2010年4期【英文标题】Post-preservation Thought in the International Archival Descriptive Standard【作者简介】赵芳，武汉大学信息管理学院2008级博士研究生，武汉430072【内容提要】国际档案理事会已先后颁布了四个关于著录的国际通用标准，分别从不同方面对档案著录工作予以指导。
本文介绍和分析了这四个标准及后保管思想的主要内容，认为国际档案著录系列标准充分体现了后保管思想。
标准所包含的后保管思想预示着后保管时代的来临，是对后保管思想的充分肯定，并为电子时期的档案工作指明了方向。
The International Council on Archives(ICA)has developed four standards for archival description, which guide the archival description practice in different aspects. After introducing and analyzing the contents of the four standards and the post-custodial, the article concludes that the post-custodial was fully reflected in this series of standards on description. These also demonstrate the post-custodial era's coming and guide the archives management in the electronic era.【关键词】国际档案理事会/著录标准/后保管The International Council on Archives/Description standards/Post custodial随着电子文件的出现及信息技术在档案领域的广泛应用，档案的信息化进程不断加快。
国外档案鉴定标准给我们的启示
档案与建设!""#$%!"档案鉴定工作是一项决定档案生死存亡的大事。
二十世纪以来，伴随着科学技术的突飞猛进，近代文件数量的增长速度骤然加快，给世界各国的档案管理部门带来了巨大压力和挑战，于是档案鉴定的重要意义也愈加凸现。
要做好档案鉴定工作，离不开相应的理论指导和支撑，其中，档案鉴定标准的确立举足轻重。
因此，一个世纪以来，世界各国纷纷加强了鉴定理论中鉴定标准问题的研究和探讨，呈现出多姿多彩并日臻成熟的态势，有力地推动了世界范围内档案鉴定工作实践的深入。
对世界范围的档案鉴定标准状况作一回顾，我们发现，一个世纪以来，国外的各种鉴定标准大致可以表达如下：一、年龄标准。
档案年龄越高，反映的内容越久远，同时代所能遗留下来的档案也越稀少。
据此，档案作为那个时期真实的历史记录，无疑就拥有更高的保存价值。
早在!#$!年，德国普鲁士机密国家档案馆馆长迈斯奈尔曾提出过一套鉴定标准，其中最著名的就是“高龄档案应当受到尊重”的标准。
他主张每一国家应设置一个档案禁毁的“界限年份”，在世界档案界产生了广泛、长远的影响。
如英国!#%&年的公共档案法规定!’’$年以前的文件一律不得销毁。
荷兰学者也认为，凡!(世纪中叶以前的档案文件，不论形式与损坏程度，一律不可销毁，如此等等。
二、职能标准。
档案的来源是文件，而文件产生于各个职能机关。
在一个国家中，各个职能机关的地位和管辖范围有高低与宽窄之分。
因此，其所产生文件的保存价值也因之而不同。
凡地位越高、管辖范围越广的职能机关，其文件对社会的发展愈产生重大影响，因而此类文件的保存价值就愈大。
波兰档案学家卡林斯基在)$世纪)$*+$年代提出的档案鉴定标准认为：档案文件应否永久保存以及保存时间的长短可取决于产生机关的职能：最高职能机关的档案文件应永久保存，低级职能机关的档案文件可相对短期保存。
这一理论原则人们习惯称之为“职能鉴定论”或“职能标准”。
三、内容标准。
中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较
中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较作者：张战争王大青赵爱萍来源：《档案管理》2013年第04期摘要：必著项是档案著录的核心，是档案著录实践的强制性依据。
我国档案著录标准与国际档案著录标准的必著项结构与功能存在着一些差异。
本文对两者进行了系统比较，客观分析各自的优缺点，进而提出我国档案著录标准必著项优化建议。
关键词：档案著录标准；必著项；比较研究著录是档案管理工作的重要内容，是对档案实施智力控制的关键过程。
现代档案著录的目标是：确认和说明档案背景和内容信息以便利用，建立准确而恰当的著录条目并根据既定模式将著录条目加以组织，进而自始至终地保证所著录对象的可靠性、真实性、完整性、可理解性和可利用性。
现代档案著录工作贯穿于档案文件整个生命周期。
必著项则是档案著录的核心，它的定位与设计势必对著录结果产生重要影响。
国际档案著录标准——《国际档案著录规则（总则）》（英文名：General International Standard Archival Description），由国际档案学会于1994年正式发布，经修订之后于2000年发布第二版。
中国档案著录标准——《GB/T3792.5-85档案著录规则》于1985年正式发布，经修订后于1999年发布行业标准《DA/T18—1999档案著录规则》。
系统地比较两者的必著项，找准各自的优缺点，对于当代社会背景和技术环境下，我国档案著录标准的完善和实施具有重要意义。
1 中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项结构比较国际档案著录标准必著项为6项，分别为题名、著录级别、时间、档号、载体形态和形成者，分属于特征说明项和背景信息项两个大项（国际档案著录标准共包含7个大项，即特征说明项、背景信息项、内容与结构项、检索与利用条件项、相关档案项、一般性附注项、著录控制项）；我国档案著录标准必著项为8项，分别为正题名、责任者、时间、档号、分类号、电子文档号、缩微号以及主题词或关键词，分属于题名与责任说明项、时间项和排检与编号项3个大项。
档案文件级目录数据著录的规范和要求--浏览
档案文件级目录数据著录的规范和要求（要求录入人员必须重点掌握）档案文件级目录数据著录要求是：数据的每个项目内容，主要是指页号、正题名、责任者、文件时间、文件编号、解密划控，一定要准确，不能录错、漏录、误录有关信息；差错率控制在5%以内（即100条数据不能出错5条）。
这就要求每录完一条数据，一定要进行检查和校对，将录错的内容修改准确。
当确认数据信息完整无误后，方可导入正式库。
一、全宗号是档案馆给档案已经进馆的立档单位的代码。
（一）各机关、单位应与档案馆联系以明确自己的全宗号。
（二）全宗号用半角著录，长度为4个字节。
如全宗号为“ 16 ”，应著录为“ 0016 ”，但短期卷档案的全宗号要变为两位数的，即把前面的两个0去掉，著录为“ 16 ”，主要是为了同永久长期卷档案区分开来，方便以后档案数据移交进馆。
二、案卷目录号是根据档案的归档年度编写的流水号。
如1990年度的档案目录号为“ 016 ”，1991年度的则为“ 017 ”，1992年度的为“ 018 ” .................. 依次类推来计算。
（一）不同年度的案卷目录号切勿相同。
应与档案馆联系以明确本机关单位各年度的目录号。
（二）目录号用半角著录，长度为3个字节，如目录号为“8” , 应著录为“ 008 ”。
三、案卷号是按先永久、次长期的顺序，每一年度档案从1开始编写的流水号。
（一）在一个年度内，例如永久的档案有5卷，长期的有4卷。
则案卷号依次编为1，2，3，4，5 ;编完永久的后再接着连下去编长期的，长期的依次编为6，7，8，9。
同一年度内案卷号不许重复。
（二）案卷号用半角著录，长度4个字节，如案卷号为“ 3”，应著录为“ 0003 ”。
四、页号是整理档案时在文件材料右上角（双面有字的，背面编在左上角）上逐页编写的流水号。
半角状态下输入。
（一）每卷案卷均必须从1开始编写，两卷档案之间页码不可连接。
档案内凡是有文字的页面都要编写页码。
档案著录规则
档案著录规则
《档案著录》是档案馆、室编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是获取档案中所含情报信息的主要途径，决定档案检索工具质量的重要因素。
规则的制定为建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现电子计算机检索创造条件。
规则主要内容：
1、引言，指明制定的目的，依据的原则和适用范围。
2、名词术语，对所涉及的基本名词术语的概念予以确切定义。
3、著录项目，规定了10个大项，如：题名与责任者、文本项、密级与保管期限、时间、载体形态、排检与编号等，以及若干小项。
4、标识符号，对著录项目和内容各规定了6种标识符。
5、著录格式，对著录项目在条目中的排列顺序及表达方式做了具体规定和说明。
6、著录项目细则，对著录项目中的各项逐一予以解释、详细规定并举例说明。
此外，规则对著录项目的详简级次、所用文字、载体类型标识及著录来源等也做了若干规定。
国家参考文献著录规则
国家参考文献著录规则
国家参考文献著录规则是指各个国家制定的关于参考文献著录的规定。
不同国家可能会有不同的规则和标准。
下面是一些常见国家参考文献著录规则的简要介绍：
1.美国参考文献著录规则（APA）：由美国心理学协会制定的
著录规则，主要适用于社会科学领域的参考文献。
其主要特点是作者-日期制，即引用时将作者姓名和出版日期放在文中或
括号内，同时要求详细记录文献信息。
2.英国参考文献著录规则（Harvard）：常用于英国和欧洲一
些国家的参考文献著录规则，类似于美国APA规则，也采用
了作者-日期制，但有一些细节上的区别，比如对于文献引用
方式和编排的要求。
3.国际标准化组织参考文献著录规则（ISO）：由国际标准化
组织制定的国际著录规则，用于标准化全球范围内的参考文献著录。
其中ISO 690规则主要适用于科学和技术领域的参考文献，ISO 690-2规则适用于人文和社会科学领域的参考文献。
4.德国参考文献著录规则（DIN）：德国标准化协会制定的国
家著录规则，重视对参考文献的详细记录，对于出版物的题名、作者、出版日期、发行地和出版社等信息要求非常严格。
需要注意的是，以上只是一些常见的国家参考文献著录规则，不同学科领域、文献类型和学术期刊可能会有不同的著录规定，具体还需根据具体需求进行相应规范。
档案归档目录著录细则
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较
１ ． １ 题名项 结构比较 。国际档案著录标准的题名项规
般 由全宗号 、保管期 限 、 类别号 、案卷号和件号组 成。
档案管理 总第２ Ｏ ３ 期 ２ ７
鞭 业 务： 研 究
表 １ 国际档案著 录标准 与中国档案著 录标准必著项 比
较
必 著 项
名 称
义 ；我国档案著录标准 的正 题名 项 ，没有明确 自拟题名 的 构成 要素 ，在实践 中易受 主观影响 ，导致检索点建设 的不
示例 ，没有明确规定 自拟题 名结 构。
可利用性 。现代档案著 录工作贯穿 于档案文件整 个生命周
期 。必著项则 是档案著 录的核心 ，它的定位与设计 势必对
１ ． ２ 形成者项结构 比较。国际档案著录标准要求形成者
项不仅要 著录档案形成者 的名称 （ 包括 对档案形成 、积 累
著 录结果 产 生重 要 影响 。国际 档案 著 录标 准—— 《国际 档 案著 录规则 （ 总则 ）》 （ 英文名 ：Ｇ ｅ ｎ ｅ ｒ ａ ｌ Ｉ ｎ ｔ ｅ ｒ ｎ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ ａ ｌ
容进行创 造 、负有责任 的团体或个人 ，未采用规范记 录标
准。
录标准—— 《 Ｇ Ｂ ／ Ｔ ３ ７ ９ ２ ． ５—８ ５ 档 案著录规则 》于 １ ９ ８ ５ 年正
式发 布 ，经修订后 于１ ９ ９ ９ 年发布行业标 准 《 Ｄ Ａ ／ Ｔ １ ８ －１ ９ ９ ９ 档 案著录规则 》。系统地 比较两者 的必著项 ，找 准各 自的
Ｓ ｔ ａ ｎ ｄ ａ ｒ ｄ Ａ ｒ ｃ ｈ ｉ ｖ ａ ｌ Ｄ ｅ ｓ ｃ ｒ ｉ ｐ ｔ ｉ ｏ ｎ），由国际档 案学会于 １ ９ ９ ４ 年 正式发布 ，经修订之后 于２ ０ ０ ０ 年 发布第二版 。中国档案著
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一、国际档案理事会颁布的有关著录的四个标准，分别为：
ISAD(G)，全称为General International Standard Archival Description，中文含义是《国际档案著录通则》，包括第一版与第二版。
ISAAR(CPF)，全称为International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies，Persons and Families，中文含义是《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》，包括第一版与第二版。
ISDF，全称为International Standard for Describing Functions，中文含义是《职能著录国际标准》。
ISDIAH，全称为International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings，中文含义是《档案保管机构著录国际标准》。
二、四个标准的主要内容及这些标准之间的联系与区别。
（一）、四个标准的主要内容：
1.ISAD(G):主要目的是确保能形成统一的、恰当的著录；便于档案信息的检索和交换；能实现数据资源的共享，使各收藏机构的著录形成统一的信息系统。