会议要素-会议时间PPT资料33页

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为意外事件预留充足时间
❖ 波扬公司准备在本市的黎明大酒店召开大型的新产品 定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让 秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品 操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交 给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上 午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐 打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四 十五分必须准时把放映机送到黎明大酒店的会议厅。
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安排会议议程的原则 ❖尽量避免安排重复的环节和重复的内容 ❖严格规定发言时间 ❖合理衔接各个环节
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重要
2.
时 间 管 理
“四不紧急
象 限 ” 法
制定计❖划重要 不必理会
马上执行 紧急
交由下属完成
不重要
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❖有关时间管理的技巧，大约可以分为高、中、低三 个层次。
❖低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录，在忙碌 中自行调配时间和精力。
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天地酒店销售团队会议议程表 酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00
在酒店三号会议室举行。 1.销售二部经理的人选 2.东部地区销售活动的总结 3.上次会议记录 4.销售一部关于内部沟通问题的发言 5.下季度销售目标 6.酒店销售人员的招聘和重组
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天地酒店销售团队会议议程表
会议名称：酒店销售团队会议 会议时间：2019年5月25日星期一上午9点 会议地点：酒店三楼会议室举行 会议议程： 1.宣布议程 2.说明有关人员缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售情况总结 5.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言 6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部经理的人选 8.下季度销售目标
❖中层次的管理技巧强调行事历与日程表，反映时间 管理已注意到规划的重要性。
❖高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理，按轻重 缓急进行优先解决。
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3.考虑不确定性
❖第一是为每件计划都留有多余的预备时间。 ❖第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况
下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工 作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。 ❖第三是另准备一套应变计划。
❖ 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送
审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处
一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把
此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人
定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已
经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未
❖ 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用 简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、 下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于 表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议 程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的 各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表 的制定 要明确具体，准确无误。
第二章 会议要素
开会时间
开会时间
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❖时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭一般 飞逝，过去永远静立不动。
❖“一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以 便在同样多的时间里使自己更加富有成效。”
❖“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”
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会议时间有三种含义 A 一是指会议召开的时间； B 二是指整个会议所需要的时间、天数； C 三是指每次会议的时间限度。
❖9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张 到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九 点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话 去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续 进厂，刘小姐心急如焚``23````
被遗忘的国歌——做两手准备
❖ 一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人 宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并 受到批评。
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会议议程—样式1
中国展览会组织者业务交流会议程表
会议主席：陈峰 中国展览组织者专业委员会秘书长
参加人员：中外展览会组织者
研讨议题： 1.异地办展的注意事项 2.国产品牌展览会的国际化战略 3.参展商参展知识培训的必要性与操作难点 4.专业观众组织与数据库保密问题 5.如何让展览会网站与展览会自身实现互动 6.大型展览会的风险控制问题 7.中国展览组织者专业委员会介绍
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❖以下几个会议在什么时间召开比较合适：
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
工作周例会 职工代表大会 农业生产大会
周五下午 年初 根据生产的季节性召开
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确定开会时间的依据 ❖ 1.需要 ❖ 2.适宜 ❖ 3.议题的时效
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开学典礼——开学一周之内召开
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教师节座谈会——9月10日之前1-3天内
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会议时间管理 ❖ 1.做好会议议程、日程的计划管理 ❖ 2.时间管理“四象限”法 ❖ 3.考虑不确定性
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会议议程—样式2
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会议日程
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课堂练习： 天地酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00 在公司总部的三号会议室举行。主要讨论以下问题： 销售二部经理的人选、东部地区销售活动的总结、上 次会议记录、销售一部关于内部沟通问题的发言、下 季度销售目标、酒店销售人员的招聘和重组。请编制 以上会议的会议议程
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1．做好会议议程、日程的计划管理
❖ 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的 概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成 议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的 大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议 程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司 批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议 内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。
加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做
准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一
时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，
这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取
教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得
表扬。
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❖ 每次会议，会前都应充分做好准备工作，以保证会议能顺利进 行。上面提到的例子，事前如能做好以下几点，是可以避免事 故发生的。