浅谈新能源档案管理
能源行业档案管理制度(2)
整体水平。
信息化技术应用
数字化技术
通过数字化技术，将纸质档案转化为电子档案，实现档案 的数字化存储和管理。数字化技术可以提高档案的存储密 度和传输速度，方便档案的查询和利用。
销毁要求
档案销毁必须在指定地点进行，且需有两人以上监督销毁过程，确保档案不泄密 、不丢失。销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签名盖章 。
特殊情况处理
涉密档案
涉密档案应按照国家有关保密规 定进行鉴定和销毁，确保档案信
息安全。
有争议档案
对有争议的档案，应暂缓销毁， 待争议解决后再行处理。
档案利用率指标
考核评估档案管理工作的利用效率，包括档案借阅、复制、查询等 服务的提供情况和利用效果，确保档案资源的充分利用。
结果运用与改进方向
结果反馈与通报
将监督检查和考核评估的结果及时反馈给相关单位和个人，并在一定范围内进行通报，以促进档案管理工作的改进和 提高。
问题整改与追责
针对监督检查和考核评估中发现的问题，要求相关单位和个人及时进行整改，并对整改情况进行跟踪检查。对于严重 违反档案管理规定的行为，依法依规进行追责处理。
保密工作注意事项
保密意识教育
加强档案管理人员的保密意识教 育，确保档案管理的保密性。
保密档案标识
对涉及国家秘密、商业秘密等敏感 信息的档案进行标识，并采取严格 的保密措施。
保密检查与监督
定期对档案管理工作进行保密检查 和监督，发现问题及时整改，确保 档案管理的安全性和保密性。
新能源公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案资料的有效保护和合理利用，为公司经营管理提供有力支持，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有档案资料的管理，包括但不限于文书档案、声像档案、电子档案、实物档案等。
第三条本制度遵循统一领导、分级管理、责任到人、方便利用的原则。
第二章档案分类与归档第四条档案分类应按照档案的性质、来源、内容、载体等进行分类。
第五条档案归档应遵循以下规定：1. 归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造、销毁；2. 归档资料应按照规定的时间、顺序、类别进行归档；3. 归档资料应使用统一格式的档案袋或档案盒，标注档案名称、编号、卷号、页数等信息；4. 归档资料应经审核、审批后，由专人负责归档。
第三章档案保管与维护第六条档案保管应遵循以下规定：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案资料应按照保管期限进行分类存放，定期检查、清理；3. 档案资料应使用专用档案柜、档案架等设施存放，确保档案安全；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、传播，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案维护应遵循以下规定：1. 档案资料应定期进行消毒、防霉、防虫处理；2. 档案资料应定期进行数字化备份，确保档案安全；3. 档案资料如有破损、缺失等情况，应及时修复、补充；4. 档案资料应定期进行清理、整理，保持档案整洁。
第四章档案利用与保密第八条档案利用应遵循以下规定：1. 档案利用应遵循合法性、真实性、完整性原则；2. 档案利用应按照规定的手续办理，经主管领导批准；3. 档案利用应限于工作需要，不得用于非法目的；4. 档案利用应填写《档案利用登记表》，记录利用情况。
第九条档案保密应遵循以下规定：1. 档案保密应按照国家有关法律法规和公司内部规定执行；2. 涉密档案应设置专门保管区域，实行严格保密措施；3. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容；4. 档案管理人员离岗或离职时，应办理档案交接手续，确保档案安全。
新能源公司实物档案管理办法
新能源公司实物档案管理办法第一章总则第一条为维护历史原貌，加强实物档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和集团公司、公司有关规章制度，结合新能源公司实际和实物档案管理的特殊要求，制订本办法。
第二条本办法适用于新能源公司各部门、各中心、各厂站（以下简称：各单位）。
第三条实物档案是指各企业和个人在工作活动中形成的对公司有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
是非纸制、非胶片、非磁带的具有保存价值的实物通过收集整理而转化成的档案。
第四条新能源公司办公室负责对各单位范围内实物档案管理进行监督和指导。
第二章归档范围第五条实物档案的归档范围主要包括以下几类：（一）本企业获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本企业的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）本企业对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）本企业组织的各种重大活动中形成的纪念品。
1/ 7（五）单位机构成立以来使用过的牌、匾，停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品。
（六）本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其它有保存价值的实物。
第三章归档要求第六条除印章档案以外的其他实物档案的归档要求：（一）应归档的实物自形成后的次年3月底前向本企业档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（二）任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
（三）个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本企业档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。
（四）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本企业照片档案的管理。
两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
（五）本企业对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第七条印章档案的归档要求：（一）各企业在启用新印章的同时，应向本企业档案室或有关部门移交停止使用的印章。
新能源档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司新能源项目档案的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有新能源项目的档案管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）安全保密，确保完整；（四）方便利用，提高效率。
第二章档案管理职责第四条公司档案管理部门负责新能源项目档案的全面管理工作，具体职责如下：（一）制定新能源项目档案管理制度；（二）监督、检查档案收集、整理、归档、保管等工作；（三）组织开展档案管理培训和业务指导；（四）定期对档案进行鉴定、整理、清点和销毁；（五）提供档案查询、利用服务。
第五条项目管理部门负责新能源项目档案的具体管理工作，具体职责如下：（一）按照档案管理制度要求，及时、准确、完整地收集、整理、归档项目档案；（二）确保档案的完整、安全，防止档案丢失、损坏；（三）配合档案管理部门进行档案鉴定、整理、清点和销毁；（四）协助档案管理部门提供档案查询、利用服务。
第三章档案收集与整理第六条新能源项目档案收集范围包括：（一）项目立项、审批、招投标等文件；（二）项目设计、施工、监理、验收等文件；（三）项目运行、维护、检修等文件；（四）项目相关合同、协议、会议纪要等文件；（五）项目相关数据、图表、图片等资料。
第七条新能源项目档案整理要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）对收集到的档案进行鉴定、整理、归档；（三）确保档案的完整、准确、系统；（四）对档案进行编号、编目、编制目录。
第四章档案保管与利用第八条新能源项目档案保管要求：（一）按照档案保管期限和保管条件，对档案进行分类存放；（二）定期对档案进行检查、清点和维护；（三）确保档案的完整、安全，防止档案丢失、损坏；（四）对档案进行保密管理，防止泄露。
第九条新能源项目档案利用要求：（一）提供档案查询、借阅、复制等服务；（二）对档案利用情况进行登记、统计和分析；（三）确保档案的保密性，防止泄露；（四）对档案利用过程中的问题进行处理。
新能源公司工程档案管理制度
新能源公司工程档案管理制度第一章总则第一条为加强新能源公司（以下简称“公司”）工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案整理规范，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司新建、扩建的工程建设项目。
第二章引用文件及术语第三条引用文件《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）《电力工程达标投产管理办法(2006年版)》（中电建协工〔2006〕6号文）《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）《集团公司基建工程档案管理办法》（集团制〔2013〕107号）《集团公司重大建设项目档案验收办法》（集团制〔2013〕107号）《区域公司发电股份有限公司风电企业档案分类及保管期限表（6-9大类）》第四条术语（一）工程文件：是指从工程立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。
（二）工程前期文件：是指工程开工以前在立项、可研、初步设计、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。
（三）工程监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度、安全和建设资金使用等进行控制以及合同管理、信息管理、工程协调过程中形成的文件。
（四）工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括建筑、安装及调试、监理等）过程和工程真实面貌的文件。
主要由工程施工文件、工程竣工图和工程质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及主要主、辅设备安全性能检验报告、配套设备技术文件组成。
（五）工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。
（六）工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。
（七）工程竣工验收文件：是指工程竣工后试运行（试生产）中以及竣工验收时形成的文件。
年新能源行业档案管理制度
档案管理原则与要求
统一领导与分级管理
完整性与准确性
建立统一的档案管理领导机构，明确各级 档案管理部门的职责和权限，实现档案管 理的统一性和分级性。
确保档案内容的完整性，准确记录新能源 行业的各项活动，保证档案信息的真实性 和可靠性。
保密性与安全性
便捷性与高效性
严格遵守保密规定，确保涉密档案的安全 。同时，加强档案保管和防护措施，防止 档案遗失、损坏或泄露。
05
CHAPTER
新能源行业档案信息化建设
档案数字化转换与处理
数字化转换
通过扫描、OCR识别等技术手段，将纸质档案转化为可编辑、 可检索的数字格式。
数据处理
对数字化后的档案进行整理、分类、标引等处理，形成结构化的 电子档案数据。
质量控制
建立数字化转换与处理的质量控制机制，确保数字化档案的准确 性、完整性和可用性。
准确性评价
核实档案内容的真实性、准确性和可 靠性，确保档案反映新能源项目建设 和运营的真实情况。
安全性评价
评估档案保管的安全性，包括档案存 储环境的安全性、档案保密措施的有 效性等。
可利用性评价
评价档案的利用价值，包括档案信息 的可开发性、档案利用的便捷性等。
档案管理存在问题分析
档案资料收集不齐全
采用先进的档案管理技术和方法，提高档 案检索、利用和传播的效率，实现档案管 理的便捷性和高效性。
档案管理流程与规范
档案收集与整理 按照新能源行业的特点和要求， 制定档案收集范围和整理标准， 确保档案收集的齐全、完整和准 确。
档案销毁与移交 对于保管期满的档案进行销毁处 理，确保销毁过程的安全和环保 。对于需要移交的档案，按照相 关规定进行移交手续。
新能源行业档案管理制度完善
06
监督检查与持续改进机制建 立
监督检查方式多样化尝试
1 2
定期开展档案专项检查
组织专业人员对新能源行业档案进行定期的全面 检查，确保档案的真实性、完整性和安全性。
不定期抽查
随机抽取部分档案进行抽查，以检验档案的日常 管理情况，及时发现问题并督促整改。
3
利用信息化手段进行监督
通过档案管理系统对档案的收集、整理、保管、 利用等全过程进行实时监督，提高监督效率。
采用B/S架构，支持多用户并发访问，实现数据集中管理、分级授权和分布式部署。
功能模块
包括档案录入、整理、检索、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理功能，支持多种格式电 子文件的导入导出，提供智能化辅助工具如自动分类、去重、OCR识别等。
技术选型
采用成熟稳定的开发语言和数据库技术，如Java、.NET、Oracle、MySQL等，确保系统 高性能、高可用性和可扩展性。
03
档案收集、整理与存储流程 优化
收集范围和渠道拓展
拓展档案收集范围
将新能源项目从立项到运营全过程产生的文件、资料、图纸、照 片、录音、录像等纳入收集范围，确保档案完整性。
多渠道收集
通过定期移交、主动征集、跟踪收集等多种方式，确保档案及时、 全面收集。
强化前端控制
在项目立项阶段即明确档案管理要求，实施预立卷制度，确保档案 形成与项目进程同步。
数据安全保障措施完善
数据加密
对重要数据和敏感信息进行加密处理，包括数据传输加密、数据存 储加密和文件加密等，确保数据在传输和存储过程中的安全性。
访问控制
建立完善的访问控制机制，对用户进行身份认证和权限管理，防止 未经授权的用户访问敏感信息。
数据备份与恢复
浅谈新能源发电项目档案管理工作
浅谈新能源发电项目档案管理工作潘莉，温寒（凯迪生态环境科技股份有限公司，湖北武汉430000）【中图分类号】TM73【文献标识码】A【文章编号】2095-2066（2018）05-0336-012014年1月14日,国家能源局发布一组数据统计,2013年,我国全社会用电量累计53223亿kWh,同比增长7.5%。
其中,三大产业用电量累计46430亿kWh,占全部用电量的87.2%。
由此可见电力行业作为国民经济的基础产业,持续的发电供应室关系国计民生的大事。
传统的发电厂通常是燃煤炭为主的火电,对大气污染较为严重。
近十年来,新能源发电逐渐占据了电力行业的重要位置。
新能源发电项目档案不仅真实记录了新能源发电厂项目建设和运营的发展过程,还涵盖了大量的科技资源和知识信息以及成功经验和失败的教训,为新能源发电行业今后的发展提供信息参考,是新能源电力企业宝贵的知识财富。
改革开发以来,我国电力行业档案越来越受到重视,管理标准从无到有。
2012年,国家能源局相继颁布了《火电建设项目文件收集及档案管理规范》(DL/T241-2012)、《风力发电企业科技文件归档与管理规范》(DL/T31021-2012)以及《水电建设项目文件收集及档案整理规范征求意见稿》等规范标准性文件,使得不仅传统的火电项目而且新能源项目的档案管理工作都有了切实可行的依据和检验标准。
从数据分析,2007年后,关于新能源项目的文献呈现逐年增长之势,整个行业对档案管理的关注度也在加深。
但是关于新能源发电占重要部分的生物质发电的文献却不多见。
笔者所就职的凯迪生态环境科技股份有限公司(以下简称凯迪)就是我国新能源发电中生物质(农林废弃物)发电的领军企业。
从2009年起就开创生物质电厂建设之先河,一直秉持持奉献环保造福人类的企业使命,在全国各地掀起了生物质发电项目的建设高潮。
笔者在长期的项目档案管理过程中有如下的体会:1新能源发电项目档案管理存在的问题及影响(1)当今社会,科技每天都在改变着人们的生活,传统的火电企业的档案管理模式与现代新技术开发和应用的新能源企业档案管理存在很大的差距。
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浅谈新能源档案管理工作
档案管理工作是企业管理工作的基础，是企业信息系统的重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。
目前，风力发电利用的是自然能源。
相对火电，核电等发电要更加绿色，环保。
作为利用风力发电的企业现代化管理水平日趋提高，档案管理工作作为一项基础工作，必然要提高它的管理水平，以适应现代化公司的管理要求。
一、风电工程建设档案管理的特点
风电工程建设是一个的系统工程，没有火电、核电那么大，工期也没办法与火电、核电比，风电是近几年发展起来的新能源产业，各项标准不齐全，只能综合参考火电、水电以及变电工程的质量验平标准、工程项目划分标准等来制定相关的验平体系和质量体系。
风电档案资料主要包括前期项目核准文件、勘测设计、招标投标、设备资料、线路、道路、土建、设备安装、隐蔽工程、装饰装修等方面，并经文字、图纸、图表、声像、图片、照片、实物标本等形式记载，形成数量巨大，种类繁多的工程建设档案。
二、风电工程基建建设档案管理的常见问题
（一）重工程建设，轻档案管理
为使工程项目尽快发挥效益，风电场建设方和参建单位在工程建设过程中，往往都只注工程建设，忽视档案资料的作用，档案管理意识淡薄，未将工程档案管理纳入日常建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧施工任务重等情况下，只注重工程进度，忽视了工程档案资料的收集、整编等工作，造成工程档案管理与工程建设不能同步进行。
加之参建单位内业管理人员参差不齐，配备的档案人
员又多为兼职人员，对档案工作精力投入不足，且未经过专门的岗位培训，对风力发电工程档案收集、整编、管理等要求不了解，对风电场现场设备不熟悉，对风力发电基建工程资料的整理工作缺乏经验，对基建工程档案工作没有清晰的认识与展望，造成工作划分不清、工程资料无法真实反映施工过程与全貌，导致档案管理普遍存在质量不高的问题。
（二）档案归档不及时
档案文件的收集整理工作兼有持续性和时间性，受风力发电建设参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程项目完工需办理竣工验收手续时再来组织大量的人力、物力，突击补充档案资料，导致工程竣工档案“事后算总帐”的被动局面，档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制（三）档案现代化管理水平不高
在实际工作中，风电未实现信息化软件管理，由于档案工作长期被忽视，档案工作人员缺乏热情，致使档案资料不完整、不规范。
与火电、核电相比，信息化相差甚远。
三、应对风电基建工程档案管理问题的措施
第一、要在思想上重视档案工作,更新观念。
在施工整个过程中，严抓工程质量及进度的同时，也要重视档案工作。
要求建设单位及参建单位配备专业的档案人员，并定期进行辅导和培训。
建立有效的档案管理责任制度。
首先应明确建设单位与参建单位领导的责任，增强档案意识与支持力度。
第二、完善风力发电基建档案管理制度，按照《NBT 31021-2012 风力发电企业科技档案归档与整理规范》，确保工程建设启动与收集档案工作同步进行，
做到过程受控，确保制度的落实。
建设单位负责收集整理本单位工程管理的前期文件，参建施工单位做好本单位施工及验收资料。
第三、加大对档案管理工作的投入，建立高效管理档案信息资源的网络系统，推进档案管理工作的现代化、规范化进程。
并按照行业标准配置专门的档案室，配置相关的专业档案设施和管理软件，配备专业档案人才，利用现代化手段技术对风力发电档案信息进行分类整理和信息整编，加强对纸制档案的电子档案建立和转化，充分利用计算机网络系统技术提高档案检索能力，有效实现档案资源共享。