会展组织流程Microsoft-Word-文档1.doc
一般会展工作流程
一般会展工作流程普通会展工作流程一．与客户前期工作接洽１．了解会议所需要素：背景，目的，目标受众，时光，地点，餐饮，灯光，设备.资料等方面的要求以及礼品和预算的要求．二．项目分析１．了解项目背景及客户目的绽开调研工作２．分析与会人员的特征和与会人员的期望，打算实行何种会议形式．三．项目策划１．策划原则：按照会议特点设计；采纳先进设备及装点；推陈出新的表现形式．２．策划内容：会议形式，会场布置，传扬媒体与人员配置，器材设备和现场支配以及客户特别要求的策划．四．项目实施１．对会议场地举行审核，对所用供给商仔细考核，２．对会议所需场地，餐饮等费用价格确实定．３．确定会议记下接待，住房接待，餐饮接待，及现场接待的程序．４．对会议主要客户，及VIP客人的特别支配．５．针对此次会议制定会议工作表；会议标语及口号确定会议形象；印刷品的品种和数量；灯光音响视频及装点计划．６．与客户交流确定人员名单．７．成立项目小组布置会议场地．８．为会议支配礼仪小姐及接待工作．９．保证会议举行时设备能完美且准时的协作１０．灯光视频音频都由专人负责．１１．会议召开之前公司内部举行预演，听取客户意见后举行修改完美．１２．接待设备和物资方面的预备工作．１３．专人负责现场协调服务，处理暂时状况．１４．应客户要求适当支配消遣活动烘托会场气氛．１５．支配查询，预定，更换票务的服务并推举当地名胜以供少数客人会后巡游．１６．会后协助客户收集宾客反馈表，宾客名片，收取签到簿，发放礼品．１７．总结会议过程，编写会议报告，反馈给客户．咨询客户对此次会议的感触．五．会议形式１．新闻发布会２．签字仪式３．产品上市推广会４．全国巡展５．联谊酒会６．专题论坛，研讨会７．用户，代理商大会８．展览会六．总体支配１．印刷品：会议简介，邀请函，欢迎信，日程支配，请柬，信封，讲义，纸袋产品介绍，反馈表，海报挂旗，胸卡等．２．装点品：特制接待台，会议日程展板，会议形象背板，会议形象展架，搭建屏幕，平面背景板以及立体背景板．３．A V器材：多媒体投影仪，专用屏幕180寸200寸等.有线，无线，及领夹麦克风，摄影机，摄像机，全套音视频控制系统，调音台，专业音箱同声传译设备等．４．灯效器材：电脑灯，舞台灯，频闪灯，追光灯，成像灯，造烟灯等．５．旅游支配：普通旅游，VIP旅游，特色旅游．６．其他服务项目：文字同声翻译人员，名人邀请，文艺表演，礼品设计制作专业摄影，摄像．【下载本文档，可以自由复制内容或自由编辑修改内容，更多出色文章，期盼你的好评和关注，我将一如既往为您服务】文档内容到此结束，欢迎大家下载、修改、丰富并分享给更多有需要的人。
展会标准化流程
展会标准化流程展会标准化流程是指在展览会或展示活动中，为确保活动的顺利进行和达到预期目标而制定和执行的一套规范化流程。
以下是一般性的展会标准化流程：1. 确定目标和目的：- 确定展会的目标，包括参展商的销售目标、品牌宣传目标等。
- 确定展会的主题、定位和受众。
2. 预算和资源规划：- 制定详细的展会预算，包括参展费用、展位装修、人员费用、推广费用等。
- 确保有足够的人力、物力和财力支持展会的准备工作。
3. 选择展位和场地：- 根据目标和预算选择适合的展位。
- 确保场地具备展示需求，包括电力、网络、水源等基础设施。
4. 展品设计和制作：- 设计和制作展台、展板、展示品等。
- 确保展品能够吸引目标受众，并与公司品牌形象一致。
5. 展前宣传和推广：- 制定展前宣传计划，包括社交媒体、电子邮件、新闻稿等方式。
- 邀请目标客户和潜在合作伙伴参加。
6. 人员培训：- 为展会人员提供培训，包括产品知识、沟通技巧、客户服务等。
- 确保团队了解展会目标和期望。
7. 展会现场布置：- 根据展位规划进行布置，确保展台整洁有序。
- 测试设备和展示品，确保一切准备就绪。
8. 展会期间运营：- 提供高质量的客户服务，与参观者互动。
- 实时调整展台布局、宣传材料等，以适应展会动态。
9. 数据收集和分析：- 收集参展者和访客的数据，包括潜在客户信息、反馈等。
- 分析展会期间的表现，以改进未来的展会策略。
10. 展后跟进：- 跟进潜在客户，发送感谢邮件，提供进一步信息。
- 对展会的表现进行总结和评估，记录经验教训。
这些步骤可以根据具体的展会特点和组织需求进行调整。
通过制定和执行标准化的流程，可以提高展会的组织效率，确保活动的顺利进行，同时为展会的成功提供有力支持。
会展组织流程
大型会展组织流程明确展会目的，选择合适的展会场地，充分做好展会的安排工作，是做好展会的第一步。
1、确定举办目的在举办一场展览会之前，首先需要确认举办的目的。
通常目的包括宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。
2、选择适合场地选择合适的场地是参展计划中重要的一部分。
首先要考虑的是人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，再依此挑选摊位。
3、参展背景分析例如：专业性、品牌性、权威性、国际性4、参展安排（一）展前准备：1.参展主题的确定；2.展位的确定；3.展台设计与搭建；展台的设计要突出主题、强调个性，同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。
充分利用各种可能的要素，例如，展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。
4．如何有效的邀请准客户：①通过提前发送邀请函的方法约准客户参加，方便对方安排行程。
会展开始前一天再次提醒。
②准备一些可以一分为二的礼品，并印有公司标志（等于许多流动的广告牌在免费为公司作宣传），把其中之一在展前先随邀请函寄给准客户，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。
（二）展中促销1、产品促销活动当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品，促使有意向（犹豫）的客户当场签单，毕竟夜长梦多。
2、展中的注意事项细节决定成败，在参展过程度需要注意一些细节。
①参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象，给客户良好的印象。
只要能到你展位驻足一下，起码他还是有一定的兴趣，你就应主动表示欢迎。
②主动拜访一下这些同行，这里指的同行，并非指同一种产品的企业，而是指同一类产品的企业。
向他们推荐你的产品，将样本留给他们几份，也向他们索取样本，起到资源互补共享的效果。
③展会上经常会碰到同行中的探子，他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料，所以要保持警惕。
展会流程具体内容
展会流程具体内容
展会流程具体内容会因不同的展会而有所不同，但一般而言，展会的流程包括以下内容：
1. 策划阶段：
- 确定展会的目标和主题
- 确定展会的日期、时间和地点
- 确定展位和摊位的布局和规划
- 确定展会的预算
- 策划并开展市场推广活动
2. 准备阶段：
- 向潜在参展商发送邀请函
- 参与商签署参展合同
- 协助参展商进行展品准备
- 确定展位并设置展会场地
- 准备展览装置、陈列品和展台
3. 展览阶段：
- 参展商搬运展品到展馆并搭建展位
- 确定展会的开幕时间和仪式
- 展会期间的展览、演示和讲座
- 组织与会者流量和参与度的管理
4. 结束阶段：
- 拆除展台和清理展览场地
- 参展商进行展品搬运
- 结算和收集反馈意见
- 参与商进行展会效果分析和营销总结
以上只是一个一般展会的流程范例，具体的展会流程会因展会的规模、类型以及组织者的要求而有所变化。
展览展会操作流程（详细操作流程及附表）
展览展会操作流程（详细操作流程及附表）时尚实业展会展览操作规程（提案）1．0参展目的及原则2．0展会信息收集3．0参展前准备工作3．1信息调研3．2真实性调查及风险防范3．3询价和议价3．4财务预算3．5订立合同4．0展会策划4．1展位选择4．2展台布置4．3广告信息发布4．4潜在客户邀请4．5展品及布件的运输和保管5．0参展人员5．1参展人员的分工5．2参展人员行为规范和培训6．0展会总结6．1效果分析6．2信息收集6．3总结报告附件：1．年度展会信息收集表格2．参展信息及参展提案3．展会预算表4．参展方案模板5．展会信息收集概要6．客户信息登记表7．总结报告模板/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。
/1．0 参展目的及原则沈阳时尚实业有限公司参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集沈阳时尚实业有限公司参展原则：1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。
避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。
2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。
5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。
6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。
2．0 展会信息收集市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。
展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。
会展策划流程
会展筹划设计流程一：对企业进展有针对性的市场调研收集有关本工程的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。
对收集的资料要分类编排，结集归档。
二：制定具体完整的会展筹划方案。
确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。
三：实施前的培训。
让全体的实施工作人员理解筹划方案精神，生疏筹划方案要求，把握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。
四：印刷材料的设计制作。
利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进展前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。
五：展台的布置及呈现。
设备的调试安装，展台的人员配备。
六：相关的会展效劳。
依据参与会议者的具体状况以及人数多少安排相应的车辆；依据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推举不同的用餐地点；依据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计特地的旅游线路，介绍下榻酒店四周的消遣设施。
七：做好对活动的评估。
开好总结会，做好善后公关工作。
会展效劳工程：视听设备租赁呈现道具制作展厅专卖装潢舞台设计灯光表演花草租赁写真、泡沫字、雪弗板字等美工制作拆装运输大型仓储大型活动安排供给礼仪，司仪各地巡演 T 台制作、租赁。
会展规画细节邀请不管什么样的会议或者展览，主办者固然期望适宜的对象(客户)参与。
作为主办者，邀请的方式格外重要。
通常状况下，邀请包括信息公布、回执处理、确认通知等 3 个程序。
信息公布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。
通常信息公布包括主题、时刻、地址(暂定或候选)、要紧议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展) 企划书，能够让参与者了解参与的意义及对会展的期望。
回执——关于主办者来讲，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。
回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提示的是回执单的设计超级重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、估量抵达目的地时刻、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是不是交纳为标志)，接下来需要做的确实是资源分派——主假设是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知能够在这一切完成后发出。
会展策划的流程
会展策划的流程一、需求确认阶段：会展策划的第一步是与客户进行需求确认。
在这个阶段，策划团队需要与客户沟通，了解客户的目标、预算、展会主题等信息。
通过详细的需求分析，策划团队可以确定展览的规模、主题和内容。
二、策划方案阶段：在需求确认阶段结束后，策划团队开始制定策划方案。
方案中包括展览的整体设计、展位布置、活动安排等内容。
策划团队需要根据客户的需求和预算，制定出切实可行的方案，并与客户进行沟通和确认。
三、预算编制阶段：预算编制是会展策划中非常重要的一环。
策划团队需要根据策划方案，对各项费用进行详细的估算和测算，制定出合理的预算。
预算中包括场地租赁费、展台设计费、展品运输费、活动费用等各项费用的预算。
四、供应商选择阶段：会展策划需要与各类供应商进行合作，如展台设计公司、物流公司、印刷公司等。
策划团队需要根据需求和预算，选择合适的供应商进行合作。
在选择供应商时，要综合考虑供应商的专业能力、信誉度、价格等因素。
五、执行实施阶段：策划方案确定后，策划团队开始执行实施。
这个阶段包括展位布置、物流运输、展品安装等工作。
策划团队需要与各供应商密切合作，确保各项工作按计划进行。
同时，策划团队还需要进行现场管理，确保展览活动的顺利进行。
六、活动宣传阶段：在展览活动前，策划团队需要进行活动宣传。
这包括制作宣传资料、发布新闻稿、利用社交媒体进行宣传等。
策划团队需要根据展览的特点和目标受众，选择合适的宣传方式，提高展览的知名度和影响力。
七、后期评估阶段：展览活动结束后，策划团队需要进行后期评估。
这个阶段包括对展览效果的评估和总结，以及与客户的反馈交流。
通过评估和总结，策划团队可以发现问题，改进工作，提高下一次展览的效果。
总结：会展策划是一个复杂而细致的工作，需要策划团队具备专业的知识和经验。
通过以上的流程，策划团队可以确保展览活动的顺利进行，达到客户的预期目标。
在未来的会展策划工作中，我们需要不断学习和积累经验，提高自身的能力和水平。
展会活动流程范文
展会活动流程范文展会活动是一项重要的市场推广活动，通过展厅展示企业产品与服务，吸引潜在客户与供应商，交流合作，提升公司形象与知名度。
为了使展会活动顺利进行，需要制定一个详细的流程安排。
一、筹备阶段：1.定义目标：明确展会的目标，确定想要达到的结果，例如吸引客户，寻找供应商，推广新产品等。
2.确定预算：根据目标确定展会预算，包括展位费、装修费、宣传费、员工费用等。
3.招募团队：组建展会筹备团队，包括展会负责人、项目经理、设计师、销售人员等。
明确各自的职责和工作内容。
4.确定展会时间与地点：根据目标客户群体和市场需求，选择合适的时间和地点举办展会。
5.安排展位和场地布置：预定展位，并确定布置方案，包括搭建展台、展示产品、信息发布区、休息区等。
二、准备阶段：1.宣传推广：通过多种渠道宣传展会，包括展会网站、社交媒体、行业媒体、电子邮件等。
设计宣传材料，如展会海报、传单、名片等。
2.展品准备：对准备展示的产品进行整理、保养、提前备货，确保展台上的产品完整、干净、有吸引力。
准备相关展示教具，如模型、视频、图片等。
三、展会进行阶段：1.到展会现场搭建：根据布置方案，在展会现场搭建展台，摆放展品和宣传材料，装饰展位。
2.接待客户：接待来访客户，主动介绍展品和公司情况，提供资料，解答问题。
与潜在客户交流信息，寻找合作机会。
3.展品展示：展示产品特点和优势，演示产品的使用方法和效果。
通过实际操作、现场试用等方式吸引客户。
4.宣传与推广：利用现场大屏幕、展会演讲、发布会等形式进行宣传推广，吸引更多的客户到场参观并了解公司和产品。
5.与供应商洽谈：与供应商进行洽谈，了解行业发展动态、获取优惠采购条件，寻找新的合作伙伴。
7.展会活动：组织一些有趣的活动，如抽奖、体验区、互动游戏等，吸引更多的客户参与和留下深刻印象。
四、总结阶段：1.展会数据分析：对展会期间的访客数量、成交情况、询盘数量、客户反馈等数据进行收集和分析，评估展会效果。
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会展组织流程
会展是指会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。
其概念内涵是指在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动、大型会议、体育竞技运动、文化活动、节庆活动等。
会展引是指围绕特定主题多人在特定时空的集聚交流活动。
狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和奖励旅游的统称。
会议、展览会、博览会、交易会、展销会、展示会等是会展活动的基本形式，世界博览会为最典型的会展活动。
一、邀请
不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。
作为主办者，邀请的方式非常重要。
二、签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。
但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。
三、餐饮安排
一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。
餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。
类别有中式、西式及清真系列。
四、秘书服务
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。
这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
五、茶歇
茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。
茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。
六、翻译
可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。
其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。
所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。
七、车辆调度
重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得
好好研究。
通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。
对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。
因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵
达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
八、健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。
但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。
主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。
九、保险知识
组织展览需要办理保险。
展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。
因此，展出者需要自行安排保险。
十、礼仪和迎送
对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。
礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。
值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看
形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。
各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。
十一、展台人员训练
为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。
不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。
培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。
如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。
培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。
十二、秩序维护
对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。
小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。
大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。
十三、会展考察
实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。
十四、会展设计
如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。
有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。
十五、产品展位装潢及展具使用
尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。
许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。
十六、交际酒会
交际/酒会一般需要细心策划。
酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。
交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。
涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
十七、新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。
一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。
记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。
另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，
而记者招待会一般有更高层次官员出席。
在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。
4.0 会展业务流程及具体实施步骤
4.1 会展业务流程图
本公司各会展业务项目严格按照业务流程组织实施，业务流程图如下：。