档案管理要点

1、企业信息，主要是指与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。
2、企业信息工作，则是指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。
3、企业信息工作的内容包括：企业信息化建设、企业信息开放与保护、企业信息开发与利用。
4、企业信息资源：记录型信息资源、实物型信息资源、智力型信息资源。
5、著名科学家钱学森提出了把情报信息作为第四产业的新构想。
6、企业信息工作的作用：它是企业管理的基础；它是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提；它是生产过程控制的手段；它是企业走向市场的关键；他是提高企业员工素质的阶梯；它是树立企业良好形象的途径。
7、档案是企业信息的重要组成部分，档案管理工作是企业信息管理的主要内容之一。
8、档案的定义：是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”《中华人民共和国档案法》
《档案工作基本术语》表述为：国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
9、档案的分类：1、按产生领域分：文书档案、科技档案及专门档案（如会计档案、诉讼档案、人事档案等）2、按制成材料分：甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。3、按单位性质分:党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。4、按形成时期分：新中国成立前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、新中国成立后档案。前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。
10、档案的价值：凭证价值、参考价值
11、1985年“全国秘书长座谈会”文件，第一次向秘书部门明确提出了要对领导“提供信息作用”，并指出“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”
12、秘书信息工作主要包括以下几个环节：信息收集、信息整理、信息存储、信息传递、信息反馈、信息开发和利用。
13、信息意识：就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。提升信息敏感度：一要多看，二要多思，三要多练。
14、档案管理工作主要包括八个环节：档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的统计、档案的检索、

档案的利用、档案的编研。
15、信息收集的原则：1、准确（信息的内容要准确无误，真实可靠，真实反映事物的本来面目）、2、及时（信息的收集、整理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效，以最快的速度收集到最新的动态信息）、3、完整（信息的收集和处理要注意广泛性、完整性和系统性，全面地反映事物各个方面的情况。完整原则要求的是要收集到反映事物本质和发展规律的必要的信息量，而不是没有限度地包罗万象）、4、适用（信息工作要有针对性）5、优选
16、信息收集的渠道：大众传播媒介渠道；图书、档案资料；供应商和客户；贸易交流渠道；信息机构渠道；关系渠道；调查渠道。
17、获取信息的方法：观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购买法
18、信息筛选的方法：查重法、时序法、类比法、专家评估法、老化规律法
19、信息核实：信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等进行核实。
20、进行校核的方法：分析法、核对法、调查法
21、信息传递的基本要求：迅速、准确、保密
22、利用各种方式方法传递信息：语言传递、文字传递、电信传递、可视化辅助物传递
23、信息反馈：控制系统把输出的信息与其作用的节果相比较后再反送回来，并对信息的再输出发生影响的过程
24、信息反馈重点：成绩、问题、方法
25、信息反馈的形式方法：1、纵向反馈和横向反馈。纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式；横向反馈是同级组织之间的信息反馈。2、正反馈和负反馈。决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈为正反馈，问题、失误方面的反馈为负反馈。3、前反馈和后反馈。在信息发出前信息接收者向信息发出者提出要求和愿望是前反馈；在信息发出后信息接收者对信息作出的反应是后反馈。信息反馈有连续型、系列性、广角型
26、信息开发是指对信息材料进行技术化处理，是信息更好地为各级领导科学决策和推动工作落实服务。
27、信息开发的形式：剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告
28、一次信息开发：主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率。这些信息基本是被原封不动挪过来的。包括剪报、简报（分类：1、按时间分，有定期、不定期2、按性质分：工作、生产、学习、会议简报3、按内容分：有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报）二次信息开发：索引、目录编制、文摘。三次信息开发：简讯、调查报告
29、信息简报编写1、坚持四原则：真实性、时效性、层次性、适度性2、四个要

：标题要醒目、主题要集中、内容要新鲜、篇幅要简短3、把握三关系：质与量的关系、喜与忧的关系、热与冷的关系（亮点固然是信息简报编写的主流，但冷点（难点、疑点、盲点）问题也不能忽视和放过）
30、信息利用服务是秘书信息工作的核心阶段、终极目的。
31、档案收集的要求：1、加强档案馆（室）外调查与引导工作（收集工作是要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾）2、保证归档档案的齐全完整3、积极推行入馆（室）档案的标准化4、维护全宗和全宗群的完整性
32、归档制度：归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续
33、档案收集的方法：例行接收（是档案部门补充档案资源的最基本形式）、征集（一般在协商的基础上，通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式）、寄存（一般通过协议的形式将档案存放到档案馆）。
34、档案鉴定就是对收集到的档案进行甄别并判定其价值，挑出有价值的档案交给档案部门保管，剔除无价值的档案予以销毁。档案收集工作保证了档案的齐全完整，档案鉴定工作则旨在提高归档文件材料的质量，它直接决定档案的存毁，是档案管理中最重要的也是难度最大的工作。
35、档案鉴定的标准：来源标准、内容标准、形式标准（指文件的名称、形成时间（文件产生的时间与文件的保管价值成正比，产生时间越早，保存量越小，保管价值越大）、稿本（草稿、定稿、正本、副本）、载体形式（文件的制成材料、记录方式、笔迹等外形特征也影响着档案的价值）、记录方式等）相对的价值标准、效益标准
36、档案保管期限表：就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种标准性、指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据。
37、档案鉴定的方法：最基本方法是直接鉴定法，鉴定人员逐件逐张地审查档案材要求料的价值，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考察档案的价值。
38、档案鉴定的要求：制定本部门切实可行的归档范围、选择本单位形成的文件材料作为归档重点，即“以我为主”、充分考虑社会需求对文件价值的影响，即“效益为先”、要克服“多多益善”的思想，保存确有永久保存价值的档案。
39、档案销毁程序：编制销毁清册、严格执行审批制度、销毁的方法、销毁完毕后必须在相应的《案卷目录》《档案总登记簿》《案卷目录登记簿》上注明“已销毁
”40、档案分类就是把档案按照一定的标准划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。
41、档案整理工作：就是把相对凌乱状态的档案，经过分类组合、

排列和编目使档案系统起来，便于保管和利用。档案整理工作的具体内容包括分全宗、分类、立卷、编目、案卷的排列和案卷目录的编制。
@42、档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的保管和利用。
43、全宗：全宗是档案整理中一个非常重要的概念。所谓全宗，就是一个机关、社会组织和个人在执行职责活动中形成全部档案的总和。
44、全宗类型：按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗;按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集。
@45、立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。
46、一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财政计划。3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
47、常用的档案分类方法：1、保管期限分类法：永久、定期（一般分为30年、10年）2、组织机构（问题）分类法（组织机构分类法适用于企业内部组织结构比较健全且稳定的企业，问题分类法适用于小型企业）3、年度分类法（是运用最广泛的分类法）4、档案复式分类法（常用七种包括：年度-期限分类法、期限-年度分类法、期限-年度-机构分类法、期限-年度-问题分类法、问题-年度-期限分类法、年度-机构-期限分类法、年度-问题-期限分类法)
48、档案分类方案的结构：编制说明（是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南）、分类表（有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表）、使用说明