公文收发处理和档案管理
公文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的公文及档案管理工作，确保公文和档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文和档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公文及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保公文和档案的完整性，不得遗漏、损毁或篡改。
2. 准确性原则：公文和档案的内容必须真实、准确、完整。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保公文和档案的安全，防止失密、泄密和损毁。
4. 效率性原则：提高公文和档案管理工作的效率，确保公文和档案的及时利用。
第二章公文管理第四条公文种类及格式1. 本单位公文分为上行文、平行文和下行文三种。
2. 公文格式应符合国家规定的标准，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。
第五条公文处理流程1. 公文起草：由公文起草人根据工作需要和实际情况起草公文。
2. 公文审核：由相关部门负责人或指定人员进行审核，确保公文内容准确、格式规范。
3. 公文签发：由单位负责人或授权人签发公文。
4. 公文印发：由办公室或指定部门负责印发公文。
5. 公文归档：公文印发后，由办公室或指定部门负责归档。
第六条公文归档要求1. 公文归档前应进行整理，确保公文分类、编号、标题、文号等信息的准确性。
2. 公文归档时应填写《公文归档登记表》，并妥善保管。
第三章档案管理第七条档案种类及分类1. 档案种类包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
2. 档案分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况进行。
第八条档案收集与整理1. 档案收集：办公室或指定部门负责收集各类档案，包括文件、照片、录音、录像等。
2. 档案整理：档案整理应遵循国家档案整理规范，包括立卷、归档、编号等。
第九条档案保管1. 档案保管应遵循防潮、防霉、防虫、防火、防盗等原则。
2. 档案库房应保持通风、干燥、清洁，并配备必要的消防、防盗设施。
公文收发_档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位公文收发档案管理工作，确保公文传递的准确、及时、安全，提高公文处理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文收发档案管理工作。
第二章组织机构与职责第三条设立公文收发档案管理部门，负责公文收发档案管理的日常工作。
第四条公文收发档案管理部门的主要职责：1. 制定和完善公文收发档案管理的规章制度；2. 负责公文的收发、登记、传递、归档等工作；3. 负责档案的整理、保管、利用和销毁工作；4. 负责对公文收发档案管理工作的监督检查；5. 负责开展公文收发档案管理业务培训和指导。
第三章公文收发程序第五条公文收发实行统一登记、统一编号、统一传递制度。
第六条收文程序：1. 对收到的公文，首先进行登记，包括公文编号、标题、来文单位、接收时间等；2. 对需要办理的公文，按照公文处理流程及时传递给相关部门；3. 对不需要办理的公文，及时退回或销毁。
第七条发文程序：1. 凡涉及本单位重大事项的公文，由主办部门起草，经主管领导审核后，提交办公室审批；2. 办公室对审批通过的公文进行编号、登记，并制作文件；3. 发文部门根据公文性质，通过机要通信、电子公文等方式发送。
第四章档案管理第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、归档等规定进行。
第九条档案归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得缺件、漏件；2. 真实性原则：确保档案内容的真实性，不得伪造、篡改；3. 保密性原则：对涉密档案，严格保密，确保档案安全。
第十条档案保管应遵循以下规定：1. 严格按照档案保管期限进行保管；2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；3. 对破损、褪色的档案，及时进行修复。
第十一条档案利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理；2. 保障档案的完整性和保密性；3. 不得擅自复制、传播档案内容。
第五章监督检查第十二条公文收发档案管理部门定期对公文收发档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法公文处理及归档管理办法为了规范公文管理工作，提高工作效率，减少因管理不规范而产生的风险和矛盾，制定本办法。
本办法适用于各部门工作中的公文处理和归档管理。
一、公文处理1、公文的定义公文指用于政府部门、企事业单位等机构内部或组织间沟通联系的文字、图表、文件、照片等文书资料。
2、公文的种类公文种类繁多，按照性质不同主要分为通知、通报、公告、请示、报告、派遣令等。
按照处理方式不同主要包括纸质公文、电子公文、签报公文等。
3、公文处理程序公文的处理程序主要包括拟办、审批、签发、印制、分送、收文、阅读批示等。
（1）拟办：由公文的起草人负责撰写初稿。
（2）审批：由上级主管部门审核并批准公文。
（3）签发：公文审核完毕后进行签字或盖章处理。
（4）印制：印制公文正本和副本，保存档案备查。
（5）分送：将公文按照不同的接收方分发。
（6）收文：接收方在阅读公文后应及时进行批示，并将批示结果传递给下一步处理人。
（7）阅读批示：必须认真阅读公文内容，每个环节的批示反映了该环节对公文的处理认识和态度。
4、公文处理要求（1）保密性原则：严格保密机密公文的处理及传送。
（2）及时性原则：按照规定时间限制完成处理手续。
（3）现实性原则：公文处理要符合实际情况和实际需要。
（4）规范性原则：公文处理符合规范要求。
5、手机公文流转应用应用手机公文流转app，将公文处理过程数字化。
在手机公文流转中，可以快速实现公文流转，更加方便快捷。
同时也可以审核、签批、批注、转发、传阅等一系列操作。
数字化流转可以有效提升公文处理效率。
二、归档管理1、归档管理的定义归档管理是指将已经处理完毕的公文及时进行分类、编号、整理、保存以备查阅、检索、利用、销毁的工作。
2、归档管理的原则（1）合法性原则：归档资料必须是依法合规的文件资料。
（2）完整性原则：尽可能保存完整的资料，应避免因删除重要资料而导致信息不完整。
（3）保密性原则：保证归档资料的信息安全，对涉密的资料应在保密条件下存储和处理。
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法第一章总则（一）为使公司日常办公的文件处理规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》，同时结合公司目前运作的实际情况,制定此办法。
（二）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。
公文处理的各个环节，应做到急件随到随办；有时间限制的文件，应如期办完。
（三)办公室是公司公文处理工作的综合部门，其主要职责是组织、协调全公司的公文处理工作。
负责统一收文、分送、催办和以公司（含办公室）名义发出的各类文件的核稿、印制、发送、归档工作，以及机要文件、简报、资料的传递管理和部分文件的承办工作。
（四)各部门按职责分工对口办理有关公文,具体负责承办公文的办理、协调、拟稿、审稿、会稿、校稿、分发、确定办结和所办文件立卷归档工作。
第二章收文（一）送公司的所有文件、资料,由办公室签收、拆封，并按规定编号、登记。
直送公司领导或各处室的信件，分别由办公室或各处室拆封。
其中需纳入收文处理的文件交公司办公室统一编号、登记，按规定程序办理。
各部门、各单位的抄送件和简报、信息资料、情况反映等，不纳入收文登记。
（二）收文登记内容：收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况。
（三）各承办处室应建立本部门内部的收文等级制度,明确人员专管或兼管（包括运转的管理）第三章收文处理（一）各类收文由办公室签注拟办意见,原则是：1。
中国中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府文件,按阅文规定传阅。
2.市委、市政府交办件，市级有关部门的主送件，由办公室提出拟办意见后,原件存档，复印件分送公司领导批示后交有关处室直接办理。
3。
各部门、各单位的抄送件，重要的分送公司领导,一般的送有关处室阅，并留一份存档。
4.简报、资料、情况反映等,由办公室直接分送公司领导或有关处室阅处。
5.除特殊情况外，公司领导不受理未经办公室登记、批注公文。
收发文、档案管理规定
xxxx有限公司收发文、档案管理规定编号：二〇二〇年十月一日xxxx有限公司收发文、档案管理规定一、总则1.为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性；加强档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，结合公司实际情况，特制订本管理规定。
2.本规定适用于公司及各直属部门。
二、定义1.本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等。
3.凡各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的资料（包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等），必须按规定定期向公司综合部移交，集中管理，公司所有员工均有保护公司档案的义务。
三、职责1.综合部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作，对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。
2.公司档案由综合部集中管理，指定专（兼）职人员负责档案管理工作。
各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档整理，然后移交至综合部档案室。
移交档案时，要严格履行移交手续。
四、收文管理（一）文件的拟办和批办1.签收登记内、外来文均由综合部负责签收登记；并由综合部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
2.收文编号（1）其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
（2）内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
3.拟办和批办文件由综合部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
（二）文件的承办1.凡需要承办的来文，综合部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
2.承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；综合部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
公文写作中的公文登记和档案管理
公文写作中的公文登记和档案管理在公文写作中，公文登记和档案管理是非常重要的环节。
准确和规范地进行公文登记和档案管理，有助于提高公文的管理效率和工作效能。
本文将从公文登记和档案管理两个方面进行讨论。
一、公文登记公文登记是公文管理的第一步。
通过公文登记，可以追溯公文的流转和处理情况，确保公文能够按时到达指定的接收人，并能够准确记录公文的基本信息。
下面是公文登记的要点：1. 登记表格：使用统一的公文登记表格，表格中应包含公文的编号、标题、发文单位、收文单位、发文日期、收文日期等关键信息。
登记表格可以以纸质形式存档，也可以采用电子化管理。
2. 编号规则：为了方便管理和查询，公文编号应采用一定的规则和格式。
可以根据公文的性质、发文单位等因素制定编号规则，例如可以使用年份+部门编号+流水号的方式进行编号。
同时，应遵循编号的连续性原则，确保每份公文都有唯一的编号。
3. 登记流程：在公文发文或收文时进行登记，可以由专门的公文管理人员负责，也可以由相关责任人进行登记。
登记时应认真核对公文的相关信息，确保准确无误。
二、档案管理公文的档案管理是对公文进行永久性保存和管理的过程。
为了保证公文档案的安全性和可查阅性，需要制定一系列的档案管理措施。
下面是档案管理的要点：1. 归档原则：根据公文的属性和用途，制定不同的归档原则。
例如，可以按照公文的文件类型、主题内容或发文日期等进行分类归档。
同时，要注意规范档案的命名方式，确保档案的可识别性。
2. 档案分类：将公文按照一定的分类方式进行整理，可以采用文件夹、盒子等方式进行存储。
对于重要的公文，可以设置专门的保管柜或保险柜进行存放，以确保档案的安全性。
3. 档案检索：为了方便查找和利用档案，应建立档案检索系统，并制定相应的检索规则。
可以按照公文的文件号、标题、发文日期等信息进行检索，也可以建立索引表格或目录，以便快速定位需要的档案。
4. 档案审查：定期对档案进行审查，检查档案的完整性和准确性。
文件收发及档案管理制度
文件收发及档案管理制度一、文件收发第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
二、收文的管理第四条公文的签收1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。
在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用三、档案管理1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。
它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。
2 .档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。
3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。
4.档案机构的主要职责⑴制定档案工作的规章制度。
⑵对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
⑶负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。
⑷积极开展档案的提供利用工作。
5 、公司档案的构成与分类⑴公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。
公文归档和管理
公文归档和管理
第一条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其他有关规定，及时整理、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。
第三条传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
利用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置。
绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。
第四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文移交、清退。
第六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和
有关公文处理部门主管领导批准后，可以定期销毁。
销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不遗漏。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
归档材料必须是原件，复印件、打印件与原件 一并归档。
归档文件的有关内容应依次逐件登记。 案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚 认真填写盒内或卷内备考表。
文书档案的整理工作
文书档案的整理工作，就是将处于零 乱状态和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分类、组合、排列和编目， 组成有序的体系。
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据 需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的 重要表现
（一）书面答复。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院 等单位和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。 有些部门习惯称其为技术资料（如测绘成果、测 绘资料、设计任务书、科研报告等）。
专门档案
专门档案是指一些社会机构和组织在某些 专门业务工作中形成的档案材料。如会计 档案、人事档案、工商档案、税务档案、 教学档案、诉讼档案、医院的病例档案、 婚姻登记档案、审计档案、统计档案、专 利档案、外交档案和军事档案等。
承办
公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意 见报董事长批示或者转有关部门办理；需要 两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交 办的公文应当及时办理，有明确办理时限要 求的应当在规定时限内办理完毕。
传阅
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
收文程序
签收
登记
承办
传阅
答复
催办
收文办理的原则
一、实事求是原则。收文办理过程中会遇到许多特殊情况， 要结合 本单位的工作实际，既要按照规定程序办理，以要根据实际情况灵活 掌握。 二、准确规范原则。收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须 严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。 三、精简高效原则。收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别 主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办， 力争缩短公文运转周期，不积压、不拖延、不误时、不误事。同时， 不断改进方法和手段，提高收文办理效率。 四、安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严 密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损， 更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。
发文登记的项目
（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编 排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号
（2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银 工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4） 主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度 （8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签 收人
发文拟稿
发文登记
狭义档案工作系指具体管理档案的业 务活动,即档案管理工作。
档案管理工作及程序
档案工作是一项管理性的 工作，简单的说就是管理 档案和档案事业的活动。
档案工作基本流程
文书档案管理 文书档案概念及特点 文书档案的收集工作 文书档案的整理工作
定义
它是由机关、团体、部队、企业事 业单位等在领导和行政管理活动中 形成的文件转化而成的档案材料， 它具有涉及面广、内容丰富、形式 规范、记录方式多样等特点。
公文收发处理和档案管理
文书处理程序
收文办理程序
发文处理程序
1.熟悉了解发文处理程序和收文办理程序 2.了解各个步骤是如何实施的以及一些细节 问题 3.要熟悉掌握且会运用各个发文环节
收文办理 程 序
概述
收文办理指收文单位履行法定职能， 对收到外单位送达本单位的文件按 规定程序进行办理并使之产生实际 效用的过程。
（三） 签 发 1.签发的含义和作用。签发是指分管领导在
综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最 后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签 发栏内写明发文意见并签字的行为。
（四） 复 核 复核的重点是:审批、签发手续是否完备，
附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
的文件。
档案与文件的区别
档案与图书的区别
档案与资料的区别
档案与文物
档案的种类
文书档案
文书档案实际上是指行政管理 档案，即在社会的行政管理活 动中直接形成的一个档案门类， 其实质是行政性、政治性档案。
科技档案
科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术 应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和 使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技 文件材料转化而成的档案材料。
档案的价值
➢档案的凭证价值 ➢档案的借鉴参考价值
档案的作用
档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。 档案可以作为单位工作的查考和凭证。 档案是经济建设的必备条件和依据。 档案是科学研究的依据和必备条件。 档案是文化建设和宣传教育的生动素材。
档案工作
档案工作是管理档案和档案事业的活 动。
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文件标题 ☻来文单位 ☻秘级
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
3.字体的要求
（六）用印
1.用印
（1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。 未经签发或不同意发出的公文不得盖章。
（七）发文登记
发文登记的作用和形式
(1)簿式登记（2)计算机登记
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
发文稿纸形式
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担
2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。
档案管理
什么是档案？
档案
根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或个人 在社会活动中形成的有价值的各种 形式的历史记录。
它的本质属性是原始记录性。
档案是由文件转化来的
1 、必须是办理完毕的 文件，即已经完成公 文处理程序的文件。
2、 必须是对日后有查 考利用价值的文件。
3、 必须是整理归档
文书档案的收集工作
文书档案的收集工作，就是按照法律、 法规的规定，通过执行接收制度和专 门征集的办法，把分散在各组织、个 人手中和散失在其他地方的档案，分 别集中到各级各类档案保管机构的业 务活动。
归档范围
归档范围，是指在一个单位产生的所 有文件中需要归档的部分。
归档要求
收集归档件材料要完整、准确、系统、齐全。 制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料
全过程整理 文件材料的组卷步骤： 分类组卷---划分保管期限---抄 卷内目录---装订---编页号---拟 标题---填写案卷封皮（封面和 背脊）---填写备考表
谢 谢！
谢谢！
签收
收文 来源
机要部门送来的机要文件 邮局送来的信函
EMS等快递公司送来的信函 外部和行内部门直接送来的文件材料
外部签 收渠道
1、政府平台 2、银监局政务平台 3、省联社平台 4、其他平台
登记
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载
公文登记的作用：
➢ 便于管理和保护文件，防止积压和丢失 ➢ 便于检查和检索文件 ➢ 便于文件的统计、催办和查阅工作 ➢ 作为核对和交接文件的工具和凭据