招标档案管理制度20131025
招投标档案管理制度
第一章总则第一条为规范招投标活动，确保招投标档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动的档案管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书等。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整，不得遗漏；（三）准确性原则：档案内容应准确无误，便于查阅和利用；（四）保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密的档案资料，应严格保密。
第二章档案收集与整理第四条招投标档案的收集工作由招标部门负责，应严格按照招投标文件的要求进行。
第五条招投标档案的整理工作应遵循以下要求：（一）按照招投标文件的自然顺序进行整理；（二）对文件资料进行分类、编号，编制目录；（三）对电子档案进行备份，确保数据安全。
第六条招投标档案的归档工作应在招投标活动结束后一个月内完成，归档材料应包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标文件；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他相关文件。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案的保管工作由档案管理部门负责，应按照以下要求进行：（一）建立档案库房，确保档案存放安全；（二）对档案进行定期检查、消毒，防止档案损坏；（三）对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防尘等保护措施。
第八条招投标档案的利用工作应遵循以下要求：（一）查阅档案需经档案管理部门批准；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅时间、查阅人等信息。
第四章档案销毁第九条招投标档案的销毁工作应严格按照国家有关规定执行，销毁前需经单位领导批准。
第十条招投标档案的销毁方式包括：（一）物理销毁：如撕毁、剪碎、焚烧等；（二）电子销毁：如删除、格式化等。
第五章责任与奖惩第十一条招投标档案管理人员应认真履行职责，对档案管理工作负责。
招标档案管理制度
招标档案管理制度为了加强招标工作的管理，规范招标档案的管理，提高招标工作效率，我们制定了招标档案管理制度，以便更好地保护招标档案的安全性和完整性，确保招标工作的公平、公正、公开，并为参与招标的各方提供便利，以下是招标档案管理制度的具体内容。
一、招标档案的范围1. 招标档案范围包括招标文件、投标文件、评标文件、中标文件、废标文件等所有与招标相关的文件和资料。
2. 招标档案应当按照标的物、项目和年度进行归档管理，建立档案库，对招标档案进行分类、整理、编目。
3. 招标档案应当及时归档、整理，并进行编号、盖章和登记。
二、招标档案的保管1. 招标档案应当设立专门的档案保管室，并由专人进行管理，做到密封、防潮、防火、防盗，并保持干净整洁。
2. 招标档案不得私自带出档案室，不得在档案室以外的地方存放招标档案。
3. 招标档案的保管人员应当经过专门的培训和考试，并严格遵守档案保管的相关规定。
三、招标档案的查阅与借阅1. 招标档案的查阅应当按照相关程序进行，须填写《招标档案查阅登记表》，并得到相关领导及档案保管人员的签字同意。
2. 未经允许，不得私自查阅招标档案，更不得擅自将招标档案外流。
3. 招标档案的借阅应当严格控制，一般情况下，不得外借，如有特殊情况需外借招标档案，必须签订《招标档案借阅协议》，并办理相关手续，如保证金或押金。
四、招标档案的销毁1. 招标档案应当严格按照规定的时限进行销毁，不得随意销毁招标档案。
2. 招标档案的销毁必须由相关部门审批，并经过审查，未经审批不得销毁。
3. 招标档案销毁后，应当填写《招标档案销毁备案表》，并按照相关规定进行销毁。
五、招标档案的转移1. 招标档案转移必须按照相关程序进行，并办理《招标档案转移手续》，不得擅自转移招标档案。
2. 招标档案转移后，应当及时向接收部门提供相关的转移手续和材料，并做好档案的交接工作。
六、招标档案的备份1. 招标档案应当定期进行备份工作，保存在安全地方，并做好档案备份的标识和管理。
招标服务档案管理制度
第一章总则第一条为加强招标服务档案的管理，规范招标服务档案工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高招标服务档案的管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招标服务档案的管理工作。
第三条招标服务档案是指招标过程中产生的各类文件、资料、电子数据等，包括但不限于招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等。
第四条招标服务档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和政策规定，建立健全招标服务档案管理制度，确保档案管理的合法性和规范性。
（二）统一管理原则：对本单位的招标服务档案实行统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）安全保密原则：加强招标服务档案的保密工作，防止档案信息泄露。
（四）方便利用原则：优化档案查阅程序，提高档案利用效率。
第二章档案收集与整理第五条招标服务档案的收集范围：（一）招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。
（二）招标过程中产生的其他文件、资料、电子数据等。
第六条招标服务档案的整理要求：（一）按照档案分类、编号、编目、归档等规范要求，对招标服务档案进行整理。
（二）对招标服务档案进行分类整理，确保档案的完整性和可追溯性。
（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的安全性和可靠性。
第三章档案保管与利用第七条招标服务档案的保管：（一）按照档案保管要求，设置专门的档案库房，确保档案的存放安全。
（二）采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的实体安全。
（三）建立健全档案借阅制度，严格控制档案的借阅权限。
第八条招标服务档案的利用：（一）档案查阅：单位内部工作人员需查阅招标服务档案的，应履行审批手续，填写档案查阅申请表。
（二）档案复制：档案复制需履行审批手续，填写档案复制申请表，并按规定支付复制费用。
（三）档案外借：档案外借需履行审批手续，填写档案外借申请表，并规定归还期限。
招投标档案管理制度_
第一章总则第一条为了规范招投标档案管理，确保招投标活动的透明度和公正性，依据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动产生的档案资料的管理。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整地反映招投标活动的各个环节；（三）安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损毁和泄密；（四）可追溯性原则：确保档案资料的查询和追溯。
第二章档案资料收集与整理第四条招投标档案资料包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标委员会的评审报告；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他与招投标活动相关的文件资料。
第五条招投标档案资料的收集应按照以下程序进行：（一）招标文件、投标文件等招标资料在招标过程中收集；（二）评标委员会的评审报告、中标通知书等评审结果在评审结束后收集；（三）合同及其他与招投标活动相关的文件资料在合同签订后收集。
第六条招投标档案资料的整理应按照以下要求进行：（一）按照招标项目进行分类；（二）按照档案资料的性质、形成时间等顺序排列；（三）使用统一的档案卷号、目录、索引等标识。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案资料应实行专人保管，确保档案资料的安全。
第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施；（二）档案资料应按照规定的存放要求进行分类存放；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理。
第九条招投标档案资料的利用应遵循以下原则：（一）依法公开原则：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私外，档案资料应依法公开；（二）合理利用原则：档案资料应按照实际需要合理利用；（三）保密原则：未经授权，不得泄露档案资料内容。
第十条招投标档案资料的查询和利用应按照以下程序进行：（一）查询人提出查询申请；（二）档案管理人员进行审核；（三）批准查询后，提供档案资料。
招投标文件档案管理制度
第一章总则第一条为加强招投标文件档案的管理，确保招投标活动的公开、公正、公平，保障招投标文件档案的完整性和安全性，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动的文件档案管理。
第三条招投标文件档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则；（二）统一管理原则；（三）安全保密原则；（四）完整、准确、及时原则。
第二章档案管理范围第四条招投标文件档案管理范围包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标委员会的评标报告；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他与招投标活动相关的文件资料。
第三章档案收集与整理第五条招投标文件档案的收集：（一）招标文件应在招标公告发布后，由招标人及时收集；（二）投标文件应在投标截止时间前，由投标人提交；（三）评标委员会的评标报告、中标通知书、合同等应在招投标活动结束后，由招标人及时收集。
第六条招投标文件档案的整理：（一）按招投标活动的类别、时间顺序进行分类；（二）对收集到的文件资料进行审查，确保其完整、准确、真实；（三）对整理好的文件资料进行编号、编制目录，确保查阅方便。
第四章档案保管与利用第七条招投标文件档案的保管：（一）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；（二）指定专人负责档案的保管工作；（三）定期对档案进行清洁、消毒，确保档案的清洁、卫生；（四）对重要档案实行双重保管，确保档案的安全。
第八条招投标文件档案的利用：（一）查阅档案需经档案管理人员审批；（二）查阅档案时，需填写查阅登记表，登记查阅内容；（三）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查阅档案后，需及时归还，并做好归还登记。
第五章档案销毁第九条招投标文件档案的销毁：（一）对超过保管期限的档案，经批准后予以销毁；（二）销毁档案前，需编制销毁清单，并由档案管理人员签字确认；（三）销毁档案时，需在专人监督下进行，确保档案的完整性和安全性。
招标档案管理制度
招标档案管理制度引言概述：招标档案管理制度是指为了规范招标过程中的文件记录和管理，确保招标活动的透明、公正和合法性，建立起的一套管理制度。
该制度的实施不仅对于招标活动的顺利进行至关重要，同时也对于提高招标效率和保障公共资源的有效利用具有重要意义。
一、档案管理流程1.1 招标文件的准备在招标活动开始之前，招标单位需要准备招标文件。
这些文件包括招标公告、招标说明书、合同范本等。
在准备过程中，需要确保文件的准确性、完整性和可读性。
1.2 档案的登记和编号招标单位需要对所有招标文件进行登记和编号。
登记包括文件名称、文件类型、文件来源、文件日期等信息的记录。
编号则是为了方便档案的管理和检索。
1.3 档案的归档和保存招标文件在准备完毕后，需要按照一定的规则进行归档和保存。
归档的原则是按照文件的类型和日期进行分类，确保档案的整齐有序。
保存的原则是根据文件的重要性和保管期限确定不同的保存措施，如电子存档、纸质存档等。
二、档案管理责任人2.1 招标文件管理员招标文件管理员负责对招标文件的准备、登记、编号、归档和保存等工作进行管理。
他们需要具备一定的专业知识和经验，能够熟悉招标文件的要求和规范。
2.2 档案保管员档案保管员负责对招标文件的保存和保管工作进行管理。
他们需要确保档案的安全性和完整性，定期进行档案的检查和整理，及时发现和解决问题。
2.3 档案审查员档案审查员负责对招标文件的合规性进行审查。
他们需要对招标文件的内容进行子细的检查，确保文件的准确性和合法性，避免浮现错误或者违规情况。
三、档案管理的要求3.1 审查制度招标单位需要建立起完善的档案审查制度，明确审查的流程和要求。
审查制度应包括文件的审查范围、审查的程序、审查的标准等内容。
3.2 保密制度招标文件涉及到不少敏感信息，招标单位需要建立起严格的保密制度，确保招标文件的安全性和机密性。
保密制度应包括文件的存储、传输和销毁等方面的规定。
3.3 更新制度招标文件是一个动态的过程，需要根据实际情况进行不断的更新和修订。
招标投标档案管理制度
第一章总则第一条为加强招标投标档案管理，确保招标投标活动的真实、完整、准确、及时，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有招标投标活动的档案管理工作。
第三条招标投标档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法依规原则：严格遵守国家法律法规和政策，确保档案管理的合法性和合规性。
（二）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（三）完整性原则：档案内容应全面反映招标投标活动的全过程，包括招标公告、投标文件、评标结果等。
（四）及时性原则：档案资料应及时收集、整理、归档，确保档案的时效性。
（五）安全性原则：采取有效措施，确保档案资料的安全、完整、保密。
第二章档案管理职责第四条招标投标档案管理工作由我单位档案管理部门负责，具体职责如下：（一）负责制定招标投标档案管理制度，并组织实施。
（二）负责招标投标档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
（三）负责招标投标档案的数字化、信息化建设，提高档案管理效率。
（四）负责对招标投标档案进行定期检查、鉴定和统计。
（五）负责对招标投标档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。
第五条各部门应积极配合档案管理部门做好招标投标档案管理工作，具体职责如下：（一）按照档案管理制度，及时将招标投标档案报送档案管理部门。
（二）负责本部门招标投标档案的收集、整理、归档工作。
（三）协助档案管理部门做好招标投标档案的借阅、销毁等工作。
第三章档案收集与整理第六条招标投标档案的收集范围包括：（一）招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。
（二）招标投标活动的会议记录、录音、录像等。
（三）招标投标活动的相关文件、资料、凭证等。
（四）招标投标活动的其他有关资料。
第七条招标投标档案的整理要求：（一）按照招标投标活动的顺序，将档案资料进行分类、编号、归档。
（二）档案资料应按照档案管理制度规定的格式进行整理。
招标档案管理制度
第一章总则第一条为规范招标档案管理工作，确保招标档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招标项目档案的管理工作。
第三条招标档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保招标档案全面、准确地反映招标活动的全过程。
2. 安全性原则：确保招标档案在存储、传输和使用过程中的保密性、完整性和安全性。
3. 可追溯性原则：确保招标档案的来源、形成、修改、保管等环节具有可追溯性。
4. 信息化原则：充分利用现代信息技术，提高招标档案管理的效率和质量。
第二章档案收集与整理第四条招标档案的收集范围包括：1. 招标文件：招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。
2. 招标过程文件：招标会议纪要、答疑记录、澄清文件、投诉处理记录等。
3. 招标结果文件：合同、履约保证金、验收报告等。
第五条招标档案的整理要求：1. 分类整理：按照招标文件、招标过程文件、招标结果文件等类别进行整理。
2. 编号归档：对招标档案进行统一编号，确保档案的有序管理。
3. 完整性校验：对收集到的招标档案进行完整性校验，确保档案内容的完整。
第三章档案保管与利用第六条招标档案的保管：1. 专人负责：设立招标档案管理员，负责招标档案的保管工作。
2. 安全存放：将招标档案存放在符合安全要求的档案室，确保档案的物理安全。
3. 温湿度控制：对档案室进行温湿度控制，防止档案受潮、霉变。
4. 防虫防鼠：采取有效措施，防止档案受到虫鼠等生物侵害。
第七条招标档案的利用：1. 查阅申请：查阅招标档案需填写《招标档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅。
2. 复印或借出：查阅档案需按规定办理审批手续，并履行相应的借阅手续。
3. 信息公开：对涉及招标信息公开的档案，按照国家有关规定进行公开。
第四章档案销毁第八条招标档案的销毁：1. 审批程序：销毁招标档案需经单位负责人批准，并报上级主管部门备案。
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招标代理【招标采购】技术档案管理制度
一、管理原则
“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。
提供简便、清晰的资料查询。
二、归档范围
本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
招标投标【招标采购】档案存档内容包括：
（一）招标代理合同及招标项目摘要
（二）工程报建资料及相关附件材料
（三）招标【招标采购】工作全过程资料
三、归档程序
（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。
（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。
（详见附表二）
（三）涉及到以本公司名义签订的合同/协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同
进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。
备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。
例：ZBB-001(招标部第1号合同)。
（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。
以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。
【并保存销毁记录】
四、保存期限
招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从工程竣工之日起至少保存十五年。
（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；
（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；
（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。
其他招标项目的档案保存期应不少于五年。
五、档案销毁
档案保存期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经质量技术部审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。
建设项目在建期间的档案不得销毁。
六、档案利用规定
1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、
污损、拆散，丢失和转借。
2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。
3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。
4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。
七、档案保密、防范
加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。
加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。
八、以上档案管理制度自二〇一三年十月一日起执行。
九、本制度解释权归招标部。
编写：招标部审核：批准：。