招标业务资料档案管理规定.
招标业务资料档案管理规定
招标业务资料档案管理规定招标业务资料档案管理规定第一章总则为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，本单位根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》制定了本规定。
本规定适用于本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务。
业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求，需在项目结束后统一保存或移交的项目资料，包括：招标（采购）类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。
项目经理应当根据其承办招投标（采购）业务活动的程序，从项目接受委托开始，做好业务所有原始资料的收集、保存、整理，并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。
项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责，是该项目档案质量的直接责任人。
档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。
严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责,严格保密，不得外传，不得丢失。
档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，由分管档案业务的领导监交。
交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。
移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。
第二章档案的整理及要求项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，及时将业务资料整理归档，填写《归档资料登记表》并向档案管理员办理移交手续。
任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。
所有正常立项的具有独立项目编号的招标（采购）业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。
国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。
业务档案应当包括委托合同及项目摘要、项目甲供资料及相关附件材料、项目实施全过程资料和招标全过程涉及的电子版资料。
招投标档案管理制度
第一章总则第一条为规范招投标活动，确保招投标档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动的档案管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书等。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整，不得遗漏；（三）准确性原则：档案内容应准确无误，便于查阅和利用；（四）保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密的档案资料，应严格保密。
第二章档案收集与整理第四条招投标档案的收集工作由招标部门负责，应严格按照招投标文件的要求进行。
第五条招投标档案的整理工作应遵循以下要求：（一）按照招投标文件的自然顺序进行整理；（二）对文件资料进行分类、编号，编制目录；（三）对电子档案进行备份，确保数据安全。
第六条招投标档案的归档工作应在招投标活动结束后一个月内完成，归档材料应包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标文件；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他相关文件。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案的保管工作由档案管理部门负责，应按照以下要求进行：（一）建立档案库房，确保档案存放安全；（二）对档案进行定期检查、消毒，防止档案损坏；（三）对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防尘等保护措施。
第八条招投标档案的利用工作应遵循以下要求：（一）查阅档案需经档案管理部门批准；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅时间、查阅人等信息。
第四章档案销毁第九条招投标档案的销毁工作应严格按照国家有关规定执行，销毁前需经单位领导批准。
第十条招投标档案的销毁方式包括：（一）物理销毁：如撕毁、剪碎、焚烧等；（二）电子销毁：如删除、格式化等。
第五章责任与奖惩第十一条招投标档案管理人员应认真履行职责，对档案管理工作负责。
招_投标文件档案管理制度
第一章总则第一条为规范招投标文件档案管理工作，确保招投标文件档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标文件档案的管理工作。
第三条招投标文件档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保招投标文件档案的完整、准确，不得遗漏、损坏或篡改。
2. 安全性原则：加强招投标文件档案的保密和安全管理，防止丢失、泄密和损坏。
3. 规范性原则：按照国家档案管理的标准和要求，建立健全招投标文件档案管理制度。
4. 利用性原则：提高招投标文件档案的利用率，为招标投标工作提供有力支持。
第二章组织机构与职责第四条本单位设立招投标文件档案管理领导小组，负责领导、协调和监督招投标文件档案管理工作。
第五条招投标文件档案管理领导小组下设招投标文件档案管理办公室，负责招投标文件档案的日常管理工作。
第六条招投标文件档案管理办公室的主要职责：1. 制定招投标文件档案管理制度，并组织实施。
2. 负责招投标文件档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅等工作。
3. 加强招投标文件档案的保密和安全管理，确保档案安全。
4. 定期对招投标文件档案进行清理、鉴定和销毁。
5. 向领导汇报招投标文件档案管理工作情况。
第三章招投标文件档案管理流程第七条招投标文件档案的收集1. 招投标文件档案的收集应遵循全面、准确、及时的原则。
2. 收集内容包括招标文件、投标文件、评标文件、合同、会议记录、来往函件等。
3. 收集工作由招投标文件档案管理办公室负责。
第八条招投标文件档案的整理1. 按照档案管理的分类标准，对收集到的招投标文件档案进行分类、编号、装订。
2. 按照档案管理的要求，编制招投标文件档案目录。
3. 整理工作由招投标文件档案管理办公室负责。
第九条招投标文件档案的立卷1. 根据招投标文件档案的内容和特点，按照档案管理的要求，将整理好的文件材料立卷。
招标服务档案管理制度
第一章总则第一条为加强招标服务档案的管理，规范招标服务档案工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高招标服务档案的管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招标服务档案的管理工作。
第三条招标服务档案是指招标过程中产生的各类文件、资料、电子数据等，包括但不限于招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等。
第四条招标服务档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和政策规定，建立健全招标服务档案管理制度，确保档案管理的合法性和规范性。
（二）统一管理原则：对本单位的招标服务档案实行统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）安全保密原则：加强招标服务档案的保密工作，防止档案信息泄露。
（四）方便利用原则：优化档案查阅程序，提高档案利用效率。
第二章档案收集与整理第五条招标服务档案的收集范围：（一）招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。
（二）招标过程中产生的其他文件、资料、电子数据等。
第六条招标服务档案的整理要求：（一）按照档案分类、编号、编目、归档等规范要求，对招标服务档案进行整理。
（二）对招标服务档案进行分类整理，确保档案的完整性和可追溯性。
（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的安全性和可靠性。
第三章档案保管与利用第七条招标服务档案的保管：（一）按照档案保管要求，设置专门的档案库房，确保档案的存放安全。
（二）采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的实体安全。
（三）建立健全档案借阅制度，严格控制档案的借阅权限。
第八条招标服务档案的利用：（一）档案查阅：单位内部工作人员需查阅招标服务档案的，应履行审批手续，填写档案查阅申请表。
（二）档案复制：档案复制需履行审批手续，填写档案复制申请表，并按规定支付复制费用。
（三）档案外借：档案外借需履行审批手续，填写档案外借申请表，并规定归还期限。
招投标档案管理制度_
第一章总则第一条为了规范招投标档案管理，确保招投标活动的透明度和公正性，依据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动产生的档案资料的管理。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整地反映招投标活动的各个环节；（三）安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损毁和泄密；（四）可追溯性原则：确保档案资料的查询和追溯。
第二章档案资料收集与整理第四条招投标档案资料包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标委员会的评审报告；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他与招投标活动相关的文件资料。
第五条招投标档案资料的收集应按照以下程序进行：（一）招标文件、投标文件等招标资料在招标过程中收集；（二）评标委员会的评审报告、中标通知书等评审结果在评审结束后收集；（三）合同及其他与招投标活动相关的文件资料在合同签订后收集。
第六条招投标档案资料的整理应按照以下要求进行：（一）按照招标项目进行分类；（二）按照档案资料的性质、形成时间等顺序排列；（三）使用统一的档案卷号、目录、索引等标识。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案资料应实行专人保管，确保档案资料的安全。
第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施；（二）档案资料应按照规定的存放要求进行分类存放；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理。
第九条招投标档案资料的利用应遵循以下原则：（一）依法公开原则：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私外，档案资料应依法公开；（二）合理利用原则：档案资料应按照实际需要合理利用；（三）保密原则：未经授权，不得泄露档案资料内容。
第十条招投标档案资料的查询和利用应按照以下程序进行：（一）查询人提出查询申请；（二）档案管理人员进行审核；（三）批准查询后，提供档案资料。
招标资料档案管理制度
一、总则为了规范招标资料的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保招标资料的完整、准确、安全和高效，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、招标资料的范围1. 招标公告、投标邀请书、招标文件、答疑文件等招标信息资料；2. 投标文件、投标保证金、投标担保等投标资料；3. 开标记录、评标报告、中标通知书等开标、评标、中标资料；4. 招标投标过程中的往来函件、会议纪要、照片、录音、录像等辅助资料；5. 其他与招标投标活动相关的资料。
三、招标资料的管理职责1. 招标部门负责招标资料的收集、整理、归档和保管工作；2. 档案部门负责招标资料的接收、审核、分类、编目、归档、保管和利用工作；3. 人力资源部门负责招标资料的保密工作。
四、招标资料的收集与整理1. 招标部门在招标投标过程中，应按照规定收集招标资料，确保资料的完整、准确、真实；2. 招标部门应在招标投标活动结束后，将收集到的招标资料按照分类、编目、整理的要求，及时提交给档案部门；3. 档案部门应按照档案管理的有关规定，对收集到的招标资料进行分类、编目、整理，确保资料的科学性、系统性和完整性。
五、招标资料的归档与保管1. 招标资料归档应当遵循“一标一档”的原则，对每个招标项目建立独立档案；2. 档案部门应根据档案管理的有关规定，对招标资料进行归档、编号、编制目录；3. 档案部门应按照档案管理的有关规定，对招标资料进行分类、存放，确保资料的保管安全；4. 档案部门应定期对招标资料进行清点、检查，确保资料的完整性和准确性。
六、招标资料的利用1. 招标资料的利用应遵循“依法、合规、便民、高效”的原则；2. 档案部门应根据单位内部规定和法律法规，对招标资料的查阅、复制、借阅等利用进行审核、登记；3. 档案部门应定期对招标资料进行整理、更新，确保资料的时效性和准确性。
七、奖惩1. 对在招标资料管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反招标资料管理制度，造成档案资料丢失、损坏、泄露等行为的单位和个人，依法依规进行处理。
招标文件归档相关规定
一、总则为加强招标文件归档管理，确保招标文件的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关法律法规，制定本规定。
二、归档范围1. 招标公告、投标邀请书；2. 招标文件及澄清、修改、补充文件；3. 投标文件及投标保证金；4. 投标人资格审查文件；5. 评标委员会组成人员名单、评标报告；6. 中标通知书；7. 中标人的投标保证金退还文件；8. 招标投标活动的其他相关文件。
三、归档要求1. 招标文件归档应遵循真实性、完整性、安全性原则，确保归档文件真实、完整、安全。
2. 招标文件归档应按照以下要求进行整理：（1）招标文件应按照招标项目名称、招标编号、招标文件类型等进行分类整理；（2）招标文件应按照招标公告、投标邀请书、招标文件、澄清、修改、补充文件、投标文件、投标人资格审查文件、评标委员会组成人员名单、评标报告、中标通知书、中标人的投标保证金退还文件等顺序排列；（3）招标文件应按照纸质文件和电子文件分别归档。
3. 招标文件归档应使用规范的档案盒，并在档案盒上注明招标项目名称、招标编号、归档日期等信息。
4. 招标文件归档应确保文件整洁、有序，便于查阅。
四、归档时间1. 招标文件归档应在招标投标活动结束后30日内完成。
2. 特殊情况需要延期归档的，应向档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延期。
五、归档责任1. 招标人负责招标文件的归档工作，确保招标文件归档的及时、准确、完整。
2. 招标代理机构负责协助招标人完成招标文件的归档工作。
3. 档案管理部门负责对招标文件归档工作进行监督、检查和指导。
六、归档保管1. 招标文件归档后，应按照档案保管规定进行保管，确保档案的安全、完整。
2. 档案保管人员应定期对档案进行检查，发现档案损坏、丢失等问题，应及时上报。
3. 档案保管人员应按照档案保管规定，对档案进行清洁、整理、消毒等工作。
七、查阅利用1. 招标文件归档后，非因工作需要不得随意查阅、复制。
招标办档案管理制度
第一章总则第一条为规范招标办档案管理工作，确保招标档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，结合招标办实际情况，特制定本制度。
第二条招标办档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）规范操作，提高工作效率；（三）分级管理，明确责任；（四）科学利用，服务招标工作。
第二章档案管理范围及内容第三条招标办档案管理范围包括：（一）招标文件、投标文件、评标报告等招投标活动相关材料；（二）招标办内部文件、会议纪要、工作总结等内部管理材料；（三）法律法规、政策文件、标准规范等参考资料；（四）其他与招标工作相关的材料。
第四条档案管理内容主要包括：（一）档案的收集、整理、归档；（二）档案的保管、修复、鉴定、销毁；（三）档案的检索、借阅、利用；（四）档案的数字化、网络化建设。
第三章档案管理职责第五条招标办领导层应加强对档案管理工作的领导，明确档案管理责任，确保档案管理工作顺利开展。
第六条档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、修复、鉴定、销毁等工作，具体职责如下：（一）负责档案的收集、整理、归档工作；（二）负责档案的保管、修复、鉴定、销毁工作；（三）负责档案的检索、借阅、利用工作；（四）负责档案的数字化、网络化建设；（五）负责档案管理制度的执行和档案管理工作的监督检查。
第四章档案管理流程第七条档案收集：档案管理员应按照规定及时收集各类档案，确保档案的完整性和准确性。
第八条档案整理：档案管理员应按照档案管理要求，对收集到的档案进行分类、整理、立卷、编目等工作。
第九条档案归档：档案管理员应按照档案归档规定，将整理好的档案及时归档。
第十条档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对归档的档案进行妥善保管，确保档案安全。
第十一条档案修复：档案管理员应定期对损坏的档案进行修复，延长档案使用寿命。
第十二条档案鉴定：档案管理员应定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性和有效性。
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招标业务资料档案管理规定
第一章、总则
第1条为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》，结合本单位实际情况制定本规定。
第2条本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务适用于本规定。
第3条业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求，需在项目结束后统一保存或移交的项目资料，包括：招标（采购）类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。
第4条项目经理应当根据其承办招投标（采购）业务活动的程序，从项目接受委托开始，做好业务所有原始资料的收集、保存、整理，并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。
项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责，是该项目档案质量的直接责任人。
第5条档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。
严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责, 严格保密，不得外传，不得丢失。
第6条档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手
续，由分管档案业务的领导监交。
交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。
移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。
第二章、档案的整理及要求
第7条项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，及时将业务资料整理归档，填写《归档资料登记表》并向档案管理员办理移交手续。
任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。
第8条所有正常立项的具有独立项目编号的招标（采购）业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。
国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。
第9条业务档案应当包括以下内容：
（一）委托合同及项目摘要
（二）项目甲供资料及相关附件材料
（三）项目实施全过程资料
（四）招标全过程涉及的电子版资料
第10条业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。
纸质归档，是指将具有独立项目编号的招标（采购）类业务从项目立项至项目完结涉及的所有资料统一整理装入专用档案盒存档的
归档形式。
电子归档，是指将具有独立项目编号的招标（采购）类业务所涉及所有资料以电子文件备份的归档形式，电子档案需包含但不仅限于纸质档案中的所有内容。
第11条业务档案应当按照业务流程的顺序归档，有序存放专用档案盒，要求见《档案盒标签制作要求》，并附《归档资料登记表》与之一一对应作为归档项目清单。
第12条电子档案应当分项目以“项目编号+项目名称”为一级目录，下设“资料汇编”、“招标（采购）文件”、“投标文件”、“影音资料”、“其他”等五个二级目录，全部电子归档资料最终版本应当拷贝或扫描至相应目录并以U盘形式存档，档案管理员应当对电子档案进行统一备份。
第13条业务档案原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，应当保存复印件。
第14条项目经理应当严格履行归档移交手续，经自查合格后将项目业务档案移交本单位档案管理人员，档案管理员审核验收合格后在《归档资料登记表》上签字确认。
第15条部分资料不能按时归档的应当签报说明理由，由各业务单位经理及综合管理部经理签字确认，提交档案管理员备案并按缺项归档。
否则视为未按要求归档，按第16条处理。
第16条未在规定时间内完成归档，又没有正当理由的，集团公司按照项目经理有关考核规定执行，并与项目经理等级评定考核挂钩。
第三章、档案的保管
第17条综合管理部设存放档案的专门库房与货架，档案管理员应当根据保存档案数量，设置存放档案的货架及位置，并且做好档案的保密工作，防止失密、失盗、和火灾事故。
加强对档案的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。
第18条经确定需销毁的档案，由档案管理员编制销毁清单，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由综合管理部永久保存。
第四章、档案的查阅与借阅
第19条密级档案不得查阅和借阅，因工作需要必须查阅密级档案的须经本单位领导批准后方可查阅，必须借阅密级档案的须经集团领导批准后方可借阅。
密级档案指法律法规规定的应当保密或委托方签订过保密协议
的项目业务档案。
第20条一般档案查阅，须向档案管理员提交本业务单位经理审批后的《招标档案查（借）阅审批单》，并做好《招标档案查（借）阅台账》的登记。
需查阅内容应当由档案管理员负责查找，其他任何人员未经许可不得在室内自行查找。
第21条一般档案借阅，须向档案管理员提交本单位领导审批后的《招标档案查（借）阅审批单》，并做好《招标档案查（借）阅台
账》的登记。
第22条借阅档案的时间不得超过7天，必要时可以续借，续借应当提交经业务单位经理签字的《招标档案续借申请单》，续借时间不得超过7天，若续借后仍不能满足时间要求，应当重新办理借阅手续。
第23条档案查（借）阅人应当保持档案的整洁，不得勾画、涂改、伪造、拆页、损毁和丢失，不得随意抄录、复制和外借，查（借）阅人应当承担保密责任，不得泄露项目的商业机密及其他应当保密的信息。
第24条归还的档案资料若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应当要求借阅人恢复原样，必要时填写《业务档案毁损、丢失报告单》说明原因并由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并追究借阅人的责任。
第25条档案借阅人若将档案丢失，应填写《业务档案毁损、丢失报告单》，写清丢失原因，由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并保留追究相关责任人责任的权利。
第26条业务人员办理离职手续时，应由档案管理员核查有关业务档案，并在其流程表上签署意见。
若存在有借阅业务档案未归还的情况，档案管理员将不予签字，业务人员不得办理离职手续。
如借阅的业务档案已丢失的，按档案丢失办法处理。
第五章、其他
第27条公司将对业务档案资料每年至少抽查一次或根据项目
执行情况需要随时抽查，抽查办法参照《招标项目内部抽查实施细则》执行。
第28条本规定自发布之日起执行。
附件：
附件5-01：《业务档案移交表》
附件5-02：《归档资料登记表》
附件5-03：《档案盒标签制作要求》
附件5-04：《业务档案查（借）阅审批单》
附件5-05：《业务档案查（借）阅台账》
附件5-06：《业务档案续借申请单》。