Word应用技巧

文档制作技巧

1 使用主题快速制作文档

Word 2010提供了44种预设好的文档主题，可以快速创建出具有专业版式水准的文档。

切换到“页面布局”选项卡，在“主题”组中单击“主题”按钮

，在弹出的下拉列表

中选择一种主题样式即可。 2 自动修复损坏的Word 文档

在打开Word 文档时，如系统弹出“不能打开文件，文件已损坏”提示信息，部分

用户觉得束手无策，利用Word 自带的修复功能就可自动修复受损的文件。 在Excel 工作界面中选择【文件】/【打开】组，打开“打开”对话框，选择要修复的文件，然后单击按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“打开并修复”选项。

3 根据 模板新建文档

模板可通过Office 官方网站获取更多Word 文档模板，以便快速创建需要的文档类型，但是要使用该功能，需要电脑连接Internet 。

其具体操作如下：

（1）启动Word 2010，选择【文件】/【新建】命令，在中间的‚可用模板‛列表框中选择‚ 模板‛栏的‚费用报表‛选项，如图1所示。

（2）此时将连接到 网址服务器搜索相关模板，搜索完后打开可以选择的模板列表，选择‚零星费用报表‛选项。

（3）确定需要创建后，单击‚下载‛按钮，Word 开始从服务器上下载模板，如图2所示。

图1 选择模板类型 图2 下载模板 （4）下载完成后，将自动打开新的窗口，并以该模板新建一个文档，如图3所示，在

文档窗口中进行一些内容的修改，然后保存即可。

图3 新建的文档

4快速调节页面边距

在Word 2010中，为了方便用户快速地对文档进行设置页面边距，可通过标尺

直接在文档中进行设置。

其具体操作如下：

（1）在Word 2010中新建空白文档，单击垂直滚动条上方的‚标尺‛按钮，将鼠标移至顶部左边的标尺上。

（2）当鼠标光标变成时，按住鼠标左键左右拖动，可调节左右页边距的位置。

（3）将鼠标移至左边侧标尺上，当鼠标光标变成时，按住鼠标左键上下拖动，调节上下页边距的位置，如图4所示。

图4 调整边距

5隐藏回车符和空格符

在输入文本的过程中，工作界面默认将显示回车符、空格符和其他符号，有时会

影响到操作，为了避免操作受到影响，可在Word中将其隐藏。

选择【文件】/【选项】命令，打开“Word选项”对话框，选择左侧的“显示”选项卡，在右侧界面的“始终在屏幕上显示这些格式标记”栏中取消选中符号对应的复选框即可。

6在文档中直接嵌入其他文档

为了在Word中快速将其他文档中的内容应用到其中，可直接在其中嵌入其他文

档以简化操作。

将需要嵌入文档的窗口在屏幕上缩小显示，与资源管理器窗口并排在屏幕上，拖动资源管理器窗口中的Word 文件图标到Word 文档的编辑窗口中，原文档中的内容将显示在编辑窗口中，但该内容是作为一个对象存在的，不能直接进行编辑，如图5所示。同一个窗口中可嵌入多个文档对象。如果需要在文档中显示被嵌入文档的内容，则被嵌入文档的长度不能超过一页，否则不能显示完。要对嵌入的文档内容进行编辑，可双击其项目，将打开新的编辑窗口，编辑后保存即可。

图5 嵌入其他文档

7 双面打印文档

用户在打印Word 制作的文档时，使用双面打印可以节约资源。选择双面打印文

档主要有两种方法。 下面分别进行介绍： ◆ 选择【文件】/【选项】命令，打开“Word 选项”对话框，选择“高级”选项卡，

在“打印”栏中选中和复选框，单击按钮完成操作，如图6所示。

◆

选择【文件】/

【打印】命令，在“设置”栏“页数”文本框下方的下拉列表框中选择“手动双面打印”选项，如图7所示，执行打印时将首先打印奇数页，完成后提示打印第2面时手动将打印的纸反面放到打印机纸盒中。

图6 设置文档双面打印 图7 选择手动双面打印

8 在“Word 选项”对话框中设置打印参数

在打印文档时，除了使用Word

的“打印”对话框设置打印的相关参数外，还可以

在“选项”对话框中设置文档打印参数，使打印更为灵活。

选择【文件】/【选项】命令，打开“Word 选项”对话框，选择“高级”选项，在“打

印”栏中对文档进行设置即可，如图8所示。

图8 “Word 选项”对话框设置打印参数 9 设置打印字体

打印文档时可能会发现纸张上面的字体样式与文档中的字体样式不一样，这时需

将文档中正确的字体找到并放入“字体”文件夹中。

在电脑中没有安装表格所需的字体，在打印输出时，将以默认的字体进行打印输出。此时可在网络中下载所需的字体，然后将字体文件保存到电脑中的“字体”文件夹，打开“控制面板”窗口，切换至图标显示模式，然后单击“字体”超级链接，即可打开该“字体”文件夹，将下载的字体放入其中即可。 10 使用右键粘贴选项

在右键菜单中显示出“粘贴选项”组，根据需要选择相应的按钮即可实现相应的粘

贴效果。

复制内容后，在Word 2010文档中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单“粘贴选项”组中单击“保留源格式”按钮可保留原文档效果进行粘贴，原文档所有的效果都不会改变；复制内容后，在Word 2010文档中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单“粘贴选项”组中单击“合并格式”按钮可对格式进行合并；复制内容后，在Word 2010文档中单击鼠标右键，在弹出快捷的菜单“粘贴选项”组中单击“只保留文本”按钮可进行纯文本粘贴，原文档中的图片、表格等内容将删除，同时粘贴后的格式将以粘贴所在的段落的样式确定。值得注意的

是，在“Word 选项”对话框“高级”选项卡中取消选中“粘贴内容时显示粘贴选项按钮”复选框，可取消“粘贴选项”组的显示。

11 设置界面配色方案

根据自己的使用习惯来设置Word 2010界面的配色方案，可使制作的文档更符

合特有的风格。

选择【文件】/【选项】命令，打开“Word 选项”对话框，在对话框左侧选择“常规”选项，在右侧“配色方案”下拉列表框中选择想要的配色方案，如这里选择“黑色”选项，再单击按钮，即可完成界面配色的更改。 12 快速返回上一次编辑的位置

在对长文档进行编辑的过程中，如关闭了文档，要使下次在打开文档时快速回到

之前编辑的位置。

若没有单击过鼠标，光标插入点仍然处于原来的编辑位置，可按【

Shift+任意方向键】组合键，在选择光标插入点附近文本的同时即可返回到该位置；如果移动了光标插入点，可按【Shift+F5】组合键，可以快速返回到上一次的编辑位置，连续按【Shift+F5】组合键可依次返回最近4次的编辑位置。在不同的文档之间同时进行编辑，使用该方法同样有效。 13 保存文档时打包字体

如果不想安装字体，但又要正确显示或打印文档，那么在复制文档前可将字体随

文档进行打包。

在文档编辑窗口中打开“Word 选项”对话框，选择“保存”选项卡，在右侧选中

复选框，这样就可将文档中所用的所有True Type 字体与文档保存在一起，

当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。

另外，还应注意随Word 文档嵌入的字体只能是True Type 字体，所谓True Type

字体，是由Apple Computer 公司和Microsoft 公司联合提出的一种新型数学字形描述技术，通常使

用的字体大多都是True Type 字体；嵌入字体的文档会比较大，为了减小文档的大小，可同时选中复选框和复选框。在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本部分进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。

14 打印背景图片和背景颜色

如用户在Word 中设置了页面背景颜色和背景图片，默认打印Word 文档时背景颜色和背景图片打印不出来，此时用户需要启用打印这些页面元素的功能。

在Word 2010工作界面选择【文件】/【选项】命令，打开“Word 选项”对话框，选择“显示”选项卡，在“打印选项”栏中选中复选框，单击按钮即可。