专业管理体系化体系管理专业化

管理体系持续发展论坛专业管理体系化体系管理专业化---齐鲁石化运用体系方法提升专业管理水平一、概述中国石化股份有限公司齐鲁分公司（简称齐鲁石化）坐落于山东省淄博市，始建于1966年，经过40多年的建设发展，已经发展为一家集石油化工、盐化工、煤化工、天然气化工为一体的特大型炼油、化工、化纤联合企业。

拥有大型石油石化生产装置112套，固定资产原值357亿元，工业总产值达600亿元/年。

主要生产汽油、煤油、柴油、聚乙烯、聚丙烯、聚氯乙烯、合成橡胶、合成纤维等120多种牌号的石油化工产品。

近年来，齐鲁石化公司将QHSE管理体系标准要求融入公司生产经营管理活动的全过程，实施一体化管理体系建设，通过文化先导、理念引领、专业监管、过程控制、全员参与的方式，达到生产平稳、设备可靠、质量稳定、环境优良、人员安康的目的，最终实现无事故、无污染、无伤害、产品优质的管理目标，努力创建资源节约型和环境友好型企业。

在生产总量稳定增长、企业效益稳步提升的情况下，节能减排取得了明显成效，使国有企业的政治责任、经济责任和社会责任高度融为一体，并得以充分践行。

我们深刻感受到施行管理体系“一体化”整合给专业管理工作带来的转变，在实施“一体化”管理的过程中，我们没有机械地照搬管理体系标准要求，而是将先进的体系管理理念与石油石化行业的传统管理有机结合起来，创新工作方法，实现了“专业管理体系化，体系管理专业化”。

二、传统体系管理工作中存在的问题1、体系文件（手册和程序）与企业建章立制工作没有结合起来。

不论体系文件还是规章制度，都是一种企业正式发布的有约束力的规范性文件，核心都是工作标准和要求，如果这两项工作没有结合起来，那么一项工作重复要求以及要求不一致的现象将普遍存在，具体工作人员不但要完成正常工作要求的台帐和记录，还要编制一些应付体系检查的记录，也就是“两张皮”现象。

在多数认证企业中，这一现象是普遍存在的，程序文件是严格按照标准要求编写的，与自己的实际情况结合很少，有的甚至就是咨询公司的模板，在各种企业通用，纯粹是为了通过认证而编制，这些文件仅仅考虑了体系标准的符合性，而没有考虑企业专业管理的符合性，对企业没有任何实际的指导和规范意义，企业的各项具体工作依然是按照原有的规章制度在执行。

这样，就使体系管理工作将认证作为唯一的目的，不仅对企业管理水平的提高没有帮助，反而增加了企业负担。

2、实施集中式的内部审核难度加大。

体系内部审核是一种强化管理的有效方式，而且多数认证企业都是采取的集中式内审的方式，这也是外审或咨询公司推荐的方式。

集中式内审要求在较短的时间内，集中对管理体系内所有单位全部审核一遍，所有的标准要素必须全覆盖。

这种方式对于规模较大的企业，尤其是我们齐鲁石化这种施行了管理体系整合的大企业来说，难度越来越大，其表现：一是审核很难覆盖全面，随着管理精细化的进一步深入，我公司管理体系涵盖的内容已经远远超出了标准要求，审核内容涵盖了专业管理的方方面面，每个单位的检查表多达几十页，由于时间紧、审核组人员也有限，必将导致检查的个别条款不能深入。

二是审核组抽调人员困难，随着整合型管理体系的建立，审核的覆盖面面越来越广，受审核的单位越来越多，单个生产厂，每组织一次全面集中式内审，时间持续2个多星期，需要抽调各专业管理骨干进行内审，对所在单位的日常工作带来较大影响。

三是基层单位迎检负担重，作为石油石化企业，高温高压、易燃易爆和连续生产的特点，决定了各专业管理部门、基层单位的工作重点在现场，集中式内审容易造成审核与专业检查脱节，形成重复检查，对基层单位带来重复迎检的负担。

3、管理评审流于形式每年组织专门的管理评审会议，是多数认证企业的通用做法。

但与程序文件的编写一样，很多企业也是为应付外审而专门进行的管理评审，与实际工作结合不够密切，是为了评审而评审，缺少实质内容。

其实，“管理评审”标准条款中，要求评审输入的内容很多，几乎涵盖了企业管理各个专业的重点工作，但像我们这样大规模的企业，不可能将这些所有工作集中在一个会议召开，而是分解到常规的重要会议中：比如年度总结会议、各专业例会、技术改造工作等专题会议，因此完全按标准要求组织全面的管理评审会议，难以起到预期的效果，使评审工作流于形式。

三、传统管理和体系管理方式分析：多年来，齐鲁石化逐渐形成了富有典型石油石化特色的管理模式和管理方法：如岗位责任制大检查、制度的全生命周期管理、问题管理、标准程序作业法、无间断电子巡检等一系列行之有效的管理方法。

在实施管理体系“一体化”整合的过程中，齐鲁石化没有将获得认证证书作为实施管理体系的唯一目的，如何将体系管理的先进的管理理念和方法导入，与石油石化企业的优良传统、与企业自身的特色有机结合，创新工作方法，全面规范和提升整体管理绩效，才是我们施行体系管理的重点和追求的目标。

为此，我们对体系管理和传统专业管理进行了全面的对比分析：1、体系管理的基本流程：（1）编写体系文件，使之符合标准要求和工作实际，具备可操作性；（2）发布实施体系文件；（3）通过过程的监视和测量以及内部审核来监督体系文件的执行，确保系统有效运行；（4）通过管理评审对体系运行情况进行总结、修正和完善，寻求持续改进。

2、传统专业管理基本流程：（1）编写规章制度，使之符合法律法规、行业规范和上级要求，满足生产和管理实际。

具备可操作性；（2）发布实施规章制度；（3）通过各级专业检查等形式监督各项规章制度的执行情况，以绩效考核等手段确保规章制度各项要求的落实；（4）对制度进行不断的完善和修订，确保专业管理工作持续满足法律法规、规范和上级要求，不断提高专业管理水平。

通过对这两项工作的流程分析不难发现，体系管理与传统专业管理两者的管理流程要点和方向是一致的，从两者共有的四个管理环节作为切入点，实现体系管理与专业管理的有机融合，既能够利用体系的方法规范专业管理，又能够通过专业管理提升体系管理的符合性，实现真正意义上的“专业管理体系化，体系管理专业化”。

四、“专业管理体系化，体系管理专业化”的具体做法基于“公司、生产厂、基层车间”三级管理结构的特殊性，齐鲁石化各生产厂的管理体系是基本独立的，体系管理的各项工作既在在公司规定的框架内开展，又能够结合各自的实际，具体做法各具特色。

下面，以炼油厂为例，讲解“专业管理体系化，体系管理专业化”的具体做法:1、在现行制度基础上，编写体系文件2010年在管理体系整合的过程中，炼油厂在编制本厂体系文件时，将体系文件作为厂部规章制度的一个层级进行管理，是各专业管理制度的上位规章，形成了体系文件——专业管理制度——作业指导书，这样一个金字塔的上下位制度关系：管理手册是企业管理的纲领性文件，程序文件是企业主要工作业务的职责划分、基本流程、业务衔接等，各专业规章制度是程序文件的有效支撑，对各项业务工作进行全面具体要求，而基层各类作业指导书又是各项规章制度的延伸，规范和指导岗位员工的具体操作。

2、内审融入专业检查、专业检查借鉴内审思路。

各专业管理部门每月要对各基层单位进行专业检查，是我们的传统做法，不论内审还是专业检查，都需要对各项工作完成情况的检查，性质和目的是一致的，但两者又有明显的区别：（1）内审是一个严谨的、全面的和系统的过程，依据文件/标准，提前策划、编制检查表、获得审核证据，对发现的问题进行原因分析，采取纠正措施和预防措施，并跟踪验证、追求持续改进。

审核发现的符合和不符合的现象都要纳入审核记录；审核范围内容都有明确规定和要求，对审核的总体情况要进行全面分析报告，这对对任何一个被审核单位来说都是公平的。

（2）传统专业检查多是为了发现问题而检查，实际检查内容的随意性较大，检查覆盖面和检查频率不均衡，也没有系统的检查策划，没有检查表、检查随机性强，这种随意性就必然使这种检查不够系统和公平。

往往在现场发现问题后，再寻找合适的考核条款。

这样不但使检查工作不够公平合理，也导致了基层单位的抵触情绪。

而且对发现的问题主要是直接兑现考核，至于这个问题违反了什么规章制度的要求，应该如何整改，最终的整改是否到位，都关注不够；被检查单位关注的也只是这个问题会不会考核，不会关注自己是哪些制度要求落实不到位，各部门也不对检查情况进行整体分析，不利于基础工作的改进和提升。

通过这两者的对比，不难发现，体系管理要求的内审方式更加系统和规范，也更加公平。

炼油厂就将这两项工作结合起来，使内审融入专业检查。

结合实际编写了新的《内部审核管理程序》，将内审工作与专业检查结合起来，运用内审的思路和方法规范和改进专业检查，提高专业检查的公平性和合理性，减轻基层单位的重复迎检负担。

3、内部审核的具体实施（1）分专业（部门）编制内部审核方案，主要包括对各专业管理部门的审核和对基层车间的审核两部分：A．对专业管理部门的审核是内审的重点，采取业务相关部门交叉审核的方式，执行厂部统一编制的检查表。

审核双方要沟通确定具体审核时间；B．对基层车间的审核由各专业管理部门根据承担的体系职责实施，与日常专业检查和业绩考核工作结合起来进行，确定月度重点。

各专业（部门）制定的审核方案，由体系管理主管部门审核汇总形成厂部统一的内审方案（厂审核计划）。

（2）各专业管理部门在内审方案的框架下，根据职责范围内的各项制度（包括程序）要求编制专业审核计划：由于各部门的专业检查每月覆盖一遍，频率较高，尤其是重点工作和重点单位的检查，可能年度会重复多次，而且很多工作也不属于QHSE管理体系覆盖的内容，因此各部门要结合专业管理的阶段性工作重点和需要，在编制月度审核计划时，必须确保年内将所有基层单位能够考核细则全面检查一遍，也就将承担的体系管理过程进行了一次全面审核。

（3）编制实用有效的《标准检查卡》（表）实用有效的检查表是做好审核（专业检查）的基础和前提，为此，体系主管部门编制了检查表标准模板，指导各专业管理部门将各项管理制度编制成现场检查《标准检查卡》，根据专业审核计划和阶段性工作重点随时提取使用。

在审核过程中，要求审核人员注意听取受审单位的意见和建议，尤其关注各项规章制度的具体实施效果，不便于操作或不当之处要及时记录下来，审核结束后尽快修订完善相应的制度。

对专业管理部门的审核由体系主管部门统一组织，并负责编制部门审核的检查表，以确保审核的力度和深度。

（4）审核发现的不符合的问题由审核人员及时录入“业绩考核”系统，对于连续发生和普遍出现的问题，以及后果比较严重、影响较大的问题，要提炼形成书面不符合报告并关闭。

（5）各部门完成审核任务后，要编制专业审核分析报告，与审核的原始记录一并报体系主管部门存档，各专业管理部门要对本专业审核工作的真实性和有效性负责。

（6）体系主管部门对各专业管理部门工作的执行情况进行监督检查，根据各专业管理部门上报的检查记录和专业分析报告，对各部门工作的实际开展情况进行抽查验证：A、到各专业管理部门进行检查，核实专业检查的有效性；B、抽查基层单位，核实专业检查的真实性；综合整体情况分析后，编制年度体系内审报告，这样内审和专业检查真正结合起来，使年度内审既是对体系符合性、适宜性、有效性的审核，又是对专业管理工作的全面检查和管理绩效的验证，更是对专业管理制度执行情况综合评价。