3. 处理试算表资料

第三章处理试算表数据CaseWare提供两种输入客户试算表的方法，一种是人工输入法，另一种是自动汇入（Import）法。

如果客户试算表数据量不是很大或者客户仍采用手工处理帐务数据时，可以采取人工输入方式，将每一笔试算表纪录录入CaseWare数据库内。

如果客户试算表数据量比较大时，这种人工输入方法就不是很有效率，相对来说，汇入（Import）这个功能就比较省时、省力。

本章会针对人工输入法及汇入（Import）的功能做介绍说明。

3.1人工输入试算表当客户试算表数据量不是很大或以人工处理帐务时，审计师可以直接在试算表区开始处理客户Trial Balance数据。

直接点选导引钮上「Trial Balance」；或直接在菜单上点选Account＼Working Trial Balance选定后屏幕上会呈现Working Trial Balance处理窗口。

3.1.1 Working Trial Balance操作窗口画面介绍1.新增试算表科目数据(New)首先选择”Account”工作表，将光标移至「New」指令按钮按鼠标左键一下，或点选菜单Account＼New Account出现『New Account对话框窗口』在必要字段内键入数据后按OK离开，或按Next继续输入下一笔数据，如果不要目前的输入值可选Cancel来取消，如何填写各字段数据请详Account 及Report 字段简介。

2.删除试算表科目数据(Delete)要删除一笔试算表科目时，只要将光标点在该科目上再按下Delete或点选菜单Account＼Delete即可。

在按下Delete指令时，如果该试算表科目任何一字段有数值时(不论是本期数Opening Balance或前期数Prior Year Balance) ，Case Ware 系统会出现一个错误信息(如下图) 让使用者知道不能删除这笔数据，必需先将Opening Balance及Prior Year Balance均修改成“零”(删除Balance的方法请详Account 字段介绍) 才能进行删除动作。

另一种情形，虽然没有Balance 而有调整数 (Adjustment) 时，在执行Delete 动作时Case Ware 系统同样会呈现错误讯息 (如下图) 须将调整该科目的的调整分录全部删除后，Final 数字变成“零”时才会允许执行删除动作。

3.Trial Balance 科目内容(Properties)你可以选Properties 指令按钮将现有的一笔试算表科目内容呈现在同一个窗口中（如下图）。

除了检视外，也可以在窗口内修改数据后点选Close 将这个窗口关闭完成修改动作。

4.科目批注(Annotate)将鼠标光标放试算表科目Annotate 字段上，再点选Annotate 即可针对该科目进行工作底稿Reference 或加注Tickmark 。

5.建立群组(Setup Groups)你可以在Grouping 群组内建立新的Grouping 科目，直接点选 (1)Trial Balance 窗口中Setup Grouping 指令按钮；或 (2)在菜单中选Account ＼Setup Groupings选定后屏幕上会呈现Setup Grouping 处理窗口（如下图）要增加Grouping科目时，请直接在菜单中选Account＼New先增加一列，再于Number 及Name字段内输入数据；要移动科目位置时请按“Ctrl+↑”(往上)或“Ctrl+↓”(往下)；若要删除Grouping科目，请先将光标点在要删除的科目上，再点选菜单中Account ＼Delete即可将该Grouping科目删除。

有关Group进一步的说明请详“第四章试算表重分类”。

5.客户试算表区(Account)处理客户试算表的主要工作区，该窗口字段内所输入之数据正确与否将会影响到工作底稿及报告的勾稽(相关字段之介绍请详下一节Account 及Report字段简介说明)。

6.设计报告区(Report)有时因客户试算表科目众多且排列顺序又不符合审计需要(在Account区试算表科目系按会计科目大小顺序排列)，此时可透过Report区来重新编排我们所要的顺序并在工作底稿中显示及打印(详细的使用方法请详“第四章试算表重分类”)。

7. Grouping在该窗口可以看到每一个试算表科目所对应的Grouping No.，也可以直接点选下拉式窗口修改对应之Grouping No.。

8.外汇换算区(Foreign Exchange)如果客户提供的试算表Balance 为外币数，可透过Foreign Exchange 区输入每一试算表科目折算的汇率，再于工作底稿中选择显示外币折算(有关工作底稿使用方法请详第六章 基本工作底稿简介)。

3.1.2 Account 及Report 字段之简介在Account 及Report 窗口中有许多字段，而这些字段资料是审计师在处理工作底稿和报告时最主要的勾稽来源，故填入资料必须谨慎。

1.在Account 窗口内有常用之字段 (1)Account No (会计科目编号)：客户试算表的会计科目编号，如果客户没有针对该公司会计科目编号时，请自行编号填入，输入时请注意会计科目编号至少须为三位数，以避免与其他设定冲突，并且要预留编号空间(例如现金1000、银行存款1020)，以便需插入新科目时使用。

(2)Name (会计科目名称)：请依据客户所提供的会计科目名称输入。

(3)Sign (借贷方向)：请输入试算表科目正常的借贷方向(Debit or Credit)，例如短期投资为Debit；备抵短期投资跌价损失为Credit等。

请注意资产负债表及损益表内所有备抵科目(如备抵划账损失)及减项科目(如累积折旧、销货退回等)是否Sign至正常借贷方向。

(4)Type (报表种类)：请输入试算表科目应归类于Balance Sheet或Income Statement。

请注意因为CaseWare会将试算表中所有归类为Income Statement的试算表科目加总出本期损益数，故若将Trial Balance内所有数据输入后，发现结算出的本期损益数与客户提供的试算表不同时，请检查Type是否指定错误。

(5)Opening Balance (客户帐列数)：请依据客户所提供的报表数输入，借方金额请输入正数，贷方金额请加负号。

如现金为119,085时请输入119085、短期借款为2,000,000时请输入-2000000(“,”符号不用输)。

当你将Trial Balance内Opening Balance字段数据输入完成时，请先检查Trial Balance 窗口中最后一列是否为“零”，为零才算试算表平衡(如下图)。

现问题，我们可以按“Cancel”回去调整到试算表平衡为止再离开Trial Balance。

(6)Adjustment (调整数)：在调整分录区输入调整分录及重分类分录后，各科目的调整数会汇总到此字段。

有关处理调整分录之说明请详“第五章处理调整分录”。

(7)Final (查定数)：输入调整分录后CaseWare 会自动将报表数加减调整数成为审计数。

(8)Prior (以前年度查定数)：CaseWare 本身提供前五个年度查定数字段，可直接于字段内输入。

要输入或修改以前年度数字时，请将鼠标光标点在以前年度字段中任一单元格上，快速按鼠标左键二下，进入Prior Balance 窗口修改。

(9)Map No (eAudIT 查核科目)：在选定的试算表科目上，点选相对应之Map No 字段时，会出现一个 按钮。

点选 按钮会出现Map No 窗口(如下图)，本列中例举“现金”可直接在单元格上更改Prior Balance ，但要更改Adjustments 字段，请在Adjustments 字段快速按鼠标左键二下，再进入Prior Adjustments 窗口修改。

视该科目应归类于标准会计科目代号，再点选「Select 」即可。

有关详细Assign 方法请详“第四章试算表重分类”说明。

2.在Report 窗口中常使用的字段在Account 工作表中输入Account No 、Name 、Type 、Sign 、Map No 、L/S 、重要科目、税、重要财务信息后这些字段数据后就会出现在Report 工作表中，惟一不同之处是在Report 工作表中会出现一个由CaseWare 将归类为Income Statement 的会计科目加总而成本期损益数科目“Net income(Loss)”(详下图)，且此科目无法删除。

(1)Accumulate ：提供一种由上而下的区分阶级的加总方式来规画所需的报表格式，进一步使用方法请详“第四章 试算表重分类”。

(2)Control ：依据不同的群组分别设定Account No 而将试算表的科目各别归属到不同的群组以编排所需的资产负债表及损益表格式，进一步使用方法请详“第四章 试算表重分类”。

(3)＄(货币符号)：若科目勾选＄字段，按Report 格式编排之工作底稿会在该科目前显示＄。

(4)Page (分页)：使用者可以利用Page ，自行将工作底稿内容分成多个部份，打印报表时，独立成一页。

使用方法为在欲分页的科目列中勾选Page 字段后，浏览工作底稿时该科目下会出现一分页线，预览时则为单独一页。

(5)Underline (底线)：使用者可以利用勾选Underline ，来决定科目是否要划底线。

(6)Pint （科目打印方式）：Account 区之科目是否要打印于工作底稿中，可利用勾选Print 字段选项来指定。

选项有以下几种：图1图2其余字段介绍因目前尚未使用到故暂不介绍。

3.1.3 Account 及Report 字段之排序及隐藏当字段排列顺序不符合我们操作习惯时可透过重新排序及隐藏方式，让操作窗口在浏览及使用时符合我们所需。

1.Account 及Report 字段之排序：将光标指在任一域名处按鼠标右键出现下拉菜单如下图，再点选“Reorder Columns”；或在菜单上点选View ＼Reorder Columns进入Reorder Table Columns 窗口(如下图)，在目前窗口Active Columns 栏内点选欲移动域名后，按左边 ▲ ▼ 将其移动位置即可。

显示或隐藏左右窗口字段此科目Print 字段指定为(J)2.Account 及Report 字段之隐藏(Hide)及显现(Show)当你想要把某个字段隐藏或显示出来时将鼠标光标指在你所想要隐藏之域名上，按鼠标右键点选「Hide xxxxx 」或「Show xxxxx 」即可。