客户寄样品以及跟踪流程
样品寄送与登记流程
样品寄送与登记流程一、样品寄送。
小伙伴们，咱们来说说样品寄送这个事儿哈。
当要寄送样品的时候呢，咱得先把样品好好准备一下。
你可不能随随便便就拿个东西就说要寄出去啦。
要先检查一下样品是不是完整的，有没有破损呀，缺零件之类的。
就像你要送朋友礼物，肯定也得把礼物包装得漂漂亮亮、完完整整的嘛。
然后呢，咱们要找合适的包装材料。
这就跟给小宝贝穿衣服一样，得找那种能把样品保护得好好的。
如果是易碎的样品，那可得里三层外三层地包好，泡泡纸呀、泡沫呀都可以用上。
要是液体样品，还得注意密封好，可别漏出来啦，不然那可就“惨不忍睹”咯。
接着就是选择快递公司啦。
这可得好好挑挑呢。
咱得看看哪家快递又快又靠谱，价格还合理。
你要是寄个特别着急的样品，那肯定得选个速度快的，像顺丰之类的。
但要是不那么着急，也可以选一些性价比高的快递。
在填快递单的时候呢，一定要把收件人的信息写得清清楚楚，地址呀、电话呀，一个字都不能错。
要是写错了，那样品可就不知道跑到哪里去啦，就像小朋友迷路了一样。
二、样品登记。
当决定要寄送样品的时候，咱就得开始登记啦。
先拿个小本子或者打开咱的电子表格，写上这个样品的基本信息。
比如说样品是什么东西，是个小零件呢，还是个大的产品模型呀。
然后要写清楚这个样品是给谁的，是给客户呢，还是给合作的小伙伴。
这就像是给样品一个身份标识，让它在“样品世界”里有个明确的定位。
再把寄送的日期写上，这很重要哦。
就像给这个样品的旅程做个标记，知道它是什么时候出发的。
还有就是快递单号，这个一定要准确无误地登记下来。
你想啊，如果后面要追踪这个样品的寄送情况，没有快递单号那可就抓瞎啦，就像在黑暗里找东西，没有手电筒一样。
另外呢，要是这个样品有什么特殊的要求或者备注，比如说这个样品是要加急的，或者是这个样品是某个特殊项目的一部分，这些信息也要登记下来。
这样呢，不管是咱们自己查看，还是别人来问这个样品的情况，咱们都能说得明明白白的。
总之呢，样品寄送和登记虽然看起来是小事，但每一个环节都很重要呢。
样品物流流程
长途客户样品发货流程
一、客户向销售二部/装营中心提出样品申请，相关人员通知营业部跟单文员。
二、跟单文员通知取样员、仓管员、物流文员相关信息（客户、地址、收货人、电话、数量、规格、发放时间、物料存放地点等）。
三、取样员按程序取样；仓管员备料；物流文员结合成品发货计划，制定发放方案：
1、近期有成品发货的客户，随成品发放；
2、近期无成品发货的客户，应单独制定发货计划，并将发货计划反馈至跟单员，跟单员与客户或样品发放通知人沟通确认后，回复物流文员。
注意：所有对外发放样品，均须经过跟单文员安排，由跟单文员通知取样员、物流文员和仓管员，禁止越过跟单员、物流文员直接接受其他人员发放物料、样品的要求。
四、根据发放计划发放。
五、跟踪物流过程（同长途客户成品）
六、回收送货回单，结算运费（同成品）。
样品寄送管理流程
通过邮件等传媒，接到客户样品需求信息
明确客户对样品的标准，需要时间、数量
重点
明确样品标准、需要时间、数量
标准
及时、全面
填写样品需求单
A2
程序
《样品制作通知书》
按照要求填写样品需求单
1天
重点
明确样品要求
标准
通知内容完整、准确
批准
B3
程序
分管经理审核
总经理批准
重点
明确样品要求及时间
标准
全面审核
样品
制作
C3
程序
质检部按照样品制作单的要求制作样品
当天
质检部负责人审核样品
将制作样品送销售部
重点
当天
按照要求制作样品
当天
标准
及时、准确
样品
确认
A3
程序
销售部按照申请单对样品复核
1天
重点
样品的全面复核
标准
及时、科学
样品
寄送
A4
程序
按照客户要求的寄送地址寄送样品
1天
将寄送信息反馈给客户
重点
将信息反馈给客户
标准
及时、准确
包装要求
1、品名：
规格：克/瓶共瓶
包装要求
1、品名：
规格：克/瓶共瓶
包装要求
1、品名：
规格：克/瓶共瓶
包装要求
1、品名：
规格：克/瓶共瓶
包装要求
质量要求:
备注:
总经理批示:
发出部门/人:
年月日
接受部门/人
年月日
样品寄送管理流程
文件编号：
负责部门
外销部
流程名称
样品寄送管理流程
外贸跟单——寄样前、中、后三大步骤
外贸跟单过程中的寄样流程可分寄样前、寄样中、寄样后三个步骤。
寄样前：判断、打样、费⽤确认 ⼀、明确⾃⼰公司的寄样原则 1、清楚⾃⼰公司的定位及海外拓展策略 ·是实⼒有限, 海外拓展初期的、希望有⼒控制公司销售成本的公司？还是实⼒雄厚、希望加⼤海外拓展⼒度，愿意多投⼊的公司？ ·是前者，可以量⼊为出；是后者，样品⽅⾯（样品、运费）可多做预算。
·建议根据客户等级建⽴样品寄送标准。
·从公司的⾓度对⼀定销售期间的样品数量及⾦额做预算。
2、对潜在客户作深⼊的分析判断 ·⼀般来讲，对于合作已久，知其底细的⽼客户，可考虑样品费、运费全免。
·设计客户背景调查表（见附件），⽤以了解新客户；如果是有诚意的客户，不会计较互相深⼊了解，⽽且会提出很有针对性的询价和寄样要求。
·对于有诚意的新客户，可告知虽然样品可免费提供，但从发展双⽅业务计，请对⽅付运费。
·希望能⼀次性提供多个样品，且不愿⽀付任何费⽤的，经进⼀步详细分析（对⽅公司背景，样品⽤途等）后，酌情处理。
3、与产品相关 ·从公司的⾓度，⾸先要明确样品及运费成本。
·要让客户知道，即使样品免费，⽆论其货值如何，都是您公司的运营成本。
·样品价值⾼、运费也贵的，⽆论新⽼客户，请对⽅谅解，本着共同发展的原则，希望对⽅分担运费。
·可事先准备标准模版信，就样品寄送问题作基本阐明。
4、了解客户索样的⽤途，为今后订单铺底。
客户常见的索样⽤途有以下⼏种： ·纯粹收集样品做分析⽐较 ·产品有关参数测试 ·最终⽤户的使⽤体验 ·潜在的、可见的订单 5、正确⼼态：不是只有带来订单的样品投⼊才有价值 ·想想做⼴告吧。
只有让更多的⼈知道，才有可能有更多更好的效果。
·即便暂时没有订单，也可以通过客户反馈，了解⽬标市场的最新⾏情、产品需改进的要素及产品线的R&D⽅向。
客户样品寄送管理程序
1.目的Purpose本程序规定了对客户所需样品的准备过程，以确保样品准确的被送到客户。
This procedure describe the preparation process of customer’s sample to ensure that the sample will be sent to the customer correctly.2.范围Scope本程序适用于客户要求的所有样品的准备。
This procedure apply for all the samples which required by the customer.3.职责Responsibility3.1 销售部负责提供客户需求样品的信息Sales department provides the sample request by the customer.3.2 根据客户的要求，质量部负责准备瓶装的样品QC department prepares the bottle sample based on the requirement of the customer.3.3根据客户的要求，物流部负责准备桶装的样品Logisitic prepares the drum/tote sample based on the requirement of the customer.4.操作过程Process4.1 客服部接受到客户的样品需求后，将信息（包括质量，数量，包装材料，标签，报告，时间，送样方式等（R-2015）以书面或邮件通知给物流部和质量部。
Customer service clearly understand customer’s requirements and forward all i nformation in paper (or email) to logistic and QC department including quality, quantity, packing material, label, COA, timing, delivery method, etc. (R-2015)4.2质量部根据样品检查表Check List（R-2016）要求的项目准备样品。
寄样步骤
一、跟客户确认样品的材质，等级，尺寸，数量，收件地址。
二、得到上述准确的样品信息后，打电话问老板是否需要收取样品费。
如果需要，给客户报样品费。
问客户是否有快递到付账号，如果有，打电话查询快递到付账号是否有效。
三、如果客户没有快递到付账号，我们需要给客户报运费。
将要寄样品的毛重，客户的国家（邮编），是否需要报关的信息发给货代获取运费报价，得到报价后，对比选择最合适的价格报给客户。
四、在确定仓库有库存的情况下，请彩琴姐帮忙拿好样品转交给亚红姐，并告诉亚红姐如果老板或厂里有其他人回湖塘顺便带到公司。
如果需要报关，做好箱单，发票，申报要素，给晓红姐做报关资料，并随样品一起带到公司。
五、给客户做形式发票以付款，如果形式发票的金额较小，将形式发票上的银行信息修改为公司私人账户信息。
六、等待运费或样品费到账。
七、填写面单，并在快递登记表上登记好运单号，运费金额等信息。
八、准备好样品（第一次寄样时，在样品中放一张自己的名片），拍照存档。
九、做好商业发票，申报要素，以及其他必要文件资料。
扫描存档，然后打电话给货代安排取件。
十、如果客户到付账号有效，填写面单，准备好样品，商业发票，申报要素，然后寄样（操作流程同七、八、九）。
寄送样品跟进和管理制度
寄送样品跟进和管理制度一、【前言】本制度是为了规范和管理公司寄送样品的流程，从而提高样品寄送的效率和准确性，保证客户的需求得到及时满足。
本制度适用于公司内部所有部门和员工。
二、【责任部门】1、市场部：负责收集客户的需求，申请寄送样品，并安排物流公司寄送；2、仓库部：负责收到从市场部寄送的样品，进行仓储、清点，保证样品的完好性；3、销售部：负责客户反馈和销售报告。
三、【流程规定】1、客户需求收集：市场部对客户的产品需求进行统一收集，并填写样品寄送申请表；2、申请审批：市场部将填写好的样品寄送申请表进行审批，经过主管领导批准后进行下一步操作；3、样品准备：市场部根据客户需求准备好样品，对于需要特殊包装的样品需要在申请表中注明，确保包装安全；4、物流寄送：市场部将准备好的样品交给指定的物流公司，填写寄送单并留存副本备查；5、仓库接收：仓库部收到物流公司寄送的样品后进行清点和入库，确保样品的完好无损；6、产品反馈：销售部负责收集客户对收到样品的反馈，及时做好销售报告，向市场部提供相关数据。
四、【注意事项】1、样品质量保证：市场部在准备样品时应该注意样品的质量，确保与客户之前的要求一致；2、包装安全：对于易碎或者特殊包装要求的样品，市场部应严格按照客户的要求进行包装，确保样品在运输途中不受到损坏；3、信息准确：市场部在填写样品寄送申请表时，应确保客户的信息准确无误，以免因信息错误而导致的运输风险和客户误解；4、时效性：市场部应根据客户的需求和要求，及时安排样品的寄送，确保样品能够在客户需要的时间内到达；5、注意样品保密：对于一些重要的新产品或者核心技术的样品，市场部需要做好保密工作，避免泄露企业机密。
五、【管理要求】1、定期检查：市场部领导应定期对寄送样品的流程进行检查，确保流程的规范和有效性；2、数据统计：市场部应对每次寄送的样品进行数据统计和分析，以便根据客户的反馈优化产品的设计和营销策略；3、信息沟通：市场部需要与仓库部和销售部保持良好的沟通，及时了解样品的存储情况和客户的反馈；4、流程优化：市场部应根据实际情况不断优化样品寄送的流程，提高效率并减少风险。
客户寄样品以及跟踪流程
.实用文档.
客户样品寄送以及跟踪流程
1.确认客户样品要求，包括种类、规格、长度、颜色等要求，尤其
是长度，如果客户只是看质量不测压力，裁剪20-30cm即可，如果客户要测压力，需要至少1m以上，如果客户有特殊要求完全按照客户要求邮寄。
裁剪好的样品要归类装到自封袋里，有味和无味质量要分开，不同种类产品要分开。
分装后贴上相应的标签，标签上标注可以方便客户区分样品的信息，比方品名、规格、压力、质量等级等等信息。
把分装贴完标签的样品挨个拍照留底，最后再拍整体的照片，方便留底用。
2.快递收走样品之后把快递单号通知客户，并告知客户大约几天时
间能收到样品，同事把样品整体图片一并发送给客户参考。
3.第一次给客户寄样品的，寄样品同事要邮寄我们的宣传册和名片。
4.用Excel表格将样品图片、价格、供给商等信息整理出来，方便
日后与客户沟通相关样品信息。
5.查询样品是否已经送达客户，送达之后联系客户是否收到以及对
样品有何评价。
此次跟踪需要在客户收到样品1-2天进行。
6.此后需要根据客户的反应情况决定跟踪的频率以及内容。
青岛东昱橡塑科技
2021.8.2
.。
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客户样品寄送以及跟踪流程
1.确认客户样品要求，包括种类、规格、长度、颜色等要求，尤其
是长度，如果客户只是看质量不测压力，裁剪20-30cm即可，如果客户要测压力，需要至少1m以上，如果客户有特殊要求完全按照客户要求邮寄。
裁剪好的样品要归类装到自封袋里，有味和无味质量要分开，不同种类产品要分开。
分装后贴上相应的标签，标签上标注可以方便客户区分样品的信息，比如品名、规格、压力、质量等级等等信息。
把分装贴完标签的样品挨个拍照留底，最后再拍整体的照片，方便留底用。
2.快递收走样品之后把快递单号通知客户，并告知客户大约几天时
间能收到样品，同事把样品整体图片一并发送给客户参考。
3.第一次给客户寄样品的，寄样品同事要邮寄我们的宣传册和名片。
4.用Excel表格将样品图片、价格、供应商等信息整理出来，方便
日后与客户沟通相关样品信息。
5.查询样品是否已经送达客户，送达之后联系客户是否收到以及对
样品有何评价。
此次跟踪需要在客户收到样品1-2天进行。
6.此后需要根据客户的反馈情况决定跟踪的频率以及内容。
青岛东昱橡塑科技有限公司
2016.8.2。