合同存档、查阅管理办法
协议合同存档管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强协议合同的存档管理，保障协议合同的合法、有效，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于我公司所有协议合同的存档管理。
第三条协议合同存档管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家法律法规，确保协议合同存档的合法性和有效性。
（二）统一管理原则：协议合同存档实行统一管理，确保存档资料的完整性和一致性。
（三）安全保密原则：加强协议合同存档的保密工作，防止信息泄露。
（四）便捷利用原则：确保协议合同存档的查阅和利用便捷，提高工作效率。
第二章存档范围第四条本规定所涉及的协议合同包括但不限于以下范围：（一）与公司业务相关的各类合同、协议、意向书等法律文件；（二）涉及公司资产、权益、业务运营等方面的协议合同；（三）涉及公司对外合作、投资、融资等方面的协议合同；（四）涉及公司内部管理、组织架构、人员配备等方面的协议合同；（五）其他需要存档的协议合同。
第五条协议合同存档应包括以下内容：（一）合同编号、名称、签订日期、签订双方等信息；（二）合同正文，包括合同条款、双方权利义务、违约责任等；（三）合同附件，包括相关证明文件、图纸、技术资料等；（四）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件。
第三章存档要求第六条协议合同应按照以下要求进行存档：（一）协议合同签订后，应及时将合同正本、副本及附件交由合同管理部门；（二）合同管理部门对协议合同进行审核，确保合同内容合法、有效；（三）合同管理部门对协议合同进行分类、编号，建立合同档案；（四）合同管理部门对协议合同进行电子扫描，建立电子档案；（五）合同管理部门对协议合同进行归档，确保存档资料的完整性和一致性。
第七条协议合同存档应满足以下要求：（一）纸质档案应按照《档案管理规范》的要求进行整理、装订、编号；（二）电子档案应按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理、归档；（三）协议合同存档应采用防潮、防蛀、防火、防盗等措施，确保档案安全；（四）协议合同存档应定期进行盘点、核对，确保档案资料准确无误。
合同归档管理办法
合同归档管理办法一、总则1.1为加强公司合同归档管理，规范合同归档工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。
（1）合法性：合同归档管理工作应严格遵守国家法律法规、行业规范和公司规章制度；（2）完整性：合同归档资料应确保完整、真实、准确，反映合同签订、履行、变更和终止的全过程；（3）安全性：合同归档资料应采取有效措施，确保资料的安全、保密；（4）便捷性：合同归档工作应便于查询、利用，提高工作效率。
二、合同归档范围（1）合同原件（含正本、副本）；（2）合同附件、补充协议、变更协议等；（3）合同签订、履行过程中的重要文件、资料；（4）合同履行过程中的往来函件、通知等；（5）合同履行完毕后的验收、结算等相关资料；（6）其他与合同有关的资料。
三、合同归档流程3.1合同签订完成后，合同承办部门应按照本办法的规定，及时将合同资料整理归档。
3.2合同归档流程如下：（1）合同承办部门整理合同资料，确保资料完整、真实、准确；（2）合同承办部门填写《合同归档登记表》（见附件1），并将合同资料移交至合同管理部门；（3）合同管理部门对合同资料进行审核，确认无误后，进行编号、归档；（4）合同管理部门将《合同归档登记表》一份留存，一份退还合同承办部门；（5）合同管理部门定期对合同资料进行整理、检查，确保资料安全、完整。
四、合同归档要求4.1合同资料应按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行归档，便于查询、利用。
4.2合同资料归档时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保资料安全。
4.3合同管理部门应定期对合同资料进行检查，发现问题及时整改。
4.4合同资料的查阅、借阅应严格履行审批手续，确保资料安全。
五、附则5.1本办法由公司合同管理部门负责解释。
5.2本办法自发布之日起施行。
附件1：合同归档登记表注：本示例仅供参考，具体合同归档管理办法应根据公司实际情况制定。
========本合同更广泛的场景，特设场景及条款========特殊应用场合及增加条款：1.特殊应用场合：涉及国际业务的合同增加条款：（1）适用法律：合同应明确适用哪个国家的法律，以及解决争议的司法管辖地。
合同存档管理规定最新
合同存档管理规定最新一、目的1.1 确立本合同的存档管理规定，明确双方在合同签订后如何存储、管理和保护合同文件及相关资料。
二、定义2.1 合同：指甲方与乙方之间达成的具有法律约束力的书面协议或合同文件。
2.2 存档：指将合同文件及相关资料妥善保管和管理的过程。
三、合同文件3.1 内容：包括但不限于合同正本、附件、补充协议等书面文件。
3.2 保管责任：甲方负责保管并提供合同正本和必要的相关资料。
乙方有权审阅合同文件，并有义务保密其中的商业机密和敏感信息。
四、存档管理4.1 存档位置：合同文件应妥善存放在双方认可的安全地点。
4.2 存档期限：合同存档期限应符合法律法规要求，或双方约定的期限。
五、文件检索5.1 申请方式：乙方需书面申请并经甲方同意方可查阅合同文件。
5.2 审阅条件：乙方查阅合同文件时应遵守甲方的安全和保密要求。
六、文件更新6.1 变更通知：任何合同变更或修订应及时通知并更新存档文件。
七、解除与归档7.1 解除：合同解除后，应依照本协议规定处理存档文件。
7.2 归档管理：解除后的合同文件应依法保留一定期限或按约定处理。
八、违约责任8.1 违约处理：若一方违反本存档管理规定，应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。
九、其他条款9.1 协议生效：本协议自双方签字盖章后生效，具有法律效力。
甲方（签字）：姓名：____________________________日期：__________________年__________________月__________________日乙方（签字）：姓名：____________________________日期：__________________年__________________月__________________日【附注】请根据实际情况填写具体内容，并确保合同的合法性和有效性。
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
合同档案管理办法(合同归档标准)
合同档案管理办法（合同归档标准）一、背景合同是企业与其他组织或个人之间进行业务合作的重要依据，合同档案的管理对于企业的运营和风险控制具有重要意义。
为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确和安全，制定本合同档案管理办法，明确合同档案的归档标准和管理要求。
二、合同归档标准1. 归档范围与供应商签订的采购合同与客户签订的销售合同与合作伙伴签订的合作协议与员工签订的劳动合同与租赁方签订的租赁合同2. 归档要求合同正本和副本都需要进行归档，确保原始合同和备份文件的安全性。
归档文件需要按照合同的类型和日期进行分类，便于查找和管理。
所有合同归档都需要有合同编号，合同编号一经确定不得更改，并需要在合同正本和副本上进行标注。
归档文件要求进行编号和盖章，确保真实性和认证合法性。
合同档案需要定期进行备份和归档，确保数据的安全性和可追溯性。
三、合同档案管理要求1. 档案管理责任设立专门的合同档案管理部门，明确责任人，并确保其工作人员具备相关的档案管理能力和素质。
合同档案管理部门应制定相应的档案管理制度和工作流程，并进行培训和督导。
确保合同档案管理工作符合相关法律法规和企业内部控制要求。
2. 档案存储和保管合同档案应妥善存放在专门的档案库房或档案柜中，确保安全、防火和防盗。
档案管理部门要建立档案存取制度，确保只有授权人员才能查阅和操作档案。
合同档案应定期进行翻查和整理，确保档案的可读性和完整性。
3. 档案检索和利用设立档案检索系统，将合同档案信息电子化，并建立便捷的查阅和检索机制。
授权人员可以根据合同编号、合同类型等关键词进行档案的检索和查找。
合同档案可以被授权人员用于业务审计、法律诉讼等需要的场景。
四、合同档案管理流程1. 合同档案的归档流程接收合同正本和副本，核对合同的准确性和完整性，并进行编号和标注。
根据合同类型和日期进行归类，将合同归档至相应的档案柜或档案库。
归档记录包括归档人员、归档日期、归档存放位置等信息，以便日后查阅和管理。
合同存档、查阅管理办法
合同存档、查阅管理办法一、存档原则1.1 合同存档的目的合同存档是为了保护合同当事人的合法权益，确保合同内容的准确性和完整性，提供查阅和证明的便利。
1.2 存档原则1.2.1 完整性原则合同存档要求存储全部的合同文件，包括正本、副本以及签署、盖章的文件。
1.2.2 时效性原则合同存档要在合同签订后的五个工作日内完成，确保合同及时记录并存档。
1.2.3 保密性原则合同存档需要确保合同内容的保密性，确保有权限查阅的人员得到合同的相关信息。
二、合同存档的程序2.1 合同存档的人员责任2.1.1 合同管理人员合同管理人员负责合同的存档工作，包括合同的整理、登记、归档和管理等。
2.1.2 合同当事人合同当事人需按时将合同交给合同管理人员进行存档。
2.2 合同存档的步骤2.2.1 合同整理合同管理人员应对合同进行分类整理，确保合同的归档顺序和完整性。
2.2.2 合同登记合同管理人员应建立合同登记簿，将合同的基本信息进行登记，包括合同编号、合同名称、合同当事人等。
2.2.3 合同归档合同管理人员应将合同按照登记簿的顺序进行归档，确保每份合同都有独立的存档位置。
2.2.4 合同管理合同管理人员需对存档合同进行定期检查，确保存档的合同完整无缺，并对不再有效的合同进行清理。
三、合同查阅的管理办法3.1 查阅权限的规定3.1.1 内部查阅权限内部员工需经过合同管理人员授权才能查阅合同内容，授权可根据员工职责和工作需要授予不同级别的权限。
3.1.2 外部查阅权限外部人员需提供相关许可证明，经过合同管理人员的审批后方可查阅合同内容。
3.2 合同查阅的程序3.2.1 内部查阅程序内部员工需向合同管理人员提出查阅需求，并填写查阅申请表，经过审批后，合同管理人员提供查阅合同的时间和地点。
3.2.2 外部查阅程序外部人员需向合同管理人员提出查阅申请，提供相关许可证明和查阅目的，经过审批后，合同管理人员提供查阅合同的时间和地点。
3.3 合同查阅的记录合同管理人员需对查阅合同的人员信息进行记录，包括查阅的时间、地点和用途等。
合同存档、查阅管理办法(2023范文免修改)
合同存档、查阅管理办法1. 前言为规范公司合同的存档和查阅流程，提高工作效率，保障合同管理的安全与便利，特制定本《合同存档、查阅管理办法》。
2. 存档要求2.1 合同分类合同按照合同类型和合同主体等因素进行分类，主要包括但不限于几类：销售合同、采购合同、服务合同、外包合同、劳动合同等。
2.2 合同存储位置和命名规则2.2.1 合同应妥善存储，确保文件的安全性和机密性。
2.2.2 合同存储应定期备份，防止数据丢失。
2.2.3 合同应按照命名规则进行命名：合同类型 + 合同编号 + 合同主体 + 签订日期。
示例：销售合同-S001-企业A-202101012.3 合同归档2.3.1 完成合同签订后，由相关部门负责将合同归档。
2.3.2 归档的合同应按照时间顺序进行排列，建立合同档案。
3. 查阅管理3.1 查阅权限管理3.1.1 各部门应对合同查阅权限进行严格管理。
3.1.2 根据工作需要，各部门负责人可申请相应查阅权限，并提交至公司领导层进行审批。
3.1.3 查阅权限应进行定期审查和更新。
3.2 查阅申请和审批3.2.1 员工需要查阅合同，应通过公司内部系统提交查阅申请。
3.2.2 查阅申请需注明查阅的合同编号和目的。
3.2.3 查阅申请应由部门负责人进行审批，审批意见应在系统中回复。
3.2.4 公司领导层可以随时查看查阅申请和审批进度。
3.3 合同查阅3.3.1 获得合同查阅权限的员工可以通过公司内部系统进行在线查阅。
3.3.2 查阅合同后，员工应及时关闭查阅页面，确保合同的安全性。
3.3.3 对于有重要商业机密的合同，员工须签署相关保密协议，并按照协议规定的权限进行查阅。
4. 安全管理4.1 数据备份4.1.1 合同存档数据应定期进行备份，确保数据的安全。
4.1.2 备份数据应保存在安全可靠的存储设备中，并进行定期检查和测试。
4.2 安全权限控制4.2.1 合同存档系统应设置安全权限控制功能，确保合同数据的安全性。
工程合同存档制度
工程合同存档制度一、总则为规范工程合同管理，加强合同存档工作，提高工程合同管理效率及合同履行效率，依据有关法律法规和公司相关制度，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有项目部门的工程合同管理工作。
三、合同存档管理责任主体1. 项目部门负责人项目部门负责人是本部门合同存档管理的主要责任人，负责监督和检查本部门合同存档的相关工作。
2. 合同管理员项目部门设立专门的合同管理员，负责具体的合同存档管理工作，保证合同文件的完整和准确。
3. 合同管理人员项目部门其他相关人员也有合同管理的职责，需要配合合同管理员完成合同存档管理工作。
四、合同存档管理流程1. 合同签订及存档（1）项目部门负责人在合同签订前，应当审查合同文件，确保合同内容符合公司规定。
（2）合同签订后，由合同管理员负责将合同文件归档，并在合同存档管理系统中录入相应信息，确保合同文件的完整性和安全性。
（3）存档后的合同文件应当分类管理，便于查阅和检索。
2. 合同履行管理（1）项目部门负责人应当监督合同的履行情况，确保合同按照约定内容执行。
（2）合同管理员负责跟踪合同履行情况，并在合同存档管理系统中及时更新合同履行情况。
3. 合同变更管理（1）如果合同需要变更，项目部门负责人应当及时办理合同变更手续，确保变更合同的合法性和准确性。
（2）变更后的合同文件应当及时更新并存档，确保合同文件的完整性和一致性。
4. 合同归档（1）合同执行完毕后，合同管理员应当对合同文件进行归档，并保留一定期限。
（2）归档后的合同文件应当及时更新合同存档管理系统，并定期进行备份，确保合同文件的安全性和完整性。
五、合同存档管理制度的监督和检查1. 部门负责人应当定期对合同存档管理工作进行检查和督促，确保合同存档管理工作的落实。
2. 公司内部审计部门定期对合同存档管理工作进行审核，发现问题及时提出整改意见。
3. 公司管理层定期对所有项目部门的合同存档管理情况进行评估，对不合格的项目部门进行整改或处罚。
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XX有限公司
合同档案管理办法
一、总则
为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。
二、适用
本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。
三、定义
本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件：
3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。
3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。
3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。
3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。
3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。
3.7 其他具备合同性质的文件。
四、职责
管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责日常合同档案管理工作。
具体如下：
4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。
4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。
4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。
4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。
4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督
4.6 其他合同档案管理事宜。
五、归档
5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人员提交存档已经各方盖章之终版合同。
5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。
合同档案管理员应于接收前对合同进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。
存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。
5.4 合同以原件或正本归档。
特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。
六、查阅
6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。
查阅地点限于公司办公场所内。
6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。
如有复印必要，可进行合同文件的复印。
6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。
6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。
七、期限
常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密，对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。
八、处罚
为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃
8.1 损毁、丢失或者擅自销毁公司合同档案的；
8.2 擅自抄录、复印、公布公司保密合同的；
8.3 擅自涂改、篡改、伪造、变造公司合同档案的；
8.4 违法违规出卖、倒卖公司合同档案的；
8.5 合同档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。
九、其他
9.1 本办法由行政中心负责制订、解释、及修改。
9.2 本办法自公布之日起生效。
附件
1.《合同档案目录》
2.《合同档案查阅审批表》
行政中心
二零一二年五月二日
合同档案目录
NO.
合同档案查阅审批表
NO.。