商务合同档案管理办法概论最新
合同档案管理办法
合同档案管理办法
1. 合同档案管理责任：明确合同档案管理部门的责任和职责，指定专门的负责人负责合同档案的管理工作。
2. 合同档案的分类与整理：根据合同的性质、类型等特点进行分类，制定合同档案管理的分类规则，并对合同档案进行整理、装
订和标识，确保档案的完整性和可查阅性。
3. 合同档案的存放和保管：确定合同档案的存放位置和保管措施，要求对合同档案进行定期巡检和整理，确保档案安全可靠。
4. 合同档案的检索和利用：制定合同档案的检索办法和流程，确保合同档案可以快速找到和利用，提供参考和证明的依据。
5. 合同档案的保密和传递：对涉及商业秘密和机密的合同档案，要采取必要的保密措施，确保档案信息的安全性和机密性；对需要
传递的合同档案，要进行严格的管理和控制，确保档案的完整性和
准确性。
6. 合同档案的销毁与归档：对于已经履行完毕或者过期的合同档案，要按照规定的期限进行销毁或者移交归档，确保档案管理工
作的规范性和持续性。
7. 合同档案电子化管理：鼓励采用合同档案的电子化管理方式，推行数字化存储和检索，提高档案管理的效率和便利性。
以上是一份合同档案管理办法的主要内容，具体实施还需要根
据实际情况进行调整和完善。
商务合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司商务合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有商务合同档案的管理，包括合同的签订、履行、变更、终止等各个环节。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失或损坏；2. 准确性原则：保证合同档案内容的真实性和准确性；3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全；4. 便捷性原则：提高合同档案的查询和利用效率。
第二章适用范围第四条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及合同档案的收集、整理、归档、保管、查询和利用等工作。
第三章职责分工第五条公司档案管理部门负责商务合同档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 指导各部门进行合同档案的收集、整理和归档；3. 负责合同档案的保管、查询和利用；4. 定期对合同档案进行清理、核对和鉴定。
第六条各部门负责本部门合同档案的收集、整理和归档，具体职责如下：1. 指定专人负责合同档案管理工作；2. 按照合同档案管理制度要求，及时收集、整理和归档合同；3. 定期向档案管理部门报送合同档案。
第四章合同档案管理流程第七条合同档案的收集1. 在合同签订前，由经办人员收集合同文本及相关附件；2. 合同签订后，经办人员将合同文本及相关附件提交给档案管理部门。
第八条合同档案的整理1. 档案管理部门对收集到的合同档案进行分类、编号；2. 对合同档案进行整理，确保档案内容的完整性和准确性。
第九条合同档案的归档1. 经办人员将整理好的合同档案提交给档案管理部门；2. 档案管理部门对合同档案进行审核，确认无误后，办理归档手续。
第十条合同档案的保管1. 档案管理部门负责合同档案的保管，确保档案的安全；2. 档案管理部门定期对合同档案进行检查，发现问题及时处理。
第五章合同档案的查询与利用第十一条合同档案的查询1. 员工因工作需要查询合同档案时，应向档案管理部门提出申请；2. 档案管理部门根据查询申请，及时提供相关合同档案。
合同存档、查阅管理办法(2023范文免修改)
合同存档、查阅管理办法1. 前言为规范公司合同的存档和查阅流程，提高工作效率，保障合同管理的安全与便利，特制定本《合同存档、查阅管理办法》。
2. 存档要求2.1 合同分类合同按照合同类型和合同主体等因素进行分类，主要包括但不限于几类：销售合同、采购合同、服务合同、外包合同、劳动合同等。
2.2 合同存储位置和命名规则2.2.1 合同应妥善存储，确保文件的安全性和机密性。
2.2.2 合同存储应定期备份，防止数据丢失。
2.2.3 合同应按照命名规则进行命名：合同类型 + 合同编号 + 合同主体 + 签订日期。
示例：销售合同-S001-企业A-202101012.3 合同归档2.3.1 完成合同签订后，由相关部门负责将合同归档。
2.3.2 归档的合同应按照时间顺序进行排列，建立合同档案。
3. 查阅管理3.1 查阅权限管理3.1.1 各部门应对合同查阅权限进行严格管理。
3.1.2 根据工作需要，各部门负责人可申请相应查阅权限，并提交至公司领导层进行审批。
3.1.3 查阅权限应进行定期审查和更新。
3.2 查阅申请和审批3.2.1 员工需要查阅合同，应通过公司内部系统提交查阅申请。
3.2.2 查阅申请需注明查阅的合同编号和目的。
3.2.3 查阅申请应由部门负责人进行审批，审批意见应在系统中回复。
3.2.4 公司领导层可以随时查看查阅申请和审批进度。
3.3 合同查阅3.3.1 获得合同查阅权限的员工可以通过公司内部系统进行在线查阅。
3.3.2 查阅合同后，员工应及时关闭查阅页面，确保合同的安全性。
3.3.3 对于有重要商业机密的合同，员工须签署相关保密协议，并按照协议规定的权限进行查阅。
4. 安全管理4.1 数据备份4.1.1 合同存档数据应定期进行备份，确保数据的安全。
4.1.2 备份数据应保存在安全可靠的存储设备中，并进行定期检查和测试。
4.2 安全权限控制4.2.1 合同存档系统应设置安全权限控制功能，确保合同数据的安全性。
2023合同归档管理办法
合同归档管理办法一、引言合同作为商业交易的重要文件，在企业运营中起着至关重要的作用。
为了更好地管理和保护合同文件，提高合同管理效率，特制定本《合同归档管理办法》。
二、定义•合同：指两个或多个主体之间相互订立并具有法律效力的协议。
•归档：指将合同按照一定的分类、整理和标识原则，保存在指定的档案库中，以备查阅和管理。
三、合同归档管理流程1. 合同签订在合同签订阶段，合同管理人员应确保合同文件的完整和准确性，包括合同名称、双方主体、合同条款等信息的准确记录。
2. 合同编号每份合同应分配唯一的合同编号，以便于对合同进行准确的识别和查找。
合同编号可以采用数字、字母或其组合。
3. 合同归档完成合同签订后，合同管理人员应按照一定的分类规则，将合同进行归档。
1.首先，将合同按照合同类型进行分类，如销售合同、采购合同、服务合同等。
2.其次，将合同按照合同主体进行归档，如客户合同、供应商合同等。
3.然后，将合同按照合同编号进行排序，确保合同的有序管理。
4.最后，将归档的合同记录在档案库中，并保留合同的电子复制。
4. 合同检索与借阅在需要查询或借阅合同文件时，合同管理人员可以通过方式进行操作：•根据合同编号在档案库中进行检索。
•根据合同类型、合同主体等条件进行筛选和搜索。
•填写合同借阅申请表，经过相应的审批程序后，才能借阅原件。
借阅期限一般不超过7个工作日。
5. 合同存档期限根据相关法律法规和公司规定，不同类型的合同应有不同的存档期限。
一般来说，销售合同、采购合同等常规合同的存档期限为5年，重要合同的存档期限可延长至10年。
6. 合同销毁在合同存档期限满后，合同管理人员应根据公司规定进行合同销毁工作。
销毁时，应在销毁记录中注明销毁合同的编号、销毁日期以及销毁人员等信息。
四、合同归档管理的优势合同归档管理的优势主要包括几个方面：1.提高工作效率：合同归档管理可以使合同文件更有序地保存，便于查找和管理，节省了查找合同的时间。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
新版合同档案管理办法,标准版doc(2024两篇)
2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。
档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。
2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。
建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。
归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。
合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。
3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。
档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。
4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。
如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。
5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。
合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。
同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。
6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。
档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。
销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。
三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。
2024年企业合同档案管理办法-(带目录)
企业合同档案管理办法目录一、总则二、合同档案的归档范围和归档要求三、合同档案的保管四、合同档案的利用和销毁五、附则一、总则1.1 为加强企业合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于企业内部合同档案的管理工作。
1.3 合同档案管理遵循统一领导、分级负责、归口管理、集中保管的原则。
1.4 企业各部门应按照本办法的规定，做好合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
二、合同档案的归档范围和归档要求2.1 归档范围2.1.1 企业与企业之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。
2.1.2 企业内部各部门之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。
2.1.3 合同履行过程中产生的各类文件，包括但不限于合同变更、解除、终止等相关文件。
2.1.4 合同纠纷处理过程中产生的各类文件。
2.1.5 其他与合同相关的文件。
2.2 归档要求2.2.1 合同档案应真实、完整、准确、系统地反映合同签订、履行和终止的全过程。
2.2.2 合同档案应按照合同类型、签订时间、合同金额等标准进行分类、编号和归档。
2.2.3 合同档案的归档工作应在合同签订后一个月内完成。
2.2.4 归档时应填写《合同档案归档登记表》，并确保相关信息填写完整、准确。
三、合同档案的保管3.1 合同档案的保管应遵循安全、保密、便于查阅的原则。
3.2 合同档案的保管期限自合同终止之日起计算，一般不少于五年。
3.3 合同档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。
3.4 合同档案的保管应定期进行检查，发现问题及时整改。
四、合同档案的利用和销毁4.1 合同档案的利用4.1.1 企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。
4.1.2 合同档案的查阅应在规定场所进行，不得擅自携带、复制、摘录合同档案内容。
4.1.3 合同档案的查阅应做好登记，注明查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。
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ISO9001:2008质量管理体系文件
三级文件
文件名称: 商务合同档案管理办法
文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控
合同档案管理办法
一、主题内容及适用范围
1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
三、管理原则
3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责
4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容
5．1合同审批
合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：
5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。
5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。
专业部门会签后再送公司职能部门会签。
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。
5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5．2合同档案存档
5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。
5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。
5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监督执行。
5.2.4新建立关系的供应商或客户，应索取对方签约人的授权委托代理书，并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。
5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。
5．3合同文档的管理
5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，并根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，需总经理审批后方可借阅。
5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚。
六：流程
6.1合同会签流程见附件。
七、附则
7.1本法则由办公室负责起草及修订。
7.2本法则最终解释权归办公室所有。
7.3本法则自公布之日起实施。
合同会签单 Contract joint-check sheet
襄阳风神物流有限公司
XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd.
合同会签流程图
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合同范本精选！襄阳风神物流有限公司[合同清单]
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