文件控制程序
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。
通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。
文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。
用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。
2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。
用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。
这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。
3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。
用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。
如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。
4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。
用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。
这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。
5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。
用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。
此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。
6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。
用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。
而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。
文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。
它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。
无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。
总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。
文件控制程序
文件制修订记录1、目的为使本公司品质环境安全体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件遭误用。
2、范围本程序适用于本公司内部制定的文件表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准。
3、职责权限3.1.内部文件权责面、工程图图纸、相关检查基准的归口管理；负责受控文件的新本发放旧本回收。
4、定义4.1.第一阶文件：品质环境安全手册：简要说明品质环境安全系统如何满足国际标准要求。
4.2.第二阶文件：程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。
4.3.第三阶文件：指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准，相关规章制度，说明如何做的文件。
4.4.第四阶文件：表单格式：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。
4.5.外来文件：客户、政府机关、社会团体等相关方发送的关于产品质量、环境有害物质、质量和环境管理体系等要求的文件、文书（包含图纸、图面、检查基准、作业指导书和法律法规等）。
5、工作内容：5.1.文件编写规则：（程序书规定框架，参见附件）5.1.1书写规定,文件内容统一使用“五号”字体：5.1.1.1.第二阶文件格式如下：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填写“无”]（5）作业内容（6）附属文件（7）表单（8）三阶文件5.1.1.2.文件页次格式：第页共页。
5.1.1.3.各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。
5.1.2.文件经3．1权责主管核准后即可制订。
5.2.内/外部文件编号系统5.2.1.一，二阶及外部文件编号(公司代码) (系统别) (文件阶层) （流水号）5.2.1.1.公司代码：以ABC代表惠州ABC精密技术有限公司；5.2.1.2.系统别：[Q]代表品质体系文件；[G]代表共用性文件；[E] 代表环境体系文件。
[S ] 代表职业健康安全体系文件[T] 代表IATF16949体系文件5.2.1.3.文件阶层：以A，B，C,分别代表一、二、三阶层文件，外部文件可直接使用已有的编号。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是指用于管理计算机中存储的文件的软件程序。
它能够对文件进行创建、读取、写入、删除等操作，并能够确保文件在进行这些操作时的安全性和可靠性。
本文将介绍文件控制程序的基本概念、功能和应用。
文件控制程序的基本概念文件控制程序是计算机操作系统中非常重要的组成部分，它负责管理计算机系统中存储的所有文件。
文件控制程序能够跟踪文件的位置和状态，并处理所有与文件有关的操作。
文件控制程序还能够掌握文件如何储存、读取和写入数据的方法。
文件控制程序的主要功能文件控制程序的主要功能包括以下几个方面：文件的创建和删除文件控制程序能够创建新的文件并为其分配储存空间。
在创建文件时，用户需要指定文件的名称和类型，并为文件定义相关属性，如创建日期、修改日期等。
当需要删除文件时，文件控制程序会清除该文件的所有数据，并释放该文件的储存空间。
文件的打开和关闭文件控制程序能够打开已存在的文件，并为用户提供读写文件的接口。
当文件不再使用时，文件控制程序能够正常关闭该文件，以保存对文件的所有更改。
文件的读取和写入文件控制程序能够读取文件中的数据，并将其返回给用户程序。
用户程序能够使用这些数据来完成各种操作，如打印、展示和处理数据等。
文件控制程序也可以将用户提供的数据写入文件中。
文件的共享和保护文件控制程序能够控制不同用户对同一个文件的读写权限，以确保文件安全性和保护用户的数据。
用户需要获得文件控制程序的许可才能进行读取或写入操作。
文件的备份和恢复文件控制程序能够维护文件系统的完整性，并能够备份和恢复数据。
在意外事件发生时，文件控制程序能够恢复文件系统和储存数据。
文件控制程序的应用文件控制程序广泛应用于各种计算机系统中，例如个人电脑、服务器和移动设备。
文件控制程序使得用户可以方便地管理和使用其所有储存的数据和文件。
在企业和组织中，文件控制程序可以协助员工进行工作任务，管理数据和共享文件。
在学校中，文件控制程序能够协助学生管理学习资料，完成作业和报告。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序，听起来似乎有些枯燥，但实际上，它承载着我们日常工作和生活中的许多重要环节。
想象一下，当你打开电脑，准备找一份文件时，心中是否有过无数次焦急的等待？是不是常常在文件海洋中迷失？这就是文件控制程序发挥作用的地方。
一、文件控制的基本概念1.1 什么是文件控制程序？简单来说，文件控制程序就像是我们生活中的导航仪。
它帮助我们管理、存储和调用文件。
你想象一下，家里一堆杂乱无章的书籍。
如果没有良好的分类，你很可能找不到那本你喜欢的小说。
文件控制程序就承担了这样的责任，确保文件有序存在。
1.2 文件的类型与分类文件可以分为文本、图像、音频等多种类型。
每种类型都有自己的特点和使用场景。
比如，文本文件像是干脆利落的小册子，容易翻阅；而图像文件则像是绚丽多彩的画卷，吸引眼球。
我们常常用不同的文件来记录生活、工作和情感。
合理的分类，让我们在需要的时候能够迅速找到所需资料。
二、文件控制的实际应用2.1 工作中的文件管理在职场中，文件管理至关重要。
想象一下，一份重要的报告在截止日期前夕不见了，那种心急如焚的感觉真是让人难以忍受。
文件控制程序可以帮助我们确保文件的安全，定期备份，避免数据丢失。
这就像是把重要的东西放在一个安全的地方，放心又踏实。
2.2 家庭文件的存储与管理回到家里，文件控制同样不可忽视。
你是否有过翻箱倒柜寻找某张收据的经历？文件控制程序能够帮助我们整理家庭账单、保险单等重要文件。
定期整理，不仅能节省时间，还能减少不必要的烦恼，生活因此而更加轻松。
2.3 数字时代的文件控制在这个数字化迅猛发展的时代，文件控制程序的作用更加凸显。
云存储的兴起，让我们不再受限于物理空间。
我们可以随时随地访问自己的文件。
无论是在咖啡馆，还是在公园，只要有网络，就能轻松找到所需资料，真是方便至极。
三、文件控制程序的挑战3.1 数据安全问题然而，文件控制程序并非没有挑战。
数据安全问题常常让人担忧。
黑客攻击、病毒入侵等事件屡见不鲜。
文件控制程序
文件控制程序在现代生活中，文件控制程序无疑是一个不可或缺的工具。
无论是在公司里，还是在学校，文件管理都显得尤为重要。
想象一下，如果没有一个好的文件控制系统，日常的工作会变得多么混乱。
一、文件控制的基本概念1.1 文件的分类管理首先，文件的分类管理至关重要。
想象一下，如果所有文件都堆在一起，查找时简直像大海捞针。
文件控制程序帮助我们将不同类型的文件进行合理分类。
比如说，工作文档、报告、合同等，各自归类。
这样一来，我们可以迅速找到所需的文件，节省时间。
1.2 文件的版本控制接着，版本控制也是文件管理中的一大亮点。
随着时间推移，文件总会经历多次修改。
有时候，一不小心，重要的信息就被覆盖掉。
使用文件控制程序，可以轻松追踪每一个版本的变动。
万一出了问题，我们还能迅速恢复到之前的版本。
这种保障，简直让人放心。
二、文件控制程序的功能2.1 权限管理文件控制程序的一个重要功能是权限管理。
谁可以访问哪些文件，谁可以编辑。
这就像在家里设定谁能进哪个房间。
这样一来，敏感信息就不会随便被泄露。
每个人都有自己的“私密空间”，管理起来方便极了。
2.2 自动备份再来，自动备份功能也不可小觑。
我们常常担心数据丢失，尤其是一些重要文件。
一旦出现意外，心里那个急啊！但有了文件控制程序，系统会定期自动备份文件。
即使出现了问题，我们也能轻松恢复。
这种感觉，就像在大海中有了安全的救生艇。
2.3 文件搜索功能还有，文件搜索功能极其方便。
想想看，如果需要找某份合同，但完全记不住文件名，那可真是让人抓狂。
文件控制程序的搜索功能能够根据关键词快速找到文件，省时又省力。
这种便捷，真是现代科技带来的福音。
三、实际应用中的体会3.1 提高工作效率在实际应用中，文件控制程序确实提高了工作效率。
以我自己的经历为例。
以前工作时，总是要花不少时间在查找文件上。
现在，通过分类和搜索，我能更快地完成任务。
每天都能高效利用时间，感觉心里踏实多了。
3.2 促进团队协作文件控制程序还促进了团队的协作。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
文件控制程序
文件控制程序在现代社会中，文件管理变得越来越重要。
无论是企业还是个人，日常生活中都离不开各种文件的处理、存储和管理。
于是，文件控制程序应运而生，帮助我们更高效地管理这些文件。
接下来，我想聊聊它的功能、重要性以及在实际应用中的一些感受。
一、文件控制程序的基本功能1.1 文件分类与整理文件控制程序的首要功能就是文件的分类与整理。
想象一下，你的电脑上有成百上千个文件，杂乱无章，找一个重要的合同得花费好一会儿时间。
文件控制程序通过设定规则，把文件按照类型、日期或项目进行分类，这样一来，我们只需几个点击，就能迅速找到需要的文件。
这样的功能大大提高了我们的工作效率，节省了大量的时间。
1.2 权限管理除了分类，文件控制程序还负责文件的权限管理。
对一些敏感文件，必须设置访问权限，确保只有授权人员才能查看或编辑。
这一点在企业中尤为重要。
试想，如果每个人都能随意查看公司机密，后果不堪设想。
通过合理的权限管理，文件控制程序可以为我们提供更安全的工作环境。
二、文件控制程序的重要性2.1 提高工作效率文件控制程序的重要性在于它能显著提高我们的工作效率。
每天的工作中，我们需要处理大量的文件，如果没有一个有效的管理系统，我们就会像无头苍蝇一样，到处碰壁。
文件控制程序通过自动化的功能，让我们能集中精力在更重要的事情上，比如分析数据、策划项目等。
2.2 确保文件安全其次，文件控制程序能确保文件的安全性。
在数字时代，信息安全成了一个不容忽视的话题。
数据泄露、文件丢失等事件时有发生，而文件控制程序通过备份和加密措施，能够最大程度上保护我们的数据安全。
每当我看到程序自动备份我的文件时，心里总是感到一阵安心。
2.3 促进团队协作最后，文件控制程序还促进了团队之间的协作。
大家都知道，在团队工作中，信息共享是非常重要的。
通过文件控制程序，团队成员可以方便地共享文件，查看最新版本，进行协作编辑。
这种实时的沟通与合作，让我们的工作更加顺畅。
三、实际应用中的体验3.1 便捷的操作界面在使用文件控制程序的过程中，我最欣赏的就是它的操作界面。
《文件控制程序》课件
审核与批准
修订后的文件需经过文件审核 人员审核，确保内容准确无误 后，交由授权人员批准。
提出更改需求
由文件使用部门或相关人员提 出文件更改需求，填写《文件 更改申请表》。
文件修订
根据审批结果，由文件编制部 门负责修订文件。
文件发布与分发
批准后的文件由文件管理部门 负责发布和分发，同时更新文 件分发清单。
提高组织效率
通过有效的文件控制，提高组织的效率，减 少不必要的浪费和重复工作。
提高信息准确性
确保文件的准确性，避免因错误信息导致的 决策失误和工作失误。
文件控制的基本原则
01
完整性原则
确保文件的完整性， 包括内容完整、格式 完整和签章完整。
02
准确性原则
确保文件的准确性， 包括数据真实、记录 准确和信息无误。
审核文件内容
检查文件内容是否准确、完整， 是否符合公司或组织的政策和标
准。
审核文件格式
检查文件的格式是否规范，是否 符合公司或组织的规范要求。
审核文件语言表达
检查文件的语言表达是否清晰、 简洁，是否易于理解。
文件批准程序
提交文件给相关部门或领导审批
01
在完成文件的编制和审核后，应将文件提交给相关部门或领导
进行审批。
审批意见的跟踪和落实
02
在审批过程中，应及时跟踪审批意见，并在审批完成后落实相
关意见和建议。
文件的最终批准和发布
03
经过审批后，文件应得到最终的批准，并进行发布。
04
文件发放、使用和保管
Chapter
文件发放流程
文件发放前应确保文件的完整性和准确性，包括内容、 格式、数据等。
文件发放应按照规定的程序进行，确保文件的发放范围 、数量和时间符合要求。
文件控制程序 ( ISO13485程序 )
程序文件编号：NK/QSP-423-01版号：A/0发布日期：2018年02月01日实施：2018年02月01日拟制：审核：批准：受控编号:受控印章:1目的对与公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各相关部门均能使用到文件的有效版本。
2范围与公司质量管理体系有关的文件和资料。
3职责3.1总经理负责体系文件的批准发布，管理者代表负责体系文件的审核，各部门主管负责组织本部门人员对相关体系文件的编制。
3.2质量部负责对体系文件的保管、控制、发放，并组织对现行质量管理体系文件的定期评审。
3.3质量部负责收集与本企业相关的国际，国家、地方、行业标准以及有关的医疗器械法律法规和规范性文件的有效版本；销售部负责收集需引用的供方技术文件；质量部负责收集顾客提供的技术文件。
3.4各部门应妥善保管使用中的体系文件，并负责对与体系运行有关的文件和资料的收集、整理、归档。
4工作程序4.1“文件”的分类4.1.1管理文件本公司管理性文件包括：3）质量方针、目标；b）质量手册；c）程序文件（包括记录表单）d）三级管理文件（包括仓库管理制度等）5.1.2技术文件本公司产品技术文件包括:产品生产图纸、作业指导书、加工工艺、装配工艺、零件加工清单、零件明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等。
6.1.3外来文件a）客户提供的产品图纸、样品等。
b）与本公司生产有关的包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等。
4.2文件的编制和审批4.2.1质量方针、目标由总经理批准并颁布。
4.2.2质量手册由管理者代表组织编制和审核，由总经理批准颁布。
4.2.3程序文件由质量部组织相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准后发布。
4.2.4生产图纸、作业指导书、加工工艺、物料明细表、注册产品标准、各质控点的检验规程等技术文件由技术部负责人组织本部门人员编制，技术部负责人审核，总经理批准后发布。
4.2.5需引用的有关外来文件和资料（包括法律法规、规范性文件、国标、行标、引用的供方技术文件、顾客提供的技术文件等）由管理者代表审核，总经理批准后实施发放。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
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文件控制程序
1.目的
对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效版本。
2.适用范围
适用于管理体系有关的文件的控制。
3.职责
3.1办公室负责管理文件的发放、更改、控制和管理。
3.2各有关部门负责各自部门的管理文件的编制、发放、更改、控制和管理。
4.工作程序
4.1文件的分类
4.1.1文件分为如下几类：
a.管理手册和程序文件；
b.其他管理文件（包括制度、规定）；
c.技术性文件和有关资料（包括内部和外部文件）；
d.外来文件（国家、地方法律、法规，国际、国家标准、第二方文件）。
4.1.2文件分为受控文件和非受控文件。
a.受控文件：公司内部使用的管理手册、程序文件、图纸、作业指导书、工艺、技术文件及标准等与管理体系相关的文件；
b.非受控文件：公司外发的管理手册、程序文件与管理体系无直接相关的文件。
非受控文件也应进行编号。
4.2文件的编号
建立质量管理体系时，编制质量管理体系文件时对每个文件均需编号，各类文件的编号由办公室依据编号原则制订，具体如下：
4.2.1文件编号
XXX / XXX - XX - XX
体系文件代码–层次代码 - 流水号
4.3文件的编制
4.3.1管理手册、程序文件由管理者代表组织编制。
4.3.2公司级管理文件由办公室负责组织编制。
4.3.3其他管理文件由各部门编制。
4.4文件的审批
4.4.1《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准。
4.4.2程序文件，按相关要素由归口责任部门审核，管理者代表批准。
4.4.3公司级管理文件由办公室负责人审核，总经理批准。
4.4.4其他部门管理文件由部门负责人审核，分管副总批准。
4.5文件的发放和使用
4.5.1办公室负责所有的管理体系文件和公司级管理文件的发放和归口管理。
4.5.2公室应建立文件控制清单，办理发放、领用、回收、作废、销毁手续，文件应予以分类，装订成活页册建档管理。
4.5.3外来文件由办公室负责管理，并根据文件性质迅速分发到有关部门，原稿由办公室归档保管。
发放时办理有关手续。
各部门对外往来的业务函件、单据由各部门管理。
4.5.4外来第二方文件，由销售部门管理，各部门需转发的应办理转发控制手续。
并注意第二方技术性文件的转换。
4.5.5文件领用人在〈文件发放/回收记录〉上签名，领用注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件。
分发文件应有不同的分发号，便于追溯。
4.5.6非受控文件发放时填写〈文件发放/回收记录〉，经归口责任部门负责人批准后，发放编有分发号的文件，领用人签字。
4.5.7分发给第二方的非受控文件按文件的类别，经管代审核，总经理批准后，由代领人代签，分发给第三方的《管理手册》、《程序文件》由管理者代表批准。
4.5.8任何管理体系文件在发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
4.5.9在管理体系运行的各个场所都应得到文件的有效版本。
4.5.10当需使用文件的部门或人未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应经归口责任部门负责人批准，到办公室办理领用手续。
公司内不得使用未加盖“受
控文件”印章的受控文件的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。
4.5.11当文件使用人将文件丢失后，应按述要求办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明。
文件管理人员在补发文件时，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。
必要时将作废的分发号通知各部门，防止使用。
4.5.12因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回旧文件。
丢失申请领用、破损重新领用均由原发文部门办理。
4.5.13办公室每年制定一次文件控制清单，供各部门核对，使其保有文件的完整性。
4.6文件的更改
4.6.1文件需更改时，应由提出文件更改人或部门负责人填写〈文件更改申请/通知单〉说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。
4.6.2《管理手册》由管理者代表组织更改。
程序文件由相关职能部门组织更改。
部门的管理文件由各部门组织更改。
4.6.3更改后的文件按审批规定，再次得到审核批准。
当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人审批。
4.6.4文件更改得到批准后，由文件管理员或原文件编制人实施更改。
文件更改时注明更改标记和更改生效日期，并按〈文件更改申请/通知单〉的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件，对重要更改还应发放〈文件更改申请/通知单〉告知文件使用人。
4.7文件的更改办法
4.7.1书面文件小范围的更改，可由文件更改人或部门依据〈文件发放/回收登记表〉的记录，对发放到各部门的所有该类文件进行更改，第一次更改时，用单色笔在文件更改处划上一条单划线，并用小写英文字母a标注，第二次更改时，用单色笔在更改处的文字上划一条双划线，用小写英文字母b标注。
若文件经第三次更改时，应对该文件进行换页或换版。
4.7.2书面文件大范围更改，应采用换页的方式对文件进行更改，更改后在新页上注明文件更改号。
4.7.3以电脑媒体形式呈现的文件，文件更改部门利用电脑技术直接删除，在需更改的文字后，添加上更改后的字符，并用下划线在更改后的字符下注明此处文件已经更改，若文件更改次数超过1次的，则在更改后面用红色阿拉伯数字表明其更改次数。
4.7.4记录表格的更改，采用覆盖、划线、印章等方式进行更改，也可手写更改，但应能在〈文件更改申请/通知单〉中有所体现。
4.7.5技术文件、工艺文件（如图纸、作业指导书、检验标准等）变更时，应发放〈设计和工艺更改单〉，以确保上述文件的准确使用。
4.8文件的作废、销毁
4.8.1文件经多次更改或文件需大幅度修改时应进行换版（版本号顺序由A开始依次向后编）。
原版次文件作废，换发新版本。
4.8.2所有失效或作废文件应由发放部门从使用部门或现场及时撤出。
填写〈文件发放/回收记录〉并在文件上加盖“作废”章，防止非预期使用。
4.8.3各部门对收回作废的文件集中管理，并建立控制清单，每三个月集中到办公室销毁。
4.8.4需要作为纸张利用的在有“作废”章的一面加盖“销毁”章，方可利用。
涉及商业机密、技术机密的作废文件及时粉碎不得再利用。
4.8.5对要销毁的文件，由办公室填写〈文件销毁申请表〉经归口责任部负责人批准，由办公室邀请两位其他职能部门代表执行与监督，执行后，参加人员在〈文件销毁申请表〉上签字鉴证。
4.8.6文件的销毁采用粉碎等方式，确保销毁后的文件不能再生或拼接还原。
4.9文件的借阅、保管、保管期限及销毁
4.9.1文件的借阅
文件的借阅需填写《借阅文件登记表》，经管理者代表批准方可借阅。
借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由办公室收回。
原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
4.9.2手册、程序文件、管控文件的原件(包括每次修订的原件)由办公室保管，，各部门负责现行有效管理体系文件的保管工作。
应对文件适当的的防护并不得在
文件上涂划和私自更，确保文件清晰易于识别。
4.9.3文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入《文件和资料销毁清单》，不定期组织销毁。
受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交办公室处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。
4.10外来文件的控制
4.10.1各部门收到外来文件，应记录在〈外来文件一览表〉上。
4.10.2外来文件经归口责任部门审核后，若影响到本公司管理体系和产品实现过程时，则转化为公司受控文件，视需要制定或修改相关文件。
4.10.3办公室每年初到有关部门核查所使用的国际标准，国家标准，行业标准等外来文件是否是有效版本，及时更换过期文件。
4.10.4办公室在每年年初到各部门核查企业所执行的有关国家和地方法律法规文件的有效版本。
4.10.5各文件的管理部门负责实时对本部门发放到企业外部的受控文件进行更改、更换、收回、作废的控制，以保持与本企业的同步性。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
6.相关记录。