采购与付款流程业务范例
采购付款制度及流程模版
采购付款制度及流程模版一、制度概述采购付款制度是指企业在进行采购活动时，对采购付款的管理程序和规定的文件。
该制度的目的是保证采购付款的合规性、规范性和高效性，确保采购款项的安全、准确、及时支付。
本制度适用于全公司的采购付款业务。
二、制度内容1. 付款审批权限1.1 付款审批权限的划分应根据申请金额大小、付款形式等因素进行规定，制定付款审批权限矩阵，并明确各级别审批人员的责任及权限。
1.2 付款审批权限的划分原则应是明确的、透明的、合理的，并记录在企业采购付款审批权限表中。
2. 付款申请流程2.1 采购人员填写采购合同，并将采购合同交给供应商确认并签字。
2.2 采购人员将已确认并签字的采购合同及相应的附件，提交采购部门办理付款申请。
2.3 采购部门负责审核采购合同的合法性、有效性，并将审核后的采购合同及相关资料交给财务部门。
2.4 财务部门根据采购合同的金额和期限，编制付款计划，并由财务负责人审核后签字。
2.5 付款计划审批通过后，财务部门将付款计划通知采购部门，并将付款计划报告送至上级主管领导审批。
2.6 上级主管领导审批通过后，财务部门按照付款计划进行付款操作，并将付款结果及时通知采购部门和供应商。
3. 付款方式及条件3.1 付款方式：公司采取现金支付、银行转账等方式进行付款。
3.2 付款条件：根据采购合同约定，付款条件可分为预付款、分期付款、验收付款等。
财务部门严格按照合同约定条件进行付款。
4. 付款核对与审批4.1 财务部门将收到的发票与相应的付款申请进行核对，确保发票与申请一致。
4.2 财务部门应对发票税额、付款金额、付款方式进行审批确认，并由财务负责人签字。
4.3 发票核对通过后，财务部门向供应商支付款项，并及时记录相关会计凭证。
4.4 财务部门将付款信息及时更新到相关制度记录中，并建立合理的档案管理制度。
5. 付款记录和报表5.1 财务部门应建立健全的付款记录体系，对每一笔付款信息进行记录和汇总，确保账务的准确性和可追溯性。
采购付款制度及流程范文(3篇)
采购付款制度及流程范文为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二采购部人员职责及管理制度1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3.负责公司生产所需材料的采购工作。
4.负责供应商的开发、管理及维护工作。
5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
10.完成领导交办的其他工作。
三采购工作流程采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。
建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的方法。
在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。
1.在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
____项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。
生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购部下达《材料申购单》(附表1)此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发往工厂或者生产基地。
3.采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的____家—____家发出《材料询价单》(附表2)。
采购与付款业务流程（五篇范文）
采购与付款业务流程（五篇范文）第一篇：采购与付款业务流程*******有限公司采购业务流程一、供应商的选择与管理1、采购部门人员填写供应商基本信息表供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。
2、采购、生产技术、财务部门评审供应商采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。
3、单位负责人或其授权人评定供应商分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。
二、材料采购1、计划员填写申购单计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。
2、复审申购单分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名称、采购数量是否正确，复审无误在申购单/采购申请表上签名确认。
3、采购员与供应商拟订合同/订单采购员根据审核的申购单从合格供应商名录挑选出进行供应商比质比价后，选择质优、价廉的供应商（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），同时拟订采购合同。
4、采购部经理审核合同/订单采购部主管审核拟订的采购合同/订单，审核内容包括：所选供应商在合格供应商名录之内（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），采购的产品名称、规格、数量等是否与申购单相符，单价是否合理与市价相符等。
5、分管副总经理合同审核为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，分管副总经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查，审核无误后报总经理审批。
采购部付款流程制度模板
采购部付款流程制度模板一、目的为了规范公司采购部门的付款流程，确保付款的准确、及时与安全，根据我国相关法律法规和公司内部管理规定，制定本制度。
本制度适用于公司除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。
二、采购付款流程1. 发票付款之前已到（1）采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通发票）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单、合同办理报销发票手续。
（2）编制付款申请单，先由部门经理审核然后交至财务部长审核无误后呈交相应审批责任人；未经审批则返回重新核对。
（3）审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。
2. 预付款形式，发票未到情况付款流程（1）编制付款申请单，先由部门经理审核然后交至财务部长审核无误后呈交相应负责人审批；未经审批则返回重新核对。
（2）审批通过后将付款申请单及采购申请单、采购合同交至财务部安排付款。
（3）采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通发票）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。
三、流程说明1. 发票付款之前已到（1）采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通发票）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单、合同办理报销发票手续。
（2）编制付款申请单，先由部门经理审核然后交至财务部长审核无误后呈交相应审批责任人；未经审批则返回重新核对。
（3）审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。
2. 预付款形式，发票未到情况付款流程（1）编制付款申请单，先由部门经理审核然后交至财务部长审核无误后呈交相应负责人审批；未经审批则返回重新核对。
（2）审批通过后将付款申请单及采购申请单、采购合同交至财务部安排付款。
（3）采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通发票）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。
采购付款制度及流程范本
采购付款制度及流程范本一、制度概述：采购付款制度是为规范和规范化公司的采购付款流程而制定的管理制度，以确保采购款项的合理支付和内部控制的有效实施。
本制度适用于公司内外部采购付款流程。
二、采购付款流程：1. 采购申请：采购部门根据公司业务需求，填写采购申请单，并经相关部门负责人审批。
2. 采购合同签订：采购部门与供应商进行谈判和协商，达成合作意向后，签订采购合同，并确保采购合同的合法性和有效性，并加盖公章。
3. 采购入库验收：供应商按照合同约定进行产品交付，并由仓库进行验收，确认入库数量和质量是否符合采购合同的要求，并填写入库报告。
4. 采购发票开具：供应商按照合同约定开具发票，并提供相关付款凭证、合同、送货单等相关文件。
5. 采购付款申请：采购部门根据采购发票和合同，填写采购付款申请单，并附上相关的发票和付款凭证。
6. 采购付款审批：采购付款申请单经采购部门负责人审批后，提交给财务部门进行付款审批。
7. 付款凭证审核：财务部门对采购付款申请单进行审核，确认发票和付款凭证的合规性，并进行付款凭证的登记。
8. 付款：财务部门根据审核结果，按照合同约定的付款方式和时间，进行付款。
9. 付款确认：财务部门在完成付款后，将付款凭证交由采购部门和供应商进行确认，并归档相关文件。
三、内部控制要求：1. 采购合同必须经过严格审查和签订，并保留合同原件，确保合同的合法性和有效性。
2. 采购发票和付款凭证必须按照规定的流程进行审核和登记，确保发票和凭证的真实性和合规性。
3. 付款凭证必须通过采购部门和供应商的确认，确保付款的准确性和及时性。
4. 采购付款的金额必须与合同的约定一致，并根据合同约定的付款方式进行付款。
5. 对于大额付款和特殊付款，必须进行额外的审核和审批程序，并留存相关的审核和审批记录。
6. 采购付款的记录必须及时更新，并与公司的财务报表进行匹配，确保财务数据的准确性。
四、责任和义务：1. 采购部门负责发起采购申请，并确保采购合同的签订和采购入库验收的合规性。
采购支付流程制度模板范文
采购支付流程制度模板范文一、总则为了规范公司的采购支付流程，提高采购效率，降低采购成本，确保公司资金的安全，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、采购支付流程1. 采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同，明确采购商品的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间等内容。
2. 采购部门应按照合同约定的付款方式、付款时间向供应商支付采购款项。
3. 采购部门在支付采购款项前，应核对供应商提供的发票、合同、验收报告等资料是否齐全、符合规定。
4. 采购部门在支付采购款项后，应将支付凭证归档保存，以便日后查询。
三、支付方式1. 采购款项的支付方式可采用银行转账、支票、现金等方式。
2. 采购部门在支付采购款项时，应严格按照公司的财务管理制度进行操作，确保资金安全。
3. 采购部门在支付采购款项前，应核对供应商的银行账户信息是否准确，避免出现支付错误。
四、支付时间1. 采购部门在收到供应商提供的商品或服务后，应按照合同约定的时间进行支付。
2. 采购部门在验收商品或服务时，如发现不符合合同约定的情况，应在验收报告中注明，并按照合同约定进行支付。
3. 采购部门在支付采购款项时，应严格按照合同约定的付款时间进行，避免出现逾期支付的情况。
五、异常处理1. 如采购部门在支付采购款项时，发现供应商提供的发票、合同、验收报告等资料不符合规定，应立即向财务部门报告，并根据公司相关规定进行处理。
2. 如采购部门在支付采购款项时，发现供应商的银行账户信息发生变更，应立即与供应商核实，并根据公司相关规定进行处理。
3. 如采购部门在支付采购款项后，发现存在支付错误的情况，应立即向财务部门报告，并根据公司相关规定进行处理。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
2. 本制度的解释权归公司管理层所有，如有争议，可根据实际情况予以解决。
供应商付款流程范文
供应商付款流程范文第一步：采购订单确认采购部门接收到内部部门的采购需求后，与供应商协商并确认订单。
采购订单应包含供应商名称、商品描述、数量、单价、交付日期和付款条款等信息。
在确认订单之前，采购人员需要确保所选供应商的信誉度和稳定性。
第二步：货物/服务收货确认仓库或相关部门接收到货物或服务后，需要对其进行验收确认。
货物验收应包括比对数量、质量和规格等细节与采购订单的一致性。
服务验收应基于事先与供应商达成的服务质量标准进行评估。
第三步：发票和付款申请供应商根据交付货物或完成服务后，应向采购部门提供发票。
发票应包括发票号码、日期、商品描述、数量、单价、总金额和付款详情等信息。
采购部门将根据发票信息填写付款申请表格，并在申请表上签字确认。
第四步：内部审批付款申请提交给公司内部的财务部门或审批主管进行审批。
财务部门将核对发票和付款申请的一致性，并评估是否符合公司内部的财务政策及风险控制要求。
审批主管则会根据预算和授权额度来决定是否批准该付款申请。
第五步：付款授权一旦付款申请获得审批通过，财务部门会将授权给付款操作人员进行付款。
授权应包括付款金额、供应商名称和付款方式等细节。
付款授权可以是电子文档或者纸质文档，需确保付款操作人员接收到准确的授权信息。
第六步：付款处理付款操作人员根据授权信息，在预定时间内进行付款操作。
付款方式可以是电汇、支票、银行转账等。
在付款过程中，付款操作人员需要仔细核对供应商的银行账户信息，确保准确无误。
第七步：付款记录及归档财务部门将付款记录保存在相关的财务系统或数据库中，以便后续追溯和审计。
付款记录应包括付款日期、金额、供应商名称和付款方式等信息。
此外，所有的付款文件（如发票、付款申请和付款授权等）也需要进行归档保管。
注意事项：1.与供应商的合作关系应基于信任和透明度，确保供应商的准时交货和服务质量。
2.采购订单和发票信息应仔细核对，以确保准确性和合规性。
3.发票和付款申请应尽快提交，以避免延迟付款导致的不必要纠纷。
采购与付款业务控制案例分析
05 总结与展望
CHAPTER
总结
采购与付款业务控制是企业内部控制的重 要组成部分，对于确保企业资产安全、财 务报告的准确性和可靠性具有重要意义。
采购与付款业务控制需要从制度建设、流程 优化、监督检查等方面入手，建立完善的内 部控制体系，提高企业的风险防范能力。
本文通过对多个采购与付款业务控制 案例的分析，总结了企业内部控制在 采购与付购与付款业务内 部控制体系，明确各岗位职责和权限 ，确保业务操作的规范性和准确性。
加强员工培训和教育
通过定期培训、宣传教育等方式，提 高员工对采购与付款业务内部控制的 认识和重视程度，增强员工的合规意 识。
加强供应商管理，降低采购风险
严格供应商筛选和评估
企业应对供应商进行全面评估，包括供应商的资质、产品质量、价格、交货期 等方面，确保供应商符合企业的采购要求。
供应商选择
通过市场调查、供应商评 估等方式选择合适的供应 商。
合同签订
与供应商签订采购合同， 明确采购物品、数量、价 格、交货期等条款。
采购与付款业务流程
订单下达
根据采购合同，向供应 商下达采购订单。
到货验收
对采购物品进行验收， 确保物品符合合同要求
。
发票核对
核对供应商提供的发票 与采购合同的一致性。
采购与付款业务控制案例分析
汇报人：文小库
2024-01-23
目录
CONTENTS
• 采购与付款业务概述 • 案例分析：某公司的采购与付款业务控制 • 采购与付款业务控制策略 • 案例启示 • 总结与展望
01 采购与付款业务概述
CHAPTER
采购与付款业务的重要性
保障企业生产运营
风险管理
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采购与付款流程业务范例
1 采购与付款业务流程
1.1 采购业务流程
1．请购。
业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。
（1）原材料或低值易品请购。
由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。
仓管收到请购单与库存核对，确定实际需采购数量。
（2）日常物料或劳务请购。
由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。
（3）例外事项的请购。
不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。
请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。
采购申请单传递中要审核批准。
2．采购实施。
采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。
然后安排竞标投标事项，确定供应商。
再一步与供应商签订采购合同。
最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。
同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。
3．验收。
验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。
4．会计处理。
采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。
2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责2.1 不相容职务
企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与审批；
使用部门要指定专门人员为申请购买人员，负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。
4．仓库管理部门。
负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品在仓库内的安全。
负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制。
根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。
仓库自身需要商品的请购。
5．验收部门。
按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。
评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。
按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。
3 采购与付款关键控制点及控制活动
3.1 请购
请购活动控制首先明确请购权的归属，并予以制度化，按采购商品性质和特点确定归口管理部门，给予相应的请购权，明确相关人员职责，并将请购程序化。
1．请购实物预算的编制与审批。
财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求，编制采购商品的有关实物和资金预算，明确采购商品的种类、数量、购买时间等。
实物预算编制过程中要根据采购商品的市
场需求状况、企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、库存成本和采购价格区间等计算表，形成最初的采购预算单。
采购预算方案控制的主要内容有：编制所需物料的数量信息和质量标准、规格；确定物料采购过程中的业务分工，主要是进行限制接近控制，防止实物采购过程中的实物损失风险；对企业的产能进行估计，说明采购计划的可行性；分析企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。
根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限，并保持请购权与审批权的职务分离。
事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金额较小的物料采购由使用部门主管批准。
审批内容包括：采购预算和企业的生产、销售计划以及实际经营情况是否一致；采购预算的内容是否足够全面具体；采购预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。
2．采购资金预算的编制。
财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编制。
主要包括采购资金需要量的确定、采购资金来源的确定、采购资金使用监控和采购资金收付控制。
3．采购计划的编制。
根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使用部门编制详细的采购计划，对采购细节进行说明，如采购合同基本要求、商品质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式等。
范围、标准、实施程序和评标规则。
其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。
以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。
企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。
委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。
3.3 验收及保管
1．验收过程控制。
验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。
验收中将发货单与订单核对，并点清商品数量；按采购合同标准对采购商品进行质量检验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。
验收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单，并将商品交给仓库或使用部门，移交时要求对方在验收单副联上签收。
2．收货控制。
收货人与验收人及采购人职务应当分离。
收货人检查货物后编制收货凭证，连同供应商单据作为附件一起传递。
商品入库时要编制入库商品清单。
3．仓库保管。
仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。
对仓库保管中的实物资产，要对接近商品人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。
3.4 付款控制
付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。
不相容职务包括：记录和支付，往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。
1．付款申请。
采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应商出具的税费和其他的付款材料，然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳人员。
2．采购及付款资料的审查。
出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等。
3．会计记录控制。
包括应付账款、应付票据、预付账款等业务的会计处理控制，如凭证的审核、总账明细账的核对、与供应商的对账等。
4．建立严格的退货、退款管理制度，规范折扣管理。
采购商品验收发现的质量或数量问题，采购和验收部门要合作填写退货退款通知，主要内容包括：采购合同编号和内容摘要、退货商品数量质量及金额、退货原因等。