采购与付款流程图
采购与应付账款流程图(中)
以上的由总经理审核，10000以下的由总会计师审核。
以上的由总经理审核，100000以下的由总会计师审核。
4、具体可参考本所审计技术指引《C70选择要测试的控制》、《C100设计控制测试》。
编制说明：
1、样本其他识别特征：用于填写除日期、名称、编号、金额以外的样本其他特征。
2、针对每个“可能出错项”需要测试的控制点可能不止一个,应根据底稿“2553可能出错项及控制”中确定的该流程需要测试的控制点进行测试。
3、项目组可以根据该模板编制控制测试表，也可以如后续示例，根据实际情况自行编制控制测试表。
2013.08。
采购标准流程示意图
订单采购作业 合同采购作业
是
超过额度 ?
否
否
合同采购 ?
是
依申请采购物项 品名、规格找供货商询价
否 订单采购作业
否 超过报价 有效期限 ?
是
首次采购 ? 是
寻找三家以上供 应商询、比、议价
填询比议 价审批表
报价资料 2 询比议价 1
审批表
依审核权限送呈签 核并选定订购厂商
采购单 2 询比议价 1
审批表
办理质量检验
到货验收作业流程
到货验收作业流程
超交数办理退货
使用部门
到货验收 作业流程
填验退通知单
3 2 验退通知单 1
质量验收不符流程
营销部门
仓储部门
流程图 P10
采购部门
申购部门主管签核
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
验退通知单 3 存档备查
验退通知单 2
送营销部门据 以调整营销方 案
验收单 4
验退通知单 1
办理退货 存档备查
验收单 4
数量核对
取自档案
采购订单号 异动事项
通知单
否 相符?
是 验收单 1
34 2
数量验收 不符流程
是 抽验样品?
否 仓库主管签核
原材料 及其他 商品
验收单 2
按照进货日期编 号登记台账
存放适当库位
送财务部门归档
检验后签注检验状况并 填入验收单
是 合格?
否 填验退通知单
下接品质验 收不符作业
送货单
到货 追踪流程
采购订单 4
根据变更项目填 异动事项通知单
价格变更?
是
否
异动事项 通知单
依审批权限送呈签核
Visio-采购及付款流程
合同金额是否 超过3万 否
分管总监签字
采购员草拟采 购合同
分管总监核 准
采购员与供应商对 账，催收发票
采购员填写付 款申请单
采购主管 复核
分管总监审批
材料会计复核
财务主管复 核
是否超过5万元 否 财务总监复核 是
总经理核准
出纳付款
选定3家以上 合格供应商
采购主管会 同请购单位 确定供应商
否 品管验货
是否合格 是
材料仓办理入库手 续
退货给供应商
材料仓暂收
是
是否生产性物 料
否
使用部门验收
否
是否固定资产
是
使用、监督、技术 部门汇同验收
监督部门建立卡片
供应商送货
财务部门进行固定 资产核算
总经理签字
是
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
是
是否固定资产 或5000以上的 非生产消耗品
生产性物料
计划部门请 购
其他消耗用品
使用部门请 购
固定资产
使用或计划 部门请购
资材部复 核
部门经理 复核
部门经理 复核
是否按订单按 BOM物料
分管总监审 批
分管总监 审批
采购及付款流程图 否 分管总监审批
是 是否超过5000
元 是
总经理审批
采购员寻找供应
否
商、询价
是否需送样检 验
是
供应商送样
否
品检、研发检 验样品
采购到付款流程图
精品物资采购付款流程图 （ 1 ）、会计接收票据挂账 （2 ）、急需付款的供应商，交 由文员核实情况是否付款等。
6、对账（材料商与会计）7、付款申请 8、付款审核（对 材料商的票据及往 来账进行审核） 9、付款结算1、米购员米购物资2、供应商供货 *3、库管员验收4、入库（登台账）5、挂账管理流程1、采购员根据已签发的《采购订单》购买物资。
2、库管员根据《采购订单》准备收货。
3、供货商送货到达后，库管员先对《采购订单》和《送货清单》进行核对，《送货清单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经办人签字、电话、货品的名称、规格、数量、单价等。
相符者库管员以《采购订单》验收货品，不相符者联系采购人员核实情况，确实需要更改采购订单的，库管员现场更改并找采购人员签字确认。
4、库管员验收无误后，办理入库手续（填制入库单及登记台账）。
每月28 日会计和库管员要对库房里的实物及台账进行一次盘存。
5、采购员、库管、文员填制《挂账单》，每周不定期将《挂账单》《正规发票》《采购订单》《送货清单》《入库单》等资料匹配好交会计处进行挂账。
未挂账又急需付款的，材料商先与库管员对账，形成《对账汇总清单》，在交由采购员或文员核实是否急需付款，最后将所有票据交由会计复核，在返还给文员走付款流程。
6、计划付款的供应商每月前1-10 个工作日（节假日顺延）用A4 纸自制《对账汇总清单》盖财务章或签字，《对账汇总清单》按送货次数写明：送货时间、数量、规格、总价、已付货款等到会计处进行对账。
每月前10 个工作日后，原则上不在与供货商对账。
7、每次申请付款的供应商必须要进行对账，供应商将自制《对账汇总清单》、供应商手里的《入库联》等相关资料交给会计。
注：如果该笔款是供应商的最后一次付款，而且金额重大或是主材，请供应商附一份说明：材料款已全部结清，与XXX 公司再无任何经济纠纷。
8、会计对所有付款资料进行复核后在返还给文员走付款流程。
9、待文员流程走完后，在交由出纳付款。
采购及付款循环
※ 以上列举之文件,均可透过搜寻引擎在网路上找到许多范本.同学应针对每份 文件取得至少一份范本详加阅读,以深入了解上述文件在实务运作上的含意.
屏东商业技术学院 周国华 5
相关电脑档案
主档(master files, 记录资源及参与者)
– 供应商主档 – 存货主档 – 应付帐款主档(在REA模式中,不设此档案,改由查询取得)
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14
系 统 流 程 图 :
请 购 与 采 购
屏东商业技术学院 周国华 15
系 统 流 程 图 :
验 收
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16
系 统 流 程 图 : 付 款
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17
进货付款循环 REA参考样式
提议
请购
参与1
存货管理人员
履行1
参与2
保留1 保留2
例外处理:请购驳回,退回申请单位.
1.0
2.0
5. 根据已核准请购单内容,从供应商主档中选择适合的供应商. 6. 从存货主档中查询与请购单内容有关的货品资料. 7. 在采购单档中新增一笔资料,将供应商,拟购货品名称及数量 ,交货日期及价格等事项输入. 8. 列印采购单,邮寄给供应商. 9. 更新存货主档,纪录特定货品已采购,未到货数量. 10. 发出采购单通知给请购单位,并发一份blind copy给3.0.
履行2 关系表(Fulfillment Relationship) 履行 关系表
验收报告编号
验收人员资料表
存货编号
姓名 名称 名称 日期
退货金额
到货数量 实际单位成本 身份证字号 地址 衡量单位 金额 户籍地址 联络电话 标准成本 支票号码
验收报告编号
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。
PMC部是采购过程的归口管理部门。
1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。
2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。
2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。
2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。
2.4 按要求保存有关的记录和资料。
3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。
3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。
3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。
还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。
一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。
完整采购流程图-全
A-0-21-1A-0-21-1 (1)分供方评价和选择业务流程图 (1)物资计划工作业务流程图（1） (3)（周转计划业务） (3)物资计划工作业务流程图（2） (4)（进货计划业务） (4)物资招标采购业务流程图（业务室） (5)物资订货业务流程图（业务室） (6)物资采购业务流程图（业务室） (7)物资采购付款业务流程图（业务室） (8)物资保管业务流程图 (9)物资发放业务流程图(业务室) (10)物资销售业务流程图 (11)物资盘盈盘亏业务流程图 (12)物资数量调整业务流程图 (13)物资价格调整业务流程图 (14)物资统计业务流程图（手工统计） (15)物资核算业务流程图（手工统计） (16)物资报损业务流程图 (17)进口材料（设备）通关及核销业务流程 (18)修船（改装）工程物资出口报关业务流程图 (19)废旧物资回收业务流程图 (20)废旧物资销售业务流程 (21)分供方评价和选择业务流程图A-0-21-2物资计划工作业务流程图（1）（周转计划业务）A-0-21-3物资计划工作业务流程图（2）（进货计划业务 ）是A-0-19-4物资招标采购业务流程图（业务室）A-0-21-5物资订货业务流程图（业务室）A-0-21-6物资采购业务流程图（业务室）A-0-19-8物资采购付款业务流程图（业务室）有A-0-21-9物资保管业务流程图A-0-21-10物资发放业务流程图(业务室)A-0-21-11 物资销售业务流程图A-0-21-12物资盘盈盘亏业务流程图A-0-21-14A-0-21-17物资报损业务流程图A-0-21-18进口材料（设备）通关及核销业务流程注：虚线部分为外部业务A-0-21-19修船（改装）工程物资出口报关业务流程图A-0-21-20废旧物资回收业务流程图A-0-21-21共享知识分享快乐页眉内容废旧物资销售业务流程。
采购与付款流程财务制度
第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。
第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。
第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款四、具体业务的票据操作指南：（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。
（1）国内采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。
（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。
（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。
（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。
如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。
请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。
（2）进口采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。
（二）固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。
具体参见我司《固定资产管理办法》业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货固定资产验收单：（三）低值易耗品及费用：1、低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货单：2、无实物形态的费用或服务：流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。