外事管理制度

外事管理制度

第一章总则

第一条目的及依据

为规范和加强外事工作的领导和管理，积极推进学院外事工作（含港、澳、台）的正常开展和健康发展，根据国家外事工作管理规范和学院发展战略和规划，结合学院实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于学院及各部门参与、组织的各种外事接待活动、学术交流活动及与境外单位合作办学等活动的管理。

第三条外事活动原则

对外开放是我国坚定不移的基本国策，外事工作具有高度的政策性和政治敏感性，在对外交往中要认真贯彻执行中央的对外方针政策以及外事工作规章制度，切实维护国家的整体利益和尊严，牢固树立“外事无小事”的思想意识。

第二章职责与权限

第四条学院办公室是我院党、政直接领导下的外事工作归口管理部门，主要负责：

（一）组织外事接待工作；

（二）邀请和接待国外著名大学学生来我校访问、交流；

（三）建立我校对外活动的档案；

（四）招收和管理外国留学生来我院学习；

（五）聘请优秀的外籍教师、专家；

（六）负责学院对外各项规章制度的起草工作。

第五条各部门主要职责：

（一）负责接待境外团组或个人来访，包括进行合作科研、学术交

流、专题讲座、参观访问等；

（二）负责在学院统一领导下积极拓展渠道，与境外开展卓有成效的学术交流与合作；

（三）根据外事活动需要，协助学院办公室完成相关外事接待工作。

第六条党群工作处主要负责学院外事保密工作的管理、办理外来人员入境申报和聘请手续。

第七条学生管理服务中心主要负责对留学生和港澳台侨学生的安全和生活保障等管理工作。

第八条系部主要负责

（一）在校学生外事纪律的教育和涉外活动的管理；

（二）开发先进的教育项目和资源，实行国际化、现代化的双向文化教育交流。

第三章外事工作流程

第九条对外接待来访与交流事项

（一）请求报告：各部门接待境外团组或个人来访，包括进行合作科研、学术交流、专题讲座、参观访问等，应事先向学院办公室递交书面报告，附背景材料及接待计划，经审核后报分管副院长审批；

学院涉及境外的学术会议或其它交流活动应事先将会议或活动的全套资料、境外参加人员名单及相关资料报集团公司外事办办理必要的审批手续。

（二）接待准备：各主要接待部门做好接待工作，并根据需要通知有关领导和部门做好接待准备工作；

（三）接待来访：在接待来访中，要做好各项记录，接待后，对出现的问题和取得的交流与合作成果形成正式文字，报学院办公室，由学院办公室报集团外事办备案。

第十条对处信函的办理

（一）凡境外与我院联系的信函应首先由学院办公室提出办理意见后报分管副院长，批转有关部门酌处；

（二）凡国家部委、省、市有关部门涉及与境外教育交流的文函、指示、通知等，首先由学院办公室提出建议意见后，通知相关部门协办。

第十一条接受馈赠的管理

（一）各部门接受境外基金会、慈善机构、学术团体、企业或个人的资助或捐赠，须事先报分管副院长审批同意后将所获境外人士或机构提供的各种形式的资助、捐赠、奖励等，交由学院办公室按有关规定和要求实施处理和管理；

（二）各部门需向境外人士或机构提出资助或捐赠的，须事先报学院办公室审核后报分管副院长审批，经学院同意方可发生。

第十二条与境外单位进行合作办学管理

与境外单位进行合作办法必须慎重，对境外合作机构的历史背景、办学条件和学术水平等情况事先应有足够的了解，要坚持“以我为主，平等互利”的原则。与境外方产生合作办学意向后，应及时以学院办公室，由学院办公室向集团公司外事办通报，对可行性和办学效益进行论证和认定后，再将有关材料报送分管副院长和集团外事处审批。

第十三条凡我院教师拟接受境外学校、社会团体、学术组织授予的学位或学衔，或拟聘请境外人士为我院客座教授、名誉教授、学术顾问等荣誉学衔或职衔，均应事先将有关材料报学院办公室，由学院办公室送交集团公司外事办，经同意后上报分管副院长批准后方可接受或授予。

第十四条境外专家或教师的聘请工作应由学院办公室按照学院规定和要求提出书面报告，由党群工作处统一办理申报和聘请手续，经批准后方可实施。

第四章外事保密工作管理

第十五条凡涉外人员必须忠于祖国，切实执行外事工作中的各项纪律和保密规定，严格保守党和国家的秘密。

第十六条在一切涉外活动中，必须坚持内外有别的原则，凡涉及国家政治、政策、科学技术、经济和社会发展的动态等方面的保密内容，应严格按照国家公开的口径对外表态，凡属国家未公开发表的均属保密范围，不得向外国人介绍，不得擅自写入文章公开发表。

第十七条不准携带秘密文件、内部资料和记有秘密内容的笔记本会见外宾、参加宴会和陪外国人参观游览，一切涉外单位的文件、资料、笔记要妥善保管，不得乱放或遗失，以免发生失密现象。

第十八条未经批准任何单位和个人不准将外国人带入我院党政机要部门、重要的科研场所和内部资料室，对涉及国家秘密或内部事项的教科研资料，不得向外国人介绍。

第十九条出国人员出发前必须接受外事保密教育，严格执行《出国人员须知》中的有关规定。

第二十条涉外工作中，遇有保密期限不清或拿不准的问题要及时向上级有关单位请示。

第五章外籍教师及学生的管理

第二十一条外籍教师管理

（一）尊重外教的宗教、生活习惯，为外教在学院的工作、生活创造有利条件；

（二）学院师生与外教交往中，要互相尊重、互相学习，充分体现中国人民愿意同各国人民发展友好关系的愿望，要以党和国家有关规定为基点，宣传我国的对外方针政策；

（三）师生个人如需邀请外教参加健康有益的集体活动、到家就餐、

到自己的家乡或其他地方参观旅游，须事先书面请示学院办公室，经批准后方可发出邀请，邀请人在活动期间负责外教安全。经院办公室同意师生可以参加外教个人组织的活动或讲座；

（四）师生有关教学的意见或建议可通过合作项目负责部门或教学部门向外教反映；必须外教解答的疑难问题可向外教咨询，但要提前预约时间，能在教室解决的问题不要单独去外教住处询问。尽量避免单独去外教住处，晚上九点钟以后不准去外教住处；

（五）不准以任何方式向外籍人员索要钱物，不做有损于国格人格的事。

第二十二条外籍学生的管理

（一）学院办公室为我院留学生和港澳台侨学生事务的归口管理部门，并具体负责有关事项的申报和日常事务的管理，配合集团公司、西安市外办、国安和出入境管理部门对我院留学生和港澳台侨学生的社会管理工作；

（二）协助学院保卫处、后勤服务管理中心作好留学生和港澳台侨学生的安全和生活保障等管理工作。学生工作处和各系部应加强对在校学生外事纪律的教育和涉外活动的管理。

第六章责任追究

第二十三条外事管理工作实行责任追究制，对不按规定报批，弄虚作假，出现的违规违纪行为，将严肃处理有关领导干部和相关责任人，对涉嫌犯罪的要移送司法机关依法追究刑事责任。

第七章附则

第二十四条本制度自学院办公会议审议通过，院长签发之日起生效。

第二十五条本制度委托学院办公室负责解释。

附件1：权责清单

附件1：外事活动管理流程

权责清单

外事活动管理流程1.控制目标

规范和加强学院外事工作的领导和管理。

2.流程图

3. 流程说明 编号

流程步骤 责任部门/岗位 控制编号 流程步骤描述 相关文档 01 申请外事活动 相关部门 流程开始。

相关部门申请外事活动。

02 审核 学院办公室

学院办公室审核外事活动。 03 审核 分管副院长 分管副院长审核外事活动。 04 审批 集团外事办 集团外事办审批学院外事活动。

05 组织/协助/监督外事活动 相关部门/学院办

公室/党群工作处 C01 相关部门在学院办公室的协助下

组织外事活动，并接受党群工作处的监督。

06 工作总结 学院办公室 学院办公室对外事活动作工作总

结。

4. 风险控制矩阵