采购管理办法

XX股份有限公司

采购管理办法

第一章总则

第一条为了规范采购业务，防范采购风险，根据《企业内部控制应用指引第7号-采购业务》的规定，制定《XX股份有限公司采购管理办法》（以下简称本办法）。

第二条本办法所称采购是指采购物资及与采购相关的运输劳务等业务，不包括公司委外加工、委外建筑、委外设备安装。委外加工、委外建筑、设备安装分别按公司《外包业务管理办法》、《工程项目管理制度》的规定执行。

第三条采购业务应当关注下列风险。

（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能产生道德风险和舞弊行为，导致采购物资质次价高。

（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致物资、资金损失或信用受损。

第四条公司采购业务应遵循以下原则。

（一）统一采购：公司所需各类材料、设备及相关运输劳务统一由公司采购部负责采购，其他人员未经采购部委托不得办理采购业务。

（二）计划采购：根据月度生产计划、维修计划和固定资产更新改造计划，结合库存情况与市场行情编制采购计划，按计划采购，确保供需平衡。

（三）择优采购：公司遵照就近、就优、就低、就快、就长方针，选择供应商，对供货距离近、速度快、性价比高、信用期长的供应商优先安排采购，并根据供应商资质和年度供应情况评价结果，确定下一年度供应商名单。

（四）授权采购：公司对采购人员进行业务授权，做到申购与采购、议价与审价、洽谈与审批、采购与验收、采购与付款、采购与保管等不相容职务分离。

（五）分类管理：根据各类物资消耗量、资金占用量和库容占用量大小，分别采用定期采购和定量采购办法。

第五条公司采购业务的分工如下

（一）采购部负责各类材料、设备及相关运输劳务的采购和采购信息录入。

（二）生产部负责基本生产车间耗用的原辅材料的请购。

（三）设动部负责公司机器设备、修理用备品备件及辅助生产部门耗用的材料物资的请购，并负责设备及主要备品备件的质量检验。

（四）工程部负责工程物资请购和质量检验。

（五）研发中心负责研发用材料物资的请购。

（六）安环部负责安全、劳保、消防、环保材料物资的请购和质量检验。

（七）总经办负责办公设备、文办用具及生活后勤耗材的请购。

（八）品管部负责修订生产用原辅材料和研发用材料的质量标准和检测标准，并负责检验检测。

（九）仓储部负责各类原材料的计量、点数、入库和入库数量的录入。

（十）财务部负责采购业务的单证审核和款项支付。

（十一）审计部负责采购业务的专项审计。

第二章采购计划

第六条生产部根据销售计划编制生产计划，根据生产计划和消耗定额计算主要原、辅材料的需求量，并根据基本生产车间上报的非主要原、辅材料的需求量编制生产用物资请购计划,于每月25日前上报给采购部。

第七条设动部根据年度固定资产投资计划和基本生产车间、辅助生产部门上报的修理计划，编制机器设备、修理用备品备件的请购计划，于每月25日前上报给采购部。

第八条工程部根据生产部、研发中心和总经办上报的房屋、建筑物主干管道及隐蔽工程的报修单和设动部拟定的机器设备安装计划，编制工程物资的请购计划，于每月25日前上报给采购部。

第九条其他各职能部门根据本办法第五条的业务分工，编制物资请购计划，于每月25日前上报给采购部。

第十条编制请购计划时，应列明请购物资的数量、质量或型号规格及到货时间，以便采购部门合理安排采购。

第十一条公司应定期召开资金平衡会，根据采购需求和资金供给两方面情况，以优先保障生产经营活动正常进行为宗旨，合理安排采购资金。

第十二条采购部根据各部门上报的请购计划和仓储部提供的各类物资的库存量，结合库存物资的保险储备、经常储备量，结合财务部能提供的资金量和各类需求的轻重缓急，由计划员负责编制月度采购计划。计划员可兼办审价及合同管理方面的工作。

第十三条生产经营活动中发生的临时、应急采购需求，由各车

间、各部门直接找采购部联系。采购部核实情况后应当尽快采购，确保生产经营需要，财务部应积极配合，确保资金供给。

第三章供应商的筛选和管理

第十四条供应商的筛选

供应商筛选有以下几方面具体指标：

（一）质量指标，包括样品的质量、质量保证体系、物资的优良品率和对质量问题的处理态度、及时性、有效性。

（二）交货能力指标，包括出样的及时性、交货的及时性、扩大供货的潜能、增减订货的应变能力、零星订货保证。

（三）水平指标，包括比价水平、结算方式、信用期长短、保修期长短及发票种类。

（四）技术指标，包括工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力、技术问题的整改能力。

（五）合作指标，包括合同履约率、合作年限、售后服务、合作融洽关系。

（六）社会责任指标，供应商在环境保护、资源节约、员工就业保障等履行社会责任和义务方面有良好的声誉。

上述指标的考评，分别由品管部、仓储部、财务部、设动部（工程部）、采购部负责打分。考核评定结果，由采购部进行汇总，并填写“供应商资格评定报告”，报经营副总、总经理或总经理办公会审定。

第十五条供应商的管理

（一）经公司选定的供应商，应根据信用及有关标准分为不同的等级，实施差别化管理。对信誉良好的供应商，公司可在物料检测、

货款结算方式、付款周期等方面給予优惠。对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，用产权关系稳定供应量。

（二）为防范供应链风险，主要原材料的供应商，应不少于三家，并要有候选供应商；对特别重要的物资，公司可派遣专职人员进行现场考查和质量检测；必要时，生产、技术、质检等部门可对供应商进行业务指导或培训；燃料、备品配件、建筑材料、运输劳务的供应商也应不少于三家，小额、零星物资和服务应定点采购，供应商应不少于两家。

（三）为了方便设备的使用和维修，如无性价比更好，技术更先进适用的同类设备和配件，设备和配件的供应商宜相对稳定，以减少机型，减少机配件库存量。

（四）长期需要、采购量大且稳定的物资，一律向经过核准的供应商采购。临时应急情况下向非定点供应商少量采购，事前应向经营副总请示，否则应追究责任，并给予处罚。

第十六条供应商的淘汰

公司每年对供应商进行评估，不合格的，应予淘汰，从候选供应商中进行补充。合格供方资格的取消原则如下：

（一）供方违背合同中准时制协议，经常不能按期限要求定量供货，以致影响公司生产的正常进行。

（二）售后服务工作不能达到公司的要求。

（三）供货质量长期不稳定，多次整改仍无明显改变。

（四）供方的价格在同类产品中偏高，在同业竞争中优势不足。

（五）供方因有关原因，向公司提出暂停供货，且时间太长（超过半年）。

供应商的淘汰审批程序与供应商筛选确定审批程序一致。

第四章采购过程管理

第十七条采购审批权限

（一）全年采购额500万以上的主要原材料采购合同由总经理审批，采购额超过1000万以上的，由董事长审批，主要原材料的品种由财务部根据上年采购额提出方案。

（二）全年采购额不超过500万的其他原材料的采购合同由经营副总审批。

（三）工程物资、备品备件采购合同：单笔采购金额超过50万元的，由总经理审批；不超过50万的，由经营副总审批。

（四）设备采购成交金额不超过50万的，由经营副总审批；超过50万，不超过1000万的，由总经理审批；成交金额超过1000万，不超过2500万的，由董事长审批；成交金额超过2500万的，由董事会审批。

（五）车辆采购合同，由董事长审批。

第十八条材料物资订购可以采用电话、传真、网络、定点采购及招标等多种形式，具体选用哪种方式，由采购部根据市场供应情况和采购批量制订细则，由采购员按规定选择。订购一般应货比三家，并留下完整的供应商报价单，报价单应具有品种、规格、批量、价格、交货地点、交货时间、发票形式、开票时间、支付条件等内容，采购员根据各家供应商提供的报价单作出抉择，并记录抉择理由。

第十九条健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询价、比价采购等多种方式，合理确定采购价格。采购员议价时，应参考审价员的报价，如果高于审价员报价，应与审价员交换意见。审价员坚持原报价，采购员应重新洽价，洽谈不成，报采购部部长或经营副总

裁决。每笔订购业务完成后，采购员应整理订购文件移交合同管理员存档保管。为确保审价与审批的独立性，审价员只负责收集价格信息，不得直接参与订购。

第二十条公司采购大宗物资、专项设备要与供应商签订购销合同。供应商一般有标准合同文本，经公司法务管理员确认后可以采用。合同文本中的质量条款须经品管部、设动部、工程部审核确认，货款结算条款需经财务部审核确认。合同的签署、用印、留档按公司《合同管理制度》的规定执行。

第二十一条采购人员必须按“采购作业期限”运作，把握好工作进度，若发生非正常异动，供货方未能按规定时间供货，应及时与请购部门沟通，并向分管领导报告，拟定补救办法。特别重大事项，应汇报总经理。

第二十二条采购变更和撤销的处理。

（一）若原请购项目尚未定购，请购部门应填制《物料采购计划变更申请单》告知采购部，采购部在原请购单上盖上撤单印章，按一般请购单据存档方式处理。

（二）若请购项目已向供应商定购，由采购经办人及时与供应商洽谈变更或撤销事宜。能办妥变更或撤销的按本条第1款方式办理；不能办理变更或撤销的，由采购主管通知原请购部门；损失较大的，应报告分管副总或总经理。

第二十三条加强文档资料管理，限额以上的每笔采购业务完成以后，负责订购的采购员应整理该项业务的询价、报价、定价资料、会议记录及订购合同，移交合同管理员，为日后审计该项采购业务留下完整的档案。

第二十四条为维护公司利益，公司严格禁止采购员本人及其家

属接受供应商馈赠。供应商及其工作人员不得以公司或私人名义向我公司采购人员赠送礼金、礼品、有价证券或邀请娱乐和宴请。一经发现，终止购销关系。

第二十五条从事采购业务的公司员工，应向公司人力资源部和采购部说明其亲友从事供应业务的情况，公司应规定采购员的任职期限和轮岗办法。

第二十六条供货发票和运输发票是验货的依据，也是会计记账和抵扣增值税、企业所得税的依据，没有取得发票和遗失发票会给公司带来损失。因此，采购员在办理采购业务时，一定要取得供货商发票，并及时把发票移交给财务部。发票不慎遗失，应及时挂失，并办理补开。根据目前市场环境，公司对供货发票作如下规定。

（一）采购额在2000元及以上的采购业务应取得增值税专用发票。

（二）采购额在500-2000元之间的采购业务至少应取得增值税普通发票。

（三）采购额在500元以下的采购业务尽可能取得正规增值税发票，实在做不到至少应有普通发票或合法收据。

（四）接受运输劳务应取得运输业专用发票。

第二十七条采购员在与供应商洽谈采购事项时，必须谈清楚是否开票，何时开票及开何种发票，并在购销合同中予以明确。如果供应商不能或不愿提供合规发票，就应当终止对其采购，如果非采购不可的，则采购价格中不得含有税金因素。平时在进行比价采购时，开不开发票，含不含税金都是极重要的比价因素。

第二十八条货已到，票未到，采购部应当抓紧催办，一般情况下不得跨月。没有收到供应商的发票，财务部不得支付货款，除非合

同规定必须预付货款。

第五章验货及后续管理

第二十九条采购物资到位后，采购员应及时通知质检人员和仓库管理人员进行质量与数量方面的验收与点数工作。需要进行理化试验或试用的物资，应取样进行试验或试用，待证实合格后方可办理入库。验收工作的分工按本办法第五条办。

第三十条物资验收过程发现的下列问题应作如下处理

（一）名称、品种、型号、规格等与合同或订单不合的应退货，重新购买。

（二）质量未达标但能让步接收的，由采购员办理索赔；不能让步接收的，由采购部联系实施退换。

（三）到货数量与合同数量之间的差异，应按合同规定办。限额以内的差异予以接受，超限额的差异暂缓入库，由采购部进行交涉，供应商确认后，可按实际收到数量（重量）入库。

（四）验收过程中如发现异常情况，负责验收的机构和人员应当立即向公司领导报告，由公司领导委派人员查明原因后处理。

第三十一条采购人员应随时了解采购物资的周转使用情况，搜集、了解各使用部门的意见与要求，及时处理和解决物资供应工作中存在的问题，不断提高工作效率和服务质量。

第六章货款支付

第三十二条为确保采购资金能及时足额支付，采购部应将月度采购计划和购销合同报送财务部，以便财务部合理调度资金。

第三十三条严格审查销售发票等票据的真实性、合法性和有效

性，同时应关注发票、送货单、磅单、入库单、验收单、运输发票及购销合同等单证的一致性。

第三十四条加强预付款和定金的管理，应按月与供应商对账。大额、长期的预付款，应当定期进行追踪核查，综合分析预付款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况。发现有疑问的预付款项，应当及时与采购部门联系，尽快收回款项。

第三十六条小额零星采购由采购员提取备用金，凭发票、入库单办理报销，补足备用金。备用金实行限额管理，额度由采购部按人设定，报公司财务总监审批后执行。

第三十七条采购款支付的审核、审批权限、流程和支付方式、支付时间按公司《采购管理程序》5.8.1条款的规定执行。

第七章附则

第三十八条本办法经总经理办公会议审议通过后生效。

第三十九条本办法由公司采购部负责修订和解释。

第四十条公司所属全资、控股子公司的采购业务参照本办法执行。

XX股份有限公司

2014年10月27日