公司采购管理办法

公司采购管理办法
第一章总则
第一条为加强公司采购管理，规范采购行为，完善采购运行机制，根据国家相关法律法规和公司有关规定，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司所有采购活动和参与采购活动（包括销售人员的礼品）的所有部门和员工。

第三条公司采购相关职能部门之间分工协作、相互制衡，严格控制产品和服务质量。

第二章采购管理职责
第四条公司人事行政部是公司采购工作的主管部门，采购职能范围如下：
（一）组织承办集中采购；
（二）公司范围内使用的产品的分散采购；
（三）公司范围内使用的产品的紧急采购；
（四）公司职场的装修及改造；
（五）组织制订、修订公司采购相关制度；
（六）制定并根据需要修改采购执行标准。

第五条公司信息技术部负责公司信息系统建设项目和IT产品的集中采购，主要职责如下：
（一）根据公司发展需要，制定公司信息系统建设项目和IT产品的采购计划和费用预算，按照公司相关程序组织报批；
（二）按照本办法规定完成采购相关工作，并负责产品和服务的价格控制和质量控制；
（三）产品和服务使用情况跟踪，并负责与供应商的日常联络；
（四）制订信息系统建设项目和IT产品集中采购的技术实施报告。

第六条会计师事务所、律师事务所的聘任及其他专项服务的采购由公司相关部门自行组织。

第七条公司财务清算部负责采购计划的预算审订，采购交易的预算充足性审核、交易的会计处理以及计划和实际采购的差异分析等。

第八条公司财务清算部负责采购款项的支付和采购原始凭证的合规性审核。

第三章采购形式和采购方式
第九条公司采购形式按照采购对象的重要性、采购金额和采购数量划分为集中采购、分散采购和紧急采购。

第十条以下产品和服务实行集中采购：
（一）车辆等交通工具；
（二）公司购置、租赁房屋的装修改造工程；
（三）业务所需的办公家具和办公设备；
（四）重要材料、各类宣传品的制作和印刷；
（五）礼品、促销品以及办公用品；
（六）需统一购置的计算机硬件设备、系统软件和大型应用软件；
（七）大型的计算机服务、专项技术合作、除本办法第六条之外的中介咨询等技术服务活动。

（八）与公司基建相关的采购工作。

第十一条除本办法第十条所列之外的产品和服务实行分散采购。

第十二条因发生紧急事件或意外事件而进行的产品和服务的采购为紧急采购。

第十三条公司采购主要采用公开招标、邀请招标、询价采购和单一来源采购等方式。

公开招标是指以招标公告的形式邀请非特定供应商投标竞价的采购方式。

邀请招标是指以投标邀请函的方式邀请三个以上（含三个）符合既定投标条件的供应商投标竞价的采购方式。

询价采购是指对三家以上（含三家）供应商提供报价进行比较，确保有价格竞争的采购方式。

单一来源采购是指直接向供应商购买的采购方式。

第十四条集中采购主要采用公开招标或邀请招标方式，对于具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的必须采用邀请招标；对于标准规格且价格弹性不大的可实行询价采购；满足下列条件之一的实行单一来源采购：
（一）只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其它合适替代的；
（二）原采购的延续，原购置资产的后续维护、服务、零配件的更换或
补充，必须向原供应商购买的，且无替代的；
（三）属原招标范围的，补充合同总价不超过原合同金额的50%的，必须与原供应商签约的；
（四）预先声明需做后续采购的，按计划分批执行采购的；
（五）只有从特定供应商处进行采购，才能保证公司利益和目标实现的。

第十五条分散采购主要采用询价采购方式。

第十六条紧急采购的采购方式由紧急或意外事件的主管部门和采购
负责部门共同决定。

第四章采购程序
第十七条招标采购按照下列基本程序操作：
（一）产品和服务使用部门提出采购需求，按照公司相关规定报批；
（二）公司人事行政部或信息技术部接受采购任务，组织成立招标小组。

公司人事行政部或信息技术部、产品主要使用部门、公司财务清算部、交易部、风险合规部是招标小组的当然成员，并可根据需要要求其他相关部门或聘请外部专业人士加入招标小组；
（三）招标小组负责起草招标文件、制定评标文件，并发布招标文件；
（四）召开评标会，审查投标文件，如有需要，可组织人员到投标单位进行现场踏勘、考察等；
（五）形成评标报告，确定中标单位；
（六）将投标文件、评标报告及合同等相关文件按照公司审批程序报批；
（七）与中标单位签订合同或协议。

第十八条询价采购按照下列基本程序操作：
（一）产品和服务使用部门提出采购需求，按照公司相关规定报批；
（二）公司人事行政部负责确定采购询价人；
（三）采购询价人拟订询价方案，方案应包括价格构成、定标标准等；
（四）询价人分别进行书面形式询价，被询价供应商在规定时间内提交报价和有关承诺；
（五）询价人将询价单作为采购申请的附件，按公司相关规定报批；
（六）与经批准的单位签订采购合同或协议。

第五章产品和服务的验收
第十九条使用单位负责对采购产品和服务进行验收，并出具验收报告。

第二十条公司人事行政部定期对系统内采购的产品和服务进行抽查
验收，信息系统建设项目和IT产品的抽查验收由公司信息技术部负责。

第六章货款支付
第二十一条公司交易部严格按照合同约定进行采购产品和服务的预
付款和正常货款的支付。

需预付采购款的，采购主办部门需提供供应商资信证明，并出具可预付采购款的明确意见。

第二十二条为简化集中采购审批流程，保证公司付款时效，在经办人员提供合同、发票、入库签收单和预算责任部门同意的采购内请等相关文件的前提下，可省略预算责任部门审批的流程，由经办人员所属部门负责人和分管领导审批通过后即可付款。

第七章采购档案管理
第二十三条公司人事行政部、信息技术部分别负责权限范围内采购的档案管理。

第二十四条集中采购必须建立档案，档案内容包括需求计划、招标文件、投标书和说明、竞标材料、评标结果、专业部门意见、领导审批意见及合同或协议等。

第二十五条公司人事行政部、信息技术部分别负责权限范围内供应商档案的建立并进行动态管理，档案内容包括供应商基本信息、资信证明文件、厂商授权书等。

第八章监督检查和违规处罚
第二十六条公司人事行政部负责公司系统内采购工作的监督管理，发现问题及时纠正，并严格按照公司有关规定处理。

第二十七条采购工作实行年度汇报和总结制度，公司人事行政部、信息技术部分别负责对权限范围内的年度采购工作分类、分项总结、评估，对主要做法和经验以及存在问题进行评述，并上报公司领导。

第二十八条加强采购工作的财务监督，实行不定期抽检。

公司财务管理部负责采购工作实施过程的监督、预算执行情况的监管，并对采购工作进行不定期检查，提出财务分析意见。

第二十九条采购人员应严格遵守职业操守，自觉维护公司利益，对于采购人员的商业贿赂行为、职务侵占行为和与供应商串通损害公司利益行为等，公司将严格按照《公司员工违规处罚管理办法》的规定进行处罚，构成犯罪的将依法移交司法机关处理。

第九章附则
第三十条 IT资产采购执行标准及职场IT配置标准由公司信息技术部另行制定。

第三十一条本办法未尽事宜，按照国家有关法律法规和公司相关规定执行。

第三十二条本办法自发文之日起施行。