项目3：制作订舱委托书和办理订舱操作
学习情境三制作订舱委托书和办理订舱操作
学习情境三制作订舱委托书和办理订舱操作订舱委托书是国际贸易中常用的一种文件，用于委托货代代为办理船舶货物的订舱手续。
通过制作订舱委托书和正确办理订舱操作，可以保证货物的顺利运输，并且减少不必要的纠纷和风险。
本文将介绍订舱委托书的基本内容和格式，并详细说明办理订舱操作的步骤。
一、订舱委托书的基本内容订舱委托书主要包括下列内容：1. 出口商信息：包括出口商名称、地址、联系人、电话等信息。
2. 船东信息：包括船东名称、地址、联系人、电话等信息。
3. 装货港和卸货港信息：明确货物装卸港口，包括城市、国家、港口名称等。
4. 货物信息：描述货物的详细信息，包括货物名称、数量、重量、体积、包装方式等。
5. 船期和船名：确认所选船舶的船期和船名。
6. 运费和费用负担：明确运费和其他相关费用的支付方式和责任承担。
7. 文件要求：列出委托方需要提供的文件，如发票、装箱单、报关单等。
8. 委托代理人信息：如有委托代理人，需提供其名称、地址、联系人、电话等信息。
以上是订舱委托书的基本内容，具体情况还可以根据实际需要进行调整和补充。
二、订舱委托书的格式订舱委托书应采用正式的商业信函格式，包括信头、称谓、正文和落款等部分。
1. 信头：包括自己公司的名称、地址、电话、传真等联系方式。
2. 称谓：写明收件人的公司名称和具体部门，例如“尊敬的XX公司国际部经理”。
3. 正文：分段罗列上述提到的内容，注意使用简洁明了的语言，避免使用太过技术性的术语。
4. 落款：写明委托人的公司名称、地址、日期和签字。
除了以上的格式要求，还要注意书写的准确性和规范性，避免出现拼写错误、语法错误或其他的不规范问题。
三、办理订舱操作的步骤订舱委托书的制作完成后，接下来是办理订舱操作的具体步骤。
以下是常规的订舱操作步骤：1. 联系货代：将订舱委托书交给货代，并与货代进行详细的沟通，确认货物的基本情况和运输要求。
2. 预订舱位：货代根据货物的性质、数量和航线，联系船东代理或船代进行舱位预订。
订舱委托书范本
订舱委托书范本委托方（以下简称甲方）：_____________________地址：_____________________电话：_____________________传真：_____________________受托方（以下简称乙方）：_____________________地址：_____________________电话：_____________________传真：_____________________鉴于甲方需要运输货物，乙方具有代理订舱的资质和能力，双方本着平等互利的原则，经协商一致，就甲方委托乙方代理订舱事宜，订立本委托书。
一、委托事项甲方委托乙方代理订舱，具体事项包括但不限于：1. 代为与承运人联系，安排货物的运输；2. 代为办理货物的订舱、装船、报关、报检等相关手续；3. 代为领取和交付运输单据；4. 提供货物运输过程中的咨询和服务；5. 其他甲方要求的与货物运输相关的服务。
二、货物信息1. 货物名称：____________________；2. 数量/重量：____________________；3. 包装：____________________；4. 起运港：____________________；5. 目的港：____________________；6. 预计装船日期：____________________；7. 其他特殊要求：____________________。
三、费用及支付1. 乙方代理订舱及相关服务的费用，按照双方约定的标准执行；2. 甲方应在乙方提供服务后____天内支付相关费用；3. 费用支付方式为：____________________。
四、责任与义务1. 甲方应确保提供给乙方的所有信息真实、准确，并对因信息错误导致的损失承担责任；2. 乙方应按照甲方的要求，及时、准确地完成委托事项；3. 乙方应妥善保管甲方交付的所有文件和单据，不得泄露甲方的商业秘密；4. 乙方应确保货物按照约定的时间和方式运输，并对因乙方原因导致的货物损失或延误承担责任。
订舱委托书样本
订舱委托书样本订舱委托书是国际贸易中一个重要的文件，用于委托托运人代表货主进行船舶舱位的预定工作。
下面是一个订舱委托书样本，以便更好地理解和使用这一文件。
委托书内容：尊敬的船东/船运代理：我方根据我公司或客户的指示，特此委托贵公司代表我方在下列航线或航班上预定舱位并办理订舱手续。
我方保证在兹所做之委托函件一经船方受理时，即确认并遵守所载之托运条件，且负责舱位费用的全部支付。
具体信息如下：1.发送方/货主信息：- 公司名称：- 地址：- 联系人及职位：- 电话：- 电子邮件：2.收货方信息：- 公司名称：- 地址：- 联系人及职位：- 电话：- 电子邮件：3.货物信息：- 货物名称：- 货物数量及规格：- 货物包装方式：- 货物净重量：- 货物体积：- 货物品牌/型号/编号（如适用）： - 货物价值（如适用）：4.运输需求：- 预计装船日期：- 收货港口/地点：- 目的港口/地点：- 运输方式（海运/空运）：- 船舶航班号/航线（如适用）：- 使用的运单（如适用）：5.特殊要求和额外安排（如适用）：委托事宜处理：1.订舱手续：我方委托贵公司代表我方办理舱位的预定工作，并发送相关订舱文件。
2.货物准备：我方将按照贵公司的指示，及时将货物准备齐全，并按时送达装船地点。
3.运费支付：我方将承担所有与舱位预定和货物运输相关的费用，并遵守相关的支付条款。
4.货物跟踪：我方要求贵公司及时向我方提供货物跟踪和运输进展的信息，以便做好后续安排。
5.危险品声明：如所运输的货物属于危险品范畴，请提前告知贵公司，并按照相关规定处理。
6.货物保险：我方将按照贵公司的建议，是否购买货物运输保险。
签署和生效：本委托书以电子邮件的形式生效，具有法律约束力。
我们特此确认，所提供信息准确无误，并愿意遵守相关约定和规章制度。
谢谢贵公司的合作！此为委托书样本，仅供参考使用。
如有需要，请根据实际情况作出相应修改。
备注：本样本仅供参考使用，具体订舱委托书内容应根据实际情况进行调整，确保准确度和合规性。
外贸单证操作教学设计 项目3：制作订舱委托书和办理订舱操作
《外贸单证操作》单元教学设计【步骤一】表明教学内容、目的（时间：5分钟）通过回顾已掌握贸易流程，导入新课项目活动案例【步骤二】学生参与教学项目活动（时间：45分钟）任务1：读懂合同条款任务2：读懂信用证条款和其他相关信息任务3：在老师带领下参与教学案例，掌握制作订舱委托书和办理订舱操作【步骤三】回顾整个制作过程和知识归纳（时间：25分钟）一、订舱委托书的当事人◆托运人◆提单抬头人◆通知人二、订舱委托书主体内容◆货物描述和海关编码◆金额◆唛头◆付款方式三、订舱委托书的其他相关内容◆运输信息◆包装信息◆各种号码和日期四、订舱委托书的特殊条款◆特别声明语句【步骤四】学生完成实训项目活动（时间：55分钟）实训：制作订舱委托书制作订舱委托书并简要讲解【步骤五】总结和课后思考（时间：5分钟）思考：订舱委托书与托运单之间有何关系？订舱委托书是出口企业在报关前向船方代理申请租船订舱的一张单据。
它是日后制作提单的主要背景材料。
二、海运货物的托运流程1．填写托运单，办理托运并交货代（一式十二份）2．货代与船公司代理人联系办理租船定舱3．船公司代理人填制相应单据送船舶、港区，理货公司和海关4．船公司根据货物清单安排运输计划，并送港区5．港区根据运输计划安排进仓日期和仓号，并通知货代或出口企业6．货代或出口企业根据通知按时进指定仓库7．与此同时，货代或出口企业持完整单据报关，并在获得海关放行后，往理货公司交纳港杂费8．理货公司根据货船的到港时间和有关单据编制装船计划，并通知港区9．港区接到通知后，及时将货从港区运出，以备理货公司装船，同时制作实际装货清单并交船公司。
10．船公司收到相关单据后，在确认装船的情况下，由大副签发“场站收据”11．货代或托运人受到“场站收据”后，即可向船公司换取正本提单。
12．那到正本提单后，托运人应及时向买方发出装船通知。
三、海运托运单的内容及其作用海运出口托运单一式数份。
学习目标有：托运人、目的港等。
订舱委托书模板
订舱委托书模板尊敬的货运代理公司：兹委托贵公司代为办理以下货物的订舱事宜，具体内容如下：一、货物信息1. 货物名称：[具体货物名称]2. 货物数量：[货物数量] [单位]3. 货物总重量：[总重量] 吨4. 货物总体积：[总体积] 立方米5. 货物包装：[包装方式]6. 货物价值：[货物价值] 元二、装运信息1. 装货港：[装货港名称]2. 目的港：[目的港名称]3. 预计装船日期：[预计装船日期]4. 货物到达时间要求：[具体时间要求]三、运输方式1. 运输方式：[海运/空运/陆运等]2. 运输工具：[具体运输工具，如集装箱号、航班号等]四、其他要求1. 货物保险：[是否需要保险，如需，请注明保险金额及险种]2. 特殊要求：[如有特殊要求，请详细说明]五、费用支付1. 订舱费用：[订舱费用金额]2. 其他相关费用：[如有其他费用，请列明]3. 费用支付方式：[预付/到付等]4. 费用支付时间：[具体支付时间]六、委托人信息1. 委托人名称：[委托人公司名称]2. 联系人：[联系人姓名]3. 联系电话：[联系电话]4. 电子邮箱：[电子邮箱地址]七、货运代理公司信息1. 代理公司名称：[代理公司名称]2. 联系人：[联系人姓名]3. 联系电话：[联系电话]4. 电子邮箱：[电子邮箱地址]八、其他事项[如有其他需要补充的事项，请在此列明]请贵公司根据以上信息，尽快办理订舱手续，并及时通知我方相关进展情况。
如有任何问题或需要进一步沟通，请随时与我方联系。
此致敬礼！委托人签名：_____________委托人公司盖章：_____________日期：[填写日期]。
铁路订舱委托书模板
铁路订舱委托书模板尊敬的铁路货运代理公司：我方公司（委托方名称）现委托贵公司代为办理铁路货物运输的订舱事宜。
为确保货物顺利运输，特此提供以下信息，并授权贵公司按照本委托书内容进行操作。
一、货物信息1. 货物名称：（请填写具体货物名称）2. 货物数量：（请填写货物数量及单位）3. 货物重量：（请填写货物总重量）4. 货物体积：（请填写货物总体积）5. 货物价值：（请填写货物价值）6. 特殊要求：（如有特殊运输要求，请详细说明）二、运输信息1. 起运地：（请填写货物起运地点）2. 目的地：（请填写货物到达地点）3. 预计运输时间：（请填写期望的运输时间）4. 运输方式：铁路运输5. 运输工具：（请根据实际情况填写，如整列、整车、零担等）三、委托方信息1. 公司名称：（请填写委托方公司全称）2. 联系人：（请填写负责此次运输事务的联系人姓名）3. 联系电话：（请填写联系人的联系电话）4. 电子邮箱：（请填写联系人的电子邮箱地址）5. 公司地址：（请填写委托方公司地址）四、代理方信息1. 公司名称：（请填写代理方公司全称）2. 联系人：（请填写代理方负责此次运输事务的联系人姓名）3. 联系电话：（请填写代理方联系人的联系电话）4. 电子邮箱：（请填写代理方联系人的电子邮箱地址）5. 公司地址：（请填写代理方公司地址）五、费用及支付1. 运输费用：（请根据实际情况填写运输费用或注明费用结算方式）2. 保险费用：（如有保险需求，请注明保险费用或保险金额）3. 其他费用：（如有其他费用，请详细说明）4. 支付方式：（请注明费用的支付方式，如预付、到付等）六、其他约定1. 货物运输过程中，如发生任何问题，代理方应及时与委托方沟通，并协助处理。
2. 委托方有权随时查询货物运输状态，并要求代理方提供相关运输信息。
3. 代理方应保证货物安全，如因代理方原因造成货物损失，代理方应承担相应责任。
本委托书自双方签字盖章之日起生效。
订舱委托书
订舱委托书委托方：（以下简称“甲方”）受托方：（以下简称“乙方”）鉴于甲方需要委托乙方代为办理货物的订舱事宜，甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则，经协商一致，达成如下委托协议：1. 委托事项：甲方委托乙方代为办理以下货物的订舱事宜：- 货物名称：- 数量/重量/体积：- 预计装运日期：- 目的港：- 特殊要求（如有）：2. 订舱要求：- 乙方应根据甲方提供的货物信息，选择合适的船公司和航线，并确保货物能够按时装运。
- 乙方应确保订舱的舱位满足甲方货物的尺寸、重量等要求。
- 乙方应向甲方提供订舱确认书，并确保舱位的准确性和有效性。
3. 费用及支付：- 订舱费用包括但不限于海运费、港杂费、订舱手续费等，具体费用由乙方提供明细。
- 甲方应在乙方提供订舱确认书后，按照乙方提供的付款要求支付相关费用。
- 乙方应向甲方提供正式发票。
4. 责任与义务：- 甲方应确保提供给乙方的货物信息准确无误，并按时交付货物。
- 乙方应确保订舱操作的及时性和准确性，如因乙方原因导致货物未能按时装运，乙方应承担相应责任。
- 乙方应妥善保管甲方提供的货物信息，并在委托事项完成后销毁所有敏感信息。
5. 违约责任：- 如甲方未能按时支付订舱费用，乙方有权取消订舱，并要求甲方赔偿因此造成的损失。
- 如乙方未能按时完成订舱，导致甲方货物未能按时装运，乙方应赔偿甲方因此造成的损失。
6. 争议解决：- 本委托书项下发生的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。
协商不成时，任何一方均可向乙方所在地人民法院提起诉讼。
7. 其他：- 本委托书一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
- 本委托书自双方签字盖章之日起生效。
甲方代表（签字）：_______乙方代表（签字）：_______日期：_______（注：以上内容仅供参考，具体条款需根据实际情况调整。
）。
订舱委托书
1.乙方应按照甲方的要求，合理选择航线、船期、舱位等，确保货物顺利运输。
2.乙方应确保订舱的船舶具备合法运营资质，且船舶状况良好，能够满足货物运输安全需求。
3.乙方应按照甲方提供的货物信息，准确填写订舱单据，确保货物信息无误。
4.乙方应在订舱成功后，及时将舱单信息、船期等信息告知甲方。
三、费用及支付
2.甲方应按照约定及时支付订舱费用。
3.乙方应按照甲方的要求，及时办理订舱手续，确保货物顺利运输。
4.乙方应承担因自身原因导致的订舱失败、货物损失等责任。
五、违约责任
1.如甲方未按照约定支付订舱费用，乙方有权拒绝办理订舱手续，并要求甲方支付违约金。
2.如乙方未按照约定办理订舱事宜，导致货物无法按时运输，乙方应承担违约责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。
代表（签字）：__________代表（签字）：__________
签订日期：__________
1.甲方委托乙方办理以下货物的订舱事宜：
货物名称：__________
货物数量：__________
货物类型：__________
起运地：__________
目的地：__________
船期：__________
2.乙方应在收到甲方委托后，按照甲方提供的货物信息，及时向船公司或其代理人办理订舱手续。
1.甲方应按照乙方的报价，支付订舱费用。
2.订舱费用包括但不限于船公司或其代理人收取的订舱费、港杂费、操作费等。
3.乙方应在收到甲方支付的订舱费用后，及时办理订舱手续。
4.如因甲方原因导致订舱失败，乙方已收取的订舱费用不予退还。
四、责任及义务
1.甲方应保证提供的货物信息准确、完整，如有变更，应及时通知乙方。
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本栏内容应参照商业发票和货物装箱单内容来填制。其中，货物 品名描述可采用统称，不必具体表明分类货物的尺寸、规格和特 点，但必须与信用证不矛盾，且与其他单证品名表述一致。如果 出口货物同时含有不止一个大类的货物时，则必须全部标明
操作示范
知识链接
参考号码与相关事项
(1)托运单号码及制单日期。一般 填写出口商业发票号和制单日期
(2)托运日期。由运 输部港口配载人员ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ按实际作业完成时 间填写
(3)提单份数。正 本提单的份数是 提单正面条款中 的一项法定内容 ，不能留空，应 严格按照信用证 或合同要求填写
知识链接
(1)装运港(Port of Loading)。填 写实际货物已装船的港口全称
知识链接
当事人 1、发货人（SHIPPER，Consignor)：这里一般情况下填写出 口公司的名称和地址。如果是中国对外贸易运输公司代理货 主而办理租船订舱的，应填写“中国对外贸易运输公司× × ×分公司”；此外如果信用证没有特别声明，第三方提单也 可接受。 2、收货人（Consignee) 记名收货人和指示收货人 3、被通知人 无提货权
(3)最后交货地(Place of Delivery/Final Destination)
(4)装期与效期(Time of Shipment and Expiry Date)
知识链接 支付条件
付款期限
根据信用证付款期限填写
汇票付款人
一般为开证银行
价格支付
填写实际贸易术语
操作示范
知识链接 货物说明
(6)运费支付(Payment of Freight)。运费支付 分运费到付(Freight collect)和运费预付 (Freight Prepaid)两种形式
(2)卸货港(Port of Discharge)。一般为最终 收货人所在国家的港口
装运条件
(5)分批与转运(Partial Shipment and Transshipment)。此栏填写 应符合贸易合同或信用 证的要求。填写“允许”或 “不允许”即可
二、出口商托运程序 1. 业务部缮制出口货物发运单。 业务部缮制《发运单》、填制《外销出仓 单》，备妥外销合同副本、工厂装箱单等制单资 料交单证运输部门缮制托运报关单据。
2.单证部门缮制托运报关单据。 单证运输部门收到业务部的制单资料后，编 制出口单证卷宗，备妥制单资料或文件，如信用 证副本、空白核销单等，将卷宗交运输部港口配 载人员联系货运代理、核定运保费金额、确定承 运人和装船日期等信息，单证人员据此缮制《出 口货物报关单》、《出口货物托运委托书》、商 业发票及装箱单等托运报关单据。
6
货运代理
5
报关行
三、制作出口定仓委托书和托运单
（一）出口托运委托书
外贸人员应根据信用证的最迟装运期及货源情况安排委托运输。一般情 况应提前5天左右或更长的时间进行该项事宜，以便留出机动时间应付意 外情况的发生。 对于那些自己公司不开展托运业务的，则首先需要填写出口定仓委托书， 在出口托运委托书上，我们可以看见，重要的相关内容都是和托运单上 基本一致的。此外，托运委托书可由自己公司印制，也可由运输代理公 司印制。如在填写之后，发现有需要修改的地方，则不能在单证上直接 修改，而是需要填制委托定仓更改单。
货运代理收到出口商的托运委托书后，安排 货物订舱、装箱、集港等业务，联系报关行办理 出口货物报关事项。
以集装箱海运为例，其托运程序如下：
订 舱
缮制托 运单
装 运
取得装 船文件
货运代理缮制《集装箱货物托运单》一式十 联，各联的作用分别是： 第一联 货主留底； 第二联 船代留底； 第三联 运费通知(1)作为船东计收运费结算 清单； 第四联 运费通知(2)； 第五联 装货单(场站收据副本)； 第五联附页 缴纳出口货物港务费申请书(由 港区核算应收之港监港杂等费用)；
(2)运输标志 (Shipping Marks & Nos.)
通常称作唛头。如果信用证规定了唛头，则应按信用证表述填制。
(3)毛重与净重 (G.W And N.W.)
本栏内容应参照货物装箱单内容来填制
(4)价格条款 (Price)
本栏内容应参照货物商业发票内容来填制
知识链接 备注
(1)信用证加注文句。
3.运输部门安排出口货物报关、订舱。 运输部审核单证部交来的出口报关单证，填制 《出口报关委托书》连同出口货物报关单、商业发票、 装箱单等单证交货运代理或报关行办理出口货 物报关手续。将《出口货物托运委托书》、《外销 出仓单》等托运单据交货运代理办理货物订舱、提货、 装箱、集港等手续。
4.在CIF成交条件下，缮制《出口货物投保 单》，在货物装运前联系保险公司办理保险手续。
货运代理缮制《集装箱货物托运单》一式十 联，各联的作用分别是： 第六联 (粉红色) 场站收据副本(大副联)； 第七联 (黄色) 场站收据。供港区集装箱作 业和设备交接时使用。 第八联 货代留底 第九联 配舱回单(1) 第十联 配舱回单(2)
海运出口货物托运流程图：
业务部
1
2
运输部
3 4
单证部
承运人
托运是指出口商委托承运人将出口货物运送 至合同约定的目的地而办理的单货交接手续， 它是出口商履行合同交货义务的一个重要环 节。在我国，出口商既可以直接向承运人订 舱出运，也可以委托货运代理人办理出口货 物托运业务，而后者居多。出口货物托运涉 及出口商、货运代理和承运人，他们之间具 有不同的委托代理关系或契约关系。
项目3：制作订舱委托书和办理 订舱操作
▲学习目标：
通过本次课程的学习，使同学 学会信用证项下的订舱委托书 制作要领，并能独立制作符合 信用证要求的订舱委托书。
▲操作案例：L/C NO. ：KKK061888 ▲制单依据：L/C, INVOICE,其他信息
▲订舱委托书条款：46A栏目
一、
托运的基本概念(Entrust Shipment)
（二）托运单 托运单是企业向外运公司提供出口货物的必要信息，是外运 公司定仓配载的依据。为一式数份，它根据承运人或代理人 的不同，有不同的名称和格式，但大体内容基本相同。其中 做重要的就是装货单（S/O）和收货单（M/R）
（三）制作出口定仓委托书和托运单 操作示范
（三）制作出口定仓委托书和托运单
(2)运输过程中的特殊 要求。如信用证指定 承运人(Shipment should be done by N.Y.K LINES OR COSCO LINES OR EVERGREEN LINES)等。