建设单位文件资料的管理.doc(1)
建设单位资料管理制度
建设单位资料管理制度一、总则为规范建设单位资料管理工作，提高建设单位资料管理的效率和质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于建设单位内部各类资料的管理工作。
三、资料管理范围建设单位的资料管理范围包括但不限于以下几类：1、项目文件：包括项目立项文件、设计文件、施工图纸、工程合同、施工许可证等项目相关文件。
2、人事档案：包括员工入职资料、离职资料、薪酬资料、考核文件等。
3、财务档案：包括财务报表、票据、收支凭证等相关财务文件。
4、行政管理文件：包括行政文件、规章制度、会议记录等。
5、其他与建设单位运营管理相关的各类资料。
四、资料管理责任1、建设单位领导是资料管理工作的第一责任人，要将资料管理工作纳入年度工作计划，并对资料管理工作进行定期检查。
2、各部门主管负责本部门资料的整理、存档和保管工作，并定期进行清理和归档。
3、建设单位设立专门的资料管理部门，负责全面的资料管理工作，包括资料的整理、归档、检索和销毁等工作。
五、资料管理流程1、收集：建设单位各部门根据工作需要，收集相关的文件和资料。
收集的资料要分类归档，保证资料的统一管理。
2、整理：资料管理部门按照一定的分类标准和档案编目规则，对收集的资料进行整理分类，确保资料的准确记录和有序存放。
3、存档：按照建设单位的档案管理制度，将整理好的资料进行存档，并制作档案目录进行登记。
4、检索：建立完善的档案检索系统，使每一份档案都能方便快捷地被查找到。
5、归档：定期对存档的资料进行清理，整理，归档，并做好档案销毁备案工作。
六、电子档案管理随着信息技术的发展，建设单位的档案管理也逐渐向电子化发展。
电子档案的管理同样需要建设单位建立完善的管理制度，包括数据备份、存储、归档和检索等工作。
七、档案保管和保密档案保管应按照国家有关档案法规进行，确保档案的安全可靠。
对于涉密档案，要建立完善的保密管理制度，严格控制涉密档案的查阅和复制。
八、档案销毁按照建设单位的档案管理规定，对于已经达到保管期的档案要按照规定的程序进行销毁。
建设单位资料管理制度
一、目的与依据为规范建设单位资料管理工作，确保工程资料的完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，特制定本制度。
二、资料管理范围1. 工程项目可行性研究报告、设计文件、施工图、招投标文件等前期资料；2. 工程施工过程中的施工记录、材料验收记录、质量检测报告等施工资料；3. 工程验收报告、竣工图纸、验收证书等验收资料；4. 工程保修、维修、维护等后期资料。
三、资料管理职责1. 建设单位负责资料的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 工程项目管理人员负责资料的具体实施工作，包括资料的收集、整理、归档和保管；3. 档案部门负责对资料的归档、保管和利用进行监督、检查和指导。
四、资料管理要求1. 资料收集：工程资料收集应全面、及时、准确，确保资料的真实性和完整性；2. 资料整理：工程资料整理应按照规定的格式、顺序进行，便于查阅和利用；3. 资料归档：工程资料归档应按照国家档案管理的有关规定，及时、准确、完整地归档；4. 资料保管：工程资料保管应采取防潮、防霉、防火、防盗等措施，确保资料的安全；5. 资料利用：工程资料利用应遵循保密原则，严格按照规定程序进行，确保资料的安全和完整。
五、资料管理流程1. 资料收集：工程项目管理人员在施工过程中，应按照规定收集相关资料；2. 资料整理：工程项目管理人员对收集到的资料进行整理，确保资料的真实性、完整性和准确性；3. 资料归档：工程项目管理人员将整理好的资料按照规定的格式、顺序进行归档；4. 资料保管：档案部门对归档的资料进行分类、编号、编目，并采取相应措施进行保管；5. 资料利用：需查阅资料的单位和个人，应按照规定程序提出申请，档案部门审核批准后，提供资料。
六、监督检查1. 档案部门对资料管理工作进行定期检查，发现问题及时纠正；2. 建设单位应定期对资料管理工作进行自查，确保资料管理的规范性和有效性。
七、奖惩1. 对在资料管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反资料管理规定的单位和个人，按照相关规定进行处罚。
建设项目档案资料管理规定
建设项⽬档案资料管理规定2019-07-16第⼀章总则第⼀条为了做好基本建设项⽬档案资料管理⼯作，充分发挥档案资料在⼯程建设、⽣产(使⽤)管理、⼯程维护和改建扩建中的作⽤，根据《中华⼈民共和国档案法》，结合基本建设⼯作的具体情况，特制定本暂⾏规定。
第⼆条基本建设项⽬档案资料是指在整个建设项⽬从酝酿、决策到建成投产(使⽤)的全过程中形成的、应当归档保存的⽂件，包括基本建设项⽬的提出、调研、可⾏性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施⼯、调试、⽣产准备、竣⼯、试⽣产(使⽤)等⼯作活动中形成的⽂字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的⽂字材料。
各有关单位要按照统⼀领导，统⼀管理档案的原则，管理好基本建设项⽬的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利⽤。
第⼆章档案资料的管理第三条各级基本建设主管部门、档案⾏政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项⽬的档案资料⼯作。
档案⾏政管理部门应参加重点建设项⽬档案资料的检查验收。
重要的国家重点建设项⽬由国家档案⾏政管理部门参加验收，部门、地⽅的重点建设项⽬由部门、地⽅档案⾏政管理部门参加验收。
第四条基本建设项⽬的档案资料⼯作要与项⽬建设进程同步。
项⽬申请⽴项时，即应开始进⾏⽂件材料的积累、整理、审查⼯作；项⽬竣⼯验收时，完成⽂件材料的归档和验收⼯作。
第五条项⽬建设过程中，建设单位、⼯程总承包单位、⼯程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施⼯单位应在各⾃的职责范围内搞好建设项⽬⽂件材料的形成、积累、整理、归档和保管⼯作。
属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。
第六条档案资料的汇总整理1．建设项⽬实⾏总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。
竣⼯时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项⽬档案资料。
实⾏⼯程建设现场指挥机构管理的建设项⽬，竣⼯时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项⽬档案资料。
建筑工程文员资料管理制度
建筑工程文员资料管理制度一、总则1. 本制度旨在规范建筑工程项目的文档资料管理工作，保证资料的完整性、准确性、及时性。
2. 文员作为资料管理的主要责任人，需遵循本制度进行日常的资料收集、整理、归档和保管工作。
3. 本制度适用于所有参与建筑工程项目的文员及相关工作人员。
二、资料收集与整理1. 文员需按照项目进度，及时收集各类工程资料，包括但不限于图纸、会议纪要、技术交底记录、施工日志等。
2. 收集到的资料应立即进行分类整理，确保资料的可追溯性和易检索性。
3. 对于重要资料，文员应当建立电子备份，并妥善保存原件。
三、资料归档与保管1. 所有工程资料必须按照规定的分类系统进行归档，每份资料应有明确的标识，包括项目名称、日期、文件类型等。
2. 文员应定期对资料进行清点，确保档案的完整性和最新性。
3. 资料的存储环境应防潮、防火、防虫害，确保资料的安全和长期保存。
四、资料的借阅与归还1. 借阅资料需经过正式的申请和审批流程，明确借阅人、借阅时间及归还时间。
2. 文员负责监督借阅过程，确保资料的及时归还和完好无损。
五、资料更新与作废1. 随着项目的进展，部分资料可能需要更新或作废。
文员应及时更新资料版本，并标记作废文件。
2. 作废的文件应按照公司规定进行销毁或回收处理，防止泄露敏感信息。
六、资料的交接与转移1. 工程项目结束时，文员需将所有相关资料整理归档，并与后续接管人员进行详细的资料交接。
2. 文员应提供完整的资料清单和索引，确保接管人员能够快速掌握项目资料情况。
七、违规处理1. 对于违反资料管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处理，包括但不限于警告、罚款或其他纪律处分。
2. 文员应时刻保持警惕，防止资料的丢失和泄露，维护项目的安全和利益。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施，由项目管理部负责解释和修订。
2. 如有特殊情况需要调整制度内容，应经过项目管理部的批准。
建筑公司有关资料管理制度
建筑公司有关资料管理制度
资料管理制度的核心是确保所有文档和数据的准确性、完整性和可追溯性。
为此，建筑公
司应建立一个标准化的文件命名体系，每个文件都应有明确的编号、名称和版本号。
例如，对于一个设计图纸，可以采用“项目代码-专业分类-图纸编号-版本号”的命名规则，这样即
使是不同专业的人员也能迅速识别和使用。
资料的归档和存储是管理的重要环节。
公司应设立专门的档案室，配备专业的档案管理人员，对所有纸质和电子文档进行分类、编号、归档和存储。
同时，电子文档应上传至安全
的网络服务器，并进行备份，以防数据丢失或损坏。
对于重要的工程资料，还应实行权限
管理，确保只有授权人员才能访问相关文件。
资料的传递和共享也需规范管理。
在工程项目中，设计、施工、监理等不同团队需要频繁
交换资料。
因此，建筑公司应建立一个统一的信息交流平台，比如使用项目管理软件，来
促进信息的及时传递和准确共享。
同时，任何资料的传递都应有明确的记录，包括传递的
时间、内容和参与人员，以便追踪和审计。
资料的更新和维护不可忽视。
随着项目的进展，许多资料会发生变更。
公司应制定严格的
变更管理流程，确保所有的变更都经过审批，并及时更新到所有相关的文档中。
同时，定
期对存档的资料进行检查和维护，确保其准确性和可用性。
为了确保资料管理制度的有效执行，建筑公司还应定期对员工进行培训。
这包括新员工的
入职培训，以及针对现有员工的持续教育和技能提升。
通过培训，员工能够熟悉资料管理
的各项规定和操作流程，提高他们的工作效率和质量意识。
GB50328T-2014建设工程文件资料归档要求规范
建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2014）1 总则1.0.1 为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。
1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设工程construction project经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。
2.0.2 建设工程文件construction project document在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。
2.0.3 工程准备阶段文件pre-construction document工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.4 监理文件project supervision document监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.5 施工文件constructing document施工单位在施工过程中形成的文件。
2.0.6 竣工图as-built drawing工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。
2.0.7 竣工验收文件handing over document建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.8 建设工程档案project archives在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。
2.0.9 建设工程电子文件project electronic records在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程文件档案资料管理职责
建设工程文件档案资料管理职责建设工程文件档案资料管理职责：建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。
对于一个建设工程而言，归档有三方面含义：(1)建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交；(3)建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
（一）通用职责(1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。
(2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。
表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。
(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。
(4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
（二）建设单位职责(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；(7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。
建设工程资料管理-教案(打印版).doc
建设工程资料管理-教案(打印版)1教案首页授课顺序专业及班级1授课日期课题第一章建筑工程文件和档案资料概述1-1建筑工程资料的基本知识1-2建筑工程资料及其管理教学目的了解建筑工程资料管理的相关概念、建筑工程的资料管理的基本知识。
了解工程资料管理的意义、管理特征及载体形式。
重点与难点建筑工程资料管理的相关概念、建筑工程的资料管理的基本知识。
工程资料管理的意义、管理特征及载体形式。
教具无授课类型、方法讲授法教学评价签字年月日2第一章第一章建筑工程文件和档案资料概述建筑工程文件和档案资料概述1-1建筑工程资料的基本知识建筑工程资料的基本知识一、建筑工程资料的相关概念1.建筑工程建筑工程是为新建、改建和扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。
2.建设工程文件建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
二、建设工程文件和档案资料的载体与特征1.建设工程文件和档案资料的载体 2.建设工程文件和档案资料的特征(1)真实性和全面性(2)分散性和复杂性(3)继承性和时效性(4)随机性(5)多专业性和综合性31-2建筑工程资料及其管理建筑工程资料及其管理一、建筑工程资料管理的作用(1)确保工程项口竣工验收顺利完成。
(2)保证工程项口规范化建设。
(3)维护企业自身利益和社会声誉。
(4)开发利用企业资源。
二、建筑工程资料管理的职责1.建设单位的职责(1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同、协议时，应对移交工程文件的套数、费用、质量、时间等提出明确要求。
(2)负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
(4)负责收集和汇总各工程建设阶段各单位立卷归档的工程档案。
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建设单位文件资料的管理
1.立项文件
1）发改部门批准的立项文件（A1-1）
它是由发展改革部门批准的该项目的立项文件，由建设单位负责收集、提供。
2）项目建议书（A1-2）
它是由建设单位自行编制或委托其他有相应资质的咨询或设计单位编制并申报的文件，由建设单位负责收集、提供。
3）立项会议纪要（A1-3）
它是由建设单位或其上级主管部门就该项目召开立项研究会议，所形成的纪要文件，由组织会议的单位负责提供。
4）项目建议书的批复文件（A1-4）
它是建设单位的上级主管单位或国家有关主管部门（一般是发展改革部门），对该项目建议书的批复文件。
由负责批复的主管部门提供。
5）可行性研究报告及附件（A1-5）
它是由建设单位自行编制或委托具有相应资质的工程咨询、设计单位编制可研报告，由编制单位提供。
6）项目评估研究资料（A1-6）
它是由建设单位或主管部门（一般是发展改革部门）组织会议，对该项目的可行性研究报告进行评估论证之后，所形成的资料，由组织评估的单位负责提供，建设单位负责收集。
7）可行性报告的批复文件（A1-7）
它是由发展改革部门对该项目的可行性研究报告，做出的批复文件。
8）初步设计审批文件（A1-8）
由发展改革部门组织，对该项目初步设计进行审查之后，所形成的批复文件。
9）专家对项目的有关建议文件（A1-9）
它是由建设单位或有关部门组织专家会议，所形成的有关建议性方面的文件，由组织的单位提供，建设单位负责收集。
10）年度计划审批文件或年度计划备案材料（A1-10）
它是由建设单位组织自行编制或由其有关主管部门批准的计划文件。
2.建设规划用地文件
1）建设项目选址意见书（A2-1）
由建设单位提出申请，规划部门批准的文件。
2）规划线测图（航测图）（A2-2）
建设单位到规划主管部门办理的，由规划部门提供的相关图纸文件。
3）建设项目用地定位通知书（A2-3）
建设单位到规划部门办理的用地定位通知书，由规划部门提供。
4）建设用地规划许可证及附图（A2-4）
建设单位到规划部门办理的，由规划部门提供。
5）建设用地预审（A2-5）
建设单位到国土资源部门办理，由国土资源部门提供。
6）征（占）用土地的批准文件和使用国有土地的批准意见（A2-6）
由具有相应批准权限的政府批准形成，由国土资源部门批准的文件。
7）建设用地批准书（A2-7）
建设单位到国土资源部门办理，由国土资源部门负责提供。
8）土地使用证（A2-8）
建设单位到有相应权限的国土资源部门办理，由批准部门提供。
9）拆迁安置方案及有关协议（A2-9）
由相关部门负责提供。
3．勘察设计文件
1）工程地质（水文）勘察报告（A3-1）
建设单位委托勘察单位进行勘查，由勘查单位编制而成的文件，勘察单位负责提供。
2）设计方案（报批图）（A3-2）
由设计单位负责制定，规划部门审批后确定。
3）审定设计方案（报批图）的审查意见（A3-3）
分别由人防、环保、交通、园林、市政、电力、电信、卫生、
消防等部门提出审批意见。
由负责审查的部门负责提供。
4）建筑工程规划许可证、附件及附图（A3-4）
由建设单位到规划部门办理，规划部门负责提供。
5）初步设计图及说明（A3-5）
由设计单位负责编制形成并提供。
6）施工图设计及说明（A3-6）
由设计单位负责编制形成并提供。
7）设计计算书（A3-7）
由设计单位负责编制形成并提供。
8）施工图审查合格证书（A3-8）
由施工图审查机构对设计的施工图进行审查，合格后发给的合格证书，由施工图审查机构提供。
4.工程招投标及合同文件
1）勘察、设计、施工、监理等各种招投标文件及中标通知书（A4-1~A4-4）
招标文件由建设单位自行编制或委托具有相应资质的招标代理机构编制，投标文件分别由勘察、设计、监理、施工单位编制，中标通知书由建设单位或招标代理机构编制而成，监管部门备案。
由编制单位负责提供。
2）勘察、设计、监理、施工合同文件（A4-5~A4-8）
由建设单位分别与勘察、设计、监理、施工单位协商签订而成，并到建设主管部门备案。
由参与签订的单位负责提供。
5.工程开工文件
1）验线合格文件（A5-1）
由规划部门进行验线审查后形成的文件，由规划部门负责提供。
2）建筑工程竣工档案责任书(A5-2)
由城建档案馆与建设单位签订而成，当地城建档案馆负责提供统一格式的责任书。
如本章后面的附表3-1所示。
3）工程质量监督手续（A5-3）
建设单位到质量监督机构办理履行工程质量监督的手续，由质量监督机构负责提供。
4）建筑工程施工许可证（A5-4）
由建设单位到建设行政主管部门办理工程施工许可，建设行政主管部门负责提供。
6.商务文件
1）工程设计概算（A6-1）
由建设单位自行编制或委托工程造价咨询单位负责编制，也可能是设计单位编制的。
由编制单位提供。
2）施工图预算（A6-2）
由设计单位负责编制的，也可能是由建设单位自行编制或委托工程造价咨询单位负责编制的文件，由编制单位负责提供。
3）工程结、决算（A6-3）
由建设单位和施工单位即合同的双方编制并认可后形成的文
件。
7.工程竣工验收及备案文件
1）建设工程竣工档案预验收意见（A7-1）
由负责编制的单位申报，城建档案馆进行预验收，而后形成意见。
由城建档案馆提供。
见本书“八、”后面的附表8-1。
2）规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件（A7-2）
分别由各参与验收的单位出具文件。
3）房屋建筑工程质量保修书（A7-3）
由建设单位预施工单位经过协商后签订文件。
4）单位工程竣工验收备案表（A7-4）
单位工程竣工验收合格后，由建设单位负责到质检监督部门办理。
5）单位工程竣工验收报告（A7-5）
由建设单位负责提供。
8.其他文件
1）建筑工程概况表（A8-1）
由建设单位向城建档案馆移交工程档案时填写的表格。
如本书“五、”后面的附表C9-01所示。
2）工程竣工总结(A8-2)
由建设单位编制的综合性总结，简要介绍工程建设的全过程，建设单位可根据以下要求编写工程竣工总结；
（1）概述
A.工程立项的依据和建设目的
B.工程概况，包括工程位置、规模、数量、概算（包括征（占）用土地、拆迁、补偿费）、结算、决算等。
C.工程设计、工程监理、工程施工招投标情况。
2）设计、施工情况
A.设计单位、设计内容、工程设计特点及建筑新材料。
B.开、竣工日期，施工管理、技术、质量等方面情况。
C.质量事故及处理情况。
D.建筑红线内的市政公用工程施工情况（包括给排水、电力、通信、热力、燃气等）及道路、绿化施工情况。
（3）工程质量及经验教训
工程质量鉴定意见和评价；工程遗留问题及处理意见。
（4）其他需要说明的问题
对于组织工程竣工验收会的工程，可将验收会上的工程竣工报告作为工程竣工总结。
3）工程开工前、施工过程中、竣工时录像及照片（A8-3）建设单位收集、提供。
4）住宅使用说明书（A8-4）
由施工单位负责提供。