公司资料档案整理方法

XX公司资料档案整理方案

为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。

一、分类

1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经

营档案类、工程档案类、综合档案类。

1.2

1.3

（大类）；采用阿拉伯数

。

排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另

行编号，并用案卷目录加以区别。

2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”

另行编号，并用案卷目录加以区别。

2.2.3会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放到资料室的，

按年度一属类进行排列。

2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制

到“999”时，重新从“1

2.2.5工程档案类（E）

号编制到“999”时，重新从“1

征，案卷顺序号按大类流水编

1”另行编号，并用案卷目录加以区别。

1.归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数，

均应齐全完整。

2.遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文

字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映公司各面活动的真实内容和历史过

程，尽量做到一事一卷。

3.卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议记录依会议时间顺序

4.

6.

7.

8.

合档案类等卷内文件以“年度”装订成册；工程档案类以“每个工程项目”装订成册。经营档案类的中标工程的招标文件、投标文件、中标通知书及合同协议书只是短暂的放在经营档案类，等该工程开工后都要归到工程档案类。

9.卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录，卷内目录表的

各项要填写齐全。

（1）序号：每册流水号。

（2）文号：填写文件制发机关的发文字号，合同可填写合同号。

（3）责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。

（4）标题：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加[]；会议记录应在卷内目录的文件标题下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填

写合同内容及对方单位。

（5.”表

（6

（

、年代等。

（

（

保存期限。

附：档案分类编号表

整理档案资料人员安排

为了公司档案资料更快更好地整理好，安排人员如下：

组长：刘志祥

副组长：杨湘华、肖绿

成员：余红、贵娟娟、王珍、龙琳

从2月10日开始，到2月29日整理完毕。

防汛楼2楼整理资料。

贵娟娟负责ABCF