照片档案的收集整理与保管
照片档案的整理
照片DA的整理照片档案是反映本地区、本单位历史面貌的记录，是国家档案的重要门类和载体，具有重要的保管和利用价值。
照片档案收集是否齐全，整理是否规范，直接影响照片档案的利用价值。
当前，我区各单位档案室普遍存在照片档案形成的数量少、收集不齐全、整理不规范，说明文字填写不完整等问题，为规范照片档案的管理，今天我们一起来共同学习照片DA的整理。
一、照片档案的概述(略)二、照片档案的管理科学地管理好照片档案，是档案室的主要任务之一，照片档案的管理原则、方法与一般档案有许多相似之处。
但也有其自身的特点和方法。
1、照片档案的收集照片档案主要来源于电台、报社等专业部门。
党政领导机关、群众团体、企事业单位也有照片档案。
由于现代科学技术的飞速发展，摄影技术被广泛采用，照片档案的形成渠道逐渐增多，所以做好照片档案的收集工作，是管理好照片档案的前提。
（一）照片档案的收集范围收集照片档案时主要从以下几个方面收集：（1）反映本单位主要职能活动和工作的照片档案（2）领导人和著名人物参加与本地区、本单位有关的重大公务活动的照片档案（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案（4）记录本地区、本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案（5）反映本地区、本单位地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案（6）其它具有保存价值的照片档案（二）照片档案的收集方式（1）照片档案的归档。
在大量产生和形成照片档案的一些单位，照片可能是该单位档案的主要成分，而且这些照片主要产生于摄影，编辑活动中，分散在各部门的人员手中，因此就注意及时收集。
并不是所有的照片都要归档保存，还需要明确归档范围。
照片由底片、照片和文字说明三部分组成，归档时三部分一定要齐全完整，不能丢下哪个部门，否则不能称作一套完整的照片档案。
当然，由于现在多数使用的都是数码相机，所以底片的存在是越来越少。
（2）照片档案收集的时间、要求：照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并写说明，及时向档案室归档。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到照片的收集、整理、存储和检索等方面。
一个良好的照片档案管理系统能够提高工作效率、保护照片的安全性，并方便用户随时查找需要的照片。
本文将介绍照片档案管理规范的内容和要求，以帮助读者建立一个高效的照片档案管理系统。
一、照片档案的收集1.1 确定照片收集的目的和范围在进行照片收集前，需要明确收集照片的目的和范围。
例如，是为了记录某个项目的进展情况，还是为了保存某个事件的纪念照片。
同时，也需要确定收集照片的时间范围和数量，以便合理安排工作。
1.2 确保照片的质量和完整性在收集照片时，要确保照片的质量和完整性。
可以采用专业的相机或手机进行拍摄，注意光线和构图的合理运用。
同时，要避免照片的损坏或丢失，可以制定相应的保护措施，如备份照片到云存储或外部硬盘。
1.3 建立照片收集的流程和标准为了保证照片的有序收集，可以建立照片收集的流程和标准。
例如，可以制定照片收集的时间节点和责任人，明确照片的命名规则和存储位置，以及照片收集的审核和归档流程等。
二、照片档案的整理2.1 对照片进行分类和标注在进行照片整理时，可以根据照片的内容和用途进行分类和标注。
例如，可以按照时间、地点、人物等进行分类，方便后续的检索和使用。
同时，可以为每张照片添加关键词或描述信息，以便更好地理解照片的内容。
2.2 建立照片档案的目录结构为了方便照片的管理和查找，可以建立照片档案的目录结构。
可以按照年份、月份、项目等进行划分，使得照片的组织更加清晰和有序。
同时，还可以为每个目录添加索引文件，记录该目录下的照片数量和内容。
2.3 进行照片的去重和筛选在整理照片时，可能会存在重复或不需要的照片。
可以使用专业的照片管理软件进行去重和筛选，删除重复的照片和质量不好的照片，以减少存储空间和提高检索效率。
三、照片档案的存储3.1 选择合适的存储介质为了确保照片的安全性和可靠性，需要选择合适的存储介质。
照片档案的收集
照片档案的收集1.照片档案收集工作的内容按照国家颁布的《照片档案管理规范》和有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散和散失在单位和个人手中具有保存价值的照片档案，分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆，实现统一管理。
它的内容包括三方面：(1)档案室依靠有力的控制手段，接收本单位各部门需要归档的照片档案。
(2)档案馆在接收各现行机关或撤销机关档案时，一并接收照片档案。
(3)档案室(馆)对零散的具有保存价值的照片档案的征集或收购。
2.建立照片档案的归档制度照片档案工作开展得好坏，关键在于是否有简便易行的归档制度。
(1)建立归档制度，对归档时间、范围、方法以及质量要求，做出专门规定，并把归档工作制度化，把它作为档案接收工作不可缺少的组成部分。
在注意其他种类档案归档的同时，不能忽视照片档案。
档案管理部门]在接收有关单位移交的档案时，也应检查是否包括照片档案。
(2)明确照片档案的归档范围，应以反映本单位工作活动为主，并且应具有一定的参考利用价值。
具体归档范围应是:本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片;领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片;反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片;本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片;与本单位其他载体档案有密切联系的照片;外单位形成但经本单位选用的照片。
(3)采取措施引导与控制照片的流向，及时予以归档。
按照《照片档案管理规范)的、要求，可以通过严格措施，确保档案部门掌握照片档案的产生、流向和收集。
3.档案馆(室)保证质量接收照片档案(1)要明确接收照片档案的侧重点，凡可作为木地区、木机关、木单位或个人社会活动情况的历史记录，具有保存价值的照片，无论保存在任何部门、单位或个人手中，都应列入收集范围之内。
(2)力求照片档案的齐全完整，既有数量上的齐全、又有质量上的完整。
两者必须并举，不可偏废。
为了实现照片档案的齐全完整，必须运用宣传教育、政策法律、行政和经济等手段。
照片档案的整理、归档案保管
照片档案的整理、归档案保管一、什么是照片档案？国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录。
片档案由底片、照片和说明三部分组成二、照片档案的收集范围1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
2、领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
3、反映本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。
4、反映本地区地理、文物古迹、自然风光和民间风俗的照片。
5、本单位组织或参加重要外事活动的照片。
6、反映本单位重要会议的照片。
7、与其它载体档案有密切联系的照片。
三、照片档案立卷、整理的原则是：归档的照片齐全完整，保持照片与其它文件有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务。
四、照片档案立卷的方法（一）底片的立卷底片立卷的程序是：分类、编号、装袋、上卷、案卷排列和编号。
（二）照片的立卷方法：1、分类、2、主卷、3、卷内照片编号4、填写说明五、填写卷内目录和备考表照片档案卷内目录的项目有：照片/底片号、题名、拍摄时间，备注。
照片题名应在保证照片内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称、照片名称一般不应超过50字。
拍摄时间用阿拉伯数字、年、月、日用“”表示。
六、案卷排列与编号照片档案案卷的排列方法步骤：先把案卷按年度分开、在同年度中按类别、问题（内容）进行排列。
案卷编号是按案卷排列的次序进行编号的。
七、照片档案的保管：一是温湿度一定要适宜。
二是要注意防光。
三是要注意防尘。
四是照片档案应该立放。
照片档案的管理
照片档案的管理档案照片档案的管理照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
国家标准《照片档案管理规范》对照片档案的收集、整理和保管进行了详细的规定。
(一)照片档案的收集1.收集范围(1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
(2)领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
(3)本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
(4)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
(5)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
(6)其他具有保存价值的照片。
2.收集要求(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为己有。
(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
(3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。
主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
(4)底片、照片、说明应齐全。
(5)底片与照片影像应一致。
(6)对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。
(7)照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。
3.收集时间(1)对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,向档案室归档,一般不应跨年度。
(2)依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。
在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
(3)档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。
(二)照片档案的整理照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
1.底片的整理(1)底片的编号。
底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、张号组成。
照片档案管理规范
照片档案管理规范照片档案是一种以图像形式记录重要信息和历史瞬间的档案类型，具有直观、生动、真实等特点。
为了有效地管理照片档案，确保其完整性、准确性和可用性，制定以下规范。
一、照片档案的收集1、明确收集范围照片档案的收集应涵盖单位或个人在各项活动中形成的具有保存价值的照片，包括但不限于会议、活动、工程项目、科研成果、领导视察、员工风采等。
2、确定收集渠道通过单位内部的各部门、个人主动移交，以及从外部单位或个人获取等方式进行收集。
3、收集要求（1）照片应清晰、完整，能够准确反映所拍摄的内容和场景。
（2）对于重要的照片，应同时收集相关的文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事由等信息。
二、照片档案的整理1、分类按照内容、时间、主题等方式对照片进行分类，确保分类合理、便于查找。
2、编号为每张照片赋予唯一的编号，编号应具有逻辑性和可识别性。
3、装册将整理好的照片装入相册或档案盒，并在相册或档案盒上标注相应的类别和编号。
三、照片档案的保管1、库房条件照片档案应存放在专门的库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等设施，保持适宜的温度和湿度。
2、存放方式照片应避免挤压、折叠，可采用平放或悬挂的方式存放。
3、定期检查定期对照片档案进行检查，查看是否有损坏、褪色、霉变等情况，发现问题及时处理。
四、照片档案的利用1、借阅手续严格遵守借阅制度，办理相关借阅手续，明确借阅期限和用途。
2、利用限制对于涉及机密、隐私的照片档案，应按照相关规定进行限制利用。
3、复制要求如需复制照片，应保证复制件的质量，并在复制件上注明原件的出处和相关信息。
五、照片档案的销毁1、鉴定标准定期对照片档案进行鉴定，对于失去保存价值的照片，按照规定的程序和标准进行销毁。
2、销毁程序销毁照片档案应经过审批，并由专人负责监销，确保销毁过程安全、彻底。
六、照片档案管理的信息化1、数字化处理将照片档案进行数字化处理，建立电子照片档案库，便于存储、管理和利用。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到对照片的收集、整理、存储和使用等方面。
一个良好的照片档案管理规范能够确保照片的准确性、完整性和可访问性，提高工作效率和信息管理水平。
本文将从五个大点展开，分别是照片档案的收集、整理、存储、使用和维护，以期为照片档案管理提供一些指导和建议。
正文内容：1. 照片档案的收集1.1 确定收集范围：明确需要收集的照片类型和来源，制定收集策略和原则。
1.2 确保照片准确性：核实照片的来源和拍摄时间，记录相关信息，避免错误和混淆。
1.3 完善收集流程：建立照片收集的规范流程，包括申请、审核、归档等环节，确保照片的及时收集和准确归档。
2. 照片档案的整理2.1 分类归档：根据照片的性质、用途和内容进行分类，建立分类标准和档案编码体系。
2.2 标注和描述：为每张照片添加标注和描述信息，包括拍摄地点、人物身份、事件背景等，方便后续查找和利用。
2.3 整理流程规范化：建立照片整理的标准流程和规范操作，确保整理工作的一致性和规范性。
3. 照片档案的存储3.1 选择合适的存储介质：根据照片的数量和需求选择合适的存储介质，如硬盘、云存储等，确保安全可靠。
3.2 建立档案目录和索引：建立档案目录和索引系统，方便照片的检索和管理。
3.3 定期备份和维护：定期对照片档案进行备份和维护，确保数据的安全和完整性。
4. 照片档案的使用4.1 合理利用照片资源：根据需要，合理利用照片资源，如用于展览、出版、宣传等。
4.2 管理照片使用权限：根据需要和权限，对照片的使用进行管理和控制，防止滥用和侵权。
4.3 提供便捷的访问方式：建立便捷的照片访问渠道，如电子档案系统、在线平台等，方便用户访问和使用。
5. 照片档案的维护5.1 定期检查和更新：定期对照片档案进行检查和更新，确保档案的准确性和完整性。
5.2 处理照片损坏和丢失：对于损坏或丢失的照片，及时进行修复或补充，保证照片档案的完整性。
浅论照片档案的收集、保管与利用
浅论高校照片档案的收集、保管与利用内容摘要：照片档案是高校档案的重要组成部分，做好高校照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。
当前高校照片档案工作在这两方面都应加强和完善，从而有效地推动高校照片档案工作沿着正确、健康的方向发展。
本文结合本职工作，围绕高校照片档案的收集、保管与利用工作等问题进行了较为系统的初步探讨。
关键词：照片档案高校收集保管利用照片档案是随着科学技术的进步而诞生的一种新型的信息记录载体，也是高校档案的重要组成部分，它以其特殊的载体形式，反映出学校悠久的历史、重大的变革以及重要人物的历史面貌，弥补了纸质文字档案的不足。
由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。
因此，作为高校档案部门要特别重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。
一、开展照片档案收集的必要性照片档案的收集工作是整个照片档案管理工作的基础和起点，随着改革开放的深入发展，高校已把培养人才与为经济建设和改革开放服务结合起来，单一封闭的课堂教学已被多种教学形式所代替，学生积极参加各种社会实践，参加显示自身智力与能力的各种竞赛；老师们也纷纷走出校门、国门进行各类学术交流，参加各项科研活动，这些丰富多彩的教学、科研活动，一方面反映了整个高校教学与科研发展的历史状况，另一方面也反映出高校师生积极参与教学科研等社会实践的全貌，在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些典型场景、人物瞬间画面的照片档案，照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制而被广泛利用，成为高校档案的重要组成部分。
在目前的高校，照片的拍摄者主要以宣传部门为主，内容大多反映学校党政重大事件、活动的场景，而记录高校各类教学、科研、实践活动的照片档案却未能受到足够的重视，照片档案没有专人收集、整理，致使大量反映教学、科研活动的照片和底片散落在当事人手中，或遗留在摄影者手中，由于疏于管理而造成损坏或遗失，为避免永久的遗憾，更好地发挥照片档案的作用，及时收集是至关重要的。
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（一）照片档案归档范围
1、机关单位：
（1）记录本单位重要会议、主要职能活动 和重要工作成果的照片 （2）领导人和著名人物参加与本单位、本 地区有关的重大公务活动照片 （3）本单位组织或参加重要外事活动的照 片 （4）记录本单位、本地区重大事件、重大 事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的 照片
（2）大幅照片说明
可另纸书写。一组联系密切的照 片中的大幅照片，应随该组照片一同
在册内编号，填写单张照片说明，并
注明存放位置。
2、组合照片说明的填写 一组（若干张）联系密切（如同一会议、同 一领导人视察、同一工程、同一文艺演出等）的 照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单 张照片说明可以从简。 组合照片说明 ：组合照片说明应概括揭示 该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明 的事项。 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张 号和数量。如1-9号，共9张。
（八）建立案卷目录 案卷目录项目包括照片号、题名、时
间、保管期限、备注等。
案卷题名的拟制：同文档案卷标题。 应概括案卷内全部照片的基本主题。如
“XX单位获得各类荣誉照片”等等。
三、照片档案的保管
1、要放在专用的档案柜（防磁柜）内，并 要保持适宜的温湿度，一般应控制在温度10℃21℃，相对湿度20%-50%，24小时内温度的周期 变化不应大于±2℃，相对湿度不应大于±5%。 有条件的单位应将照片档案数字化，刻录成光 盘。 2、照片册应竖放，不应堆积平放，以免堆 在下面的照片、底片受压后造成粘连。 3、每隔两年应对照片、底片进行一次抽样 检查，不超过五年进行一次全面检查。
3、每年形成照片非常少的单位， 在全宗内按保管期限分类，甚至可以
不分类，只按时间顺序排列即可。
分类方案示例如下： 照片档案： 永久
30年
4、跨年度且不可分割的照 片（如积存照片），也可按保
管期限—问题—年度分类 。
（二）照片的排列
在分类方案的最低一级类目内，按 “问题—时间“方式排列。即照片分类
题名：应简明概括、准确反映照片的基本内 容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 参见号：是指与本张照片有密切联系的其他 载体档案的档号，如101-4-12（文书档案） 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位 文字说明 ：综合运用事由、时间、地点、 人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的 全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
组合照片总说明示例： 题 名： X市市委书记XXX到市档案局馆调研
照片号： 193-7-8-41～44，共4张
参见号 ：193-2010-办公室-永久-7（归档文件）
时
间： 20100405
摄影者： 张三 文字说明：2010年4月5日，X市市委书记XXX （左二）在市委常委、市秘书长XXX（左三）陪 同下，到市档案局馆调研。
照片档案的收集 整理与保管
一、照片档案的收集
照片档案的概念：照片档案是指国家机构、 社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止 摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记 录。 照片档案的构成：传统照片由底片、照片和 文字说明材料三部分组成。数码照片没有底片， 但需保存好电子版的照片档案，并且在电子版的 照片上也要加说明。
（7）重大项目检查、验收、评比、评 审时的照片 （8）各类荣誉证书、合格证、奖状 （杯、旗）等照片 （9）先进集体、先进个人、劳动模范 的照片 （10）本单位参加或开展技术操作比 赛、重大文体活动的照片 （11）其他具有保存期价值的照片
（二）收集办法
1、从源头入手，档案工作人员平时 要注意调查了解本机关各项工作活动， 掌握形成照片的准确信息，与照片形成 部门和个人进行充分的沟通，督促他们 及时归档。 2、坚持“以我为主”的原则，即要 以本单位形成并反映本单位职能活动的 内容为拍摄、收集、归档的重点，做到 “你无我有，你有我精”，独具特色。
（五）填写卷内目录
以一组或一张照片为单位填写卷内目 录。其项目有：照片号、题名、时间、底 片号、页号、备注等项目。
如果是一组照片，照片号可以用连接
符号“～”连起来，如“1～5”。
（六）填写卷内备考表
卷内备考表项目包括：本卷情况说明、 立卷人、检查人、立卷时间。 卷内备考表应放在卷内最后位置。
（5）记录本地区地理概貌、城乡 建设、重点工程、名胜古迹、自然风 光以及民间风俗和著名人物的照片
（6）本单位获得的各类荣誉证书、 奖状（杯、旗）等的照片 （7）获得省级以上先进个人、劳 动模范等奖励的本单位工作人员照片 （8）其他具有保存价值的照片
2、企事业单位 （1）本单位召开的重要会议照片 （2）中央、省、市领导来视察、检 查工作的照片 （3）本单位在生产、建设、科研、 经营等重大活动中形成的照片 （4）本单位工程建设、单位面貌等 照片 （5）产品和重要设备照片 （6）重大事故照片
分类方案示例如下： 照片档案：永久：2009年：
领导活动类 重要会议类 …… 2010年： 领导活动类 重要会议类 …… 30年：2009年： 领导活动类 重要会议类 …… 2010年： 领导活动类 重要会议类 ……
2、每年形成照片较少的单位，在全宗内按 保管期限—年度分类。 分类方案示例如下： 照片档案： 永久： 2009年 2010年 …… 30年： 2009年 2010年 ……
后，先将同一问题（同一次活动）的照
片集中，再按时间先后顺序排列。
例1：按“保管期限—年度”分类时， 卷内照片排列方法为：
永久—2010年—岳阳市档案工作会议
(第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第
7-9张)、……
永久—2011年—岳阳市档案工作会议 (第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第
片。
（四）照片档案的入册
按照片编号顺序将照片放入照片册。 岳阳市目前推荐使用的是定页式照片册 （原来还使用过活页式）。照片入册要按 照照片号顺序（即照片分类、排列顺序） 将照片固定在芯页上。
对于照片册放置不下的大幅照片，不 能折叠或者卷起存放，而要另外存放，但 与同一组照片一起编号。
（五）照片说明的填写
7-9张)、……
例2：按“保管期限”分类时，卷内照片 排列方法为：
永久—2009年度照片(第1-10张)、2010年
度照片(第11-25张)、2011年度照片(第26-27 张)……
30年—2009年度照片(第1-9张)、2010年 度照片(第101-25张)、2011年度照片(第26-27
张)……
（三）照片档案的编号 照片号是固定和反映每张照片在全宗 内分类与排列顺序的一组字符代码。
照片档案采用分册编号的方式，编号 格式为：全宗号-保管期限代码-册号-张号。 岳阳市的照片档案“保管期限代码”一般 用“目录号”表示。每个单位档案的目录 号都由本单位根据自己的分类编号办法给 定。具体请参见本单位目录号编排一览表。
组联符号：同组中的每一张照片均应在单 张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。 组联符号按组依次采用“①”（第一组）、 “②”（第二组）… 例：1--①、2--①、3--①、4、 5、 6-②、7--②、8--② 表示第1、2、3张属于第一 组；第6、7、8属于第二组 组联符号不宜越册。 组合照片说明可放在本组第一张照片的上 方，也可放在本册所有照片之前 。
（三）照片档案归档时间 照片冲洗加工后及时归档。
一般不应跨年度。
（四）照片档案归档要求
（1）对属于归档范围的照片， 摄影者要自觉按照照片归档制度的要 求，在活动结束后及时将手中的照片 加注文字说明，向本单位档案室移交。 任何个人不得据为已有。 （2）凡是本单位组织宣传教育、 重大纪念活动，由电视台等新闻媒体 参与录制的，应及时联系，复制一套 归档保存。
本卷情况说明：填写卷内照片（底片） 缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片 （底片）立卷以后发生或发现的问题，应 由有关的档案管理人员填写说明，并签名、 标注时间。
（七）填写照片册背脊 照片册册脊的项目包括：全宗号、保
管期限、起止张号、册号。有的地方的照
片册背脊项目包括：全宗号、目录号、册 号（案卷号）、起止张号、年度、保管期 限等。
说明：
对于照片册放置不下的大幅照片（底 片），可将其放入专用的档案袋或档案盒 中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应 首先将照片固定在专用的纸板上，再放入 袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过5㎝。以竖直放置为宜。大幅底 片应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张 后，放入专用的档案袋或档案盒中。
照片必须填写文字说明，否 则会查找不到。
照片说明分为单张说明和组合
说明。
1、单张照片说明的填写 （1）、单张照片说明的格式及示例如下：
题 名：X市市委书记XXX到市档案局馆调研 照片号：193-7-8-41 参见号：193-1-152-70（文书档案） 时 间：20010405 摄影者：张三 文字说明：2001年4月5日，X市市委书记XXX （左二）在市委常委、市委秘书长XXX（左三） 陪同下，到市档案局馆调研。
照片档案“册号”即照片档案“案卷
号”，指在某一全宗某一保管期限内照片