企业体系文件编写与管理规定
体系文件编写规则
4.3.1若需发布、执行关联公司等外部文件，应在文件的首页首行标识：
本文件等同采用***×××文件（版号）
本文件等效采用***×××文件（版号）
本文件参照***×××文件（版号）制定
注：不作任何修改或原意翻译并要求一定执行为“等同采用”；不作任何修改或原意翻译但只推荐或建议采用为“等效采用”；以此为样本参照制定或引用部分或对其作部分修改则为“参照”。
注2：***为文件编码；×××文件名称。
4.3.2等同和等效采用外部文件的文件编码如下：
本公司文件编码规＋外部文件文件编码或其他简便方式
如HTR&D2.321－YD/T731，YD/T731为国家邮电通信行业标准。
4.4质量记录编码说明
质量记录文件编码必须对应规定性文件的编码，如：ENPR&D1.101,由此文件派生的质量记录其编码为：HTR&D3.101－01直至HTR&D3.101－99。又如：
HTPD1.711，若有派生的质量记录，则是HTPD3.711－01。
质量记录的文件编码和版号在记录的右下角标注。
5、版本号
换版印发次数，如V1.0、V3.3、V6.5、V8.0标注。其中，小数点前的数码表示版本号，它从1开始，一直往上升；小数点后的数码表示修订状态，修订状态采用五进制标识，即每一版文件修订至5次，再修订即予升版。首版修订状态为0，第一次修订为1，最高至5。若修订未达五次但遇较大修改，可直接升级换版，（如右表）。
⑤HT－公司名称识别码。
⑥◇－特许简码。
⑦××－在某规定性文件派生的有限的质量记录范围内的序号，如01、02……16等。
4、应用指南
4.1职能代码（如附表）
4.2特许简码的应用
体系文件和规章制度
体系文件和规章制度引言体系文件和规章制度是一个组织或企业中非常重要的管理工具之一。
它们帮助组织建立起一套不可或缺的规则和流程，以确保组织内部的正常运作和维护良好的秩序。
本文将探讨体系文件和规章制度的定义、重要性以及编写和实施的准则。
一、体系文件的定义体系文件是指一个组织或企业建立和实施的一系列文件，以便规范和指导组织内部的各种活动和决策。
这些文件包括组织的目标和目的、职责和权限、流程和程序、规则和条例等。
体系文件的形式可以是政策文件、程序文件、规定文件、标准文件等。
二、规章制度的定义规章制度是组织为了实现其目标和维护良好秩序而制定的一整套规则和制度。
它规定了组织内部的工作流程、员工行为准则、安全措施等。
规章制度通常是体系文件的一部分，它们共同构成了组织的管理体系。
三、体系文件和规章制度的重要性1. 维护组织秩序体系文件和规章制度的存在可以确保组织内部的秩序良好，并规范员工的行为。
它们防止了混乱和不当行为的发生，提高了工作效率和组织的整体绩效。
2. 提供明确指引体系文件和规章制度明确了组织的目标和目的，以及员工在工作中应遵循的流程和规则。
员工可以根据这些文件进行指导和执行工作，从而减少误解和错误。
3. 保证一致性体系文件和规章制度的制定和实施可以确保组织的行为和决策保持一致。
它们为各个部门和个人提供了一个统一的标准，使得协同工作更加顺畅。
4. 法规合规体系文件和规章制度通常包含了组织必须遵守的法规和法律要求。
它们帮助组织遵守法规，减少可能的法律风险。
5. 员工培训和发展体系文件和规章制度为组织提供了一个培训和发展的框架。
组织可以根据这些文件制定培训计划和课程，帮助员工提高工作能力和技能。
四、编写和实施体系文件和规章制度的准则编写和实施体系文件和规章制度需要遵循一些准则，以确保其有效性和可操作性。
1. 明确目标和目的体系文件和规章制度应该明确组织的目标和目的。
它们应该与组织的战略和愿景相一致，并能够解决组织内部的具体问题和挑战。
ISO13485-2016文件编号与编写规定
XXXXXX有限公司
三阶文件文件编号：XXXX-QC-X-007版本号：A0
标题：文件的编号与编写规定页次：1/2
生效日期：2018.01.01
1．目的：
规范文件编号与编写。
2．范围：
本公司质量管理体系文件的编号
3．职责：
文控：负责文件的管理存档
管理者代表：负责文件的审批
4．工作内容：
4.1文件书写规定：
4.1.1一阶文件按：按照ISO13485标准条款号进行编制；
4.1.2二阶文件按：（1）目的（2）范围（3）职责（4）定义（无时填无） (5)作业内容（6）
相关文件（无时填无）（7）表单（无时填无）
4.1.3文件章节次编号：
1……1.1……1.1.1……1.1.1.1
……1.1.1.2
2……2.1……2.1.1……2.1.1.1
……2.1.1.2（如此类推）
4.1.4文件的页次格式为：页次/总页数。
4.1.5版本版次：A1…A9,B1…B9依次变更。
4.2文件编号：
4.2.1一、二阶文件编号：
□□□□—□——□□
流水号（01－99）
文件性质A、B、C、D
质量体系Q
公司代号KSMD
4.2.2三阶文件编号：
□□—□□—□□□—□
流水号（001－999）
文件类型代号
部门代号
版本。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
公司部门文件管理制度怎么写
公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。
适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。
二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。
编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。
三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。
起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。
审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。
四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。
发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。
五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。
根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。
对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。
六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。
更新后的文件需重新经过审批流程。
作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。
七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。
同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
如有调整，将及时修订并通知全体员工。
总结：。
体系文件编写策划书3篇
体系文件编写策划书3篇篇一体系文件编写策划书一、策划背景随着公司业务的不断发展和壮大，为了提高公司的管理水平和工作效率，保证各项工作的规范化和标准化，我们计划编写一套完整的体系文件。
该体系文件将涵盖公司的各项管理制度、工作流程、岗位职责等内容，是公司管理的重要依据和基础。
二、策划目的1. 建立一套完整的体系文件，规范公司的管理和工作流程，提高工作效率和质量。
2. 明确各部门、各岗位的职责和权限，加强协作和沟通，提高工作效率。
3. 为公司的发展提供制度保障，促进公司的规范化、科学化和可持续发展。
三、策划原则1. 全面性原则：体系文件应涵盖公司管理的各个方面，包括但不限于行政管理、财务管理、人力资源管理、质量管理等。
2. 实用性原则：体系文件应符合公司的实际情况和需求，具有可操作性和实用性。
3. 适应性原则：体系文件应具有一定的适应性，能够随着公司的发展和变化进行调整和完善。
4. 科学性原则：体系文件应遵循科学的管理原则和方法，体现现代企业管理的理念和要求。
四、策划内容1. 体系文件结构管理手册：阐述公司的管理方针、目标、组织结构、职责权限等内容。
程序文件：规定各项管理活动的程序和要求。
作业指导书：详细说明各项具体工作的操作方法和步骤。
记录表格：记录管理活动的结果和证据。
2. 编写步骤成立编写小组：由公司领导、各部门负责人和相关专业人员组成编写小组，负责体系文件的编写工作。
收集资料：编写小组收集公司现有的管理制度、工作流程、岗位职责等资料，并进行分析和整理。
编写初稿：编写小组根据收集的资料，按照体系文件的结构和要求，编写初稿。
征求意见：将初稿发给各部门和相关人员征求意见，收集反馈意见和建议。
修改完善：根据征求的意见和建议，对初稿进行修改和完善，形成征求意见稿。
审核批准：将征求意见稿提交公司领导审核，审核通过后批准发布。
培训宣贯：对公司全体员工进行体系文件的培训和宣贯，确保员工了解和掌握体系文件的内容和要求。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。
●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。
●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。
二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。
●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。
即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。
排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。
●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
●可操作性●要符合企业实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。
●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。
因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
●精简●节省。
●减少差错。
●降低人员素质和培训要求。
●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。
●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。
体系文件修订管理规定
1 目的
使体系运行与日常工作紧密结合，更好的指导生产过程与日常管理工作。
2 适用范围
适用于本公司的《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》 3 三大文件之间的关系：
3.1 质量手册（界定途径和职责）：按照公司规定的质量方针和目标以及ISO9001：2015、IATF16949:2016标准描述质量体系的文件，其主要目的是规定质量体系的基本结构，因而是实施和保持质量体系应长期遵循的文件。
3.2 程序文件（何人、何事、何时做什么）：是质量手册的支持性文件，是描述质量体系要素涉及到各职能部门的文件，使各部门的各项活动都处于受控状态，
3.3 作业文件（回答如何做）：是程序文件的支持性文件，为配合程序文件的有效实施而制定的更详细具体的作业指导书、操作规程等。
为了真实记载质量活动的开展情况，公司制定了各种表格，用于记录反映产品质量及体系运作情况，未满足质量要求的程序提供客观证据。
4 修订要求
4.1 符合各项法律法规和ISO9001：2015、IATF16949:2016标准要求。
4.2 符合公司生产、经营和管理的实际情况，要将各项流程、固定、要求细化便于理解和操作。
4.3 与公司的各项规定一致无冲突。
4.4 在原有文件上（电子档）将重新修订的内容用红色、宋体、四号字识别；标题用黑色、宋体、加粗、三号字识别；
4.5 所有体系文件的修订（在原有纸质文件上修订）必须用黑色或者蓝色笔更改； 4.6
收作废文件（页）。
5 工作内容
5.1 系统性文件修订工作流程
5.2 个别文件修订工作流程
5.3 各单位申请更改体系文件工作流程
6 相关记录
7 相关文件
8 质量指标无。
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企业体系文件编写及管理规定：
1.0【目的】
规公司质量管理体系文件的编写管理要求，保证公司质量管理体系文件资料的标准符合性和格式的一致性及标识的规化。
2.0【围】
适用于公司质量管理体系文件资料的编写管理。
3.0【定义】
体系文件：质量管理体系要求的文件结构类文件（质量手册、程序文件、作业指导书、图纸类、技术标准类、检验规类、质量记录表单等资料）。
4.0【职责】
4.1 管理者代表：负责公司体系文件格式的规、质量手册的编写和程序文件的审核；
4.2 体系小组成员：负责程序文件的编写和本部门三级文级的编写；
4.3 部门负责人：负责本部门所属文件的审核；
4.4 总经理：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的审核。
4.5 董事长：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的批准。
4.6 各部门副总：负责本系统部门各类体系文件的批准。
4.7 文控文员：负责体系文件资料的管理与标识。
5.0 【容】
5.1 公司体系文件资料的架构组成及编号规则和审批权限：
5.1.1质量体系文件的层次
第一层：质量手册
第二层：程序文件(含过程方法)
第三层：作业指导文件，通常又可分为：
* 管理性第三层文件（如：车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等）
* 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）
* 外来文件
第四层：质量记录表单类
5.2 体系文件格式要求：
5.2.1 质量手册格式（QM）
1> 封面
2> 颁布令
3> 手册说明（适用围）
4> 手册目录
5> 修订页
6> 定义部分（如需要）
7> 组织概况（前言页）
8> 组织的质量方针和目标
9> 支持性资料附录
10> 质量体系要素描述
—质量体系要素描述的原则；
1).符合所选定的标准的要求；
2).符合实际运作的需要。
3).职责落实
4).满足相关法规要求、合同要求。
—质量体系要素描述各章的结构和容
目的—阐明实施要素要求的目的。
适用围—阐明实施要素要求适用的活动。
定义—对特定名词或术语的解释。
职责—阐明实施要素要求过程中所涉及到的部门或人员的责任。
运作程序—阐明实施要素要求的全部活动原则和要求。
相关文件与记录—列出实施要素要求所需的各类文件。
包括:程序文件、作业程序、技术标准及管理标准和相关的质量记录；
5.2.2 程序文件和作业指导文件的格式（WI）：
封面
正文部分：
1）目的
2）适用围
3）定义
4）职责
5）运作程序
6）相关文件和记录
7）附录（流程图）
5.2.3表单格式：(略）根据实际情况及需求编排。
5.3 体系文件排版格式
体系文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式排版进行编制，预留装订线15~ 20MM，同时在容上要表现公司LOGO、文件名称、版次、页数、文件编号、日期及编写审批人员等；
5.4 体系文件字体：
体系文件的字体一律为宋体黑色字，数字及字母(包括拼音)为Arial字，文件名称
字号为：二号字，（第四层文件为三号字），正文部序号题目为粗体小四号字，正文容文字为小四号字，表单容正文文字为五号字体。
5.5 体系文件的版次换版要求：
同一份文件修改次数少于三次时不需升级换版次，修改三次（含三次）以上时或重大性一次性及以上次数修改时必需升级换版，同时向文控中心备案管理分发。
5.6 体系文件的日期格式：
体系文件日期格式要求为：中文数字格式：XXXX年XX月XX日或XXXX(年) -XX(月)-XX(日)的格式进行编写，英文格式：XXX（月份的前三个字母缩写）-X X（日期数字）-XXXX（年份），必要时年份可缩写成二位数字。
5.7 体系文件的打印：
原稿打印上交至文控中心的文件资料一律用单面纸进行打印并且预留装订线15 ~20MM，且字体要清楚易识。
5.8 体系文件的受控管理：
体系文件的受控管理参见《文件及资料控制程序》的要求进行管理，受控类别分为：受控类、非受控类、参考类和作废类，受控类、非受控类、参考类文件盖蓝色印章分发管理，作废类文件盖红色印章管理。
5.9 体系文件的存档管理：
体系文件的存档管理采用文件的编号检索方法进行管理。
6.0 【流程图】无
7.0 【表单】无
8.0 【相关文件】
8.1《文件及资料控制程序》8.2《记录控制程序》。