秘书工作中的几个小技巧

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专业秘书必备的工作技巧

专业秘书必备的工作技巧

专业秘书必备的工作技巧1、指示、命令——要迅速、正确地接受要迅速、毫无错误地接受批示是不容易的,然而,只要您能遵守以下原则,就会发现事情进行得多么顺利:1)上司叫您时,用上司听得到的声音加以答复:“是”。

并拿起笔记本(草稿纸等)及笔,直走向上司的座位。

2)来到上司座位前,轻轻点个头,朝着上司方向,稍微往左;上司示意后,方可坐下。

3)一面聆听批示一面记录下上司的指示。

·聆听批示的重点有5W2H。

·数字、人名等特别要听清楚,不能有误。

4)完全理解上司指示的内容。

· 不能敷衍了事地听(Hear),要用心听(Listen)。

5)上司指示完毕后,才提出问题。

· 疑问或不甚理解之处,等上司全盘说明后,才提出。

6)复述指示。

· 为了避免听错或有误解,依5W2H的原则复述指示内容(尤其是限期日特别重要)。

复述后,再确认一次是否还有应该注意的事。

7)如果时间来不及,配合不上时,不可自行更改计划,必须向上司报告。

否则搅和了整个计划,导致计划失败。

8)对于直属上司以外的指示,必须向直属上司报告,让上司理解。

为了避免工作的流程受到干扰,这是极为重要的一点。

2、报告· 报告的方法成为一位受信赖的秘书条件是:在工作上把握要点。

把工作的结果、重点等应该向上司报告的事,准确地报告上司,是获得上司信赖的最佳捷径。

1) 直接向作指示的上司报告。

经由他人的报告,不算报告。

2) 适时地、认真地报告。

3) 依“结论”“理由”“经过”的顺序报告。

根据5W2H的原则,作简洁正确的报告。

4) 事实与意见,必须清楚地加以区别。

先叙述事实,之后,才述说自己的意见、感想。

5) 内容复杂时,附上适当的资料,让上司能很容易理解。

6) 依报告内容的紧急度、难易度,选择口头报告的方式或书面报告的方式。

· 口头报告——适用于紧急的情况或是内容十分简单的情形。

· 书面报告——适用于复杂的内容,希望留下记录的内容以及定期报告等。

秘书的秘密2做好活实务版

秘书的秘密2做好活实务版

秘书的秘密2做好活实务版秘书的秘密2:做好活实务版引言作为秘书,我们承担着协助管理者处理日常事务、维护办公秩序和提供高效支持等职责。

在工作中,我们需要善于应对各种挑战和困难。

本文将重点介绍如何在秘书工作中做好活实务,提高工作效率和协作能力。

一、事务处理的技巧1. 处理邮件邮件是秘书工作中必不可少的一部分。

为了高效处理邮件,我们可以采取以下技巧:- 设置邮件规则:根据重要程度和紧急程度,设定自动移动邮件到不同文件夹,并优先处理重要邮件。

- 使用标签或分类:给邮件打上不同的标签或分类,方便后续查找和跟踪。

- 善用回复模板:为常见问题和常用回复设置模板,可以节省时间和精力。

2. 安排会议作为秘书,我们要经常协助管理者安排会议。

以下是一些会议安排的技巧:- 发送会议邀请:确保将会议邀请发送给相关人员,并在邮件中明确会议的时间、地点和议程。

- 提前准备会议材料:确保会议材料提前准备并发送给与会人员,以便他们提前做好准备。

- 提醒管理者和与会人员:提前提醒管理者和与会人员时间和地点,确保会议的顺利进行。

3. 组织差旅有时候,我们需要为管理者安排差旅。

以下是一些组织差旅的技巧:- 预订机票和酒店:根据管理者的需求,提前预订机票和酒店,并确认相关信息无误。

- 制定行程安排:制定详细的行程安排,包括会议安排、工作安排和休息时间等。

- 提供必要的信息:在管理者差旅期间,提供必要的信息,如联系人电话、地图和天气等。

二、提高工作效率的方法1. 时间管理作为秘书,我们要善于管理自己的时间。

以下是一些提高工作效率的时间管理方法:- 制定优先级清单:根据任务的重要程度和紧急程度制定清单,并按照清单的顺序处理任务。

- 集中处理类似任务:将类似的任务集中处理,如连续处理邮件、归档文件和安排会议等,以提高效率。

- 避免多任务处理:尽量避免同时处理多个任务,以免分散注意力,影响工作效果。

2. 自我组织能力良好的自我组织能力可以提高工作效率和减轻压力。

秘书工作工作经验做法、业务指导汇编(11篇)

秘书工作工作经验做法、业务指导汇编(11篇)

秘书工作工作经验做法、业务指导汇编(11篇)1. 秘书工作经验分享作为一名秘书,东西南北的沟通需要我们与多方人士打交道。

我们需要知道如何有效沟通,并且学会如何有条不紊地处理与组织一众会议、行程和文件。

以下是几点建议:- 学会记录信息:尽管数字设备很发达,但很多秘书还是笔记本和日历在手不沉舟。

当你在与很多人谈话时,要疏通沟通渠道,确保你正确地记录了相关信息。

- 商务礼仪:要在商务礼仪中保持专业。

穿着得体,处理与人的谈话时完全忘记自我。

不要和任何人搞太亲密的联系,保持职业距离是必须的。

- 组织好会议:分配任务和位置。

群众喊出个大家都浙大小现场配置。

然而,如果你在组织一次重要的会议,确定好坐位和将文档清晰地分配给与会者是很重要的。

确保会议在时间上非常明确并在较短的时间内完成。

- 处理好文件:纺织品生产商和零售商的文件就像毒蛇,必须小心处理。

如有需要,阅读每个文档,并确保它们按顺序归档,并及时回复相关人员。

- 明确任务:了解老板对你的期望是什么,为未来做好充分准备,以及学习技能以保持不断发展。

好的秘书都可以成为老板不可缺少的相互支持。

2. 秘书工作指南秘书是负责协助其他工作人员,使工作环境更高效、有条不紊,从而让老板能够更加专注于核心业务。

以下是一些操作指南:- 了解老板的喜好:如果你能够了解到你的老板的喜好和工作模式,那么你可以更好地协助他们。

你可以为他们准备前一天晚上的拜访,创建完美的日程表和优化电子邮件,以便他们可以更好地分配时间。

- 时间管理:秘书往往会处理多项任务,因此学会时间管理很重要。

不划重点的工作我们扔掉,短时间之内你可以安排高柔性度的任务为优先安排。

- 优化电子邮件:作为一名秘书,收发电子邮件将占据您大部分的时间。

确保您的电子邮件清洁并分类,可以节省许多时间,并使您的工作更有条理。

- 记录会议信息:作为秘书,你要与很多人打交道以及参加会议。

确保您做好会议记录,并将任何重要信息归档,以便今后可以查阅。

优秀秘书经验分享,助力职业成长

优秀秘书经验分享,助力职业成长

优秀秘书经验分享,助力职业成长作为一个优秀的秘书,能够协助领导管理日常工作,处理各种完成任务的细节和事务,为领导提供有效的支持。

在这个快速发展和高度竞争的职场中,优秀的秘书是商业成功的重要组成部分之一。

在这篇文章中,我想分享一些我认为可以助力职业成长的关键经验。

1. 严谨的时间管理俗话说得好,时间就是金钱。

作为一名优秀的秘书,你需要协调安排领导的日程,安排各种会议和紧急事物。

它需要非常严谨的时间管理技能。

如果你不能有效地规划和管理时间,那么你将很难在繁忙的职场中脱颖而出。

合理安排工作时间,制定优先结果(ROIs)以及利用电子日历和任务列表是优秀时间管理的技巧。

要记得,时间管理的关键是健康,精神和身体的平衡。

2. 高效沟通技巧沟通技巧是办公室成功的关键。

无论是与领导或同事沟通,都需要清晰的,有力的沟通技巧。

你的话语应该明确且直接,避免模糊和不必要的信息。

当有冲突和分歧时,要维护积极的态度,并寻求解决方案而不是制定成为问题的答案。

要勇于提出问题和观点,并理解到领导和同事之间的相互信任是健康的办公室环境的关键。

坦诚和正直,以及善于聆听也是非常重要的品质。

3. 处理邮件和旅行安排秘书通常负责处理邮件和旅行安排。

为了让邮件处理更加高效,你可以将处理邮件时间限制在特定的时间段内,并将邮件分类和标记优先级。

对于旅行安排,你应该能够及时满足领导的需求和行程调整,并能够适应突发事件。

使用专业旅行管理软件可以帮助您更好地处理各种旅行安排。

4. 安排会议和处理文件作为一名优秀的秘书,你还需要负责安排会议并处理文件。

会议通常需要协调多个利益相关者的时间表并协调场地和日程。

出于这个原因,优秀的秘书需要具备细致的计划能力和高超的组织技巧。

此外,文件的处理也是秘书工作中非常重要的一项。

文件处理需要及时响应,保证准确性,以及协调和维护文件的安全。

为了维护文档的完整性,你可以使用专业软件来管理它们。

5. 维护清晰的笔记和记录秘书在协调行程和处理各种任务时需要记下详细笔记。

秘书工作技巧

秘书工作技巧

秘书工作技巧秘书岗位的工作琐碎困难,没有点小技巧在身上怎么行呢?下面是我为你整理的秘书工作技巧,希望对你有用!秘书工作技巧1一、确认反馈阶段的技巧确认就是接受任务,反馈就是汇报交付。

秘书接受任务后,须要确认。

如领导布置任务后,秘书应以最精炼的语言将任务复述确认后再去执行;接到一个会议通知电话,秘书应当向授话人复述一下电话内容;以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后,秘书应主动向对方确认是否收到,是否完整清晰,有无疑问等。

确认时须要留意的细微环节,假如领导布置的工作内容很简洁,秘书可以干脆去做;假如领导布置的工作内容较多,秘书就须要复述一遍,复述时要精炼、条理,同时可加入自己的理解,打算实行的方法等;假如接到电话,除了记录、复述,还要想到领导可能会问的问题,因此要问清对方的姓名、电话号码。

一项任务完成后秘书要刚好向领导汇报,反馈工作的进度和结果。

这也是赢得领导信任的基本途径。

假如是以邮件形式布置的任务,那完成后记回复下邮件,答复工作完成的进度。

反馈时须要留意的细微环节;反馈也有缓急之分,一项工作的完成状况是否必需马上反馈领导,不是凭秘书的感觉,而是看领导对这件事的关注程度和这件事本身的紧争程度。

如每月员工报下月网络状况,全部人报完后,秘书有必要将一个汇总状况给经理看, 经理在最终报名期限截止前还可以做适当的调整.这个就须要抓住这个时间点了,晚了你想改也改不了了。

二、实施落实阶段的技巧1、不忘事、不误事、做好事秘书工作无小事。

要做到不忘事,可以做这样一些工作;把文件夹分成已处理、待办、临时三种并贴上不同颜色的标签;对重要文件加锁保管并刚好处理;打算一本记事本,每天下班前记录次日要做的事,依据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。

如分行房租发票一般要两至三个月开一次,这时间较长,你可能一忙就遗忘了,这时你就有必要在你的手机设个提示,或是在日历上标个记号,到时就不忘事了。

不误事的秘诀是分清事情的轻重缓急,做事讲究次序。

秘书工作手记2

秘书工作手记2

秘书工作手记21. 引言秘书工作作为一项重要的职业,需要具备各种技能和能力来有效地完成各种任务。

本文将向您介绍我在秘书工作中的经验和心得,旨在帮助您提高秘书工作的效率和质量。

2. 组织与计划秘书工作需要有良好的组织和计划能力。

以下是我在工作中总结出的一些方法和技巧:•制定每日工作计划:每天早上到办公室后,我第一件事就是制定当天的工作计划。

将任务按优先级排序,并将其分配到适当的时间段。

这样做可以帮助我更好地掌控自己的工作进度,提高工作效率。

•使用日程管理工具:我个人喜欢使用电子日程管理工具,如Google日历。

这种工具可以帮助我记录和管理重要的约会、会议和任务。

另外,我还可以将工作计划与相关人员共享,以便更好地协调工作。

•优化办公室布局:一个良好的办公室布局可以提高工作效率。

我将桌面整理得井井有条,使得需要的文件和工具都可以方便地找到。

此外,我还根据需要设置了一个小的工作区域,用于处理机密文件或私人事务。

3. 沟通与协调作为秘书,良好的沟通和协调能力是至关重要的。

以下是我在这方面的一些建议:•高效的书面沟通:在处理业务邮件和文件时,我尽量用简洁明了的语言表达我的意思。

我会仔细检查邮件和文件中的错别字和语法错误,确保信息的准确性和完整性。

此外,使用具有格式化功能的邮件客户端(如MicrosoftOutlook)可以帮助我更好地组织和管理邮件。

•礼貌和友善的口头沟通:在与同事、上级和客户进行口头沟通时,我始终保持礼貌和友善。

我会倾听对方的意见和需求,并根据情况提供适当的建议和解决方案。

此外,我还会注意自己的言行举止,避免产生误解或冲突。

•协调资源和安排会议:作为秘书,我常常需要协调各种资源和安排会议。

我会提前准备会议议程并将其发送给与会人员。

在会议期间,我会记录会议要点,及时汇总并发送给与会人员。

这样做可以确保信息的准确传达和工作的顺利进行。

4. 文件和信息管理管理文件和信息是秘书工作中的重要一环。

以下是我在这方面的一些建议:•建立分类和归档系统:为了更好地管理文件,我建议建立一个清晰的分类和归档系统。

提升秘书岗位

提升秘书岗位

提升秘书岗位作为一个秘书,要想在职场中脱颖而出,提升自己的岗位,不仅需要具备良好的基本素质,还需要不断学习和提高自己。

在这篇文章中,我将分享一些提升秘书岗位的方法和技巧。

一、专业知识的提升作为秘书,熟悉办公软件的使用是必不可少的。

熟练掌握Word、Excel、PPT等办公软件,可以提高工作效率,同时也展现了自己的专业能力。

此外,了解一些会议组织、文件管理和行政管理方面的知识也是必要的。

可以通过参加培训课程、阅读相关书籍和文章来提升自己的专业知识。

二、沟通能力的提升作为秘书,与各个部门和同事之间的沟通是频繁且重要的。

秘书需要与上级、同事和外部人员进行良好的沟通,因此沟通能力是必备的。

可以通过参加沟通技巧的培训,学习如何与不同类型的人进行有效的沟通。

此外,积极主动地参与团队讨论和工作会议,提高自己的表达能力和理解能力,也是提升沟通能力的有效途径。

三、时间管理能力的提升作为秘书,时间管理能力是至关重要的。

要想提高工作效率,合理安排时间是必须的。

可以尝试使用时间管理工具,如番茄工作法、时间表等,帮助自己更好地管理时间。

同时,制定工作计划和优先级,合理分配任务,做到事事有序,提高工作效率。

四、团队合作能力的提升在工作中,与团队成员的良好合作是必要的。

作为秘书,需要与各个部门和同事之间保持良好的合作关系。

要提升团队合作能力,可以积极参与团队活动、项目讨论和工作分享,主动与团队成员合作,倾听他们的意见和建议,共同完成任务。

五、自我管理能力的提升作为秘书,自我管理能力的提升是非常重要的。

要想在工作中表现出色,需要具备良好的自我管理能力。

可以通过制定个人目标、规划职业发展路径来管理自己。

同时,保持积极的心态,勇于面对挑战和困难,不断学习和成长,提高自己的能力和水平。

六、学习与进修提升秘书岗位,不仅需要学习专业知识,还需要不断进修和学习新的知识和技能。

可以通过参加相关的培训课程、研讨会和研究班来扩展自己的知识面。

此外,积极参与行业协会和社交活动,与同行交流和学习,也是提升自己的有效途径。

怎样做好秘书的工作

怎样做好秘书的工作

怎样做好秘书的工作做秘书的#039;注意事项篇一秘书在日常的工作交往当中,应当注意:1、正确理解上司的指示,积极主动与上司沟通。

秘书每天都要完成上司布置的很多工作,在上司指示工作时,应当对不清楚的细节加以确认核实,避免造成沟通上的误解。

有的秘书不习惯主动与上司进行沟通,上司布置任务之后,秘书立刻按照自己的理解去行动,结果却差强人意。

例如,有位经理对秘书说:“请把这份文件处理一下”,秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。

经理大叫起来:“我是叫你去复印啊!”其实,秘书在粉碎文件之前,完全可以先向经理核实:“您的意思是让我把它粉碎掉吗?”2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。

孔子说“知之为知之,不知为不知,是智也”。

有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机,到了新单位之后上司让她发一份传真,结果在发的时候将传真文件放反了,给客户发了好几次,发过去的都是白纸,导致客户非常生气,给工作造成了不小的损失。

因此,秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练,有不懂的地方,一定要向他人虚心请教,只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼,别人一般都会乐于指教。

3、正确对待错误与批评。

犯了错误的时候,不要怕丢面子,一定要勇于承认错误,并当面向他人道歉。

遇到批评时,不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼,正确的做法是立刻检点自己,“有则改之无则加勉”,只有认真总结经验才能真正取得进步。

4、关系好不等于没礼貌。

一位受大家喜爱和欢迎的秘书,一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。

有的时候大家一起工作的时间长了,秘书与同事之间的关系会变得很熟悉,这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。

例如,有的秘书与上司熟了,对上司常常直呼其名,上司一般也不会介意。

但是遇到有上级领导或重要客户来的时候,秘书仍然对上司直呼其名,这样做就会让上司非常尴尬,也会给上级领导或客人留下不好的印象。

尽管关系熟,也不能忘记礼貌。

工作场合不要随意和他人称兄道弟或将上司称呼为“老大”。

与他人勾肩搭背、拍拍打打,都是过于随意的做法。

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秘书工作中的几个小技巧
秘书工作是个辛苦活:整天殚精竭虑‘‘爬格子”,迎来送往搞服务,工作芜杂繁·It:。

夜深人静别人早入梦乡,秘书可能还在咬文嚼字写材料;佳节喜庆他人灯红酒绿,秘书可能还坚守岗位远离亲朋。

更苦的是:熬夜劳累无人知,材料多次没通过,工作忙中又出错,与领导沟通欠妥,多年原地踏步工作白做。

这时,作为秘书就要反思.是否整日埋首文字,被琐事困扰,工作中没有发挥好。

其实,秘书工作也要讲究方式方法。

下面借“三十六计”中的几个词条,举例介绍几个秘书工作中的小技巧。

一、树上开花——发表异议的技巧
树上开花,是指树上本来没有开花,但可以用彩色的绸子剪成花朵粘在树上,不仔细去看。

真假难辨。

用在这里想表达的意思是:秘书发表自己的看法时,特别是和领导不一致的看法,力量显得比较弱小,这时就要因势利导,用事实说话,善于借助各种因素来为自己壮大声势,获得意见的认同。

试举一例。

有一次,分管领导吩咐秘书去准备赴总部开会的事宜,包括报名、订购机票和材料撰写等。

但领导和秘书对参会对象和应准备的材料有不同的看法。

秘书先不急于争论,而是和总部会议联系人员通话确定,并根据要求将材料准备好,再向分管领导汇报,提出自己的看法。

结果领导自然就接受了,化可能的争论于无形,最后高高兴兴报名、订好机票。

这启示我们:万不得已不要和领导争论,除非是原则性的、重要的问题;讨论全过程始终要心平气和;要有充分准备,用事实说话,善于利用领导能够接受观点的辅助资源,能提出问题及解决措施。

二、李代桃僵——主动纠错的技巧
李代桃僵,语出烁府诗集·鸡鸣j渤:t·桃生露井上,李树生桃旁,虫来啮桃根,李树代桃僵,树木身相代,兄弟还相忘?”用在这里想表达的意思是:秘书在工作中难免出错,出错后要立刻设法整改,以主动纠错这样的小代价来换取企图隐瞒可能带来的大损失。

试举一例。

有一次。

因为粗心大意,秘书在制作年度工作会议手册时将班子人员的排位搞错,会议名单中第三把手被排在了最末排第六位。

幸亏在会议召开前几分钟发现了这一问题,但重做会议册显然不可能。

是等待被发现挨批评呢,还是立即想法纠错呢?秘书选择了后者。

他发短信给主持会议的一把手:“老总,因我的过错,会议册中班子成员排名有误,请在大会上批评我,并纠错。

惭愧。

”--把-T-水平很高,在会议上开个玩笑就将这事处理了:“xx(秘书名字)厉害,擅自给我们党委成员排名来了。

不过我看还是要排回去,否则总部会有意见。

”在大家的哈哈大笑中秘书的错误被原谅了。

因为主动纠错,领导不但不责怪秘书,还可能增加对他的好感。

三、假痴不癫——消除误会的技巧
秘书在工作中难免被误会,特别是被领导误会。

有些误会还不能当场解释,往往越解释越说不明白。

这时候,就要先暂受委屈“装傻”,等待好的机会再解释。

试举一例。

老总生日即将到来,大家决定搞一个派对给他一个惊喜。

秘书的任务是为该次派对起草方案和节目设计方案。

因为时间紧且要保密,秘书连续几天加班加点。

有天老总要秘书晚上参加接待活动,两难之下,秘书回绝了老总的要求,但没有说出充分的理由,引起了老总的不满。

此情形下,秘书视而不见领导的不满,更加努力做好派对的文字工作。

老总生日那天,派对确实给了他大大的惊喜,节目也很好,令他眉开眼笑。

这时,有人才对老总说,这台派对的策划和几个好节目的文案都有秘书的一份功劳。

在老总目视秘书、点头赞许的时候,秘书不失时机地说,前几天因赶文案,违背了领导的指令,没有参加接待活动,请老总原谅。

这样老总不但对秘书的误会消除了,还增加了对他的信任。

四、抛砖引玉——表现工作的技巧
如果“砖”指的是小认识、小作为,“玉’’指的就是大认识、大作为。

“抛砖”,是达到目的的手段;“引玉”,是目的。

在这里想表达的意思是:秘书工作需要勤勤恳恳,也需要
提升质量,以更好的表现让单位和领导知道。

譬如,定期给领导提意见,为部门和单位的发展献计献策,就是一个很好的工作方式。

这是秘书参谋助手职能
的体现。

为此,秘书要关注单位和部门的发展。

认真分析工作中出现的问题,并提出切实可行的措施。

问题可能不一定都是战略性的,却有实际意义。

领导也许早就知道,对这些问题的看法可能更深入。

但是,秘书的提议能起到提醒、印证和完善领导看法的作用。

只要秘书从单位发展出发,提出有质量的建议,必定会促进单位的发展:同时,也可体现自身工作的重要性,这样就能使领导产生共鸣,得到领导的赏识。

秘书工作虽然辛苦琐碎,但还是要讲究方式方法的,关键是要真心为领导着想,真正为领导减轻负担、提高工作效率,是为上策正道。

所以,不讲究花花套路,真附出可能才是秘书工作最大的技巧。

(作者单位:浦发银行温州分行办公室)。

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