供应商批准、评估与审核程序
供应商审核程序
供应商审核程序1. 概述该文档旨在提供一套供应商审核的程序，以确保合作的供应商符合我们的要求，并满足业务需求。
2. 目的供应商审核的目的是评估供应商的可靠性和可持续性，以确保他们能够按时提供高质量的产品或服务。
3. 审核过程供应商审核程序分为以下几个步骤：3.1. 申请供应商通过填写供应商审核申请表格提交申请。
申请表格可以从人力资源部门或采购部门获取。
3.2. 文件审查审核小组对供应商提交的文件进行审查，并核实其合法性和有效性。
审核小组会检查供应商的注册证书、营业执照、质量认证等文件。
3.3. 现场评估对通过文件审查的供应商进行现场评估。
评估内容包括但不限于：生产设施、质量控制体系、供应链管理等。
3.4. 评估报告审核小组根据现场评估结果撰写供应商评估报告。
报告应包括供应商的评估等级、问题发现和建议等。
3.5. 决策基于审核结果和评估报告，决定是否与供应商合作。
如果决定合作，将签订供应商合同，并与供应商商定具体的合作细节。
4. 审核频率供应商审核不是一次性的，而是定期进行。
审核频率根据供应商的评估等级不同而有所区别。
通常，高评估等级的供应商可以享受更长的审核间隔。
5. 审核记录和管理所有的审核记录都应保存在供应商审核数据库中，并定期进行备份。
审核记录包括申请表格、文件审查记录、现场评估报告等。
6. 变更管理如果供应商发生了重大变化，如业务范围扩展、生产设施搬迁等，应及时通知审核小组，并重新进行审核。
7. 总结供应商审核程序在确保供应商合作可靠性和可持续性方面起着关键作用。
通过严格的审核程序，我们能够建立起一个可靠的供应商网络，满足公司的业务需求。
> 注意：本文档仅供参考，并可根据实际情况进行调整和变更。
供应商选择评估和重新评估的程序
供应商选择评估和重新评估的程序1. 概述供应商选择评估和重新评估的程序是指企业在选择供应商和对现有供应商进行重新评估时所遵循的一系列步骤和方法。
这个程序的目的是确保企业能够选择到合适的供应商，以满足企业的需求，并提供高质量的产品和服务。
2. 供应商选择评估的步骤2.1 采集供应商信息在供应商选择评估的开始阶段，企业需要采集潜在供应商的基本信息，包括公司名称、地址、联系人、产品或者服务范围等。
这些信息可以通过市场调研、互联网搜索、参考其他企业的经验等方式获取。
2.2 制定评估标准企业需要制定供应商评估的标准，以便能够对供应商进行客观、全面的评估。
评估标准可以包括供应商的质量管理体系、交货能力、价格竞争力、售后服务等方面。
评估标准的制定应该考虑到企业的具体需求和重要性。
2.3 评估供应商评估供应商可以通过多种方式进行，包括但不限于以下几种方法：2.3.1 资质审核：对供应商的企业资质进行审核，包括注册资本、经营范围、法人代表等。
2.3.2 产品或者服务样品评估：要求供应商提供产品或者服务样品，进行评估和测试。
2.3.3 现场考察：对供应商的生产设施、质量管理体系等进行现场考察。
2.3.4 参考客户评价：与其他企业或者客户进行交流，了解他们对供应商的评价和经验。
2.4 评估结果汇总和分析根据评估的结果，企业需要对供应商进行综合评估，并将评估结果进行汇总和分析。
这可以匡助企业更好地了解供应商的优势和劣势，为后续的供应商选择做出决策。
2.5 选择供应商在评估结果的基础上，企业需要根据自身需求和评估结果选择合适的供应商。
选择供应商时，需要综合考虑供应商的质量、价格、交货能力、售后服务等因素，并与供应商进行谈判和签订合同。
3. 供应商重新评估的步骤3.1 确定重新评估的时间企业需要根据供应商的业绩、合同期限等因素，确定供应商的重新评估时间。
普通情况下，供应商的重新评估周期为一年或者更长期。
3.2 采集供应商的业绩数据在重新评估的开始阶段，企业需要采集供应商的业绩数据，包括供货质量、交货准时率、售后服务质量等。
食品原料采购如何进行供应商评估和审核
食品原料采购如何进行供应商评估和审核在食品行业，原料的质量和供应商的可靠性对于产品的安全性和合规性至关重要。
因此，对食品原料供应商进行评估和审核是非常必要的。
本文将介绍食品原料采购过程中供应商评估和审核的重要性以及具体的实施步骤。
一、供应商评估的重要性供应商评估的目的是确保选择合适的供应商，并建立长期稳定的供应关系。
通过评估，我们可以了解供应商的质量管理体系、生产能力、运输条件和公司声誉等情况，从而降低原料采购风险。
二、供应商评估的步骤1. 收集供应商信息在进行供应商评估之前，我们需要收集供应商的相关信息，包括公司名称、注册地址、联系方式等。
此外，还需要了解供应商的经营范围、产品种类、生产能力等信息。
2. 评估供应商的质量管理体系在食品原料采购中，供应商的质量管理体系是非常重要的。
我们可以向供应商索要其质量管理体系文件，例如ISO9001质量管理体系认证证书等。
此外，还可以要求供应商提供产品质量控制方案，以确保其产品符合相关标准和法规要求。
3. 评估供应商的生产能力供应商的生产能力直接关系到原料的供应稳定性。
我们可以要求供应商提供生产车间的照片或视频，以了解其生产设备的状况和先进程度。
同时，还可以要求供应商提供生产能力的证明，例如过去一年的供货情况或客户反馈等。
4. 评估供应商的运输条件在原料采购过程中，运输环节也是十分重要的。
我们需要评估供应商的运输能力和条件，确保原料在运输过程中不受污染和损坏。
可以要求供应商提供运输车辆的证明文件、驾驶员的资质证书等。
5. 评估供应商的公司声誉供应商的公司声誉反映了其过去业务的表现和客户对其的评价。
我们可以通过互联网搜索、媒体报道、行业口碑等方式来了解供应商的公司声誉。
此外，还可以要求供应商提供过去一两年的客户参考清单，与其客户取得联系了解其对供应商的评价。
三、供应商审核的步骤1. 制定审核计划在进行供应商审核之前，我们需要制定具体的审核计划。
计划包括审核的时间、地点、审核人员和审核内容等。
供应商评估与审批管理制度
供应商评估与审批管理制度1. 前言本规章制度旨在规范和管理企业与供应商之间的商务合作关系，确保供应商的资质和本领能够满足企业的要求，并建立稳定、可靠的供应链体系。
本制度适用于企业全部的供应商评估与审批工作。
2. 定义和范围2.1 供应商：指为企业供应产品或服务的外部组织或个体。
包含料子供应商、设备供应商、服务供应商等。
2.2 供应商评估：指对潜在或现有供应商进行综合评价，包含但不限于其质量管理体系、资质、本领、信誉等方面的评估。
2.3 供应商审批：指对供应商评估结果进行审查和决策，决议是否与供应商建立或连续合作关系。
3. 评估与审批程序3.1 供应商申请：供应商需向企业提交供应商申请表格，并供应相关证明文件，包含企业注册证件、质量管理体系认证证书、产品质量检测报告等。
3.2 评估标准：企业将依据供应商的申请资料，订立相应的评估标准，包含但不限于供应商资质、管理本领、质量管理体系、供应本领等方面。
3.3 评估过程：企业将组织相关部门或委托专业机构对供应商进行评估，评估方式可以包含但不限于现场考察、文件审核、面试等方法。
3.4 评估报告：评估完成后，评估人员将供应评估报告，包含评估结果和看法。
3.5 审批决策：评估报告将提交给供应商评估决策委员会，该委员会由企业高层领导构成。
依据评估结果和委员会讨论，决议是否批准与供应商建立或连续合作关系。
3.6 审批通知：企业将向供应商发出审批通知书，明确合作的具体条件和要求。
在收到通知书后，供应商需与企业签订正式的供应协议。
4. 供应商管理与监督4.1 合作合同：供应商与企业应建立合作合同，明确双方的权利和义务；合同内容包含但不限于供应品质要求、供货周期、价格、支出方式、违约责任等。
4.2 供应商评估周期：企业将依据具体情况，对供应商进行定期或不定期的评估，确保供应商的绩效和本领连续符合要求。
4.3 异常处理：企业将建立供应商的异常处理机制，当供应商显现质量问题、交货延迟或违约行为时，采取相应的管理措施，包含但不限于警告、暂时停止合作、停止合作等。
供应商评估和批准管理程序
4.4. 现场质量审计应当核实供应商资质证明文件和检验报告的真实性，核实是否具备检验条件。应当对其人员机构、厂房设施和设备、物料管理、生产工艺流程和生产管理、质量控制实验室的设备、仪器、文件管理等进行检查，以全面评估其质量保证系统。现场质量审计应当有报告。
4.5. 必要时，应当对主要物料供应商提供的样品进行小批量试生产，并对试生产的产品进行稳定性考察。
4.6. 质量管理部门对物料供应商的评估至少应当包括：供应商的资质证明文件、质量标准、检验报告、企业对物料样品的检验数据和报告。如进行现场质量审计和样品小批量试生产的，还应当包括现场质量审计报告，以及小试产品的质量检验报告和稳定性考察报告。
4.10. 质量管理部门应当定期对物料供应商进行评估或现场质量审计，回顾分析物料质量检验结果、质量投诉和不合格处理记录。如物料出现质量问题或生产条件、工艺、质量标准和检验方法等可能影响质量的关键因素发生重大改变时，还应当尽快进行相关的现场质量审计。
4.11. 应当对每家物料供应商建立质量档案，档案内容应当包括供应商的资质证明文件、质量协议、质量标准、样品检验数据和报告、供应商的检验报告、现场质量审计报告或调查问卷、产品稳定性考察报告、定期的质量回顾分析报告等。
4.7. 改变物料供应商，应当对新的供应商进行质量评估；改变主要物料供应商的，还需要对产品进行相关的验证及稳定性考察。
4.8. 质量管理部门应当向物料管理部门分发经批准的合格供应商名单，该名单内容至少包括物料名称、规格、质量标准、生产商名称和地址、经销商（如有）名称等，并及时更新。
供应商审核与评估管理制度
供应商审核与评估管理制度一、目的和适用范围本制度的目的在于规范企业供应商的审核与评估工作，确保选取到质量稳定、可靠可连续发展的供应商，提高采购效果和供应链可靠性。
该制度适用于企业全体员工和供应商。
二、审核与评估流程2.1 供应商审核1.供应商供应基本信息：供应商提交公司基本信息、企业资质证书、质量管理体系认证等相关料子。
2.初步评估：企业采购部门依据供应商供应的料子，进行初步评估，并筛选出合格的供应商。
3.现场考察：企业组织相关部门及时对合格供应商进行现场考察，了解其生产工艺、质量管理体系、生产本领等情况。
4.风险评估：依据供应商的财务情形、信用评估、法律纠纷记录等，进行供应商风险评估，确保与企业合作的供应商经济稳定可靠。
5.审核结果：审核结束后，企业将评估结果进行记录，并以书面形式告知供应商审核结果。
2.2 供应商评估1.评估指标确认：企业依据自身业务需求和供应链管理要求，订立供应商评估指标，明确考核内容和标准。
2.数据收集：依据评估指标，企业收集供应商的相关数据，包含但不限于质量指标、交付按时率、售后服务等。
3.数据分析和评估：企业采购部门对收集的供应商数据进行分析和评估，订立评估报告。
4.评估结果反馈：将评估结果以书面形式告知供应商，并商定改进措施和时间节点。
5.定期评估：企业将定期对供应商进行评估，并连续监控供应商的绩效表现。
2.3 供应商管理1.合作协议：企业与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。
2.售后服务：企业要求供应商在售后服务方面供应及时、有效的支持，确保产品质量和服务质量。
3.供应商培训：针对供应商存在的问题和不足，企业可以组织培训活动，提升供应商的专业技能和管理水平。
4.奖惩机制：依据供应商的绩效表现，企业建立奖惩机制，激励优秀供应商，并对不合格供应商采取相应的惩罚措施。
三、责任和义务3.1 企业责任1.企业管理层要高度重视供应商审核与评估工作，确保该工作的顺利进行。
物料供应商评估和批准操作规程
物料供应商评估和批准操作规程1. 概述物料供应商评估和批准操作规程旨在确保所采购的物料的质量和可靠性，以维护公司生产运营的顺畅。
通过对供应商进行评估和批准，我们将选择和合作与公司价值观和要求相符的供应商，确保所需物料的稳定供应，并提高产品和服务的质量。
2. 评估程序2.1 申请评估当需要采购新物料或更换现有供应商时，相关部门应向采购部门提交供应商评估申请，包括物料的相关信息和供应商的背景资料。
2.2 供应商评估采购部门将根据申请和物料类型，评估供应商的能力和合规性。
评估内容包括但不限于：- 供应商背景调查，包括信誉记录、财务状况和资质认证等；- 物料质量和可靠性，包括样品测试和生产工艺的审核；- 供应能力和交货准时率的评估；- 环境和社会责任的考察。
2.3 供应商批准基于供应商评估结果，采购部门将作出批准或拒绝供应商的决策，并将评估报告和相关资料归档备查。
批准的供应商将进入物料供应商列表，供日后采购使用。
3. 供应商维护和改进3.1 定期评估定期评估是确保供应商持续符合公司要求的重要环节。
采购部门将根据预设的时间周期，对已批准供应商进行定期评估。
评估内容包括但不限于：- 过去一段时间内的交货准时率和质量记录的分析；- 收集和评估客户对供应商的反馈；- 定期抽样测试物料的质量。
3.2 供应商改进计划如果供应商在定期评估中未能达到公司要求，采购部门将与供应商共同制定改进计划，并设定合理的时间表和目标。
在改进计划执行的过程中，采购部门将提供必要的支持和监督，并定期跟踪和检查改进进展。
4. 不合格供应商处理4.1 暂停使用如果供应商在评估或定期评估中未达到公司要求，采购部门将暂停使用该供应商提供的物料。
直至供应商满足公司要求后，方可继续采购使用。
4.2 替代供应商选择在供应商暂停使用期间，采购部门将寻找替代供应商以确保物料的连续供应。
替代供应商需要经过同样的评估和批准程序，确保其质量和可靠性。
5. 相关记录和文档管理5.1 供应商评估记录采购部门将保留供应商评估的所有记录，包括评估表、报告及相关文件。
(全面版)供应商审查程序
(全面版)供应商审查程序1. 引言此供应商审查程序旨在确保我们的供应商满足我们的质量、环境和社会责任标准。
通过此程序，我们将能够选择最佳的供应商，以提供高质量的产品和服务，同时确保供应商遵守相关的法律和法规。
2. 审查流程2.1 初步评估在初步评估阶段，我们将根据以下标准对供应商进行评估：- 供应商的业务规模和市场地位- 供应商的产品和服务质量- 供应商的价格和交货时间- 供应商的业务稳定性和财务状况2.2 详细审查在详细审查阶段，我们将对供应商进行更深入的评估，包括以下方面：- 供应商的质量管理体系- 供应商的环境管理体系- 供应商的社会责任表现- 供应商的法律法规遵守情况2.3 现场审核如果供应商在初步评估和详细审查阶段表现良好，我们将安排现场审核，以进一步验证其管理体系和业务实践。
现场审核将由我们的专业审核团队进行，并将根据以下标准进行评估：- 供应商的质量管理体系实施情况- 供应商的环境管理体系实施情况- 供应商的社会责任实践- 供应商的法律法规遵守情况3. 决策和批准根据审查结果，我们将制定一份综合评估报告，其中包括供应商的得分和审查意见。
我们将根据这份报告来决定是否与供应商建立合作关系。
4. 持续监控一旦与供应商建立合作关系，我们将对其进行持续监控，以确保其持续满足我们的要求。
这包括定期审查供应商的业务实践，以及在必要时采取纠正和预防措施。
5. 记录和文件管理我们将为每个供应商审查保留详细的记录和文件，以便在需要时进行审查和追溯。
这些记录和文件将包括供应商的审查报告、决策记录和纠正措施。
6. 培训和沟通我们将为相关人员提供培训，以确保他们了解供应商审查程序的目标和过程。
同时，我们将与供应商进行有效的沟通，以确保他们了解我们的要求，并能够满足我们的期望。
7. 程序更新和改进我们将定期审查此供应商审查程序，并根据需要进行更新和改进，以确保其持续适用和有效。
以上是供应商审查程序的全面版，希望能帮助您更好地管理和选择供应商。
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本程序规范了益海嘉里集团的原料、辅料添加剂及包装材料等的供应商的供货资格审批程序和相关管理程序，适用于所有益海嘉里集团旗下的各公司采购的生产所需原料、辅料添加剂及包装材料的供方管理和供应商质量保证能力的评价。
2 目的目的首先是为了决定供货商的质量体系、标准和生产是否可以接受, 以保证生产出稳定质量的产品，及时发现质量隐患防止批量事故发生以减少双方的经济效益损失。
以后审查可能与供货期间引起的特殊问题有关，这里所说的特殊问题指GMP 、质量控制、改进措施、合作态度和规格说明。
每次审查的目的和结果都将在审核报告中说明，并由采购部保存在供货商档案中，审核报告。
3 职责3.1 供应商评审小组由集团领导、采购部门、品管部门、使用部门共同组成。
3.2 供应商评审小组负责审批合格供方。
3.3 供应商评审小组根据质量审查和已批准的供货商的资料制作供货商年度审查清单。
3.4 审查工作由受过教育或经过培训、具有评估供货商是否满足集团要求能力的审核员来完成。
3.5 品管部负责供应商该体系的维护。
4 定义4.1 物料：在本程序内所指物料是包括生产过程中所消耗的原辅料、包装材料及燃料。
4.2 供应商：每一个在某个领域生产益海嘉里集团所需物料的提供者，即作为一个单独的供应商。
4.3 合格供方：根据集团相应供应商管理程序的规定，通过集团或工厂对供应商的质量保证能力审核，并获得评审小组审批的供应商，即成为益海嘉里的合格供方。
5 供应商筛选与评定体系基本原则：5.1 系统全面性原则：全面系统评价体系的建立和使用。
5.2 简明科学性原则：供应商评价和选择步骤、选择过程透明化、制度化和科学化。
5.3 稳定可比性原则：评估体系应该稳定运做，标准统一，减少主观因素。
5.4 门当户对原则：供应商的规模与层次和采购商相当。
5.5 灵活可操作性原则：不同行业、企业、产品需求、不同环境下的供应商评估应是不一样的，保持一定的灵活操作性。
5.6 半数比例原则：购买数量不超过供应商产能的50%，反对全额供货的供应商。
5.7 供应源数量控制原则：同类物料的供应商数量约2~3家，主次供应商区分管理，降低管理成本和提高管理效果，保证供应的稳定性。
5.8 供应链战略原则：与重要供应商发展供应链战略合作关系。
5.9 学习更新原则：评估的指标、标杆对比的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新。
5.10 独立性和公正性原则：评估不受外部因素影响，对供应商进行客观的评价。
6 程序6.1 合格供应商清单A. 凡通过评审小组审批通过的供应商，均为合格供方，并由采购部列出《合格供方清单》；B. 各公司采购负责完成和保管符合本公司涉及采购物料的合格供方清单，并负责发放给品管部在内的相关部门C. 另外，任何其他所需控制其有效性的化学药品、清洁剂的供货公司也要包含在清单内。
D. 所有在本程序管理范围内的物料的采购，只能采购合格供方清单上的供应商物料，如需要新增供应商，或新增物料采购，需完成《供应商调查-批准表》，通过批准后列入《合格供方清单》的供应商方有供货资格。
否则品管不予以检测，接收部门不予以入库或使用，财务部门不予结款。
6.2 原辅料供应商的批准6.2.1 产品分级(以是否直接接触产品为分级标准，将辅料、包装物分为两级)：6.2.1.1 一级（直接接触产品）：生产辅料：白土、硅藻土、凹凸棒土、正己烷、液碱、片碱、磷酸、双氧水、酒精、珍珠岩助滤剂、柠檬酸、消泡剂、白矿油、VE、VA、TBHQ、食用香精等；包材：蛋白纸袋、编织袋、集装袋、瓶胚、瓶、瓶盖、桶、中包装袋、油袋等；6.2.1.2 二级（不直接接触产品）：生产辅料：硫酸、水处理剂等；包材：标签、挂签、纸箱、胶带、水基胶、提手等；燃料：煤、重油、柴油等；6.2.1.3 一级供应商批准流程:合格不合格由采购督促供应商重新提供,如仍不合格,不能采购限期整改,重新进行现场审核6.2.1.4 二级供应商批准流程:参照一级供应商批准流程,是否需要对现场审核, 可以根据实际使用情况自行确定,但至少每年要对该供应商出具评价结果.6.2.2 供货商审核现场审核前，由采购部将以下的要求传真方式发给供应商，在审核组到达前准备完成.现场审核组应由使用部门、品管部门和采购部门或其中任意两个部门的人员组成；并对供应商反馈信息进行验证。
1) 第三方检测报告2) 供应商工艺流程图（带有关键质量、食品安全控制点）；3) 供应产品的MSDS （如产品涉及）4) 有关产品的过敏原方面的陈述说明（如产品涉及）；5) 厂区全景、生产区域全景、关键控制点照片各一份；供应商审核由五个程序区组成作为通过对供应商现场审核的验证，标识为*是二级供应商审核时需关注的部分，其它部分不做要求。
6.2.2.1 管理体系程序该部分的目的是确定供应商是否对设立了专门的控制生产和质量的部门，是否对文件及程序进行了有效的管理，是否可以保护涉及益海嘉里集团的商业秘密和产权。
6.2.2.2 产品实现此部分的目的是确定制造商是否对原辅料、生产过程、生产设备、标签、标识及进行有效的管理*6.2.2.3食品安全该部分的目的是确定制造商是否建立了良好的操作规范，具备卫生标准操作程序，是确保当原料在加工中使用时，制造商的生产环境和员工操作行为会不会带来污染，而导致集团产品的污染，是否可以对过敏原和转基因物质进行识别和控制，是否有定期的模拟回收演习，HACCP体系是否有效。
6.2.2.4 质量管理该部分的目的针对是否有质量体系和质量保证组织功能的存在，质量体系是否得到有效的实施, 评价基于ISO9000 族体系，此程序的目的是确定制造商是否具有一个实体生产机构，用于确保该工厂能生产和交付达到集团预期的稳定的产品。
计量器具是否定期得到检定,不合格品及顾客抱怨如何处理.*6.2.2.5 产品交付此部分的目的是确定制造商是否及时改进生产并建立了程序文件，以确保恰当的产品鉴定、追溯、搬倒、防护和储存等程序的存在，保证该工厂能拥有和交付达到集团预期的稳定的产品。
各公司依据集团《供应商质量保证能力评估审核标准与审核报告》逐项进行现场调查审核形成报告及相关附件（附件要求详见8.0》）6.2.3定期评价6.2.3.1 一级供应商：对已经通过审核，成为合格供应商的供方，每年集团各工厂按照《供应商审核计划》还应进行年审。
评价结果按照益海嘉里集团供应商评分标准进行核定，达不到要求的，由集团品管总监和采购总监确定终止其供货资格。
对于新的供应商参照本程序进行审核。
6.2.3.2 二级供应商：原则上每两年进行一次审核，是否加严审核或不需到现场审核，各公司可根据供应质量统计的连续评价情况和价格、市场等因素，提出供应商审核要求，由集团每月收集各公司此类需求后，确定审核计划，统一进行审核工作分配，但至少每年要对该供应商出具评价结果。
6.2.4重新审核有下述情况发生，可以进行重新审核：A 已通过现场审核，但在供货过程中发生严重质量问题，或发生问题已采取改进措施者；B已通过现场审核，但依据评价结果或使用情况，品管和生产部门及采购部门觉得有必要重新进行现场审核时；C未通过首次审核，但已经作出重大改进，认为可以满足供货要求，主动申请再次审核者。
需要重新审核的情况发生后，各公司汇报到集团品管，统一进行审核计划的指定和审核工作的分配。
6.2.5审核通过6.2.5.1 由集团（或集团委托各工厂）审核通过，经过审批小组批准后，确定为集团合格供方的供应商建立《合格供方名录》，年度审核中通过审核的供应商等同于《合格供方名录》，《合格供方名录》由集团品管总监、集团采购总监最终确认，统一发放执行。
6.2.5.2 年度审核时，审核工厂负责建立相应供应商完整的审核报告和相关附件复印件或扫描件一份，由集团品管总监最终审核发放，各个工厂将该文件作为此供应商通过的文件存档备查。
6.2.5.3 给各公司供货前，供应商需提供质量保证书。
6.2.6 连续评估6.2.6.1各工厂根据实际供应情况进行记录和评估，在每次招标或集团采购或固定审核前整理完整，交由评审小组作为连续评价参考依据；6.2.6.2 采购部门和使用部门将根据所得已批准的物料供方资料评价其实际供应物料的水平，获得评价结论作为连续评估参考资料之一保存。
6.2.6.3 品管部保存进厂货物合格接受的记录。
采购部门保存所有供货商不合格性能货物及其调查/跟踪资料。
6.2.6.4 供应商的物料品质下降导致工厂不满意时，采购部门将会见供应商追究过失原因和要求改正并给与补救。
如连续发生三次不符合情况，根据《不合格品控制程序》要求，取消其合格供方资格，采购部门将该调查记录及跟踪报告存入供货商档案，由采购发出的变更记录将添加到修正后的标题页，报送集团修改《合格供方清单》。
6.2.6.5 当采购物料的质量或性能影响我们的产品或加工时，根据《不合格品控制程序》要求，进行退货处理，如果连续三次不符合，取消合格供方资格。
对于不符合情况无法改善或改善效果不好，评审小组可考虑暂时停止该供应商供货，再次审核供应商并整改合格后可以继续供货，或直接取消合格供方资格，由采购发出的变更记录将添加到修正后的标题页，报送集团修改《合格供方清单》。
7 供应商档案所有供应商统一在集团品管和集团采购建档，建档内容应包括所有相关信息和资料，并按照供应商档案编号规则进行标号归档管理。
7.1 编号规则凡成为益海嘉里集团合格供应商的供方，均需建档管理，档案编号采用Sxxx 的形式，S 为供应商英文”Supplier “的首字母。
原料供应商档案编号范围为：S0001~S0999；辅料添加剂供应商档案编号范围为：S1000~S1999；包装材料供应商档案编号范围为：S2000~S2999；水处理剂供应商档案编号范围为：S3000~S3999；清洁剂供应商档案编号范围为：S4000~S4999；对于取消资格的供应商，在原编号后面增加字母C＋取消日期，C 为英文单词”Cancel"的首字母；取消资格后，经过整改和再次审核，又成为合格供方的供应商，在原编号后面增加R＋起用日期，R 为单词”reinstate"的首字母。
未通过审批，或未经审核的供应商，如潜在供应商等，按照PSxxx 的形式编号，PS 为”PotentialSupplier"英文单词首字母缩写，编号排序规则可执行上述不同类型物料规则。
7.2 入档内容1) 供应商概况陈述，及封页2) 《供应商质量保证能力审核报告》3) 《供应商调查-批准表》4) 供应商企业简介一份；5) 供应商企业法人营业执照复印件一份；6) 供应商生产许可证复印件一份；7) 供应商企业卫生（或食品卫生）许可证复印件一份；8) 供应商税务登记证复印件一份；9) 供应商通过ISO9001/HACCP/ISO22000/ISO14000等认证资格的证书复印件；10) 供应商工艺流程图（带有关键质量、食品安全控制点）；11) 供应产品规格、标准（国标、行标或企业标准）、检验方法；12) 卫生部门或其他具有仲裁资格的第三方实验室出具的食品安全检验报告复印件一份；13) 供应产品的MSDS；14) 有关产品的过敏原方面的陈述说明（如产品涉及）；15) 厂区全景、生产区域全景、关键控制点照片各一份；16) 现场取样一份，并带回我方工厂检测报告一份；17) 其他相关过程产生的所有关于供应商的信息、资料等。