文件及记录控制程序 - 吉林省林业勘察设计研究院

文件及记录控制程序QM-B032010年6月28日发布2010年6月28日实施吉林省林业勘察设计研究院目次1目的和范围2职责3文件控制3.1文件控制要求3.2文件分类及形式3.3文件的批准和发布3.4文件更改3.5文件的评审与更新4记录控制4.1记录的标识4.2记录的保存4.3记录的检索4.4记录的保管4.5记录的保存期限和处置4.6记录的审批和归档5相关文件和记录5.1相关文件5.2记录1目的和范围为使文件的批准、发布、使用、更改和保管，质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等过程得到有效控制，特制定本程序。

本程序的适用范围包括：质量管理体系文件、技术文件、与勘察设计有关的外来文件及计算机应用软件、勘察设计及质量管理活动形成质量记录等。

2职责1)技术质量部负责本程序的归口管理，监督检查其执行情况，负责质量管理体系文件、标准图书类文件的归口管理；2)院办公室负责我院收文和发文的归口管理，并负责对档案室的管理；3)档案室负责与勘察设计有关的外来文件资料、技术类文件、勘察设计成品文件及相关质量记录的归口管理；4)网络中心负责计算机应用软件的归口管理；5)各经营单位、职能部门按本程序的相关规定，负责职权范围内相关文件的批准、发放、使用、标识和保管；建立记录并按有关要求进行管理。

3文件控制3.1文件控制要求1)在使用处可获得适用文件的有效版本；2)文件应保持清晰，字迹可辨、易于识别，应进行编号以利于快速查找；3)凡属院重大科技成果或有密级标识的各种技术文件，未经有关职能部门负责人批准，严禁借阅、摘录和复制；4)已超过保存期限或已作废的文件，由归口管理部门负责提出销毁申请，经主管院领导批准后方可销毁；5)若因故需保留作废文件时，应对其进行标识，由归口管理部门负责加盖“仅供参考”章，并与有效版本文件隔离存放，以防误用；6)记录是一种特殊类型的文件，应确保清晰、易于识别和检索。

3.2文件分类及形式3.2.1文件分类1)质量管理体系文件：包括质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业文件、记录等；2)技术文件：上级或行业主管部门下发的技术文件、经职能部门来往的技术文件、协议文件和技术资料，顾客(或供方)提供的图样、基础资料等；3)技术标准类文件：与勘察设计有关的标准、规程、规范、标准图、通用图、定额、技术手册、行业管理规定、法律法规、上级公文、函件等；4)计算机应用软件：引进或开发的计算机软件、说明书、指南等；5)公文：国家各级行政机关、行业主管部门或协会等制发的公文。

3.2.2文件的形式文件形式包括纸张、电子文档或其它任何可被有效记录并保存的媒体。

3.3文件的批准和发布3.3.1质量管理体系文件1)院质量方针、质量目标、质量手册由技术质量部组织编写，管理者代表审核、院长批准后发布；经营单位及职能部门的质量目标由其负责人制定、管理者代表批准；2)程序文件由技术质量部组织相关职能部门编写，管理者代表审核，院长批准发布；3)作业文件及相关的记录表格等由相关职能部门编写，技术质量部审核，管理者代表批准发布；4)其他院级管理文件由相关职能部门编制，主管副院长批准后发布。

经营单位内部使用的文件由经营单位编制、负责人批准和发布，报归口管理部门备案；5)质量管理体系文件由技术质量部负责发放，填写《质量管理体系文件发放记录》，并适时发布《质量管理体系文件有效版本目录》。

3.3.2技术文件1)上级或行业主管部门下发的技术文件如管理规定、条例等文件，由总工程师批示，技术质量部转发或结合我院情况进行转化后发布；2)经院办公室来往的技术文件根据《公文处理办法》相关规定进行控制。

3.3.3外来文件1)技术标准类文件经技术质量部备案后方可发布。

2)顾客(或分包方)提供的图样、基础资料、顾客信函等由项目负责人按相关控制程序要求组织验证，经主任工程师批准后在项目中应用。

3.3.4文件管理要求3.3.4.1技术质量部1)确定国家、地方及行业的法律、法规、规范、标准等技术标准类文件的需求种类、数量及发放范围，并负责订购、分发和登记；2)鉴定外来的有关技术质量规章制度的适用性，必要时转化后发布；3)对上述技术标准类文件及有关管理制度进行动态管理，每年发布一次《技术标准及定额有效版本目录》、《标准图、通用图有效版本目录》；4)负责与勘察设计有关的计算机应用软件鉴定、引进和试用，每年发布一次《计算机软件有效版本目录》。

3.3.4.2档案室：负责除质量管理体系文件之外所有勘察设计相关文件的归档管理，包括整理、编目、建档、保存、借阅等。

3.3.4.3网络中心：负责计算机软件的日常管理，检查其有效性并保存记录。

3.3.4.4职能部门：负责本部门职能范围内相关文件的归口管理，包括制定、发放、整理、编目、归档、保存、借阅等。

3.3.4.5经营单位1)提出技术标准类文件的需求种类及数量，报技术质量部审批后统一订购；2)自行购买的技术标准类文件及时报技术质量部备案；3)对勘察设计中使用的计算机软件进行日常管理，必要时向技术质量部提出购买申请，并配合开展软件试用、评价、鉴定工作；4)根据有关管理规定的要求对勘察设计过程中的文件进行管理；5)编制本单位内部管理制度并报相关职能部门备案。

3.4文件修改各有关部门(单位)应根据需要对相关文件进行评审，以确定文件是否需要修改。

如文件发生修改，则需要再次批准和发布。

3.4.1文件的修改一般由原编制人负责，并按原审批流程重新审批。

若指定其他部门审批时，该部门应获得授权并得到修改文件所需的有关背景资料。

文件修改后，所有相关文件和资料均应进行修改和保存，由修改部门负责将修改结果通知有关部门，并按相关规定要求进行标识以便识别，防止误用。

3.4.2质量管理体系文件修改及修改状态标识1)质量管理体系文件需要修改时，技术质量部应将修改计划报送管理者代表审查，获得批准后，将需要修改的内容以《质量管理体系文件发放记录》或《文件修改、换版、作废通知单》的形式发给文件持有人；2)文件持有人根据通知单要求逐条修改并填写《文件修改控制记录》及修改页上的修改码，各部门(经营单位)负责人负责验证本部门文件的修改实施情况，并签署《文件修改记录》；技术质量部负责对上述过程进行日常检查；3)发放新版本文件时，旧版本文件要及时回收销毁；4)文件持有者应保证文件安全，不得外传、翻录、复印，如调离工作应将文件交回原单位，并到技术质量部办理注销手续。

4记录控制对记录的控制包括标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等环节。

4.1记录的标识记录的标识原则如下：1)勘察设计过程中形成记录(如附录A)的标识原则为：在“编号”后按“设计编号-流水号”予以标识；2)质量管理体系运行过程中形成记录(如附录B)的标识原则为：在“编号”后按“年号-类别代号-流水号”予以标识，其中类别代号由各部门参照《设计编号、专业代字管理规定》自行制定；3)归档后的记录由档案室进行整理。

上述记录的标识由填写人按相关规定编写。

4.2记录的保存1)勘察设计过程中形成的记录在归档前由项目负责人保管，项目完成后随成品文件一并归档，档案室对归档后的记录进行整理、保存；2)质量管理体系运行过程中形成的记录，在统一保管前由负责此项工作的人员保持，工作完成后由本部门负责人指定专人统一管理；3)记录的存放场所应确保防止记录发生损坏、丢失、失效和变质。

4.3记录的检索记录应由负责保存的部门进行编目、管理，以便查阅和检索。

4.4记录的查阅1)查阅勘察设计过程中形成的记录时，需经总工程师或经营单位总工批准同意，如涉及密级资料时还应按《科学技术档案管理办法》的有关规定执行；2)查阅质量管理体系运行过程中形成的记录时，需经保存该记录的部门负责人批准同意后方可查阅；3)查阅记录时，应爱护记录，不得对其进行修改；4)记录的查阅原则上仅限于院内与该记录有关的人员，但当合同有规定或确有必要时，可按规定批准程序在商定的期限内提供给院外人员查阅。

4.5记录的保存期限和处置4.5.1记录的保存期限1)勘察设计过程中形成记录的保存期限，按《科学技术档案管理办法》及有关法定标准的规定执行，如无明确规定则与成品文件保存期限一致；2)其他所有记录的保存期限均为5年。

4.5.2质量记录的处置1)对己超过保存期的勘察设计过程中形成的记录，由档案室(及院办公室)提出申请，管理者代表批准；2)对己超过保存期的质量管理体系运行过程中形成的记录，由负责保存该部分记录的人员提出申请，本部门负责人批准。

4.6记录的审批和归档记录的编制、审批、传递、修改和归档按相关文件规定执行，内容应完整准确，字迹应清晰，不得随意涂改，如需进行修改必须在修改处由修改人签字。

5相关文件和记录5.1相关文件1)《公文处理办法》；2)《技术文件编写规定》；3)《质量管理体系文件管理规定》；4)《技术标准及定额有效版本目录》；5)《设计编号、专业代字管理规定》；6)《科学技术档案管理办法》；7)《标准图、通用图有效版本目录》；8)《计算机软件有效版本目录》。

5.2记录1)《质量管理体系文件发放记录》(QM-B03-D01)；2)《文件修改、换版、作废通知单》(QM-B03-D02)；3)《文件修改记录》(QM-B03-D03)；4)《外部技术资料验证记录》(QM-B03-D04)。

附加说明：编制：李晟审核：宫向东批准：董秀凯附图：文件控制流程图附录A产品实现过程主要记录表A 过程名称质量记录名称质量记录类别号合同评审过程1)合同(应急项目启动)评审记录2)口头洽谈或电话记录QM-B05-D01QM-B05-D02工程设计过程1)项目(专业)设计计划2)设计输入评审记录3)设计评审记录4)专业校审记录5)文件交付(确认)记录6)勘察设计变更通知单7)零星项目设计计划8)专业互提资料提供联系单9)项目工序流程卡10)成品文件归档记录QM-B06-D01QM-B06-D02QM-B06-D03QM-B06-D04QM-B06-D05QM-B06-D06QM-B06-D07QM-B06-D08工程勘察过程1)勘察纲要2)外部技术资料验证记录3)中间检查及外业资料验收记录4)土工试验记录5)专业校审记录6)文件交付(确认)记录7)勘察设计变更通知单8)勘察设计项目工序流程卡9)成品文件归档记录QM-B07-D01QM-B03-D04QM-B07-D02QM-B07-D03QM-B06-D04QM-B06-D05QM-B06-D06施工监理过程1)工程开工/复工报审表2)施工组织设计(方案)报审表3)分包单位资格报审表4)报验申请表5)监理工程师通知回复单6)工程材料/构配件/设备报审表7)工程竣工报验单8)监理工程师通知单9)工程暂停令10)旁站监理卡分包(采购)过程1)项目外委申请表2)供方情况及评定表3)采购文件评审表后期服务过程现场工作记录QM-B08-D01顾客财产控制过程1)顾客财产登记表2)外部技术资料验证记录QM-B03-D04不合格品控制过程不合格品控制记录QM-B09-D01文件及记录控制程序修改码：C0-55-附录B质量管理体系运行过程主要记录表B 过程名称质量记录名称质量记录类别号管理评审过程1)管理评审会议签到记录2)管理评审会议记录3)管理评审报告4)管理评审改进措施跟踪记录QM-B01-D01QM-B01-D02QM-B01-D03QM-B01-D04文件及记录控制过程1)质量管理体系文件发放记录2)文件修改、换版、作废通知单3)文件修改记录4)外部技术资料验证记录QM-B03-D01QM-B03-D02QM-B03-D03QM-B03-D04内部审核过程1)内审记录2)不合格项报告QM-B10-D01QM-B10-D02数据分析过程1)勘察设计成品质量等级及综合评定统计表3)勘察设计成品质量等级汇总表3)勘察设计变更汇总表4)产品质量顾客评价表5)现场服务质量顾客评价表6)供方产品质量等级汇总表QM-B11-D01QM-B11-D02QM-B11-D03QM-B11-D04QM-B11-D05QM-B11-D06纠正和预防措施控制过程1)质量信息卡2)纠正和预防措施记录QM-B18-D01QM-B18-D02。