会议的筹划讲义与管理
会议筹划与管理02
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4、会议策划步骤 预计召开会议的日期 会议预计召开几天 打算在什么地方召开会议 会议形式或者程序是什么 需要多大的会场 以前开过这样的会议吗？结果如何 将有多少人到会 会议预算是多少 与会者对费用开支很在意吗 打算选用什么级别的酒店和设施
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
元素二：会议的几个要领
• 一、明确会议的目标。 • 1、会议目标的设定的要求。会议目标必须 用书面列明。会议目标必须切合实际。会 议目标必须具体而且可以衡量。 • 2、确定会议目标。 • 3、就会议目标达成共识。 • 4、对会议目标进行评估。
• 二、选择合适的与会者。 • 1、谁该参加会议 • 2、与会者的选择。对会议目标实现有潜在 贡献的人。能够因参与会议而获得好处的 人。 • 与会者的构成与结构。
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2、会议筹划者的任务 一般来说，会议策划人需要做以下工作： 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 ； 制定会议议程； 了解可供使用的场所和设施情况； 选择或提议合适的场所； 检查并比较各项设施； 安排交通事宜 ； 协调会务工作人员的活动； 招收、培训会务人员和广告人员； 制定可行预算或按既定预算安排有关工作； 确定各项工作的时间安排； 视察选定的场所和设施； 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）； 确定印刷公司； 安排食品、饮料有关事宜； 讨价还价； 同会议发言人和各位贵宾进行联系；
• 3、会议策划项目 • 会议策划应该包括以下项目： • 主题；标志和横幅；会场装饰方案；休息室装饰； 视听效果；演示方案；现场指导排练；开幕式媒 体；闭幕式媒体；礼品；会议通知；邀请信；会 议文件编制；节目脚本准备；物品运输；技术支 持；人员和供应商协调；制作安装；会务组织； 会址选择；代表注册；饭店预定；服务商协调； 申请许可；餐饮；住房分配；娱乐；休闲活动； 会前会后旅游；特殊活动；车辆导游；机票预定； 会间旅游；专业参观。
会议的筹划与工作管理
会议的筹划与工作管理会议的筹划与工作管理一、引言会议是一种重要的社交活动，对于企业和组织来说，会议的筹划与工作管理是确保会议顺利进行和取得预期效果的重要环节。
本文将从会议筹划和会议工作管理两个方面进行探讨。
二、会议筹划会议筹划是指在会议召开前，对会议的目的、内容、形式、时间地点、参会人员等进行合理规划和安排。
下面是会议筹划的几个关键步骤：1.明确会议目的和内容会议召开的目的是为了解决某问题、协调各方利益、传递信息等。
筹划会议前，需要明确会议的目的和内容，确保会议的议题能够达到预期效果。
2.确定会议形式和方式会议可以分为大型会议、小型会议、研讨会等不同形式，根据实际需求选择合适的形式。
同时，会议的召开方式可以包括线下会议和线上会议，根据实际情况选择适合的方式。
3.确定会议时间和地点会议的召开时间和地点需要提前确定，确保参会人员能够及时安排时间参加会议，并提供适合的会场设施。
4.确定参会人员名单确定参会人员名单是会议筹划的关键环节，需要根据会议的目的和内容，确定参会人员的身份，确保会议的参与者能够对会议的议题有足够的影响力和决策权。
5.制定会议议程和计划会议议程和计划是会议筹划的基础，需要明确会议的主要议题和讨论的重点，合理安排会议时间，确保会议能够在规定的时间内完成。
三、会议工作管理会议工作管理是指在会议召开期间和会后，对会议的组织、协调和总结等工作进行有效管理。
下面是会议工作管理的几个关键环节：1.组织会议准备工作会议召开前，需要组织相关人员对会场进行布置，准备会议所需的设备和资料，确保会议的进行顺利。
2.会前沟通和确认会前需要与参会人员进行沟通，告知会议的时间、地点和议程等信息，以及会议所需准备的材料和报告，并确认参会人员是否能够按时参会，并核实是否有特殊需求。
3.会议现场管理会议期间，需要确保会场的秩序，主持人要合理控制会议的进程，确保每个议题都能得到充分讨论和决策。
同时，需要有专人负责记录会议的重要内容，并提醒参会人员关注会议的重点。
工作中的会议安排与会务管理
工作中的会议安排与会务管理一、引言会议是组织内部沟通和协调工作的重要方式，而会议安排与会务管理的效率和质量直接关系到会议的效果。
本文将从准备会议、会务管理和会后总结三个方面，探讨工作中的会议安排与会务管理的重要性和方法。
二、准备会议1.明确会议目的：在召开会议前，明确会议的目的和主题，确定会议的目标和预期结果，以便为会议的组织和参与者提供清晰的指导。
2.确定会议时间和地点：根据参会人员的日程安排和会议内容的重要性，合理安排会议的时间和地点，以确保参会人员能够充分参与并提高会议的效果。
3.制定议程：制定详细的议程，明确每个议题的时间安排和讨论重点，确保会议的内容紧凑、有序，并充分利用时间。
4.邀请参会人员：根据会议的目的和议题确定参会人员，并及时发出邀请函或通知，提醒参会人员准备相关材料和准时参会。
5.准备会议资料：根据会议议程和目的准备相关资料，并提前发送给参会人员，使其有足够的时间进行阅读和准备。
三、会务管理1.会议室布置：根据会议的规模和形式，合理布置会议室，保障参会人员的舒适度和视听效果，如确保投影设备和音响设备正常运行、会议桌椅的合理摆放等。
2.参会人员签到：会议开始前，设立签到处，用于记录参会人员的到场情况，并发放相关资料和胸牌，便于参会人员互相辨认和交流。
3.会议服务：提供与会务相关的服务，如茶水、饮料、点心等，同时确保会场的环境卫生和空气流通，使参会人员能够在舒适的环境中进行会议。
4.会议记录：聘请专业人员进行会议记录，准确记录会议的讨论内容、意见和决策，及时整理成会议纪要，并发送给参会人员，以便参会人员对会议结果进行复盘和跟进。
四、会后总结1.会后反馈：从主持人、参会人员和会务管理人员等多个角度，收集会议的反馈意见和建议，以评估会议的效果和改进的空间。
2.总结会议成果：归纳和总结会议的讨论和决策成果，并将该成果与相关人员进行共享和传达，确保会议的效果能够落地和实施。
3.遗留问题跟进：针对会议中存在的遗留问题，及时进行跟进和解决，避免会议的纪要成为一纸空文。
会议的筹划与管理
会议的筹划与管理会议是组织与管理活动的重要方式之一，它是信息交流、经验分享和决策制定的重要平台。
筹划与管理一场成功的会议需要考虑多个方面，包括会议主题、日程安排、参会人员、场地选择、预算等。
本文将从筹划和管理会议的几个重要方面进行详细介绍。
首先，会议主题的确定是筹划会议的首要任务。
会议主题应该紧密围绕着组织的核心目标和需要解决的问题，以确保会议的目标明确。
主题确定后，就可以进一步确定会议的参会人员、演讲嘉宾和演讲内容等相关细节。
此外，主题也应与会议的时间和地点相匹配，以便吸引更多与会者。
其次，会议的日程安排是会议筹划与管理中的重要环节。
日程安排应考虑到不同议题的讨论和演讲所需的时间，以及参会人员的休息和交流时间。
此外，还应考虑到会议期间可能出现的突发事件，保留一定的时间来应对。
一份合理的日程安排可以帮助会议的顺利进行，使与会者能够更好地利用时间，达到高效的会议效果。
第三，参会人员的管理是会议筹划与管理中的重要环节。
正确选择参会人员可以确保会议的质量和效果。
参会人员应涵盖相关领域的专家和学者，以确保会议的专业性和权威性。
为了方便与会者的参会报到和注册，需要建立一个完善的参会人员管理系统，包括预先确认与会者的身份和联系方式，提供在线注册和支付费用的方式，以及提供会议资料和相关信息的途径。
此外，还应制定明确的参会人员行为准则，以确保会议秩序的正常进行。
第四，场地选择是会议筹划与管理中的重要环节。
会议场地应根据与会人数和会议规模进行选择，以确保会议的效果和舒适度。
场地的选择还应考虑到与会人员的交通便利性和住宿条件，以及与会者的用餐需求。
在选择场地时，还应考虑到场地设施的完备性，如投影设备、音响系统、无线网络等，并与场地管理方进行充分沟通，提前安排好会议场地准备工作。
最后，预算管理是会议筹划与管理中的重要环节。
预算的制定应考虑到会议的规模和需要，包括场地费用、演讲嘉宾费用、住宿费用、餐饮费用和会议资料费用等。
高效会议筹划与管理
联系电话: 主要输入：
参加人：
列席人：
主要输出：
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（2）会议议程规划书
严肃说明会议纪律与规则 排列会议主题与焦点问题 议题重点突出、简洁明快 编排好每个议题的逻辑顺序关系 确定会议主席、主持和发言人 标定发言人的发言主题与时间 提示：提示：重要议题尽早进行
争议问题特殊安排 议程与发言时间以“分钟”为单位划分清楚
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会议制约因素与改善
2）地点不适宜：大小 嘈杂 设施
改善地点尽量设置在一个安静的场合、 封闭的环境，最好围着圆桌进行
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会议制约因素与改善
3）主持少经验：废话太多 缺乏影响力 不能引导议程和调动气氛
改善：充分准备、提前到场 精神饱满、准时开始 点明目标、宣布规则 紧扣主题、引导发言 议程井然、形势掌控
1）能言善辩的人
应对方策
炫耀表现、争功诿过 充满激情、倍感兴趣 垄断讲话、能言善辩 东拉西扯、信马由缰 旁征博引、偏离主题 独霸时间、侃侃而谈
幽默提醒、建议节制 停顿插断、动作制止 限定时间、轮流发言 转移话题、选人劝止 偏题延后、切题讨论 调动群众、总结归纳
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常见个性与麻烦之对策
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会议制约因素与改善
4）参会太盲目：通知太突然 事先没准备 目的不明确 内容不清楚
改善：详读议程表、提前准备好 为议题贡献、因探讨收获 发言有准备、解释要精准 深思熟虑：先动脑子再动嘴 扬长补短：反观内造多学习
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会议制约因素与改善
5）发言没技巧：言未及之而言 言而及之而不言 未见颜色而言 时机不合适
15：00-15：20 分组讨论《问题分析与解决》《目标执行与支持》
15：20-15：30 茶歇
第二章会议策划《会议管理》PPT课件
目标。
➢ 对会议策划来说，组织协调是必需的，而且是能否顺利开展工
作的前提条件。只有具备了较强的组织协调能力，才能有效地
安排各项工作，使每个岗位都有人承担相应的工作。
2.2 会议策划的内容
2.2.4 会议策划中组织协调
➢
是指组织人们去完成组织目标的能力，它是领导者成功有效
地完成工作的必备能力。协调，是一种行为状态，字面上的解释就是
2.1 会议策划概述 2.1.2 会议策划的特点
2.1 会议策划概述 2.1.2 会议策划的特点
(三) 计划策定功能 (一) 竞争功能
(二) 决策保证功能
(四) 预测未来功能
(五) 策划的管理 创新功能
2.2 会议策划的内容 2.2.1 确定合适的主题
➢ 人们在从事文学创作时，总是喜欢把主题看成是作品的灵魂、
CHAPTER
TWO
第二章会议策划
2.1 会议策划概述
2.1.1 会议策划的含义
策划一词最早出现在《后汉书·隗器传》中“是
以功名终申，策画复得”之句。策最主要的意思是指计谋，划
指设计，意思为处置、安排。策划在《辞源》中解释作“策书、
筹谋、计划、谋略”。由此可见，策划是一种程序。
它就是为了使会议取得预期的目标，从而进
双向沟通的过程，因此正确选择传播媒介是使活动取得成功的重要一
环。
➢
创意、新颖、富有独特性和个性，
有意境感和吸引力。
2.3 会议策划的工作流程
按会议策划的工作进程来分，会议策划工作可分为四个阶段：
(1)明确会议目 标 (2)调查研究， 收集信息
(1)分析材料 (2)设计方案
2.3.1 确定目标 进行调研
议题时间不宜过长，应
会议的筹划与管理知识介绍
会议的筹划与管理知识介绍会议筹划与管理知识介绍导言：会议是组织之间交流和合作的重要方式，对于一个组织的运作和发展起到至关重要的作用。
然而，要成功举办一场会议并确保其达到预期的效果，需要进行细致的筹划与管理。
本文将介绍会议的筹划与管理知识，包括会议筹备阶段的目标与需求分析、日程安排与场地选择，会议实施阶段的组织与控制，以及会议后的总结与评估。
一、会议筹备阶段1. 目标与需求分析在筹备一场会议之前，首先要明确会议的目标和需求。
明确会议的主题和目标，确定参会人员的范围和数量，明确讨论的议题和内容，以及制定会议的主要任务和计划等。
只有明确了目标和需求，才能确保会议的顺利进行和达到预期的效果。
2. 日程安排与场地选择在确定会议的目标和需求之后，下一步是制定会议日程安排和选择合适的会议场地。
根据会议的目标和议程，制定详细的日程安排，包括开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等环节。
同时，要根据参会人员的数量和需求选择合适的会议场地，确保场地的容纳能力、设施设备的完善和交通便利等因素。
3. 参会人员邀请与注册确定会议的目标和需求、制定详细的会议日程之后，下一步是邀请参会人员并进行注册。
根据参会人员的身份、职务和专业背景等要求，通过电子邮件、电话、传真等方式向其发出邀请函，并提供注册方式和参会费用等必要信息。
同时，制定参会人员的注册表和名单，确保及时准确的统计参会人数和参会者的信息。
二、会议实施阶段1. 组织与控制在会议实施阶段，组织和控制是关键。
首先要确保会议的顺利进行，如按照日程安排、组织开幕式、主题演讲和分组讨论等环节。
在会议期间，要及时调整和协调各项工作，确保会议的顺利进行。
同时，要提供必要的支持，如会议材料的发放、设备的维护和安全的保障等。
2. 沟通与协调在会议期间，沟通和协调是非常重要的。
要保持与参会人员之间的良好沟通，及时解决问题和应对意外情况。
同时，要加强与会议团队之间的协调和合作，确保各项工作的顺利进行。
会议策划与会议管理
会议策划与会议管理会议策划与会议管理一、前期准备1.确定会议目标：明确会议目标是会议策划的首要任务。
会议目标应该明确、具体、可衡量。
根据会议目标确定会议的内容、形式和规模。
2.组建策划团队：策划团队由会议主办方精心组织。
策划团队应该包括会议主持人、秘书长、会务经理、会场布置设计师等。
3.制定会议日程：根据会议目标确定会议的日程安排，明确会议的起止时间、议程内容和活动安排。
日程安排应该合理安排会议时间，确保充分利用时间，提高会议效率。
4.确定会议场地：会议场地是会议成功与否的关键因素。
根据会议的规模和参会人数确定会议场地，确保场地设施齐全、交通便利。
同时要预留充足的会议空间，保证参会人员的活动自由。
5.拟定会议预算：明确会议的经费来源和支出内容。
根据会议规模和活动安排预估会议费用，包括会议场地费用、设备和材料费用、食宿费用、交通费用等。
6.确定会议宣传方式：根据会议的特点和目标群体，确定会议宣传方式。
可以利用媒体宣传、宣传册、电子邮件、社交媒体等多种方式进行宣传。
二、会议执行1.会议前安排：会议前应对会议日程进行排期，安排好每个议程的时间和议程的参与人员。
同时确定好会议的人员使用设备和技术支持。
2.会议现场布置：根据会议的主题和目标，设计会议现场布置。
应根据会议的内容和形式选择合适的布置方式，包括会议桌椅摆放、标识设置、音响设备等。
3.会议主持：会议主持人应掌握会议议程，确保会议顺利进行。
要准备好会议开场白，确保会议开始时氛围热烈和秩序井然。
4.会议记录：会议记录人员要确保对会议内容进行准确记录，包括会议议程和重要意见建议。
要及时整理会议记录，方便后续的会议总结和决策。
5.会议讲演：会议讲演者要准备好演讲稿，确保演讲内容具有说服力和逻辑性。
要与会议主题紧密结合，推动会议议题的讨论和决策。
三、会议后总结1.会议总结报告：根据会议记录和议程安排，进行会议总结报告。
总结报告要包括会议的主要议程内容、参会人员的意见建议以及会议结果。