第09讲 会议的筹划与管理
会议筹划与管理术语
会议筹划与管理术语会议筹划与管理是指为了完成特定的目标而组织和管理会议的过程。
在这个过程中涉及到许多专业术语，下面将介绍一些常见的会议筹划与管理术语。
1. 会议主题（Conference Theme）：会议的主要内容或焦点。
会议主题应该与会议的目标和参与者的需求相符合。
2. 会议目标（Conference Objective）：会议筹划的目的和目标。
会议目标可以包括知识传播、经验交流、合作伙伴寻找等。
3. 会议议程（Conference Agenda）：会议的日程安排。
会议议程应包括会议的具体内容、时间和地点等信息。
4. 会议场地（Conference Venue）：举办会议的地点。
会议场地应具备较好的设施和服务，并能满足参与者的需求。
5. 参会人员（Conference Participants）：参加会议的人员。
参会人员可以是会议组织者、演讲者、观众等。
6. 注册（Registration）：参加会议的人员需要提前注册。
注册可以通过线上或线下方式进行，以确保参会人员的信息完整和准确。
7. 演讲者（Speaker）：在会议上进行演讲或报告的人员。
演讲者应具备相关的专业知识和经验，并能够向参会人员传递有价值的信息。
8. 主持人（Moderator）：负责主持会议的人员。
主持人应具备良好的沟通和组织能力，能够确保会议的顺利进行。
9. 幻灯片（Slides）：演讲者在会议上使用的视觉辅助工具。
幻灯片可以包括文字、图片、图表等内容，帮助参会人员更好地理解演讲内容。
10. 展示区（Exhibition Area）：会议场地中用于展示产品或服务的区域。
展示区为参会人员提供了与供应商交流和合作的机会。
11. 接待（Reception）：会议开始前或结束后举办的欢迎活动。
接待活动可以为参会人员提供社交和交流的机会。
12. 合作伙伴（Partnership）：会议组织者与其它组织之间建立的合作关系。
合作伙伴可以提供资金、资源或专业知识等支持。
公司行政管理中的会议组织与会务安排
公司行政管理中的会议组织与会务安排作为公司行政管理的重要组成部分，会议组织与会务安排扮演着至关重要的角色。
一个高效的会议能够提高员工沟通交流能力，促进团队合作，进而推动公司的发展。
本文将从会议组织、会议流程和会务安排三个方面详细探讨公司行政管理中的会议组织与会务安排。
一、会议组织在公司行政管理过程中，会议组织是一项非常重要的工作。
有效的会议组织需要提前做好充分准备和细致安排。
以下是一些关键步骤和注意事项：1.明确会议目的和议程：在召开会议之前，明确会议的目的和议程是至关重要的。
会议目的要明确，具体的议程可以确保会议的高效进行。
通过提前向参会人员发放议程，可以使每位与会者了解会议内容，准备相应的材料和意见。
2.选择适当的时间和地点：选择适当的会议时间和地点可以保证参会人员可以准时参加，并有一个舒适的环境。
在选择会议时间时，要尽可能避免与其他重要活动的冲突，确保参会人员的参与度。
3.邀请参会人员：根据会议目的，确定参会人员的范围，并提前向他们发出会议邀请函。
邀请函应该包括会议的时间、地点、议程和所需准备的材料等信息，以便与会者提前做好准备。
4.准备会议材料和设备：提前准备好会议所需的材料和设备是很重要的。
这些包括会议文件、会议室预订、音频和视频设备、投影仪等。
确保这些设备正常运行，并提前测试，以防出现技术故障影响会议进行。
二、会议流程会议流程是会议组织中的另一个重要环节。
一个合理的会议流程可以确保会议的高效进行，达到预期的效果。
以下是一些常见的会议流程步骤：1.开场白：会议开始前，主持人应该做一个简短的开场白，介绍会议的目的和议程，并提醒与会者注意事项。
2.议程讨论：根据会议议程逐一讨论各项议题。
主持人应该把握好会议的时间，让每个议题都有充分的时间进行讨论。
3.参与互动：鼓励与会者积极参与讨论，提出自己的见解和意见。
可以采用小组讨论、小组活动等形式，激发与会者的思维和创造力。
4.决策和总结：在会议结束前，对每个议题做出决策，并总结会议的主要内容和行动计划。
会议运营管理
会议运营管理会议运营管理是指通过合理的组织和运营管理手段，将会议活动从筹备阶段到结束阶段进行有效的规划和执行，以确保会议顺利进行并达到预期的目标。
本文将从会议筹备、会议执行和会议总结三个方面介绍会议运营管理。
一、会议筹备阶段会议筹备是会议运营管理的重要步骤之一，它包括确定会议主题、确定会议目标、确定会议日期和地点、制定会议日程和议程、邀请参会人员等。
首先，确定会议主题是会议筹备的重要步骤。
会议主题应与参会人员的关注点和需求相匹配，能够吸引更多的参会人员参加。
其次，确定会议目标是会议筹备的关键。
会议目标应明确、可量化和可达成，并与会议主题相一致。
只有设定明确的目标，才能有计划地组织会议。
然后，确定会议日期和地点。
会议日期应合理安排，避免与其他重要活动冲突。
会议地点应符合会议规模和需求，提供良好的会议环境和设施。
接下来，制定会议日程和议程。
会议日程是指会议的时间安排和流程安排，包括开幕式、主题演讲、分组讨论等项目。
会议议程是指会议的内容安排和讨论内容，确保会议内容的连贯性和专业性。
最后，邀请参会人员。
根据会议主题和目标，邀请相关行业的专家、学者和从业人员参会，确保会议的专业性和影响力。
二、会议执行阶段会议执行是会议运营管理的核心环节，它包括会议组织、会议服务和会议控制等方面的工作。
首先，在会议组织方面，需要提前到会议场地进行设备的调试和布置，确保各项设施和设备的顺利运行。
同时，要安排专人负责参会人员的接待和指引工作，确保会议开始前的准备工作有条不紊。
其次，在会议服务方面，要提供高品质的服务。
包括提供优质的茶点和餐饮服务，提供专业的翻译和同声传译服务，提供会议材料和礼品等。
这些能够增加参会人员的满意度，提升会议的形象和效果。
然后，在会议控制方面，要确保会议的顺利进行。
包括掌握会议的进展情况，及时调整会议的议程和日程，解决参会人员的问题和需求，维护会议的秩序和安全。
三、会议总结阶段会议总结是会议运营管理的重要环节，通过总结会议的成果和问题，为下一次会议的改进提供借鉴。
会议统筹与协调技巧
会议统筹与协调技巧在工作和生活中，会议是一种常见的组织形式，能够集结各方人员，推动工作进展，协商解决问题。
然而，要使会议达到预期的效果，需要有一个良好的统筹与协调过程。
本文将介绍一些会议统筹与协调的技巧，帮助读者更好地组织会议。
一、明确会议目标在组织会议之前，首先要明确会议的目标以及预期达到的效果。
明确目标有助于确定会议的议程安排和会议的参与人员，确保会议的有效性和效率。
例如，如果会议是为了讨论一个具体的问题并做出决策，那么将需要邀请相关的决策者和专家参与，并且明确提供与讨论相关的资料和信息，以便参与者做出明智的决策。
二、制定议程安排议程安排是会议顺利进行的基础。
在制定议程安排时，应该充分考虑会议的主题、目标和时间限制。
议程应该明确列出每一个讨论议题的时间安排，以及每个议题需要达到的目标。
这有助于确保会议的讨论有条不紊、高效，并按时结束。
此外，议程还应该考虑到参与者的精力和注意力，适当地安排休息和活动时间，以便维持参与者的积极性和专注度。
三、充分准备和沟通在组织会议之前，主持人应该进行充分的准备工作。
事先将议程和相关资料分发给参与者，让他们有足够的时间阅读和准备。
如果有需要，主持人可以提前和一些重要的参与者进行沟通，了解他们的观点、意见和关注点，以便在会议上更好地引导和协调讨论。
此外，主持人还应该提前准备好会议所需的设备和材料，确保会议的顺利进行。
四、灵活应变和协调在会议进行过程中，可能会出现一些意想不到的情况和意见冲突。
主持人需要有灵活的应变能力和协调能力，及时调整议程安排并引导讨论。
当出现意见冲突时，主持人应该倾听各方的观点，公正地引导讨论，帮助参与者找到共同点，并尽可能达成共识。
此外，主持人还应该注意时间管理，确保每个议题都能在规定的时间内得到充分的讨论。
五、促进参与和反馈一个成功的会议需要有全体参与者的积极参与和贡献。
主持人应该营造一个开放、尊重和鼓励参与的氛围，鼓励参与者提出问题、表达观点，并做出贡献。
高效会议的组织与筹划
日本的会议 管理
倍×2×开会人数×会议时间（小
时）。公式中平均工资所以乘3， 是因为劳动产值高于平均工资； 乘2是因为参加会议要中断经常 性工作，损失要以2倍来计算。 因此，参加会议的人越多，成本 越高。有了成本分析，大家开会 态度就会慎重，会议效果也十分 明显。
第二章
会议为什么低效
会议为什么低 效？ 《哈佛商业评论》05年
没有严格按 照会议的议 程进行
未能很好地围绕 主题进行讨论或 发言，出现闲谈 或跑题现象。
未能很好地控 制时间，如未 能及时开始或 拖沓、冗长，
与会者相互间争 吵的厉害，未能 很好地尊重相互 的意见，甚至出 现人身攻击的现
议而不决， 没有形成有 效的决策。
3
会议后缺乏跟踪
会议结束后，未对 形成的决策或待完成的 工作指定责任人、时限 并进行追踪，这样的
公元前 681 年，齐桓公召
集宋、陈、蔡、邾四国，在北 杏会盟，首开国际会议的先河。 随着齐国国力和国际地位的逐 渐升高，齐国召开的国际会议 的频率和规模也越来越高。因 此，齐桓公也被誉为是“文山 会海”的祖师爷。
中国的会有多 少 整个世界在某种程度上说是 一个时时处处充满会议的世界。 中国的会有多少？从中央到地方 一年要开多少会？这是一个无法 统计的数字。 《现代快报》2005年7月9 日报道了来自会议市场上的信息： 1999年， 北京只有一二百家服 务于会展的专业公司，而2005年 竟达到4000家以上。会议养活了 如此之多的服务公司，形成了滋 生腐败的温床。2011年，中国首 个《中国会议蓝皮书》在京发布， 蓝皮书指出，目前我国每年举办 的各种会议多达几千万个，年均
1
会议前缺乏准备
没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦 克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签 到表等。
会议安排管理制度合理安排会议时间和地点确保会议顺利进行
会议安排管理制度合理安排会议时间和地点确保会议顺利进行会议安排管理制度一、背景介绍会议在组织中起着至关重要的作用，是信息交流、决策制定和团队沟通的重要平台。
然而，糟糕的会议安排不仅会浪费时间，还可能导致参会人员的不满和效率低下。
为了建立合理的会议安排管理制度，我们需要确保会议时间和地点的合理安排，以确保会议的顺利进行。
二、会议时间的合理安排1. 提前确定会议时间在安排会议之前，应提前确定会议召开的时间。
这对于与参会人员协调时间表非常重要，避免与其他重要事项冲突。
定期召开的会议可以根据团队的需求，例如每周、每月或每季度召开，以确保信息的及时传递和决策的高效制定。
2. 合理控制会议时长会议的时长要合理控制，在给定的时间内完成议程的所有内容。
过长的会议往往会使参会人员疲惫和注意力不集中，因此，在制定议程的同时，要根据议题的重要程度和讨论的深度来合理安排每个议题的时间。
如果遇到时间不够的情况，可以将一些次要议题移至下次会议讨论，以确保会议的高效进行。
3. 考虑不同时区的参会人员如果会议涉及到来自不同时区的参会人员，要考虑到他们的时间差异，尽量选择适合所有参会人员的时间。
这可以通过与参会人员提前协商，以选择最合适的时间来实现。
三、会议地点的合理安排1. 根据会议规模选择合适的场地会议的规模决定了所需的场地大小。
对于小型会议，可以选择办公室内的小会议室。
而对于大型会议，可能需要在酒店会议室或会议中心等场地进行。
确保会议场地的大小和设施能够满足与会人员的需求，并且便于沟通和交流。
2. 考虑参会人员的位置和交通便利性选择会议地点时，还要考虑参会人员的位置和交通便利性。
选择靠近参会人员所在区域的地点，可以减少他们的交通时间和不便之处。
此外，要确保会议地点具有良好的交通条件，方便参会人员的到达。
3. 提供必要的会议设备和服务除了会议场地，还要提供必要的会议设备和服务，以确保会议的顺利进行。
例如投影仪、音响设备、白板等，以及提供咖啡、茶水和餐点等会议服务。
高效会议的组织与管理
高效会议的组织与管理在日常工作中，举行会议是一种非常常见的沟通方式。
然而，由于一些不恰当的组织和管理，很多会议变得低效无用，甚至浪费了参与者的时间和精力。
本文将从准备会议议程、设置明确目标、合理安排时间等方面，探讨如何进行高效的会议组织与管理。
一、准备会议议程在召开会议之前，制定清晰的议程是至关重要的。
首先，明确确定会议的主题和目的。
这样可以确保会议的讨论内容和方向与会议目的一致，避免偏离主题。
其次，根据会议主题制定详细的议程，按照时间顺序列出讨论的各个议题和预计花费的时间。
这将帮助参与者了解会议的整体安排，提前做好准备。
二、设置明确目标每个会议都应该有明确的目标，确保所有与会人员都知道会议的目的和预期结果。
这可以通过在会议开始前明确说明目标和预期结果来实现。
在会议进行过程中，会议主持人需要时刻关注会议目标是否得到实现。
如果发现偏离了会议目标，要及时调整议程或提醒参与者重新聚焦。
三、合理安排时间高效会议需要合理安排时间，确保会议不会拖延过长，浪费与会人员的时间。
在制定议程时，要根据不同议题的重要性和复杂度合理安排时间。
对于重要议题，可以给予更充足的时间进行详细讨论；而对于次要议题，可以简洁明了地进行总结。
此外，在会议中要严格按照议程进行，及时控制发言时间和限制讨论范围，以保证会议的高效进行。
四、明确参与者角色在会议召开前，要明确每个人的角色和职责。
每个参与者都应该明确自己在会议中扮演的角色，知道自己的职责和任务。
通过这种方式，可以避免会议中责任不清、效率低下的情况。
会议主持人应该在会议开始时向参与者概述各自的角色，以便大家更好地配合工作。
五、促进参与者积极参与高效会议需要参与者积极参与讨论和决策。
会议主持人可以通过提问、表彰表现出色的参与者以及鼓励交流，激发参与者的积极性和热情。
此外，也可以在会议中设立小组讨论环节，让参与者分组进行深入讨论和交流，提高会议的参与度和讨论质量。
六、建立明确的决策机制会议的目的之一是为了做出决策。
会议管理 (概念,会前中后工作)
会议管理——会议概述会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批 关。
要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。
会议审批还应遵循 “一支笔”的原则。
会议管理——会前筹备拟订会议议程、 一、 拟订会议议程、日程 （一）会议议程和会议日程的内容及作用 1、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排， 会议主持人要根据议程主持会议。
会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程 显示出来。
大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告； 分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和 与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺 序计划，即获得有效信息。
会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2、安排各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、决定会议讨论形式 （三）会议日程的编制方法 1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议 议程顺序的明确规定。
2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到 会和退席。
5、 保密性较强的议题，一般放在后面。
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会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
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会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
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会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
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3、越是没有本领的就越加自命不凡。 20.9.19 00:50:2 000:50 Sep-201 9-Sep-2 0
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4、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的 错儿。 00:50:2 000:50: 2000:5 0Saturday, September 19, 2020
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5、知人者智，自知者明。胜人者有力 ，自胜 者强。 20.9.19 20.9.19 00:50:2 000:50: 20Sept ember 19, 2020
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安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
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做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
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小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
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会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 的实施
出席人 盖章 特别事项
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
8
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
5
委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降顺序就坐
14
15
16
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
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安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
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一杯香茶可赢得交易机会
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角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
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点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
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会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
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会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
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会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档
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给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
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给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
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6、意志坚强的人能把世界放在手中像 泥块一 样任意 揉捏。 2020年 9月19 日星期 六上午1 2时50 分20秒0 0:50:20 20.9.19
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7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 20年9 月上午1 2时50 分20.9.1 900:50 September 19, 2020
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有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
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上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
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上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
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印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
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1、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。20.9. 1920.9. 19Saturday, September 19, 2020
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2、阅读一切好书如同和过去最杰出的 人谈话 。00:5 0:2000: 50:2000 :509/1 9/2020 12:50:20 AM
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
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会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
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签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
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游戏：会议排座
8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20年9 月19日 星期六1 2时50 分20秒0 0:50:20 19 September 2020
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9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 12时50 分20秒 上午12 时50分 00:50:2 020.9.1 9
• 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。9/19/2
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
020 12:50:20 AM00:50:202020/9/19
• 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。9/19/2
谢 谢 大 家 020 12:50 AM9/19/2020 12:50 AM20.9.1920.9.19