1档案管理学第一章档案概论
基础教育部 齐家福 教授
1
导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
第一章 文书与档案概论
D、保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不 能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）； 图书基本上是公开发行，不需要保密。（但并不 排斥有些“内部交流”之类）。 E、形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，而 图书主要是一本本装订完好的。 2、档案与文物 （1）文物的定义 文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的 遗物。 （2）大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古 文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都 是文物。
第一章 文书与档案概论
“甲骨”是指龟甲和兽骨。甲骨档案，
商代较多。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
“金石档案”的“金石”是指金属和石头。
金文档案主要在商周。 春秋战国时期，特别是春秋以后，有些重要 的记载和规定，刻在石头上。
第一章
文书与档案概论第一章 文书与源自案概论第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
文字画和图画文字是不同的。图画 文字是在文字画基础发展出来的，图画 文字与有声语言有直接联系，它记录了 语言中词的声音和意义，是文字的雏形 （或者称作原始文字）。这是一次人类 文明史上的质的飞跃。文字画没有这个 特点。
第一章 文书与档案概论
总之，档案的产生是一种历史过程，是 人类把社会记忆扩展到人的大脑之外的产物， 是随着社会记事方法的产生而产生的。 档案的产生以文字为条件，而阶级的出 现、国家的产生推动了档案的成熟发展。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
声像档案（音像档案）是指以照片、录音带、唱片、 录像带、电影片等为载体的档案。 它的特点是真实、形象、生动、直观。
一九四五年八月二十八日，毛泽东、周 恩来等在重庆机场。
1949年12月11日，中国人民解放 军第39军115师343团把五星 红旗插上镇南关（今友谊关）。
第一章 文书与档案概论
（五）档案是原始记录 这是档案区别于其他资料的主要特点和本质属性。 档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成 某项工作自然形成的。对于后人来说，它是第一手 的资料。因此，档案具有很强的凭证作用。 总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、 集中保存起来的文件 ，这是档案定义最基本的含义。
第一章 文书与档案概论 二、档案的定义
下定义最常用的方法是：属+种差。 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的， 按照一定规律保存以备查考的各种形式和载体的历 史记录。 可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保 存起来以备查考的历史记录。 为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。 除了书上的表述外，还可以有如下表述：档案是机 关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记 录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各 种方式和载体的文件。
档案的产生经历了从萌芽到形成再到成 熟的历史过程。它起源和形成于原始社会， 发展成熟于阶级社会。
第一章 文书与档案概论
二、档案的沿革 （一）档案形成的三要素 信息内容 信息记录符号 物质载体
（二）载体沿革
1、甲骨档案
2、金石档案
简牍档案 4、缣帛档案
3、
5、纸质档案 6、声像档案 7、电子档案
第一章 文书与档案概论
2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 文件是档案的基础，档案是文件的精华。
3、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后 成为档案。 文件是档案的因素，档案是文件的组合。
（四）档案的形式 档案信息的记录方式很多，载体材料也多种多样。
第一章 文书与档案概论
商——册、典
周——中
秦汉——典籍
、简牍、简策、簿书、簿子 魏晋以后——文书、文案 唐、宋以来——文卷、案卷、案牍； 明末清初——档案
第一章 文书与档案概论
（二）“档案”一词的出现 一般认为初见于清代。 1、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有 “档案”一词的使用，即“查得顺治十年四月臣 部题定档案”。 2、康熙十九年（1680年）“起居注” ： “上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档 案。” 3、杨宾《柳边纪略》（成书于1707年，康熙 四十六年）说：“边外文字，多书于木，往来传 递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档 案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然 今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”
三、档案的基本含义
（一）档案来源 形成档案的主体：Ａ、机关 Ｂ、组织 Ｃ、个人
1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案 有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。
（二）档案的形成环境 档案是在社会实践活动中直接形成的。
（三）档案是保存备查的历史记录 档案是由文件（文书）转化而来的。转化条件有三：
1、2条又称为阶级社会产物论（文字、国家条件说） 3、4条又称为原始社会产物说
第一章 文书与档案概论 关于档案的起源，主要有以下四种观点： 第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字， 用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。 第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文 字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成 了档案。 第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文 字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比 较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档 案。 第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原 始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的 档案。
第一章 文书与档案概论
简椟档案 是指以竹 片和木片 (椟)为载体 的档案。
第一章 文书与档案概论
缣帛档案: 缣帛是一种光洁细薄的丝绢，古代把重 要文件书写在光洁而细薄的丝绢上，形成了缣帛档 案。秦汉时期，纺织工业开始发展，生产出了细薄 的丝绢，由于丝绢有质地柔软轻便、书写方便、传 递轻，又可随意折叠、卷轴，易于保管、便于阅读 等特点，补救了简册档案笨重量多，不便传运、阅 读、保存的不足，所以在秦汉时期，宫廷文书、官 方文书便开始使用丝绢代替木竹，便产生了缣帛档 案。我国第一历史档案馆也藏一些明清时代的缣帛 档案。古代缣帛档案、书画，在左右或上下有木轴， 阅后沿木轴卷起来保存称为“卷”。
第一章 文书与档案概论
1、办理完毕的文件才能成为档案 正在承办中的文件不是档案，文件具有现行的 效用，档案一般是完成现行使命而留存备查的 历史文件。可以说，文件是档案的前身，档案 是文件的归宿（延伸）。
所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了 文书处理程序（是指在一个机关内部，按照制 发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一 系列环节所安排的工作顺序。 ）不能理解为一 切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才 办理完毕。情况有三：
第一章 文书与档案概论
另外，再看《档案法》上的定义。 《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民 代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第 八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。 第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的
国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
第一章 文书与档案概论
（1）文件内容要求马上办理完毕，并且已 经办理完毕。 （2）文件内容要求长期执行（办理），但 只要完成了文书处理程序也算一种，如国家 的法律、条约、契约、合同、经济远景规划 等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻 执行也算办理完毕。 （3）不需要具体办理，只需完成文书处理 程序就算办理完毕。
挥作用的规律、条件。 3、了解档案的属性、价值和作用。 4、了解档案的形式和种类。
档案管理学的图书目录
档案管理学的图书目录目录序前言第1章档案概论1．1档案的起源及沿革1．1．1档案的起源1．1．2档案的沿革1．2档案的定义1．2．1我国古代关于档案及其含义的描述1．2．2近代西方关于档案概念的描述1．2．3我国近现代关于档案概念的描述1．2．4档案的定义及其含义1．3档案的属性1．3．1原始记录性是档案的本质属性1．3．2知识性和信息性是档案的一般属性1．4档案的价值和作用1．4．1档案的基本价值1．4．2档案的作用1．4．3档案发挥作用的规律1．4．4档案发挥作用的条件1．5档案的形式和种类1．5．1国家档案全宗的含义1．5．2国家全部档案的分类第2章档案工作的内容、性质、基本原则和组织体系2．1档案工作的内容和性质2．1．1档案工作的基本内容2．1．2档案工作的性质2．2我国档案工作的基本原则2．2．1统一领导、分级集中的管理原则2．2．2维护档案的完整与安全的基本原则2．2．3便于社会各方面的利用原则2．3档案工作的组织体系2．3．1机关内部档案部门——档案室2．3．2档案馆2．3．3档案行政管理机构2．3．4档案机构之间的相互关系第3章档案的收集工作3．1档案收集工作概述3．1．1档案收集工作的内容和意义3．1．2档案收集工作的要求3．1．3档案收集工作的特点3．2机关内文件的归档3．2．1归档制度3．2．2归档工作中应注意的问题3．3档案馆的收集工作3．3．1档案馆档案的来源3．3．2各级档案馆接收档案的范围3．3．3现行机关档案的接收3．3．4撤销机关档案的接收3．3．5历史档案的征集第4章档案的整理工作4．1档案的整理工作概述4．1．1档案整理工作的含义和内容4．1．2档案整理工作的原则4．2全宗4．2．1全宗的含义4．2．2全宗构成的条件和立档单位4．2．3全宗的补充形式4．2．4全宗群4．2．5个人全宗4．3全宗内档案的分类4．3．1分类的含义和要求4．3．2分类的一般方法4．3．3年度分类法4．3．4组织机构分类法4．3．5问题分类法4．3．6分类方法的综合运用4．3．7编制档案分类方案4．3．8人物全宗内档案的分类4．4立卷4．4．1立卷工作的内容和意义4．4．2案卷的组合方法4．4．3卷内文件整理4．4．4填写案卷封面4．4．5案卷的装订4．5案卷的系统排列和编制案卷目录4．5．1案卷的系统排列4．5．2编制案卷目录4．6档号及其编制方法4．6．1档号的含义及编制原则4．6．2档号的结构及编制方法4．7立档单位与全宗说明4．7．1立档单位与全宗说明的作用4．7．2立档单位和全宗说明的内容4．7．3立档单位和全宗说明的编写方法4．8积存档案和零散文件的整理工作第5章档案的鉴定工作5．1档案鉴定工作概述5．1．1档案鉴定工作的内容和意义5．1．2档案鉴定工作的原则5．1‘3档案鉴定工作制度5．2鉴定档案的标准5．2．1决定档案价值的因素”5．2．2鉴定档案价值的标准5．3档案保管期限表5．3．1档案保管期限表的作用5．3．2档案保管期限表的类型5．3．3档案保管期限表的结构5．3．4档案保管期限表的编制5．4档案鉴定工作的组织5．4．1机关档案部门的档案价值鉴定工作5．4．2档案馆的档案价值鉴定工作5．5档案的销毁第6章档案的保管工作6，1档案保管工作概述6．1．1档案保管工作的含义6．1．2档案保管工作的任务6．1．3档案保管工作的意义6．1．4档案保管工作的基本原则6．2库房的管理6．2．1档案库房的建筑要求6．2．2档案库房及档案架(柜)的编号6．2．3档案的存放和全宗的排列6．2．4档案存放位置索引6．2．5档案代理卡6．2．6全宗卷6．2．7库房卫生6．2．8库房温湿度的控制，6．2．9档案的防光、防虫、防火、防盗·第7章档案的检索工作7．1档案检索工作概述7．1．l档案检索工作的内容7．1．2档案检索工作的意义7．2档案检索语言．7．2．1档案检索语言的含义·7．2．2档案检索语言的类型·7．3档案著录标引7，3．1档案著录标引的含义和作用7．3．2档案著录规则·7．3．3档案标引的步骤和方法7．4档案检索工具7．4．1档案检索工具的作用7．4．2档案检索工具的种类7．4．3常用检索工具的编制方法第8章档案馆(室)的编研工作8．1档案馆(室)编研工作概述8．1．1档案馆(室)编研工作的必要性8．1．2档案编研工作的内容8．1．3档案编研工作的意义8．2档案参考资料8．2．1档案参考资料的特点和种类8．2．2大事记8．2．3组织沿革8．2．4统计数字汇集8．2．5专题概要8．2．6档案参考资料的编写方法·第9章档案的统计工作9．1档案统计工作概述9．1．1档案统计工作的内容和任务9．1．2档案统计工作的意义和要求9．2档案统计工作的步骤‘9．2．1统计调查9．2．2档案统计资料的整理，9．3档案的登记9．3．1档案室的登记工作9．3．2档案馆的登记工作9．3．3档案管理部门的登记工作—9．4档案行政管理机关和档案馆的基本统计·9．4．1档案构成统计9．4．2档案利用统计9．4．3档案工作人员情况统计9．4．4档案馆建设状况统计9．4．5档案室建立情况统计第l0章档案的利用服务工作10．1档案利用服务工作概述10．1．1档案利用服务工作的含义10．1．2利用服务工作在档案工作中的地位10．1．3档案利用服务工作的要求10，2档案提供利用服务的方式10．2．1总述10．2．2开设阅览室10．2．3档案外借10．2．4制发复制本10．2．5举办展览10．2．6制发档案证明10．2．7档案咨询10．3开放档案10．3．1开放档案的含义10．3．2开放档案的意义10．3．3开放档案的要求和措施第11章人事档案11．1人事档案和人事档案工作11．1．1人事档案11．1．2人事档案工作11．2人事档案的收集和鉴别11．2．1人事档案的收集11．2．2人事档案的鉴别11．3人事档案的分类11．3．1正本材料的分类11．3．2副本材料的分类11．3．3类内档案材料的排列11．4人事档案的保管范围、转递和查阅11．4．1人事档案的保管范围11．4．2人事档案的转递11．4．3人事档案的查阅第12章会计档案12．1会计档案概述12．1．1会计档案的定义12．1．2会计档案的特点12．1．3会计档案的作用12．1．4会计档案工作12．2会计档案的收集与保管12．2．1会计档案收集工作的要求12．2．2会计文件材料的归档12．2．3会计档案的装具与排放12．3会计档案的整理12．3．1会计档案整理的内容与原则12．3．2会计档案的分类12．3．3会计档案案卷质量与调整12．3．4会计档案的编目12．4会计档案的鉴定与销毁12．乙1会计档案保管期限的确定12．4．2会计档案鉴定工作的组织领导与方法12．4．3会计档案的销毁12．5会计档案的提供利用12．5．1开发会计档案信息资源的途径12．5．2会计档案的检索工具12．5．3会计档案编研工作12．5．4提供利用会计档案需注意的问题第13章音像档案的管理13．1音像档案概述13．1．1音像档案的含义13．1．2音像档案的特点13．2音像档案的管理13．2．1唱片档案的管理13．2．2磁带录音档案的管理13．2．3照片档案的管理13．2．4磁带录像档案的管理第14章电子档案的管理14．1电子文件概述14．1．1电子文件的产生14．1．2电子文件的特性14．1．3电子文件的种类14．1．4电子文件的收集与积累14．1．5电子文件的整理与归档14．2电子档案的管理14．2．1电子档案的整理与鉴定14．2．2电子档案的保管14．2．3电子档案的提供利用第15章档案馆(室)资料与实物材料的管理15．1档案馆(室)资料工作概述15．1．1资料与资料的工作15．1．2资料的作用1；．1．3档案馆(室)藏资料的特点1；．1．4档案馆(室)资料管理工作的类型15．2档案馆(室·)资料的收集15．2．1资料收集的范围15．2．2收集资料的途径和方法15．2．3收集资料应注意的问题15．3档案馆(室)资料的管理15．3．1资料的登记15．3．2资料的分类15．3．3资料的编目15．3．4资料的保管与排架15．4档案馆(室)资料信息的开发和利用15．4．1强化资料的宣传工作15．4．2资料的提供利用15．4．3资料信息的开发15．5档案馆(室)实物材料的管理15．5．1档案馆(室)保存实物材料的原因15．5．2实物材料的分类与编号附录附录A中华人民共和国档案法附录B中华人民共和国档案法实施办法附录C档案馆工作通则附录D机关档案工作条例附录E外商投资企业档案管理暂行规定参考文献。
档案学概论(第一章)
2、这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的。档案只要 其自身存在，就没有“假”的，“假”的也是“真”的。
的，1其、内社w容e会为lc性o社m（会e或t实o社践u会s活e实t动h践e的s性e内）P容o：w、档e过rP案程o是in及t人t结e们m论在p的la社t原e会s始,实N记践e录w中。直与接自形然成 界中自然C形o成nte的nt原d始es记ign录, 1物0不ye同ar，s 如ex年pe轮rie。nce
档案与文w物el的co本me质t联o u系se：these PowerPoint templates, New
二者C在on内te涵nt上de是si最gn为, 1接0近ye的ar概s e念xp（e事rie物nc）e 。文物是有文化价值的 历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品。在逻辑 上二者的内涵有部分交叉重合。档案，尤其是重要的档案，因其既有 原始记录作用，又有突出的历史文化作用，可视为文物，并作为文物 收藏。但绝大部分文物却不能成为档案。文物所记录的历史事实的内 容信息是不清晰、不明确的。内容信息的清晰性与确定性与否是二者 之间的根本区别。档案中的“实物档案”确立的标准也是其所记录的 内容、信息的清晰性与明确性。另一必要条件是技术上的可存性。
劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档 案的本质所在。用文书等概念定义档案，存在一个逻辑错误：档案与文 书之间并非空间的属种关系，而是一种时间性的继承转化关系。凡具有 直接继承转化关系的事物之间不可能有逻辑上的属种关系。这种类型的 档案定义大都出现时间较早，是人们对档案定义认识初始阶段的产物。
档案管理学复习资料
档案管理学第一章档案概论一、绪论1、什么是档案管理学？~是研究档案管理工作基本原理、原则、技术、方法的学科。
2、学习档案管理学的重要性。
就秘书工作者业务知识结构而言，档案管理知识是不可缺少的组成部分。
首先，从机构人员编制的发展趋势来看，秘书人员和档案管理人员的工作职能将逐渐趋于一体。
其次，从信息技术发展的前景来看，秘书工作与档案管理工作的流程将难以分开，秘书工作职能将扩大到档案管理的范畴。
最后，从保证档案的质量与档案工作现代化建设的角度来说，秘书人员档案意识的具备与否也是至关重要的，而其档案意识的高低主要取决于所掌握的档案学知识多少。
3、档案管理学的学习方法：1、历史研究法2、调查研究法3、比较研究法4、案例研究法5、理论研究法4、档案管理学的学科特点：1、理论性与应用性的统一2、综合性与专业性的统一3、社会性与服务性的统一二、档案概论起源和沿革（一）起源(主要有以下4种观点)1、国家——文字——档案2、文字——国家——档案3、文字——档案——国家——有条理的档案4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案（二）沿革1、载体沿革甲骨档案金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案声像档案电子档案2、名称的沿革A、商：册；周：中；秦汉：典籍；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；B、“档案”一词，一般认为初见于清代。
3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。
复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。
三、档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了书上的表述，还可以有如下表述：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
档案管理_教案
档案管理教案第一章档案概论教学要求：使学员档案各方面基础知识有所了解第一节档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。
第二节档案的主要作用1 、机关工作的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。
档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。
否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。
2、生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。
从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。
当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。
但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。
第三节档案发挥作用的规律性1 、档案对机关的作用和社会作用的双重性2、档案机密性的递减律3、档案科学文化作用的递增律4 、实现档案价值的条件A、受社会发展水平的限制B 、受公众对档案认识水平的限制C 、受档案管理水平的限制第二章收集工作教学要求：重点掌握档案归档制度及各方面文档整理需注意的事项教学重点：各式档案类型及如何归档一、归档制度1、归档制度把档案向档案室移交，称为归档。
档案管理学重点题库
档案管理学重点题库第一章档案概论1、档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
2、档案定义的基本含义：1档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2档案是保存备查的历史文件3档案信息的记录方式和载体是多种多样的4档案是原始的历史记录3、文件转化为档案的条件：不是所有文件全都需要和可能成为档案，需要具备三个条件1办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案（自认重要：文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案4、档案的主要特点和本质属性：档案是原始的历史记录（原始性和记录性）5、档案与图书、资料和文物的区别和联系都是知识的载体，记录各种信息，也是人们有意识的作为信息储存的手段而保留起来，在这点上，它们相似。
但是档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。
作为档案保存起来的，无论常规的公文，或者是内部记录、手稿、会计账簿等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。
由于事后有用，所以才保存起来成为档案。
档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物，在这点上，与地下发掘的文物有相似之处。
文物当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。
但是，档案的形成及其性质，与文物又有所不同，文物被保存下来，当时是无意识的，而档案的最后形成，即在文件归档的时候，人们有目的的选择和保存起来以备日后查考的。
从这个意义上讲，档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品，它是人们社会实践活动中自觉的产物。
6、档案的知识属性和信息属性：1档案是贮存和传播知识的一种形式2档案是一种重要的信息资源7、档案的一般作用：档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。
档案管理学------知识点总结
第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
《档案学概论》笔记整理
档案学概论第一章档案学概论第一节档案的起源与历史沿革一、我国档案的起源1、1947年西柏坡首次提出2、曾三新中国的第一任档案局局长（曾庆红的父亲）3、档案是怎么产生的：社会生活起源论阶级社会产物论语言不能远传、不能持久4、结绳和刻契在一定程度上记录和反映了人们的社会实践程度，它已经具备了备忘、信守、和凭证的意义及作用，从这个意义上讲，我们可以把结绳和刻契看成是我国档案事业的起源，或者叫做档案事业前身。
二、我国档案的历史沿革1、甲骨档案：殷商2、金文档案：周代冶铸在青铜鼎器上的具有记事和书史的文字称为金文档案3、简牍档案：春秋——东晋4、缣帛档案：春秋（贵族）5、石刻档案：盛行于秦6、纸质档案：汉代7、音像档案（以胶片、磁带等磁性材料为载体）8、电子文件：P42三、我国不同历史时期对“档案”的称谓商代：典、册（策）周代：中（册的省形字）——先秦时期对文书和档案的概括性称谓典、册汉以后：文书、文案、薄书唐宋：文卷、案卷、文牍、案牍明末清初：“档案”一词已被使用。
大约成书于康熙四十六年的杨宾《柳边纪略》说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也。
然今文字之书于纸，亦呼为牌子、档子矣。
”这是迄今所见最早对“档案”这一名词的说明第二节档案的定义一、定义根据我国古今各种档案的情况，以现代档案为主要对象。
给档案下这样一个定义：是历代国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，并作为历史记录保存起来的、以备查考的文字、图像、声音及其他各种记录方式和各种载体的文件材料。
二、定义的基本含义1、档案是过去或现在的机关，以及一定的个人在自身活动中形成的，档案来源于一定的形成单位，产生于形成单位的自身活动之中。
【三种类型：官方半官方/非官方个人（家族家庭）】说明：①档案直接形成于社会的活动之中，是在社会活动中自然形成的，绝非、事后编写，是档案区别于其他资料的主要特点、本质区别，注重原稿、原件、原本。
②丰富的社会实践产生了丰富的档案，决定了档案来源的广泛性，丰富的社会实践产生了按照一定来源形成的档案，这种普遍性决定了来源的广泛性，一定来源的档案必然有一定的联系。
01第一章 档案概论
档 案 管 理 学 基 础
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
（四）档案是原始的历史记录 档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映 其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的 记录性，所以档案具有很高的查考价值。 档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和本 质属性。
档案同其他类型知识载体的区别：
档 案 管 理 学 基 础
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的 在丰富的社会活动中，社会主体出于一定的需要， 往往会形成各种形式的文件。由于档案是人们有意识地 将具有价值的文件选留并保存下来的，因而档案的形式 也是多种多样的。
档案构成的两个基本因素是档案的内容和档案的载 体。也就是档案的形式包括两个方面即档案内容的载体 材料和内容的记录方式。 档案的载体形式是多种多样的。 内容的记录方式中，其一是记录内容的方法：文字 的、图像的、声音的、数码（数字）的。其二是传达内 容的文体表达方式：法律、宣言、条例、决议、命令、 通知、指示、通知、请示、条约、合同等等。
档 案 管 理 学 基 础
简 牍
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
4、缣帛档案 缣帛是古代丝织品的通称，缣帛质地优良、柔软轻便 、幅面宽广，宜于绘画书写。缣帛档案最早发现于1942年 被盗掘的长沙战国楚坟墓 。
帛 书
档 案 管 理 学 基 础
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
档 案 管 理 学 基 础
• 档案与图书 关系密切：都是信息的一种实存形态。 区别明显： 1、二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中 直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶。 2、二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录，可 供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用。而 人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。 3、二者内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同。 即档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统的知 识片段；图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这 种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后 的系统性知识。
档案管理概论第一章
概论第一章档案与档案工作第一节档案一、档案的起源与发展（一）档案的起源1. 档案起源学说主要有原始社会产物论、阶级社会产物论2. 档案的产生是以处理复杂事务为目的，以一定的物质基础为载体条件的3. 远古时期采用标记、符号、结绳、刻契、图画等记事方式，称为“助记忆时代”，可以看作档案的萌芽，档案起源的初始形态（二）档案的产生与发展1. 文字的产生和载体材料的使用是档案产生的客观条件（文字）2. 人类交流和社会管理的需要是档案产生的社会条件（社会）3. 国家的产生使得档案的产生与发展有了充分保证（国家）（三）我国档案形态的演变1. 甲骨档案：又称“卜辞”，殷商时期，我国最早的文字记录，河南安阳小屯村2. 金石档案：铭文+石刻档案，殷商、周、春秋时期，西周金文档案鼎盛，东周石鼓文最早石刻3. 简牍档案：周、春秋时期，“册”“典”是我国最早对文件和档案的称呼4. 缣帛档案：春秋战国，又称“帛书”“卷”“卷轴”5. 纸质档案：最早的纸质档案—西汉初期甘肃“放马滩纸”6. 电子档案：电子档案就是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（四）档案的词源档案作为一个词语，始见于清朝二、档案的内涵（一）档案的定义档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息（二）档案的内涵1. 档案的形成主体具有多元性2. 档案是有保存价值的文件3. 档案的实存形式是多种多样的4. 档案本质属性是原始记录性，档案的原始记录性是档案的根本价值所在（三）档案的属性1. 档案的本质属性：原始记录性2. 档案的一般属性：信息性（主要表现为原始性、回溯性）、知识性、文化性、社会性知信文社（四）档案与相关事务的联系与区别1. 档案与文件a. 文件是档案的主要来源，档案是查考价值文件的归宿，二者都来源于原始记录b. 文件不是档案的唯一来源c. 阶段不同。
文件是现行使用阶段，档案室使用完毕或告一段落的文件d. 价值不同。
档案管理学武大.pdf
档案管理学第一章绪论第一节档案管理概述一、档案管理工作的性质和特点二、档案管理的内容三、档案管理的范围四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
（一）工作性质是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。
（二）档案管理工作的特点（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；大多数档案是―孤本‖，不能随意复制；档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：阶段半现行阶段非现行阶段保存地点机关档案室档案馆价值特点参考凭证价值历史文化价值保管期限短期、长期和永久永久服务对象本机关整个社会（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
二、档案管理的内容包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。