会务分工及职责
高校教学工作会议会务组工作职责
高校教学工作会议会务组工作职责
一、工作职责
1. 组织会议前期筹备工作，包括场地布置、设备调试、物资
准备等。
2. 负责会议现场接待、签到、引导等工作，确保会议有
序进行。
3. 协助会议主持人组织会议流程，确保会议顺利进行。
4. 负责会议记录和整理会议纪要，确保会议信息的准确传达。
5.
协助会后工作，包括文件归档、物资清点等。
二、具体任务
1. 场地布置：根据会议需求，负责会场的布置，包括桌椅摆放、悬挂横幅、摆放茶水等。
2. 设备调试：负责会议设备的调试，确保设备正常运行，声音清晰。
3. 物资准备：根据会议需求，负
责相关物资的采购和准备，如纸张、笔墨、水杯等。
4. 接待工作：负责参会人员的接待工作，包括签到、引导入座等。
5. 会议记录：负责会议期间的记录工作，确保记录准确、全面。
6. 文件归档：
会后负责将会议纪要、照片等资料整理归档，确保资料完整、有序。
7. 物资清点：会后负责清点会场剩余物资，确保物资数量和种类与
记录一致。
三、工作要求
1. 团队协作：会务组成员应具备团队协作精神，分工合作，共同完成工作任务。
2. 认真负责：会务组成员应认真负责，确保各项工作质量达标。
3. 保密意识：会务组成员应具备保密意识，不泄露会议机密。
4. 及时反馈：会务组成员应及时反馈工作进度和遇到的问题，确保工作顺利进行。
会务服务管理制度(5篇)
会务服务管理制度为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会务服务工作制度如下：一、会务职责1、承担各类会议的会务工作；2、承担领导临时交办的工作。
二、会务安排会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。
三、办会程序确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：(一)文秘信息组工作细则(1)会前准备工作1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。
2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。
3、及时编制会务服务预算表。
4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。
5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工作。
6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好u盘、文具、医药箱等全部会务物资。
7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括。
设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔记本电脑插座，保证信息通道畅通。
8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。
9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。
(2)会中服务工作1、文秘信息组应提前____分钟到达会场，做好各项准备工作。
2、协助后勤保障组维持会场秩序。
配合后勤保障组进行茶水服务。
3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。
(3)会后整理工作1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。
2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。
(二)后勤保障组(1)会前准备工作1、协助文秘信息组布置会场。
2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。
2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花卉。
会务组各岗位工作职责
会务组各岗位工作职责会务组是组织和承办各类会议活动的团队，其成员在会务组内担任不同的岗位，各个岗位有着不同的工作职责。
下面是一个会务组常见的岗位及其工作职责的详细解释。
1.组长/负责人组长是整个会务组的核心，负责协调和领导整个会务组的工作。
他们的职责包括：-制定会务组工作计划和项目进度表，确保项目按计划进行。
-协调会务组成员的工作，确保每个成员都知道自己的职责和任务。
-参与会议的筹备和组织，制定会议议程和日程安排。
-与相关部门和合作伙伴进行沟通和协调，确保会议的顺利进行。
-解决会务组内部和外部的问题和困难，保证项目的顺利实施。
2.会议策划会议策划负责会议的整体策划和组织工作。
他们的职责包括：-根据会议需求确定会议的目标和主题，并确定适当的会场和日期。
-确定会议的规模和参会人数，制定会议预算。
-负责寻找和选择合适的供应商，如会场、住宿、餐饮、音响和视听设备等。
-制定会议的议程和日程安排，确定演讲嘉宾和会议内容。
-协调会议活动的各个环节，确保会议的成功举办。
3.注册/报名注册岗位负责会议参会人员的注册和报名工作。
他们的职责包括：-设计和制作参会人员的注册表和相关材料。
-确定注册费用和支付方式，并处理参会人员的支付事宜。
-跟踪和管理参会人员的注册信息，确保注册信息的准确性和完整性。
-协助与会议供应商合作，确保参会人员的住宿和餐饮需求得到满足。
-准备和分发参会人员名片和参会证件，确保参会人员顺利入场。
4.会务支持会务支持是会务组中负责提供支持和协助的岗位。
他们的职责包括：-协助会务组组长和会议策划人员，完成各项会务工作。
-负责会场布置和场地搭建工作，包括搬运和摆放桌椅、布置展示品等。
-维护会议现场秩序，协助参会人员解答问题和提供相关信息。
-确保会议所需设备的正常运行，包括音响、投影设备等。
-负责会议材料的制作和分发，如会议手册、胸卡、礼品等。
5.后勤支持后勤支持负责会议活动的后勤保障工作。
他们的职责包括：-确保会议场地的清洁和整洁，及时处理垃圾和废物。
会务员岗位职责
会务员岗位职责一、岗位概述会务员是负责协助组织和执行会议、活动等会务工作的专业人员。
他们需要具备良好的组织协调能力、沟通能力和团队合作精神，能够高效地完成各项会务工作，并确保会议活动的顺利进行。
二、岗位职责1. 策划会议活动：根据公司或者客户的需求，制定会议策划方案，包括会议主题、议程安排、场地选择、餐饮安排等，并与相关部门进行沟通协调。
2. 确定会议预算：根据会议策划方案，制定会议预算，并协调相关部门进行预算控制，确保会议活动在预算范围内进行。
3. 会议物资准备：负责会议所需物资的采购工作，包括会议资料、礼品、名牌、宣传品等，确保物资的准备充分。
4. 会议场地布置：根据会议策划方案，与场地管理方进行沟通，协调会议场地的布置工作，包括坐位布置、舞台搭建、音响设备等。
5. 参会人员邀请：根据会议的参会对象，制定邀请名单，并与相关部门进行协调，确保邀请函的发送和回复工作顺利进行。
6. 会议注册管理：负责会议参会人员的注册管理工作，包括参会人员的信息采集、签到登记、发放会议资料等，确保参会人员的信息准确完整。
7. 会议现场协调：负责会议现场的协调工作，包括会议主持、议程安排、佳宾接待等，确保会议活动的顺利进行。
8. 会后总结和评估：对会议活动进行总结和评估，采集参会人员的反馈意见，并形成会议报告，为下一次会议的策划提供参考。
三、任职要求1. 学历要求：本科及以上学历，会议、旅游、酒店管理等相关专业优先。
2. 技能要求：熟练使用办公软件，具备良好的组织协调能力、沟通能力和团队合作精神，能够承受一定的工作压力。
3. 经验要求：具备相关行业从业经验者优先考虑。
4. 语言要求：良好的中英文听说读写能力，能够进行简单的口译工作。
5. 心理素质：具备良好的服务意识和团队合作精神，能够处理突发事件和紧急情况。
四、发展前景会务员是一个重要的会议组织和执行角色，具备丰富的会务经验和优秀的综合能力后，可以晋升为会务经理、活动策划经理等职位。
会务分工及职责范文
会务分工及职责范文会务分工是指在组织举办会议或活动时，将不同的任务分配给不同的人员，以便高效地完成工作。
会务分工的目的是明确每个人的职责，避免工作重叠和混乱，提高会务组织的效率和质量。
下面将分别从会务分工的基本原则、常见的会务分工及其职责进行详细阐述，以期更好地理解会务分工的重要性及流程。
首先，会务分工应遵循以下基本原则：1.分工明确：每个人员在会务组织中应有明确的职责和任务，避免工作重叠和责任模糊。
2.能力匹配：根据每个人的专长和能力，合理分配任务，使各个人员能够充分发挥自己的优势。
3.协同合作：各个人员之间要加强沟通和协作，形成良好的工作氛围，共同完成会务组织任务。
4.清晰的层级关系：明确会务组织的主管和各个职能部门之间的关系，确保工作能够有序进行。
5.适度分工：分工要适度，不要过度分散，以免导致工作效率低下。
接下来，针对会议会务常见的分工及职责进行详细介绍：1.会议策划人员：会议策划人员负责整体会议的策划和组织工作。
主要职责包括制定会议主题、确定会议目标、策划会议议程、选拔演讲嘉宾、合作场地以及与合作伙伴的沟通等。
2.会务协调人员：会务协调人员负责会议的具体组织工作。
主要职责包括场地预订、住宿安排、交通接待、会议设备租赁、签到注册、会议文件准备、餐饮安排等。
3.媒体与宣传人员：4.会议执行人员：会议执行人员负责会议现场的各项工作，包括会议的布置、设备调试、演讲嘉宾引导、会务协助等。
其职责还包括配合会议策划人员和协调人员顺利进行会议。
5.后勤保障人员：后勤保障人员负责为会议提供后勤支持。
主要职责包括会议期间的餐饮服务、会议场地的清洁卫生、安全保卫等。
此外，他们还负责会议期间急救、灭火、紧急疏散等突发事件的处理。
最后，会务分工的具体流程如下：1.明确会议目标和主题，确定会务分工的基本原则。
2.根据会议规模、时间和需求，确定所需的会务部门和人员数量。
3.根据每个部门的职能和要求，制定各个部门的分工方案，并明确职责和任务。
会务分工方案
会务分工方案一、背景介绍随着经济发展和全球化的加速，各类会议、展览、论坛等大型活动在日益增多。
会务组织工作也越来越重要和复杂。
一个高质量的会议离不开各部门之间的密切协作和科学细致的分工合作。
因此，为确保会议的成功举办，本文特别制定了一份会务分工方案。
二、会务组成部分1、财务部门负责会议的经费支出和收入，包括会议的筹备费用、场地租用费、行政费用等，同时跟进现场设施、音响灯光等费用的花费安排、会议期间的费用以及会议后的结算等。
2、宣传部门负责会议的宣传工作及相关服务，包括会议前的签到工作、会务资料的发放、现场信息发布等，利用各种媒体平台进行宣传推广。
3、后勤保障部门负责会议的现场布置、环境整洁、物资供应等后勤工作，包括会场的布置设置、餐饮服务、会场保洁和安全保卫等。
4、服务接待部门负责来宾和参会人员的接待工作。
包括到达机场、车站等的接待工作、住宿安排、会议期间的接待服务，以及活动结束后的相关工作。
三、1、策划与组织策划工作由宣传部门、后勤保障部门和服务接待部门联合完成。
宣传部门需要提前制定会议宣传计划，并负责宣传推广。
后勤保障部门需要根据会议的主题特点，做好现场布置及物资供应。
服务接待部门需要协同安排好会议期间的接待服务，包括会议资料的发放、场地的管理等。
2、经费管理经费管理由财务部门负责，需要提前编制经费预算方案，并安排好各项费用的支出计划。
财务部门需要在会议后完成经费结算工作，并撰写分析报告，对会议经费进行核算，并提出相应的建议。
3、会务服务会务服务由宣传部门、后勤保障部门和服务接待部门联合完成。
宣传部门需要提前做好分工安排，明确各项工作内容和任务。
后勤保障部门需要根据会议的不同特点将会场布置得更加美观、整洁，且物资供应更加到位。
服务接待部门需要提供周到的接待服务，包括住宿安排、交通接送等。
四、总结和反思会议分工方案的制定是一个很实际的问题。
分工合作的好坏，直接影响到会议的成功与否，也间接反映了组织者的素质水平。
会务员岗位职责
会务员岗位职责一、岗位概述会务员是指负责组织和协调各类会议、活动的专业人员。
他们承担着会议筹备、会议执行和会议后续工作的责任，确保会议的顺利进行和成功举办。
会务员需要具备良好的组织协调能力、沟通能力和团队合作精神。
二、岗位职责1. 会议筹备阶段：- 根据会议需求，制定会议策划方案，包括会议目标、日程安排、会议场地选择等。
- 负责会议预算的编制和控制，确保会议费用的合理使用。
- 协调预会人员的邀请工作，并跟进确认参会人员的信息。
- 预会议相关供应商（如酒店、餐饮等）进行洽谈、签订合同，并跟进供应商的服务质量。
- 确保会议所需的设备和材料的准备工作，包括会议室布置、音视频设备、文件资料等。
2. 会议执行阶段：- 负责会议现场的组织和协调工作，包括会议签到、坐位安排、讲台布置等。
- 确保会议流程的顺利进行，协调演讲佳宾、主持人、翻译等各方人员的配合。
- 解决会议中浮现的问题和突发情况，保证会议的正常进行。
- 负责会议记录和会议记要的整理工作，确保会议内容的准确记录和传达。
3. 会议后续工作：- 负责会议总结和评估工作，包括会议效果评估和参会人员的反馈采集。
- 撰写会议报告和会议记要，向上级汇报会议情况和成果。
- 协助会议相关事项的结算和支付工作，确保财务的准确性和及时性。
- 维护会议资料和数据库，做好会议档案的整理和归档工作。
三、任职要求1. 学历要求：本科及以上学历，相关专业优先考虑。
2. 技能要求：- 具备良好的组织协调能力和沟通能力，能够有效协调各方资源。
- 熟练运用办公软件和会议管理软件，能够高效处理会务工作。
- 具备较强的团队合作精神，能够与团队成员密切配合。
- 具备一定的英语听说读写能力，能够应对国际会议和外宾接待工作。
3. 经验要求：有相关会务工作经验者优先考虑。
4. 个人素质要求：- 具备较强的责任心和抗压能力，能够在紧张的工作环境下保持高效率。
- 具备良好的服务意识和客户导向，能够满足预会人员的需求。
会务员岗位职责
会务员岗位职责一、岗位概述会务员是负责协助组织和执行各类会议、会展及活动的专业人员，承担了会议策划、会场布置、会议资料准备、会议现场管理等多项工作。
会务员需要具备良好的组织协调能力、沟通能力和团队合作精神，能够高效地完成各项任务。
二、岗位职责1. 会议策划会务员负责会议策划工作，包括确定会议主题、目标和形式，制定会议议程安排，协调各项细节工作，确保会议顺利进行。
2. 会场布置会务员负责会场布置工作，包括确定会场布置方案，安排会场摆设、搭建舞台等，确保会场环境整洁、舒适，并满足参会人员的需求。
3. 会议资料准备会务员负责会议资料的准备工作，包括会议邀请函、会议手册、参会人员名单等的编制和印刷，确保会议资料的及时准确。
4. 会议现场管理会务员负责会议现场的管理工作，包括会场布置、签到、会议设备运行维护等，确保会议的顺利进行。
5. 参会人员接待会务员负责参会人员的接待工作，包括接待参会人员的报到、安排住宿、提供交通指引等，确保参会人员的舒适和便利。
6. 会后总结会务员负责会议结束后的总结工作，包括整理会议记录、撰写会议总结报告等，为下一次会议提供经验和建议。
7. 会议后续跟进会务员负责会议后续跟进工作，包括与参会人员保持联系、回复咨询、处理反馈等，确保会议的效果和影响力。
8. 协助其他工作会务员在需要时需协助其他相关工作，如会务经理的日常工作、会议活动的宣传推广等。
三、任职要求1. 学历要求：本科及以上学历，相关专业优先考虑。
2. 技能要求：具备良好的组织协调能力、沟通能力和团队合作精神，能够熟练运用办公软件和会议管理软件。
3. 经验要求：有相关岗位经验者优先考虑。
4. 语言要求：具备流利的口头和书面表达能力，能够熟练使用英语进行工作沟通。
5. 心理素质：具备较强的抗压能力和应变能力，能够在高强度的工作环境下保持良好的工作状态。
四、发展前景会务员是一个很好的职业发展平台，通过不断积累经验和提升能力，会务员可以晋升为会务经理、活动策划经理等职位，或者选择从事会议、会展、活动等相关领域的工作。
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在被接待人抵达前30分钟到达机场或车站，并发送消息，告知你 已经 到达，请对方及时给你回电，你将会在什么地方等待迎接对方； 接 机时需要事先配备好以下物资：鲜花、饮用水、雨伞、打火机，水 果 ，食物，其它物资可根据被接待人不同而准备；
同时安排好酒店开房布置：舒适、方便，安静，能上网，水、水 果， 零食，欢迎卡等适当安排。（房间一定要提前检查）
在送入酒店时需询问对方是否有其它行程安排和变动， 以便于后 面提前做出安排和车辆接送；
B
提前询问对方何时离开，进行车辆安排。
如时间刚好在用餐期间，接机人应第一时间做出问候，
A
并询问对 方是否用餐，如果需要用餐征求对方的口味
，及时做出安排，并汇报 会务总监或者签到组；
接待的 一些注 意事项 ：
一．接待车辆 二．房间布置 三．陪同时的礼貌礼仪 四．接待时你只服务于
会务总监：
适合人选：有非常强的责任心、思维清晰，大家比较信服的领导人； 配合会议总指挥制定流程和分工，联系酒店负责人对接（时间、人数、 用餐桌数，住宿）
； 会议中对会务组人员名单进行确认并分组分配工作；同时对会议场内、 外总监的管理、会
务组工作人员工作整体协调、调动、分配...... 应随时游走在各个工作小组岗位上，尤其是在会议的各关键节点上 要监督各小组工作的完
一．熟悉节目流程，起到桥梁及提醒工作。 二．及时与场内总监，主持，礼仪，演员，音控等各部门进行配 合，提前对演员
及嘉宾进行候场提醒。 三．负责节目的收集和次序的编排、舞台布置，以及节目的催场 工
○ 作，保证节目演出的流畅。
A 知道是没有力量的 相信 并做到才有力量
感
恩
家
人
的
印
付
出
接待名单：
嘉宾接待名单 姓名 联系方式 到达地点 到达时间 离开时间 就餐地点 住宿房间 注意事项
通电用语：
在致电被接待人时需用如：“总”“老师”等尊称，多用 “请”“谢谢您”“您辛苦了”等字眼交谈，主动告知你的姓 名及联系 方式，并强调你是对方本次行程的接待人员；
在被接待人即将到达的前2天，发送短信慰问， 并告知你的名字， 同时要将当地近几天的天气预报 编写进信息内容中，然后提醒对方 所需衣物以及防
观察现场情况。
签到组：
一．会前要与会务总监对接各团队票数，并提前与物料组进行对接门 票（门票背 面盖上日期章）；
二．提前针对各大领导人分发门票，根据票数， 对参会人员住宿、用 餐进行安排 、做到现场不售票。
三．用餐安排，照顾到少数民族。
财务组：
配合内/外场总监、负责会议期间会议财物管理（备好POS机，及 收据）、做好会议收入支出 记录及管理、同时重要物资不离身。
主持人：
一．了解会议整体流程；并做好主持词的梳理工作； 二．应和会务总监和音控组、讲师有会前详细的 沟通，对会议的整体效果有一个
把控； 三．对会议各个环节要熟知，带动会议的气氛。
音控组：
提前和老师对接会议所需相关课 间/视屏/音乐 会前调试好会场音响/话筒/投影 并确认会场布置 对会议各个环节要熟知，配合主 持带动会议的气氛。
员需兼守舞台，未经老师许可麦克风不可随便给学员); 三．时刻注意言行举止，使用礼貌用语.
讲师组：
一．一定要了解会议的目的和目标，对会议内容提前做好充分准备 二．会议前把课程所需的PPT，及相关视频等课程所需资料给到 音 三．课程品质，提升会议质量，做一个合格的讲师 四．精神状态、职业形象
节目组：
会务组分工及各 部门职责
A 物料:物资准备，会场布置
会务的三要素 B 流程:魔鬼藏在细节中
C 分工:职能职责定位
WPS
摄影组 财务组 助教组 临时医护
会务总指挥
会务总监
场内总监
灯、温控 场内秩序 场内礼仪
入场路引 讲师组 主持人组
节目组 物料组
流程衔接人 音控、DJ
场外总监
司机组
嘉宾入场
酒店接待
场内各小组及相关部门的关系； 五．负责保障会场内会务工作的正常进行； 六．负责监督场内各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。
助教组：
一．了解会议整体流程；配合场内总监工作、负责场内纪律管理、 配合现场工作。 二．会议前期中期后期助教组都要保证会场的内外有一个良好的 会议秩序， 三．做到会前配合布场，会后整理会场。 四．会议期间负责维护会议的秩序和气氛。 五．监督参会人员对公共设施的爱护
准备
XIAOMISHOUHUAN
陪同 迎接 对接 接待
迎送
接待流程：
在得知有讲师及领导人要到当地讲课或召开会议时，需第一时间 了解到所接待人 的电话号码或其它联系方式（如：微信），直接 致电或发送信息询问其航班或车 次，并计划安排住宿和用餐情况 等，随后与会务组或会务总监汇报，然后申请车
辆以及备用金;
物料组：
一．提前对接广告公司进行会场布置； 二．会前要认真确认会议所需的所有物资，如有物资缺失的应及时购 买或制作，
并做出详细购买记录，保留好购物发票; 三．会议进入正常流程时要对每一个小组所需物资进行交接，对数量 和质量都要
有记录，并让小组组长签字； 四．领用物资必须由各组的组长来领取，或由组长指定专人领取。会 议结束后对
被接待人
场内总监职责：
一．服从会议总监安排工作、与外场总监配合、对接工作，是会议 场内负责人。 二．负责统一安排场内各岗位的分工及职责定位工作； 三．负责对课程现场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊 情况及时向会
务总监汇报； 四．负责及时对接场内所需物品，安排广告公司及助教进行布场； 五、负责协调
安保组
贵宾接待
签到组
会议接待
门神
会议路引
应急组
场外秩序
会务总指挥：
负责会议整体运营 筹划，至少提前一个月策划并制定会议事项（时 间、地点、规 模、主题内容）与公司联系到当地相关部门进行报备， 并邀请讲师，以及在会议
前组建会务组，制定会议流程、并组织召开 会前会。 会议期间观察会场全局，随时安排会务组成员应付突发事件。
物资做清点，清点完毕后做好交接工作并与负责人签
○字 ● 确认。
新闻/摄影组：
前期会议宣传，现场摄影采编，收集珍贵 素材，会后报道
接待组：
一．通过与会务总指挥和会务总监的对接，提前知晓外地讲师的全部行 程，如： 接机、送机、用餐、布置房间等；
二．与主持人、音控组及时对接，提醒讲师的讲课时间； 三．会议期间负责照顾并安排和准备讲师所需物品。
灯/温控：
一．了解会议整体流程，控制灯光与窗帘。 二．对场内温度的调控，清楚知道空调开关的位置及使用方法， 随时注意大部分
学员的反应，以便及时作出相应的调整。
礼仪组：
一．熟悉会议流程，按照会议流程提前准备好各环节所需物资，并按 时递送; 二．负责嘉宾上、下台迎送，为嘉宾送花、递麦、递水、递纸巾等 事宜（跑麦人
四．负责保障场外会务工作的正常进行；
安保组：（门神）
一．严格执行认票不认人的制度；入场收票，中途离场分发票根， 避免漏检； 二．会议之前确保所有的门可以随时打开，以确保出现火灾等紧急 状况时人员的及时疏散； 三．会议进场期间助教组应合理分配人员配合安保组，及时维护 好现场秩序，这样才能保证
检票人员的效率，避免误检和漏检； 四．会议期间不能擅离职守，必须保证门口有人在岗，严禁陌生， 无票的人进入会场，随时
成进度以及完成质量，如工作小组有工作上 的疏漏要及时指出并帮其解决；
场外总监职责：
一．服从会议总监安排工作、与内场总监配合、对接工作。 二、负责统一对接场 外各岗位的分工及职责定位工作；
二．负责对会议外场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情 况及时向会 务总监汇报；
三．负责协调场外各小组长的能力。